Einfach erklärt ist ein Aktenplan, eine strukturierte Liste oder Hierarchie von Kategorien, nach denen Organisationen ihre Dokumente systematisch ordnen – zum Beispiel nach Personalakten, Projektunterlagen oder Vertragsdokumenten. Er bildet das inhaltliche Grundgerüst einer Akte und hilft dabei, Dokumente thematisch zu ordnen und schnell wiederzufinden.

Übrigens ist der Aktenplan auch als Archivplan, Registraturplan, Ablageplan und Ordnerplan bekannt. Oft ist der Aktenplan Bestandteil der Registraturordnung. Diese legt unternehmensweit fest, wie Sie ein Schriftgut systematisch erfassen, ordnen, speichern und aufbewahren. Anders ausgedrückt ist ein Aktenplan also die Grundlage für ein strukturiertes Records Management.

Warum ist ein Aktenplan wichtig?

Ziel eines Aktenplans ist es, Struktur und Transparenz in die Dokumentenablage zu bringen. Ein gut aufgebauter Aktenplan bestimmt also, welche Dokumente in welcher Akte landen, wie sie logisch gruppiert werden und wer Zugriff darauf hat. So entsteht eine nachvollziehbare Struktur, in der Sie Dokumente vollständig erfassen und rechtssicher bearbeiten. Ebenso regelt er, wer die Dokumente einsehen und bearbeiten darf.

Wo kommen Aktenpläne zum Einsatz?

Aktenpläne sind ein fester Bestandteil der öffentlichen Verwaltung. Nach dem Informationsfreiheitsgesetz müssen deutsche Bundesbehörden ihre Aktenpläne sogar im Internet veröffentlichen.

Aber auch Unternehmen nutzen Aktenpläne, um beispielsweise Mitarbeiterinformationen gut strukturiert in Mitarbeiterakten abzulegen, ein übersichtliches Handbuch für das Qualitätsmanagement aufzubauen oder alle Lieferantendokumente schnell auffindbar nach Angeboten, Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen in der Lieferantenakte zu sortieren.

Hey Doxi, was sind die Vorteile eines Aktenplans?

Um einen digitalen Aktenplan zu erstellen, legen Sie eine sinnvolle Ablagestruktur mit passenden Ober- und Unterkategorien fest, die sich an Ihrer Organisationsstruktur und Ihren Abläufen orientieren. Diese Struktur integrieren Sie in Ihr DMS, in dem Sie all Ihre Dokumente verwalten. Die Dokumente werden anhand der im Ablageplan definierten Kriterien dann automatisch den digitalen Akten zugeordnet.

Einige DMS, wie Doxis, bieten Schnittstellen zu Insellösungen. Doxis implementiert die Aktenstruktur dann in das jeweilige System, zum Beispiel Salesforce.

Ausgangslage: In der CRM-Lösung Salesforce liegen alle Dokumente zu einem Kunden in der Regel unstrukturiert in einem allgemeinen Dokumentenordner ab. Je mehr Dokumente sich anhäufen, desto unübersichtlicher wird die Ablage.

Lösung: Sobald Sie in Salesforce einen neuen Kunden anlegen, legt Doxis automatisch eine Kundenakte mit der vordefinierten Struktur an. Gleichzeitig ist die Struktur auch direkt in Salesforce sichtbar. Ebenso ist sichtbar, wie viele Dokumente in einem Ordner liegen. Sie sehen also sofort, wenn Ordner leer sind und Daten fehlen.

Ähnlich funktioniert die Nutzung des Aktenplans über die Doxis-Integration auch bei vielen weiteren Drittsystemen wie Teams, SAP und SAP SuccessFactors.

Um individuelle Aktenpläne und Berechtigungskonzepte anzulegen, gibt es ein entsprechendes Konfigurationsprogramm für die Admins beziehungsweise das IT-Team. Das mächtige Tool ermöglicht es, individuelle Workspaces und Berechtigungskonzepte zu entwickeln. Wenn Sie nur schnell eine neue Aktenstruktur oder Datenmodelle anlegen möchten, ist das aber wenig benutzerfreundlich.

Deswegen gibt es in unserem DMS das Doxis Business Studio – eine Webanwendung, mit der Sie schnell einfache Konfigurationen erledigen. Beim Anlegen der Aktenpläne hilft Ihnen zudem die integrierte generative KI:

1. Sagen Sie der KI, was Sie brauchen, z. B. „Ich brauche eine Akte für Bewerbungen mit den entsprechenden Unterordnern, um alle Dokumententypen einer Bewerbung zu ordnen“
2. Die KI erstellt automatisch eine fertige Struktur der Bewerbungsakte mit den entsprechenden Unterordnern.
3. Sie passen die Struktur bei Bedarf an, fügen zusätzliche Unterordner hinzu oder löschen nicht benötigte. Ebenso können Sie das Wording an Ihre Organisationsstruktur angleichen.

Der große Vorteil: Sie starten nie von 0, sondern bekommen durch die KI schon passende Vorschläge, die Sie nur noch individualisieren müssen. In nur wenigen Minuten erstellen Sie so einen vollständigen Aktenplan passend zu Ihren Anforderungen.

Im Records Management ist ein digitaler Aktenplan für die Nutzung und Verwaltung des Schriftgutes unumgänglich. Behörden und Unternehmen bauen so logische Aktenstrukturen auf, ordnen Daten in ihnen fachlich zu und steuern Zugriffsrechte zentral. So verbessern Sie Transparenz, verkürzen Suchzeiten und nutzen gleichzeitig die Vorzüge der Digitalisierung.

Mit der KI-gestützten Doxis-Lösung erstellen Sie unkompliziert maßgeschneiderte Ablagestrukturen für Ihr DMS und übertragen diese dank der Schnittstellen auch direkt in Ihre Drittsysteme. So behalten Sie stets den Überblick über umfangreiche Dokumentenmengen und eine transparente Übersicht über Ihre Geschäftsprozesse

Häufig gestellt Fragen zum Aktenplan