Wie Sie den P2P-Prozess in SAP ganzheitlich steuern

Doxis Purchase-to-Pay for SAP automatisiert Ihren gesamten Beschaffungsprozess vom Bedarf bis zur revisionssicheren Archivierung und reduziert manuelle Arbeit, Medienbrüche sowie Durchlaufzeiten. In SAP durchläuft die Beschaffung zahlreiche Schritte, von der Bedarfsmeldung über Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung. Dabei arbeiten Einkauf, Logistik und Finanzbuchhaltung eng zusammen.

Häufig führen manuelle Prozesse, doppelte Dateneingaben und fehlende Transparenz zu Verzögerungen und höheren Kosten. Mit Doxis Purchase to Pay for SAP digitalisieren und automatisieren Sie Ihren P2P-Prozess durchgängig. Die Lösung integriert sich nahtlos in SAP ERP und SAP S/4HANA und verbindet Dokumentenmanagement, Workflows und KI-gestützte Verarbeitung zu einem End-to-End-Prozess.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre P2P-Prozesse in SAP verschlanken, Doppelarbeit reduzieren und Effizienz, Transparenz sowie Compliance nachhaltig verbessern.

• Purchase-to-Pay-Prozesse in SAP umfassen den gesamten Beschaffungsprozess vom Bedarf bis zur Zahlung
• Medienbrüche, manuelle Dateneingaben und fehlende Transparenz bremsen viele P2P-Prozesse aus
• Ein ECM-System verbindet Dokumente, Prozesse und SAP-Daten in einem zentralen Kontext
• Doxis automatisiert Purchase-to-Pay-Prozesse mit KI, digitalen Workflows und SAP-integriertem Dokumentenmanagement
• Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen werden automatisch erfasst, geprüft und verarbeitet
• Revisionssichere Archivierung erfolgt direkt im Prozess und ohne zusätzliche Systemwechsel
• Unternehmen profitieren von kürzeren Durchlaufzeiten, weniger manuellem Aufwand und höherer Compliance

Ein Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) steuert den gesamten Beschaffungsablauf, vom ersten Bedarf bis zur Zahlung, und sorgt für transparente Freigaben, kontrollierte Ausgaben und effiziente Prozesse.

Der P2P-Prozess verbindet Einkauf, Logistik und Finanzbuchhaltung in einem durchgängigen End-to-End-Prozess. Ziel ist es, Beschaffungsvorgänge zu standardisieren, Compliance-Anforderungen einzuhalten und manuelle Aufwände zu reduzieren.

Typische Schritte eines Purchase-to-Pay-Prozesses sind:

1. Bedarf erfassen
   Eine Fachabteilung meldet den Bedarf für Waren oder Dienstleistungen an.
2. Genehmigung einholen
   Verantwortliche prüfen den Bedarf und geben die Bestellung frei.
3. Bestellung auslösen
   Der Einkauf erstellt und versendet die Bestellung an den Lieferanten.
4. Wareneingang erfassen
   Gelieferte Waren oder Leistungen werden geprüft und im System dokumentiert.
5. Rechnung prüfen
   Die Eingangsrechnung wird mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen.
6. Zahlung ausführen
   Freigegebene Rechnungen werden fristgerecht bezahlt.

Wo stoßen Purchase-to-Pay-Prozesse in SAP an ihre Grenzen?

Im Purchase-to-Pay-Prozess entstehen zahlreiche Dokumente, von Bestellanforderungen und Bestellungen über Auftragsbestätigungen und Lieferscheine bis hin zu Rechnungen und Verträgen. Ohne eine zentrale Steuerung sind diese Informationen oft über verschiedene Systeme verteilt.

Ein Enterprise Content Management (ECM) System verbindet Dokumente direkt mit den zugehörigen SAP-Prozessen. So stehen alle Informationen jederzeit im richtigen Geschäftskontext zur Verfügung.

SAP-integrierte Lösungen wie Doxis führen Dokumente, SAP-Daten, Workflows und revisionssichere Archivierung in einer zentralen Plattform zusammen. Das schafft durchgängige End-to-End-Prozesse, erhöht die Transparenz und reduziert manuelle Aufwände entlang des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses.

Doxis erweitert SAP mit intelligenter Dokumentenverarbeitung, automatisierten Workflows und revisionssicheren Archivierungen. Dokumente, SAP-Daten und Prozesse werden in einer zentralen Lösung zusammengeführt. Das reduziert manuelle Arbeit, beschleunigt Freigaben und schafft vollständige Transparenz entlang des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses.Als SAP-zertifizierter Partner integriert sich Doxis nahtlos in SAP ERP und SAP S/4HANA über zertifizierte Schnittstellen und Add-ons.

So unterstützt Doxis die einzelnen Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess:

Modul 1: Doxis P2P for SAP Purchase

Schritt 1: Bedarfe digital erfassen

Mitarbeitende erfassen ihren Bedarf über das Doxis Purchase-Frontend ähnlich wie in einem Webshop. Benötigte Artikel, Mengen, Liefertermine sowie ergänzende Dokumente werden direkt hinterlegt. Doxis erstellt daraus automatisch eine strukturierte Bestellanforderung (BANF) und stellt sie zentral für alle Beteiligten bereit.

Vorteil: Vollständige Anforderungen von Beginn an, weniger Rückfragen und schnellere Bearbeitung.

Schritt 2: BANFen mit KI-Unterstützung prüfen

Im Doxis Purchase-Center prüfen Verantwortliche eingehende BANFen direkt im SAP-Kontext inklusive aller Dokumente und Metadaten. Die integrierte KI erkennt fehlende Angaben, Unstimmigkeiten oder unvollständige Informationen frühzeitig und unterstützt bei der Qualitätssicherung.

Vorteil: Weniger Fehler, weniger Nacharbeit und ein effizienterer Freigabeprozess.

Schritt 3: Freigaben digital steuern

Doxis automatisiert Freigaben auf Basis definierter Regeln. Zuständigkeiten, Vertretungen und Eskalationen werden automatisch gesteuert. Auch mobile Freigeber oder Mitarbeitende ohne direkten SAP-Zugang können eingebunden werden.

Vorteil: Kürzere Durchlaufzeiten, transparente Entscheidungen und lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Schritt 4: Bestellanforderungen zentral überwachen

Im Purchase-Monitor behalten Einkauf und Fachbereiche jederzeit den Überblick über offene, genehmigte oder kritische Vorgänge. Engpässe werden frühzeitig sichtbar und Bestellungen können automatisch oder manuell angestoßen werden.

Vorteil: Höhere Transparenz, weniger Maverick Buying und eine durchgängige Steuerung des Beschaffungsprozesses.

Modul 2: Doxis P2P for SAP ProcureDocs

Schritt 5: Bestellungen direkt aus SAP versenden

Nach der Genehmigung erstellt SAP automatisch die Einkaufsbestellung. Doxis ergänzt alle relevanten Dokumente wie Angebote, Spezifikationen oder weitere Unterlagen und stellt sicher, dass dem Lieferanten vollständige Informationen zur Verfügung stehen.

Der Versand erfolgt direkt aus SAP an den zuständigen Ansprechpartner. Bestellung und Dokumente bleiben dabei automatisch miteinander verknüpft.

Vorteil: Weniger manueller Aufwand, vollständige Dokumentation und eine schnellere Bestellabwicklung.

Schritt 6: Bestellungen transparent nachverfolgen

Mit dem ProcureDocs-Monitor behalten Sie den Status aller Bestellungen jederzeit im Blick. Sie sehen, welche Bestellungen versendet, bestätigt oder noch in Bearbeitung sind und erkennen Verzögerungen frühzeitig.

Alle Aktivitäten werden automatisch dokumentiert und direkt mit dem jeweiligen SAP-Beleg verknüpft.

Vorteil: Mehr Transparenz, bessere Prozesskontrolle und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit über den gesamten Bestellprozess.

Schritt 7: Auftragsbestätigungen zentral verwalten

Doxis erfasst eingehende Auftragsbestätigungen zentral im Confirmation-Monitor und ordnet sie der entsprechenden SAP-Bestellung zu. Einkauf und Fachbereiche erkennen sofort, welche Bestellungen bestätigt wurden und bei welchen Positionen Abweichungen vorliegen.

Vorteil: Mehr Transparenz, weniger manueller Abstimmungsaufwand und ein aktueller Überblick über alle offenen Bestellungen.

Schritt 8: Auftragsbestätigungen intelligent prüfen und abgleichen

Doxis liest Auftragsbestätigungen KI-gestützt aus und vergleicht Preise, Mengen sowie Liefertermine automatisch mit den Daten der SAP-Bestellung. Abweichungen werden direkt hervorgehoben, sodass Verantwortliche frühzeitig reagieren können.

Bei Übereinstimmungen werden die nächsten Prozessschritte automatisch angestoßen. Treten Abweichungen auf, startet Doxis definierte Klärungsprozesse, bevor Probleme im Wareneingang oder bei der Rechnungsprüfung entstehen.

Vorteil: Weniger Fehler, höhere Prozesssicherheit und eine schnellere Bearbeitung von Bestellungen und Lieferzusagen.

Schritt 9: Wareneingänge digital erfassen und Lieferscheine verknüpfen

Mit Doxis Delivery erfassen Mitarbeitende Lieferscheine direkt im Wareneingang per Barcode-Scan oder Handscanner. Die Daten werden ohne Medienbruch an SAP übergeben und automatisch mit der entsprechenden Warenbuchung verknüpft.

Nach der Wareneingangsbuchung stehen die Informationen allen Beteiligten sofort zur Verfügung.

Vorteil: Weniger manueller Aufwand, schnellere Prozesse und eine lückenlose Dokumentation vom Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung.

Modul 5: Doxis P2P for SAP Invoice

Schritt 10: Rechnungen automatisch erfassen und prüfen

Doxis Invoice verarbeitet eingehende Rechnungen unabhängig vom Format und liest relevante Daten mithilfe von KI automatisch aus. Anschließend erfolgt der Abgleich mit Bestellung und Wareneingang direkt in SAP.

Übereinstimmende Rechnungen können bis zur Dunkelbuchung verarbeitet werden. Abweichungen erkennt Doxis frühzeitig und leitet sie in definierte Klärungsprozesse weiter.

Vorteil: Weniger manueller Prüfaufwand, kürzere Durchlaufzeiten und eine höhere Skontoausnutzung.

Schritt 11: Rechnungen digital freigeben und bezahlen

Doxis steuert Freigaben automatisch anhand definierter Regeln wie Betrag, Kostenstelle oder Lieferant. Verantwortliche können Rechnungen direkt in SAP oder mobil außerhalb von SAP prüfen und freigeben.

Nach der Genehmigung übergibt Doxis die Daten an SAP für Buchung und Zahlung. Alle Freigaben, Statusänderungen und Bearbeitungsschritte werden revisionssicher dokumentiert und mit dem jeweiligen SAP-Beleg verknüpft.

Vorteil: Schnellere Freigaben, vollständige Transparenz und eine revisionssichere Dokumentation des gesamten Rechnungsprozesses.

Bonus: Doxis Archive

Doxis Archive archiviert alle Dokumente des Purchase-to-Pay-Prozesses automatisch und revisionssicher, von der BANF über Bestellung und Lieferschein bis zur Rechnung und dem SAP-Beleg.

Alle Dokumente bleiben direkt mit dem jeweiligen SAP-Vorgang verknüpft und können jederzeit per Klick aus SAP aufgerufen werden.

Vorteil: Weniger Suchaufwand, vollständige Transparenz und eine sichere Basis für Audits und Compliance.

Ein effizienter Purchase-to-Pay-Prozess endet nicht bei der Bestellung oder Rechnungsprüfung. Erst wenn Dokumente, Freigaben und SAP-Prozesse nahtlos zusammenspielen, entstehen transparente und durchgängige Abläufe ohne Medienbrüche.

Doxis ergänzt SAP mit intelligentem Dokumentenmanagement, automatisierten Workflows, KI-gestützter Verarbeitung und revisionssicherer Archivierung. So digitalisieren und automatisieren Sie den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Archivierung.

Das Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, weniger manueller Aufwand, höhere Transparenz und mehr Kontrolle über Compliance und Prozesskosten.

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FAQ - Häufig gestellte Fragen