Wie Sie den P2P-Prozess in SAP mit ECM ganzheitlich steuern

Ein Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) beschreibt den durchgängigen Ablauf vom ersten internen Bedarf über Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung bis zur Zahlung. Er verbindet Einkauf, Logistik und Finanzbuchhaltung in einem strukturierten End-to-End-Prozess und sorgt für transparente Freigaben, klare Verantwortlichkeiten und kontrollierte Ausgaben.

Das sind typische Schritte in Purchase-to-Pay-Prozessen:

1. Bedarf erfassen: Eine Fachabteilung meldet einen Bedarf für Waren oder Dienstleistungen an.
2. Genehmigung einholen: Verantwortliche prüfen und geben die Bestellung frei.
3. Bestellung auslösen: Der Einkauf erstellt und versendet die Bestellung an den Lieferanten.
4. Wareneingang erfassen: Mitarbeitende oder Systeme prüfen die gelieferten Waren oder Leistungen und erfassen sie im System.
5. Rechnung prüfen: Mitarbeitende oder Systeme gleichen die Eingangsrechnung mit der Bestellung oder dem Lieferschein ab.
6. Zahlung ausführen: Freigegebene Rechnungen werden fristgemäß bezahlt.

Hey Doxi, wo stoßen Purchase-to-Pay-Prozesse in SAP an ihre Grenzen?

In der Praxis werden die Begriffe Purchase-to-Pay und Procure-to-Pay häufig synonym verwendet. Beide beschreiben den durchgängigen Beschaffungsprozess vom Bedarf über Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung und Bezahlung. Je nach Unternehmen/Definition umfasst Procure-to-Pay zusätzlich vorgelagerte Aspekte wie Lieferantenauswahl, Vertragsbezug oder Beschaffungsrichtlinien.

Entlang dieses Prozesses entstehen zahlreiche Dokumente – von Bestellanforderungen und Einkaufsbestellungen über Auftragsbestätigungen und Lieferscheine bis hin zu Rechnungen und Verträgen.

Um diese Informationen effizient zu steuern, werden Dokumente eng mit den entsprechenden SAP-Prozessen verknüpft. ECM- und Dokumentenmanagement-Systeme übernehmen dabei das Management und die revisionssichere Archivierung der Dokumente. SAP-integrierte Add-ons wie die Lösungen von Doxis führen Dokumente, SAP-Daten und Workflows zusammen und ermöglichen so eine durchgängige Steuerung des Purchase-to-Pay-Prozesses.

Doxis erweitert SAP um durchgängige Dokumentenprozesse, automatisierte Workflows und KI-gestützte Verarbeitung. Als SAP-zertifizierter Partner integriert sich Doxis nahtlos in SAP ERP und SAP S/4HANA – über zertifizierte Schnittstellen wie ArchiveLink oder CMIS sowie geprüfte Add-ons.

So läuft der P2P-Prozess in SAP mit den Doxis-Modulen Schritt für Schritt ab:

Modul 1: Doxis P2P for SAP – Purchase

Schritt 1: Bedarfe digital erfassen

Sie erfassen Ihren Bedarf direkt im Doxis Purchase-Frontend – ähnlich wie in einem Webshop. Dort wählen Sie Warengruppe, Menge und gewünschten Liefertermin aus und ergänzen bei Bedarf eine Begründung oder interne Referenzen. Angebote, Spezifikationen oder andere relevante Dokumente fügen Sie direkt hinzu, sodass die Anforderung von Anfang an vollständig vorliegt.

Nach dem Absenden legt Doxis automatisch eine strukturierte Bestellanforderung (BANF) an und stellt sie im Purchase-Monitor bereit. Einkauf und Fachbereich sehen dort sofort alle relevanten Informationen und den aktuellen Status auf einen Blick.

Schritt 2: Eingehende BANFen in SAP mit KI prüfen

Sie prüfen eingehende BANFen in der gewohnten SAP-Umgebung, inklusive aller Anhänge und Metadaten. Doxis bereitet die Anforderung im Purchase-Center übersichtlich auf und zeigt alle zugehörigen Dokumente im richtigen Kontext an.

Eine KI-gestützte Assistenz unterstützt Sie dabei: Sie erkennt fehlende Pflichtangaben, unklare Positionen oder widersprüchliche Informationen und weist gezielt auf Ergänzungsbedarf hin. So vermeiden Sie unnötige Rückfragen und stellen sicher, dass die BANF sauber in den Freigabeprozess startet.

Schritt 3: BANFen digital freigeben

Den Freigabeprozess starten Sie regelbasiert und geben BANFen mit wenigen Klicks frei. Auch mobile Prüfer oder Beteiligte ohne direkten SAP-Zugang können eingebunden werden. Doxis steuert Zuständigkeiten, Eskalationen und Vertretungen automatisch, damit keine Freigabe unnötig liegen bleibt.

Rückfragen klären Sie direkt im laufenden Prozess. Kommentare und Versionen sorgen dafür, dass Entscheidungen jederzeit nachvollziehbar bleiben. Nach der Genehmigung aktualisiert Doxis den Status im Purchase-Monitor automatisch, sodass alle Beteiligten sofort sehen, wie es weitergeht.

Schritt 4: Überblick über Bestellanforderungen und Status behalten

Sie behalten alle BANFen zentral im Blick. Im Purchase-Monitor filtern Sie nach Status, Abteilung, Warengruppe oder Verantwortlichen und erkennen Engpässe frühzeitig.

Nach der Genehmigung kann Doxis die Bestellung direkt anstoßen – wahlweise manuell oder automatisiert auf Basis definierter Regeln. So verkürzen Sie Durchlaufzeiten und reduzieren Maverick Buying, da Anforderungen strukturiert gesteuert und lückenlos dokumentiert werden.

Modul 2: Doxis P2P for SAP – ProcureDocs

Schritt 5: Bestellungen direkt aus SAP auslösen und versenden

Aus der genehmigten BANF entsteht automatisch eine Einkaufsbestellung in SAP – inklusive aller relevanten Anhänge wie Spezifikationen, Angebote oder weiterer Unterlagen. Doxis bündelt die Dokumente zu einer vollständigen Bestellmappe und ergänzt fehlende Anlagen bei Bedarf automatisch, sodass der Lieferant alle Informationen auf einen Blick erhält.

Der Versand erfolgt direkt aus SAP per E-Mail an den hinterlegten Ansprechpartner. So entfallen manuelle Zwischenschritte und Bestellung sowie zugehörige Dokumentation bleiben von Anfang an sauber miteinander verknüpft.

Schritt 6: Bestellungen zentral nachverfolgen

Sie steuern und überwachen Bestellungen im ProcureDocs-Monitor, inklusive Versandnachweisen und Rückmeldungen der Lieferanten. Sie sehen auf einen Blick, welche Bestellungen angelegt, versendet oder bestätigt wurden und wo Freigaben noch fehlen.

So bleiben Ihre Prozesse transparent, selbst wenn mehrere Abteilungen eingebunden sind oder viele Vorgänge parallel laufen. Jede Aktion wird nachvollziehbar protokolliert und direkt mit dem entsprechenden SAP-Beleg verknüpft.

Schritt 7: Auftragsbestätigungen zentral bündeln

Eingehende Auftragsbestätigungen bündeln Sie zentral im Confirmation-Monitor. Doxis ordnet sie automatisch der passenden Bestellung zu und zeigt den aktuellen Bearbeitungsstatus übersichtlich an.

Sie sehen sofort, ob eine Auftragsbestätigung neu eingegangen ist, bereits vollständig oder teilweise bestätigt wurde und an welchen Positionen Abweichungen zur Bestellung bestehen.

Schritt 8: Auftragsbestätigungen automatisiert auslesen und abgleichen

Doxis liest eingehende Auftragsbestätigungen KI-gestützt aus, extrahiert die relevanten Positionsdaten und gleicht sie automatisch mit der SAP-Bestellung ab. Preis, Menge und Liefertermin werden geprüft, Abweichungen hebt das System übersichtlich hervor, sodass Sie gezielt reagieren können.

Stimmen die Daten überein, automatisiert Doxis die nächsten Prozessschritte in SAP. Bei Abweichungen startet das System definierte Klärungsprozesse, damit Sie Differenzen frühzeitig im Team lösen, bevor sie sich auf Wareneingang oder Rechnungsprüfung auswirken.

Schritt 9: Wareneingang digitalisieren und Lieferscheine verknüpfen

Lieferscheine erfassen Sie mit Doxis Delivery direkt im Wareneingang per Barcode-Scan oder Handscanner und übertragen die Daten ohne Medienbruch nach SAP. Stimmen Barcode und Beleg überein, verknüpft Doxis den Lieferschein automatisch mit der entsprechenden Warenbuchung.

Sobald der Wareneingang gebucht ist, wird der Einkauf in Echtzeit informiert. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt nachgelagerte Prozesse und sorgt für eine durchgängige Belegkette im späteren Rechnungsworkflow.

Modul 5: Doxis P2P for SAP – Invoice

Schritt 10: Rechnungen automatisiert erfassen, prüfen und buchen

Doxis Invoice liest eingehende Rechnungen KI-gestützt aus, unabhängig vom Eingangsformat, und extrahiert relevante Daten wie Rechnungsnummer, Beträge, Positionen und Zahlungsbedingungen. Anschließend gleicht Doxis die Rechnung automatisch mit Bestellung und Lieferschein ab und erkennt Abweichungen bis auf Positionsebene.

Passende Rechnungen verarbeitet das System bis zur Dunkelbuchung. Das entlastet die Buchhaltung und Sie halten im Unternehmen Skontofristen leichter ein. Abweichungen markiert Doxis und leitet sie in einen gezielten Klärungsprozess.

Schritt 11: Freigabeprozesse steuern und mobil ermöglichen

Doxis startet automatisch den passenden Freigabe-Workflow, basierend auf Regeln wie Betrag, Kostenstelle, Warengruppe oder Lieferant. Verantwortliche Mitarbeitende erhalten Benachrichtigungen, prüfen die Rechnung und geben sie in SAP oder außerhalb von SAP frei.

Nach der Genehmigung übermittelt Doxis die Daten an SAP, wo die Buchung im jeweiligen Modul erfolgt. Der SAP-Zahlungslauf übernimmt anschließend die Zahlung. Gleichzeitig dokumentiert Doxis alle Statusänderungen und Freigabeschritte lückenlos und verknüpft sie mit dem jeweiligen SAP-Beleg.

Bonus: Doxis Archive

Doxis Archive archiviert alle Prozessbelege automatisch und auditfest – direkt aus dem jeweiligen Prozessschritt heraus. Dazu zählen BANF, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und der zugehörige SAP-Buchungsbeleg. So steht Ihnen jederzeit der vollständige Belegsatz zu einer Transaktion zur Verfügung.

Auf die Originaldokumente greifen Sie direkt in SAP mit nur einem Klick zu, ohne im Archiv oder in komplexen Ablagestrukturen suchen zu müssen. Aufbewahrungsfristen, Audit-Trails und die lückenlose Nachvollziehbarkeit stellen Sie damit zuverlässig sicher.

Ein Purchase-to-Pay-Prozess ist nur dann wirklich effizient, wenn alle Schritte nahtlos ineinandergreifen – vom Bedarf über Bestellung, Auftragsbestätigung und Wareneingang bis hin zu Rechnungsprüfung und Archivierung. Erst ein durchgängiger End-to-End-Prozess schafft Transparenz, reduziert manuelle Eingriffe und verhindert Medienbrüche.

Doxis erweitert SAP genau an diesen Stellen: mit digitalen Workflows, KI-gestützter Dokumentenverarbeitung und einer revisionssicheren Archivierung, die direkt im Prozess verankert ist. So steuern Sie Ihre P2P- und Procure-to-Pay-Prozesse strukturiert, transparent und nachhaltig automatisiert.

Häufige Fragen zu P2P-Prozessen in SAP