Bestellanforderung (BANF) in SAP: Wie Sie den P2P-Prozess von Anfang an automatisieren

Die Bestellanforderung (BANF) ist die formale, unternehmensinterne Aufforderung an die Einkaufsabteilung, bestimmte Waren, Materialien oder Dienstleistungen zu beschaffen. Sie löst den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess aus und bildet die Grundlage für jede nachfolgende Bestellung.

BANF ist die Abkürzung für Bestellanforderung. Der Begriff stammt aus der SAP-Terminologie. Dort bezeichnet BANF einen regelbasierte Beschaffungsprozess mit klar definierten Freigabe-Workflows. Die konkreten Regeln variieren je nach Unternehmen, Warengruppe oder Bestellwert.

Die Bestellanforderung besteht somit einerseits aus dem Beschaffungsantrag, in dem der Besteller auflistet, welche Artikel er in welcher Menge und zu welchem Lieferzeitpunkt benötigt. Andererseits bildet sie den gesamten Workflow an Prüf- und Freigabeverfahren ab, die notwendig sind, um schließlich passende Angebote von den Lieferanten aus dem Lieferantennetzwerk einzuholen.

Bestellanforderung vs. Bestellung: Was ist der Unterschied?

Die Bestellanforderung erzeugt keine rechtliche Bindung. Sie ist ein internes Dokument, das den Bedarf anmeldet und den Beschaffungsprozess auslöst. Die Bestellung ist das verbindliche Vertragsdokument, das der Einkauf nach der BANF-Freigabe an den Lieferanten sendet.

Welche Arten von Bestellanforderungen gibt es?

Es lassen sich zwei Arten von Bestellanforderungen unterscheiden:

1. Direkte Bestellanforderung: Mitarbeitende legen die BANF manuell im SAP-System an.

2. Indirekte Bestellanforderung: Das System löst die Anforderung automatisch aus. Der Auslöser ist ein bestimmtes Ereignis, zum Beispiel wenn der Warenbestand eine definierte Grenze unterschreitet.

Welche Angaben enthält ein BANF-Formular?

Eine vollständige Bestellanforderung enthält alle Informationen, die der Einkauf für die Beschaffung benötigt. Unvollständige Angaben sind die häufigste Ursache für Rückfragen und Freigabeverzögerungen.

Liegt bereits ein geeigneter Lieferant vor, gehören diese Informationen direkt in den Antrag. Andernfalls holt der Einkauf im nächsten P2P-Schritt Angebote ein und wählt den Lieferanten aus.

Eine Bestellanforderung-Vorlage als Excel-Formular bietet sich für Unternehmen an, die noch kein ERP-System nutzen. Im SAP-Umfeld deckt der Materialstamm viele Pflichtfelder automatisch ab.

Lesetipp: Wie Sie ein zuverlässiges Lieferantennetzwerk aufbauen, lesen Sie in unserem Blogartikel zum Lieferantenmanagement.

SAP stellt für die Bestellanforderung drei zentrale Transaktionscodes im Modul SAP MM (Materials Management) bereit.

SAP Bestellanforderung anlegen mit ME51N

Über die SAP-Transaktion ME51N öffnen Sie das Erfassungsbild für neue BANFen. Dort geben Sie Materialien, Mengen, Kostenstellen und Liefertermine ein. In SAP S/4HANA steht dafür zusätzlich die SAP-Fiori-Oberfläche bereit, die den Erfassungsprozess für Besteller in der Fachabteilung vereinfacht.

SAP Bestellanforderung anzeigen mit ME53N

Über ME53N rufen Sie bestehende BANFen auf. Die Transaktion zeigt den aktuellen Bearbeitungsstatus, alle Positionen und die vollständige Freigabehistorie. So haben Einkauf und Controlling jederzeit Einblick in laufende Beschaffungsvorgänge.

BANF freigeben in SAP

Die Freigabe einer SAP-Bestellanforderung richtet sich nach der im SAP-Customizing hinterlegten Freigabestrategie. Je nach Bestellwert, Warengruppe oder Organisationseinheit durchläuft die BANF unterschiedliche Genehmigungsstufen. Berechtigte Mitarbeitende geben direkt im System frei.

BANF in Bestellung umwandeln

Nach der Freigabe wandelt der Einkauf die BANF in eine Bestellung um. In SAP MM läuft das automatisch über ME59N (automatische Bestellerzeugung) oder manuell über ME21N. Mit der Bestellung beginnt Schritt zwei im Procure-to-Pay-Prozess: Wareneingang und Rechnungsprüfung.

Der Beschaffungsprozess beginnt immer mit der Bestellanforderung. Nur wenn dieser erste Schritt präzise und vollständig abläuft, folgen alle weiteren Prozessstufen reibungslos.

Hey Doxi, wie läuft der typische Prozess einer Bestellanforderung ab?

Manuelle Bestellanforderungsprozesse sind fehleranfällig, intransparent und bremsen die gesamte Beschaffung aus.

In SAP-Projekten zeigt sich häufig ein ähnliches Bild: Fachabteilungen bereiten Bestellanforderungen zunächst per E-Mail, Excel oder Telefon vor, bevor sie überhaupt im ERP-System erfasst werden. Dadurch entstehen Medienbrüche, doppelte Datenerfassung und zusätzliche Freigabeschleifen, die den gesamten Beschaffungsprozess unnötig verzögern.

Typische Schwachstellen:

• Fachabteilungen melden Bedarf per E-Mail, Telefon oder Fax statt über das System.

• Fehlende oder fehlerhafte Angaben erzeugen mehrfache Korrekturdurchläufe.

• Die Suche nach dem zuständigen Freigeber verzögert jeden Genehmigungsschritt.

• Es gibt keine zentrale Übersicht über offene, genehmigte oder abgelehnte BANFen.

• Medienbrüche zwischen Fachabteilung und Einkauf erhöhen das Fehlerrisiko.

Manuelle und automatisierte BANF-Prozesse im Vergleich

Die genannten Schwachstellen treten vor allem dort auf, wo Bestellanforderungen außerhalb standardisierter Workflows bearbeitet werden. Der direkte Vergleich zeigt, wie sich ein manueller BANF-Prozess von einem automatisierten, SAP-integrierten Ablauf unterscheidet.

Das Maverick-Buying-Problem

Maverick Buying beschreibt unkontrollierte Bestellungen durch Fachabteilungen ohne Einbindung des Einkaufs. Laut einer gemeinsamen Studie des BME und der Boston Consulting Group erreicht nur ein Viertel der Unternehmen eine unkritische Maverick-Buying-Quote von unter fünf Prozent der gesamten Beschaffungsausgaben.

Bestellungen ohne BANF führen zu konkret messbaren Problemen:

• Der Einkauf verliert die Kontrolle über Lieferantenauswahl und Konditionen.

• Bestehende Rahmenverträge bleiben ungenutzt, Stückpreise steigen.

• Nicht angelegte Lieferanten verursachen Fehler beim Rechnungseingang.

• Beschaffungskosten werden intransparent, die Liquiditätsplanung leidet.

• Compliance- und Revisionsanforderungen bleiben unerfüllt.

Um all diese Probleme zu vermeiden, braucht es ein automatisiertes, standardisiertes und revisionssicheres Verfahren — mit geeigneter Bestellanforderung-Software.

Doxis P2P for SAP: Purchase digitalisiert und automatisiert den gesamten Bestellanforderungsprozess. Die intelligente SAP-Schnittstelle verbindet die BANF-Erstellung in SAP mit einem vollständig papierlosen Workflow. Durch die Low-Code/No-Code-Plattform hinterlegen Sie individuelle Berechtigungen und Workflows für alle Abteilungen.

So läuft der automatisierte BANF-Prozess mit Doxis ab:

1. Der Besteller legt die BANF über seinen SAP-Account an oder der Einkauf erstellt sie zentral über ME51N. SAP-Berechtigungen steuern die Zugriffsrechte je Mitarbeitenden.
2. Doxis erzeugt automatisch ein Beschaffungsantragsdokument und archiviert es revisionssicher im Doxis-Archiv.
3. Das System weist die Prüfaufgabe automatisch dem vordefinierten Prüfer zu. Manuelles Weiterleiten und E-Mail-Ketten entfallen.
4. KI-gestützte Prüflogik erkennt fehlerhafte Kostenstellen, unvollständige Angaben und Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien.
5. Korrekturen nehmen Sie direkt am Dokument im System vor. Alle Änderungen sind lückenlos dokumentiert.
6. Nach der Prüfung leitet Doxis den Antrag automatisch an den zuständigen Freigeber weiter. Wer das ist, legen Sie im Vorfeld regelbasiert fest.
7. Nach der Freigabe sperrt Doxis das Dokument und gibt es an den Einkauf zurück. Dieser löst die Bestellung aus.

Mit Doxis durchläuft jede Bestellanforderung denselben sauberen, regelbasierten Prozess, unabhängig von Abteilung, Warengruppe oder Bestellwert. Rückfragen, Medienbrüche und Freigabestaus gehören der Vergangenheit an. Der Einkauf gewinnt Kontrolle zurück, die Fachabteilung bekommt schneller, was sie braucht.

Ein international tätiges Unternehmen verarbeitet mehrere hundert Bestellanforderungen pro Monat. Vor der Digitalisierung wurden Beschaffungsanträge häufig per E-Mail abgestimmt und anschließend manuell in SAP übertragen. Rückfragen zu Kostenstellen oder Genehmigungen führten regelmäßig zu Verzögerungen.
Nach der Einführung eines digitalen BANF-Workflows werden Anträge direkt erfasst, automatisch validiert und regelbasiert an die zuständigen Freigeber weitergeleitet. Einkauf und Fachabteilungen sehen jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstatus, während alle Dokumente revisionssicher archiviert werden. Dadurch sinken Medienbrüche und Freigabeprozesse lassen sich deutlich transparenter steuern.

Vorteile der automatisierten SAP-Bestellanforderung

Die Automatisierung des BANF-Prozesses mit Doxis beschleunigt Beschaffungsabläufe, reduziert manuelle Arbeitsschritte und schafft durchgängige Transparenz vom Beschaffungsantrag bis zur Bestellung. Einkauf, Fachabteilungen und Controlling arbeiten dabei auf einer gemeinsamen Informationsbasis innerhalb der bestehenden SAP-Landschaft.

1. Automatisierte Workflows statt manueller Freigaben

Freigabeprozesse werden einmalig anhand von Rollen, Kostenstellen, Warengruppen oder Bestellwerten definiert. Doxis leitet jede Bestellanforderung anschließend automatisch an die zuständigen Prüfer und Freigeber weiter.
Dadurch entfallen manuelle Weiterleitungen und E-Mail-Schleifen. Genehmigungen erfolgen schneller, Verantwortlichkeiten bleiben eindeutig und Beschaffungsprozesse laufen konsistent nach den hinterlegten Unternehmensregeln ab.

2. Alle Beschaffungsdokumente zentral verfügbar

Über die Doxis-Suche finden Mitarbeitende BANFen, Bestellungen, Lieferantenangebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine unmittelbar im jeweiligen SAP-Kontext.
Alle zugehörigen Dokumente stehen zentral an einem Ort bereit. Das erleichtert Recherchen, reduziert Suchaufwand und schafft jederzeit einen vollständigen Überblick über laufende Beschaffungsvorgänge.

• Lieferantenangebote
• Bestellungen und Bestellbestätigungen
• Rechnungen
• Lieferscheine

3. Transparenz über den gesamten Bearbeitungsstatus

Jede Bestellanforderung lässt sich während ihres gesamten Lebenszyklus nachverfolgen. Offene, genehmigte oder abgelehnte BANFen können nach Status, Kostenstelle oder Verantwortlichem gefiltert werden.
Einkauf und Fachabteilungen erkennen sofort, in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Antrag befindet und wo mögliche Verzögerungen entstehen. Das vereinfacht die Steuerung des gesamten Freigabeprozesses.

4. Digitale Bearbeitung ohne Medienbrüche

Korrekturen und Ergänzungen erfolgen direkt am digitalen Dokument. Alle Änderungen werden versioniert und lückenlos dokumentiert.
Anstatt Dokumente mehrfach zu versenden, lokal zu speichern oder verschiedene Versionen zu verwalten, arbeiten alle Beteiligten mit derselben aktuellen Informationsbasis. Das reduziert Fehler und vereinfacht die Zusammenarbeit.

5. Revisionssichere Archivierung aller Unterlagen

Bestellanforderungen und alle zugehörigen Beschaffungsdokumente werden revisionssicher archiviert. Nach der Freigabe sperrt Doxis die Dokumente gegen nachträgliche Änderungen und erfüllt die Anforderungen an eine nachvollziehbare Dokumentation, beispielsweise gemäß GoBD.
Unternehmen behalten damit jederzeit eine vollständige Historie aller Beschaffungsvorgänge und schaffen eine verlässliche Grundlage für Audits, Compliance und interne Kontrollen.

Dokumentenbasierte Prozesse werden zunehmend automatisiert

Die Digitalisierung endet heute nicht mehr bei der elektronischen Archivierung. Der Market Momentum Index: Intelligent Document Processing Survey 2025 zeigt: 78 % der Unternehmen nutzen KI bereits produktiv für dokumentenbasierte Prozesse und 65 % planen weitere Automatisierungsprojekte. Automatisierte BANF-Workflows sind ein wichtiger Baustein dieser Entwicklung, da sie den Einstieg in einen durchgängigen digitalen Purchase-to-Pay-Prozess ermöglichen.

Möchten Sie sehen, wie Doxis Bestellanforderungen in SAP digitalisiert, Freigaben automatisiert und Beschaffungsdokumente revisionssicher verwaltet? Fordern Sie eine kostenlose Demo an und erfahren Sie, wie der BANF-Prozess in Ihrer SAP-Umgebung effizienter wird.