Know Your Customer (KYC): Bedeutung, Anforderungen und Umsetzung

Know Your Customer, zu Deutsch „Kenne Deinen Kunden“, bezeichnet den Prozess, mit dem Unternehmen die Identität ihrer Kunden verifizieren. In anderen Worten: KYC ist eine Form der Kundenidentifikation. KYC-Prozesse bestätigen also, dass ein Kunde tatsächlich die Person ist, für die sie sich ausgibt.

Banken und andere Finanzinstitute sind gesetzlich zur Identitätsprüfung gemäß KYC-Vorschriften verpflichtet. Die Gesetzesgrundlagen schaffen international die Empfehlungen der Financial Action Task Force (FATF), EU-weit die EU-Geldwäscherichtlinien (AMLD) und national das Geldwäschegesetz (GwG).

Finanzdienstleister und -unternehmen müssen also vor dem Onboarding neuer Kunden ihre Identität bestätigen und sie verifizieren. Ergo: Um ein Bankkonto zu eröffnen, muss ein Kunde den KYC-Prozess der Bank durchlaufen.

KYC ist der Prozess zur Identitäts- und Risikoprüfung von Kunden vor und während einer Geschäftsbeziehung.

KYC wurde eingeführt, um Finanzkriminalität wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder Identitätsdiebstahl zu verhindern.

Geldwäscheprävention

Ein zentrales Ziel von KYC ist der Schutz des Finanzsystems vor Geldwäsche, also Geldwäscheprävention. Ohne klare Identitätsprüfung könnten Kriminelle problemlos Bankkonten eröffnen oder Finanztransaktionen sowie -investitionen tätigen. KYC-Vorschriften schreiben deshalb eine gründliche Kundenidentifikation und -verifizierung vor. Unternehmen können u. a. wirtschaftlich Berechtigte feststellen, Informationen zur Mittelherkunft einholen und verdächtige Aktivitäten melden..

Ein Immobilienmakler ist zum Beispiel verpflichtet, die Identität eines Mieters zu prüfen, sobald die monatliche Miete oder Pacht über 10.000 Euro liegt.

Betrug vorbeugen

KYC schützt Unternehmen und Organisationen außerdem vor betrügerischen Handlungen, insbesondere Identität- und Altersbetrug. Findet keine Identitätsprüfung statt, könnten sich Personen etwa unter falschem Namen registrieren, gestohlene Ausweisdaten verwenden oder Scheinfirmen gründen, um Kredite zu erschleichen, Verträge zu missbrauchen oder Zahlungsausfälle zu verursachen. Ebenso lässt sich ohne eine Altersverifikation nicht vollständig verhindern, dass Minderjährige sich Zugang zu altersbeschränkten Diensten verschaffen. Altersbeschränkte Dienste sind zum Beispiel Glücksspielplattformen oder Alkoholbestellungen.

Moderne KYC-Prozesse setzen deshalb auf biometrische Verifikation, digitale Ausweiserkennung und Risikoscoring. Sie bestätigen auch im digitalen Raum die Echtheit von Kundenbeziehungen.

Zur KYC-Prüfung sind alle Unternehmen verpflichtet, die unter das Geldwäschegesetz oder vergleichbare internationale Regelwerke fallen. Dazu zählen:

• Kreditinstitute und Finanzdienstleister (zum Beispiel Banken, Zahlungsdienstleister, FinTechs)
• Versicherungsunternehmen (vor allem im Bereich Lebensversicherung)
• Immobilienmakler (zum Beispiel, wenn die monatliche Miete oder Pacht 10.000 Euro übersteigt)
• Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater (wenn sie im Namen von Mandanten an Finanz- oder Immobilientransaktionen mitwirken)
• Händler von Waren (wenn Barzahlungen über 10.000 Euro angenommen werden)
• Kryptodienstleister (zum Beispiel Wallet-Provider, Kryptobörsen)

Kurz gesagt: Verpflichtet sind insbesondere Branchen mit erhöhtem Geldwäsche- oder Betrugsrisiko, die unter das Geldwäschegesetz oder vergleichbare Regelwerke fallen.

Hey Doxi, welche Anwendungsfälle von KYC-Verfahren im Finanzsektor gibt es?

Ohne Automation läuft die Kundenidentifikation nach KYC-Vorschriften in vielen Unternehmen weitgehend manuell ab.

Zunächst fordern Finanzinstitute oder Versicherungen verschiedene Unterlagen vom Kunden an – zum Beispiel Ausweisdokumente, Nachweise zur Geschäftsadresse, Sozialversicherungsnummer oder Informationen zum wirtschaftlich Berechtigten (UBO). Diese Dokumente reicht das Unternehmen entweder offline oder online ein.

• Offline (per Post oder persönlich): Der Kunde füllt ein Registrierungsformular aus Papier aus, legt Kopien der Dokumente bei und sendet alles an das Unternehmen.
• Online: Der Kunde lädt das Registrierungsformular über eine Webseite hoch oder füllt ein Webformular aus.

Im nächsten Schritt prüfen Sachbearbeiter die Dokumente visuell: Ist der Ausweis echt? Stimmen Name, Adresse und Geburtsdatum mit den Angaben im Formular überein? Anschließend übertragen sie die Inhalte manuell in die Unternehmenssoftware.

Der traditionelle KYC-Prozess ist langsam, teuer und nur mit hohem Ressourceneinsatz skalierbar. Besser sind automatisierte KYC-Prozesse.

So läuft der automatisierte KYC-Prozess Schritt für Schritt ab:

Schritt 1: Identitätsprüfung

Unternehmen erfassen die Ausweisdaten ihrer Kunden häufig über eine Upload-Funktion auf der Webseite oder in einer App. Nach dem Upload liest eine OCR-Software (Optical Character Recognition) automatisch Informationen wie Name, Geburtsdatum oder Ausweisnummer aus dem Dokument aus und vergleicht sie mit den zuvor im Formular eingegebenen Angaben. Im Maklerbeispiel fordert der Immobilienmakler also zunächst einen amtlichen Lichtbildausweis vom potenziellen Mieter an.

Schritt 2: Eigentumsstrukturen abklären

Im zweiten Schritt klären Unternehmen, wer wirtschaftlich Berechtigter ist – also wer tatsächlich hinter dem Kunden oder einer Organisation steht. Dafür greifen Unternehmen auf Handelsregisterauszüge, Gesellschafterlisten oder UBO-Datenbanken zurück. So stellt etwa eine Bank sicher, dass sie mit dem tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümer in Kontakt steht.

Schritt 3: Risiken bewerten

Anhand der gesammelten Daten bewerten Unternehmen das individuelle Risiko einer Geschäftsbeziehung. Dabei berücksichtigen sie Faktoren wie Herkunftsland, Branche, Transaktionsverhalten oder öffentlich bekannte Hinweise auf Korruption oder Geldwäsche. Auch der Abgleich mit Sanktionslisten und PEP-Datenbanken (politisch exponierte Personen) gehört dazu.

Schritt 4: Erweiterte Prüfungen

Bei erhöhtem Risiko oder regulatorischen Vorgaben folgen vertiefte Prüfungen im Rahmen einer erweiterten Customer Due Diligence (CDD). Dazu zählen beispielsweise eine verstärkte Identitätsverifikation, zusätzliche Nachweise zur Mittelherkunft oder eine umfassende Analyse der Geschäftstätigkeit. So kann ein Finanzinstitut bei einem ausländischen Firmenkunden weitere Informationen zur Compliance-Struktur anfordern oder Selbstauskünfte einholen.

Schritt 5: Dokumentation

Zuletzt müssen Unternehmen alle durchgeführten KYC-Schritte revisionssicher dokumentieren. Moderne ECM-Systeme wie Doxis speichern KYC-relevante Informationen automatisiert, archivieren sie compliance-konform und bei Bedarf schnell abrufbar und zugänglich.

Mit Doxis automatisieren Sie Ihre KYC-Prozesse von der Datenerfassung bis zur rechtssicheren Archivierung – unterstützt durch OCR-Technologie und KI. Doxis liest automatisch Ausweisdaten wie Namen, Geburtsdatum oder Ausweisnummer aus, validiert diese mit externen Datenquellen und validiert diese gegen externe Quellen (z. B. Sanktionslisten) und unterstützt die automatisierte Plausibilitäts- und Risikoprüfung. Das mit entsprechenden Funktionen:

• Datenerfassung: Doxis erfasst sämtliche relevanten Kundendaten – darunter Ausweisdokumente, Fotos oder biometrische Informationen.
• Datenextraktion: Doxis extrahiert enthaltene Informationen mithilfe von OCR-Technologie und KI automatisch aus Dokumenten. KI-gestützte Algorithmen analysieren die Inhalte und bereiten sie für die weitere Verarbeitung auf.
• Datenprüfung: Doxis gleicht die extrahierten Daten automatisch mit offiziellen Datenbanken ab.
• Liveness Check: Doxis prüft per Kamera, ob es sich um eine lebende Person handelt und nicht etwa um ein Foto oder Deepfake.
• Biometrische Überprüfung: Doxis gleicht biometrische Merkmale wie das Gesicht mit dem Ausweisfoto ab.
• DSGVO-konform und compliant: Doxis unterstützt Datenschutz- und Compliance-Anforderungen durch Funktionen wie Anonymisierung, Zugriffskontrollen und Audit Trails – abhängig von Konfiguration und Prozess.

Kurzum: Automatisierte KYC-Verfahren mit Doxis beschleunigen Ihre Abläufe, minimieren Fehler, verbessern die Zufriedenheit auf Kunden- und Mitarbeiterseite und erhöhen Ihre Rechtssicherheit.

Automatisierte KYC-Verfahren bedeuten für Unternehmen eine schnelle, sichere und skalierbare Kundenverifizierung. Mit Doxis automatisieren Sie Ihren KYC-Prozess durchgängig – von der Datenerfassung bis zur Prüfung gegen Sanktionslisten. Sie reduzieren den manuellen Aufwand, minimieren Fehlerquellen, verbessern die Compliance und erfüllen regulatorische Vorgaben des Geldwäschegesetzes oder der EU-Geldwäscherichtlinie.

Häufige Fragen zu Know Your Customer