Welches digitale Archiv ist das beste? 6 Top-Anbieter im Vergleich

Ein digitales Archiv ist ein IT-System zur langfristigen, revisionssicheren und strukturierten Aufbewahrung digitaler Informationen. Es ist das Äquivalent zum physischen Archiv, in dem Sie Objekte, Medien, Bestände, Dokumente und Blätter einzeln lagern. Im Zuge der Digitalisierung archivieren Unternehmen ihre Daten zunehmend digital. Dazu gehören geschäftsrelevante Dokumente wie Schriftstücke, Urkunden, Rechnungen, Verträge, E-Mails sowie digitale Aufzeichnungen und Bilder.

Die zentralen Aufgaben und Ziele eines digitalen Archivs als Speicherplatz sind demnach:

• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen
• Beweissicherheit herstellen
• Informationen auch über viele Jahre hinweg zuverlässig für Prüfungen, Auskünfte oder Geschäftsprozesse bereitstellen

Ein digitales Archiv ist für Unternehmen vor allem deshalb wichtig, weil sie rechtlich zur ordnungsgemäßen Archivierung von Dokumenten und Informationen verpflichtet sind. So unterstützt Sie ein digitales Archiv, die rechtlichen Anforderungen einzuhalten:

• Rechtssichere Archivierung erfüllen: Dokumente, Akten und Unterlagen speichern Sie im digitalen Archiv vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar.
• Aufbewahrungsfristen einhalten: Archivgut wie Schriftstücke bleibt über die Aufbewahrungsfristen von sieben, acht oder mehr Jahren sicher verwahrt und verfügbar.
• Prüf- und Auskunftsfähigkeit bleiben: Ihr Unternehmen kann Informationen bei Prüfungen, Anfragen oder rechtlichen Ansprüchen schnell vorlegen. Der Zugang zu Archivalien ist von überall aus für autorisierte Nutzer* möglich.
• Datenschutz und Ordnung gewährleisten: Sensible Daten und personenbezogene Informationen archivieren Sie gemäß rechtlichen Standards wie DSGVO.

Hey Doxi, worauf sollte ich bei der Auswahl eines digitalen Archivs achten?

Für den Vergleich betrachten wir sechs etablierte Archivlösungen anhand derselben Kriterien. Jedes Profil folgt dem gleichen Aufbau: Revisionssicherheit, Aufbewahrung und Löschung, Suche, Integration, Skalierbarkeit, Betriebsmodelle sowie KI und Automatisierung.

Doxis ist selbst Anbieter, die Angaben zu den übrigen Anbietern stammen aus öffentlichen Quellen. Grundlage sind die öffentlich dokumentierten Angaben der Hersteller sowie Nutzerbewertungen auf Plattformen wie G2, Capterra und Gartner Peer Insights. Die Anbieter erscheinen in zufälliger Reihenfolge. Sie sagt nichts über Qualität oder Eignung aus.

Die folgende Tabelle zeigt die jeweiligen Schwerpunkte und typischen Einsatzbereiche auf einen Blick.

Im Anschluss stellen wir die sechs Lösungen näher vor und erläutern ihre jeweiligen Stärken und Einsatzmöglichkeiten.

1. OpenText

OpenText richtet sich mit Documentum, OpenText Content Management und OpenText Information Archive an große, global agierende Unternehmen mit komplexen IT-Landschaften, häufig in SAP-Umgebungen.

So deckt OpenText die Auswahlkriterien ab:

• Revisionssichere Archivierung: Speichert Information Archive Anwendungsdaten, Anhänge und Dateien compliancegerecht mit vollständigen Audit Trails. Ein GoBD-Testat nach IDW PS 880 haben wir in öffentlichen Quellen nicht gefunden. Das heißt nicht, dass es nicht möglich ist. Bitte beim Anbieter erfragen.
• Aufbewahrung und Löschung: Es gelten ereignisgesteuerte Aufbewahrungsregeln und Legal Holds für archivierte Inhalte und Metadaten.
• Suche und Auskunft: Documentum CM bietet seit Version 26.2 eine KI-gestützte Suche in natürlicher Sprache, die Stichwortsuche mit semantischem Verständnis verbindet.
• Integration: Archiving and Document Access for SAP Solutions bindet über SAP ArchiveLink und WebDAV ILM an und ist für SAP S/4HANA on-premises zertifiziert. Core Archive for SAP Solutions unterstützt ArchiveLink, ILM und CMIS für SAP ECC und S/4HANA, on-premises wie in der Cloud. OpenText Content Management lässt sich zudem mit Microsoft Dynamics, Salesforce und Microsoft 365 verbinden.
• Skalierbarkeit: Information Archive ist für hohe Volumina ausgelegt, auch für Druckdatenströme und Daten aus stillgelegten Altanwendungen.
• Betriebsmodelle: On-Premises, Hybrid und Cloud. Information Archive 26.2 unterstützt zusätzliche Hyperscaler und hybride Szenarien.
• KI und Automatisierung: Der KI-Assistent Content Aviator durchsucht und fasst Inhalte zusammen, unterstützt Workflows und ist auch für Archivdaten in Information Archive verfügbar. Der Lizenzumfang ist beim Anbieter zu erfragen.

Zu beachten:

• Mehrere Content-Plattformen: OpenText bietet Content Management, Core Content Management und Documentum CM nebeneinander an. Welche Produktkombination passt, sollte früh im Auswahlprozess geklärt werden.
• Implementierungsaufwand: Nutzer berichten, dass Konfiguration und Administration Spezialwissen erfordern und Projekte häufig umfangreiche Professional Services brauchen. (G2, Gartner Peer Insights)

2. Doxis

Doxis ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM), die Informationen über den gesamten Lebenszyklus verwaltet, von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung. Als digitales Archiv richtet sich Doxis vor allem an größere Unternehmen und regulierte Branchen mit hohen Anforderungen an Compliance und Integration.

So deckt Doxis die Auswahlkriterien ab:

• Revisionssichere Archivierung: Deloitte hat ausgewählte Module nach IDW PS 880 zertifiziert. Ebner Stolz hat die GoBD-Konformität bestätigt und sich dabei auf die Deloitte-Prüfung gestützt.
• Aufbewahrung und Löschung: Aufbewahrungsfristen und Löschsperren (Legal Holds) werden regelbasiert und automatisiert verwaltet. Für das Records Management ist Doxis Intelligent Content Automation nach ISO 16175:2020 zertifiziert (Van Bussel Document Services).
• Suche und Auskunft: Volltextindizierung, Metadaten und eine KI-gestützte Dokumentensuche erschließen den archivierten Datenbestand.
• Integration: Doxis archiviert direkt aus ERP- und CRM-Systemen wie SAP und Salesforce, für SAP über zertifizierte Schnittstellen (ArchiveLink, CMIS, ILM).
• Skalierbarkeit: Doxis ist für 10.000 bis 10 Milliarden Dokumente und 50 bis 50.000 Nutzer ausgelegt. Die Deutsche Bahn betreibt darauf eine konzernweite Plattform mit 70.000 Anwendern und mehr als 300 Millionen Dokumenten.
• Betriebsmodelle: Cloud, Hybrid und On-Premises.
• KI und Automatisierung: Erkennt KI Dokumenttypen, extrahiert Metadaten und ordnet Dokumente automatisch Vorgängen, Akten oder Projekten zu.

Zu beachten:

• Projektdauer: Unternehmensweite Einführungen über mehrere Abteilungen und Systeme dauern ein paar Monate, besonders mit SAP-Anbindung. Vorkonfigurierte Fast Starters verkürzen den Einstieg.

3. Alfresco (Hyland)

Seit der Übernahme durch Hyland ist Alfresco Teil eines Portfolios, das Hyland unter dem Namen Content Innovation Cloud bündelt.

So deckt Alfresco die Auswahlkriterien ab:

• Revisionssichere Archivierung: Alfresco Governance Services ist nach dem US-Records-Management-Standard DoD 5015.02 zertifiziert, dokumentiert für Governance Services 3.x und in einem Datenblatt von 2018. Ein GoBD-Testat nach IDW PS 880 haben wir in öffentlichen Quellen nicht gefunden. Das heißt nicht, dass es nicht möglich ist. Bitte beim Anbieter erfragen.
• Aufbewahrung und Löschung: Automatisiert Governance Services den Lebenszyklus von Datensätzen von der Erfassung bis zur Vernichtung. Über In-Place-Records-Management lassen sich auch Inhalte in anderen Systemen verwalten, ohne sie zu migrieren.
• Suche und Auskunft: Alfresco Search Enterprise durchsucht Inhalte und Metadaten auf Basis von Elasticsearch oder OpenSearch.
• Integration: Ein Entwicklungsframework für eigene Anwendungen, Connectoren zu Cloud-Speichern sowie eine Anbindung an Microsoft 365 und Google Docs.
• Skalierbarkeit: Laut Hyland skaliert Alfresco auf AWS auf mehr als eine Milliarde Objekte.
• Betriebsmodelle: Als verwaltete Alfresco Cloud (PaaS) auf der Hyland Cloud, auf eigener Infrastruktur bei AWS, Microsoft Azure oder Google Cloud sowie on-premises, auch mit Kubernetes.
• KI und Automatisierung: Das Zusatzmodul Intelligence Services reichert Inhalte über KI-Dienste von Amazon Web Services mit Metadaten an. Über den Content Federation Service bindet Hyland Alfresco zudem an cloudbasierte KI-Lösungen an, ohne Inhalte zu migrieren.

Zu beachten:

• Mehrere Content-Plattformen: Hyland bietet neben Alfresco weitere ECM-Produkte wie OnBase und Nuxeo an. Welche Funktionen nativ in Alfresco und welche über Hyland-Dienste kommen, sollte im Projekt geklärt werden.
• Einarbeitung: Nutzer berichten von einer spürbaren Lernkurve. Ohne Schulung ist der Einstieg für Anwender ohne technischen Hintergrund schwierig. (G2)

4. d.velop

d.velop documents ist ein DMS des Anbieters d.velop aus Gescher mit Schwerpunkt im deutschsprachigen Raum. Neben Dokumentenmanagement deckt es digitale Akten, Posteingangsverarbeitung und Workflows ab.

So deckt d.velop die Auswahlkriterien ab:

• Revisionssichere Archivierung: Für d.velop documents liegen Prüfberichte nach IDW PS 880 für Cloud und On-Premises vor, laut Hersteller geeignet für revisionssichere Archivierung nach GoBD.
• Aufbewahrung und Löschung: Es lassen sich Aufbewahrungsfristen im System festlegen, ein Aktivitätenprotokoll dokumentiert die Bearbeitung.
• Suche und Auskunft: Volltextsuche auf OCR-Basis und speicherbare Suchvorlagen machen archivierte Dokumente auffindbar.
• Integration: Schnittstellen zu Fachverfahren sowie zu SAP, Salesforce, Microsoft 365 und Dynamics 365.
• Skalierbarkeit: Die Lösung wächst vom kleinen Unternehmen bis zur multinationalen Organisation mit.
• Betriebsmodelle: Cloud, On-Premises und Hybrid.
• KI und Automatisierung: Die Zusatz-App d.velop pilot beantwortet Fragen an Dokumente in natürlicher Sprache. Als Sprachmodell lässt sich OpenAI oder Aleph Alpha wählen. Bei OpenAI werden Daten laut Store-Beschreibung in ein Drittland übermittelt.

Zu beachten:

• Cloud-first: Neue Apps und Updates erscheinen zuerst in der Cloud. Einzelne Apps sind nur in einem der beiden Betriebsmodelle verfügbar.
• Einführungsaufwand: Nutzer beschreiben Implementierung und Konfiguration als mitunter aufwendig. (GetApp)
• Paketmodell: Der Funktionsumfang verteilt sich auf mehrere Pakete und zubuchbare Apps aus dem d.velop Store. (netgo)

5. M-Files

M-Files positioniert sich als metadatengetriebenes Dokumentenmanagement für Wissensarbeit, mit Fokus auf Auffindbarkeit statt Ordnerstrukturen.

So deckt M-Files die Auswahlkriterien ab:

• Revisionssichere Archivierung: Ein GoBD-Testat nach IDW PS 880 haben wir in öffentlichen Quellen nicht gefunden. Das heißt nicht, dass es nicht möglich ist. Bitte beim Anbieter erfragen.
• Aufbewahrung und Löschung: Versionskontrolle, Lifecycle-Management sowie Audit- und Compliance-Funktionen sind in allen Editionen enthalten. Regelbasierte Aufbewahrung und Vernichtung bieten Drittprodukte wie AutoRecords von TEAM IM.
• Suche und Auskunft: Die Suche umfasst Titel, Inhalt und Metadaten, unabhängig vom Speicherort der Dokumente.
• Integration: Inhalte aus SharePoint, Netzlaufwerken oder Google Drive lassen sich einbinden, ohne sie zu verschieben. Dazu kommen Integrationen mit Microsoft 365, Salesforce und SAP.
• Skalierbarkeit: M-Files Cloud läuft auf Microsoft Azure und lässt sich um Nutzer, Abteilungen und Standorte erweitern. Für höhere Anforderungen gibt es eine dedizierte Single-Tenant-Umgebung (Premium Cloud).
• Betriebsmodelle: Cloud und selbst gehostet. Funktionsumfang und Pakete können sich je nach Betriebsmodell unterscheiden.
• KI und Automatisierung: Die KI-Schicht M-Files Aino ist in beiden Editionen enthalten und unterstützt beim Finden, Zusammenfassen und Klassifizieren von Dokumenten.

Zu beachten:

• Editionsmodell: Aino-Agenten für Metadatenextraktion und Klassifizierung, erweiterte Audit-Logs und fortgeschrittene Versionskontrolle sind der Enterprise-Edition vorbehalten.
• Metadatenpflege: Nutzer berichten, dass die Governance von konsequenter Metadaten- und Klassifizierungspflege abhängt und der metadatenbasierte Ansatz eine Lernkurve mit sich bringt. (G2, Capterra)

6. DocuWare

DocuWare ist ein DMS mit Fokus auf einfache Einführung und Standard-Workflows. Archivfunktionen sind fester Bestandteil der Lösung.

So deckt DocuWare die Auswahlkriterien ab:

• Revisionssichere Archivierung: PSP Peters Schönberger hat DocuWare Cloud und On-Premises nach IDW PS 880 auf GoBD-Konformität geprüft. Öffentlich dokumentiert ist die Prüfung für Version 7.2. Den Prüfstand neuerer Versionen beim Anbieter erfragen.
• Aufbewahrung und Löschung: Löschrichtlinien entfernen Dokumente nach Ablauf einer definierten Aufbewahrungsfrist, zeitgesteuert oder manuell ausgelöst.
• Suche und Auskunft: Laut Hersteller ergänzt ein Volltextindex die Indexdaten. Die Suche kombiniert Inhalte und Metadaten mit Platzhaltern und logischen Verknüpfungen.
• Integration: Anbindungen an Microsoft Outlook und Teams, iPaaS-Connectoren zu Cloud-Anwendungen sowie eine zertifizierte SAP-Schnittstelle.
• Skalierbarkeit: Für On-Premises-Installationen beschreibt DocuWare eine Skalierung über zusätzliche Server, etwa für den Volltextindex, und über verteilte Speicherorte.
• Betriebsmodelle: Cloud und On-Premises.
• KI und Automatisierung: Laut Hersteller wandelt Intelligent Indexing Dokumentinhalte per KI in Indexbegriffe um.

Zu beachten:

• Unterschiede zwischen Cloud und On-Premises: Einige Funktionen sind in der Cloud enthalten, on-premises aber separat lizenziert, etwa die Outlook-Anbindung. Laut Nutzerbewertungen lassen sich vorkonfigurierte Cloud-Lösungen nicht auf On-Premises-Systeme übertragen. (G2)
• Performance bei großen Volumina: Einige Nutzer berichten von langen Ladezeiten, wenn große Dokumentmengen verarbeitet werden. (G2)

Welches digitale Archiv die beste Wahl ist, hängt von der bestehenden IT-Landschaft, dem Dokumentenvolumen und den Anforderungen an die Archivierung ab. Entscheidend ist, ob Unternehmen vor allem Dokumente sicher aufbewahren, ihre tägliche Dokumentenarbeit verbessern oder die Archivierung in komplexe Geschäftsprozesse integrieren möchten.

Für standardisierte Dokumentenablage und einfache Archivierungsprozesse

Unternehmen mit überschaubaren Dokumentenmengen und wenigen angebundenen Systemen benötigen vor allem eine zentrale, durchsuchbare Ablage mit klar geregelten Zugriffsrechten. Digitale Archivlösungen mit standardisierten Funktionen ermöglichen eine strukturierte Aufbewahrung, ohne umfangreiche Integrationsprojekte vorauszusetzen.

Wichtig sind eine einfache Bedienung, nachvollziehbare Änderungen und konfigurierbare Aufbewahrungsregeln. So lassen sich Dokumente zuverlässig verwalten und der manuelle Aufwand bei der Ablage und Suche reduzieren.

Für metadatenbasiertes Dokumentenmanagement

Wenn Mitarbeitende regelmäßig Dokumente bearbeiten, freigeben und in unterschiedlichen Zusammenhängen benötigen, reicht eine reine Archivierung häufig nicht aus. Dokumentenmanagement-Systeme mit Metadaten und Versionskontrolle ermöglichen es, Informationen unabhängig von starren Ordnerstrukturen zu organisieren und gezielt wiederzufinden.

Beispielsweise kann ein Vertrag anhand von Vertragspartner, Laufzeit oder zuständiger Abteilung gefunden werden. Das erleichtert die Zusammenarbeit und verhindert, dass unterschiedliche Dokumentversionen parallel verwendet werden.

Für unternehmensweite Archivierung mit komplexen Integrationen

Größere Unternehmen mit mehreren Standorten, hohen Dokumentenvolumen und unterschiedlichen Fachsystemen benötigen häufig eine integrierte ECM-Plattform. Sie verbindet revisionssichere Archivierung mit Dokumentenmanagement, automatisierten Workflows und Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder HR-Systemen.

So können beispielsweise Rechnungen aus einem ERP-Prozess heraus archiviert, mit dem zugehörigen Geschäftsvorgang verknüpft und gemäß definierten Aufbewahrungsregeln verwaltet werden. Zentrale Berechtigungen und nachvollziehbare Bearbeitungsschritte unterstützen dabei die unternehmensweite Information Governance.

Welche Kriterien sollten bei der Entscheidung ausschlaggebend sein?

Neben dem Funktionsumfang sollten Unternehmen prüfen, wie gut sich die Archivlösung in bestehende Prozesse integrieren lässt. Besonders relevant sind der Aufwand für die Einführung und Migration, die Möglichkeiten zur Automatisierung sowie die langfristige Skalierbarkeit.

Die beste Lösung ist daher nicht zwangsläufig die mit den meisten Funktionen. Entscheidend ist, dass sie die erforderlichen Archivierungs- und Compliance-Anforderungen erfüllt und die Dokumentenprozesse des Unternehmens zuverlässig unterstützt.

Praxisbeispiel: Digitale Archivierung von Eingangsrechnungen

Bei der Rechnungsverarbeitung zeigt sich, warum ein digitales Archiv mehr leisten muss als die reine Dokumentenablage. Buchhaltungsteams müssen Rechnungen prüfen, freigeben, dem richtigen Geschäftsvorgang zuordnen und für spätere Prüfungen aufbewahren.

Geht beispielsweise eine Lieferantenrechnung per E-Mail ein, kann sie mithilfe von OCR und KI erkannt werden. Das System extrahiert Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant, gleicht die Daten mit dem ERP-System ab und leitet die Rechnung zur Freigabe weiter.

Nach der Freigabe wird sie mit dem zugehörigen Vorgang verknüpft und revisionssicher archiviert. Bei einer Betriebsprüfung lässt sich die Rechnung dadurch direkt über die Buchung wiederfinden, einschließlich der dokumentierten Bearbeitungsschritte.

Das beste digitale Archiv erfüllt nicht nur gesetzliche Aufbewahrungsanforderungen, sondern integriert sich auch in bestehende Geschäftsprozesse. Entscheidend sind revisionssichere Archivierung, automatisierte Workflows und die Anbindung an vorhandene Systeme.

Warum Doxis eine überzeugende Wahl ist

Doxis verbindet digitale Archivierung mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung, automatisierten Workflows und Integrationen in Systeme wie SAP und Microsoft 365. Damit eignet sich die ECM-Plattform besonders für Unternehmen mit komplexen Dokumentenprozessen.

Schon gewusst? Eine von Doxis beauftragte Forrester-Studie ermittelte anhand eines kundenspezifischen Finanzmodells einen ROI von 336 % über drei Jahre. Das verdeutlicht das wirtschaftliche Potenzial integrierter Dokumentenprozesse, ist jedoch nicht auf jedes Unternehmen übertragbar.

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Häufige Fragen zum digitalen Archiv