Welches digitale Archiv ist das beste? 6 Top-Anbieter im Vergleich

Ein digitales Archiv ist ein IT-System zur langfristigen, revisionssicheren und strukturierten Aufbewahrung digitaler Informationen. Es ist das Äquivalent zum physischen Archiv, in dem Sie Objekte, Medien, Bestände, Dokumente und Blätter einzeln lagern. Im Zuge der Digitalisierung archivieren Unternehmen ihre Daten zunehmend digital. Dazu gehören geschäftsrelevante Dokumente wie Schriftstücke, Urkunden, Rechnungen, Verträge, E-Mails sowie digitale Aufzeichnungen und Bilder.

Die zentralen Aufgaben und Ziele eines digitalen Archivs als Speicherplatz sind demnach:

• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen
• Beweissicherheit herstellen
• Informationen auch über viele Jahre hinweg zuverlässig für Prüfungen, Auskünfte oder Geschäftsprozesse bereitstellen

Ein digitales Archiv ist für Unternehmen vor allem deshalb wichtig, weil sie rechtlich zur ordnungsgemäßen Archivierung von Dokumenten und Informationen verpflichtet sind. So unterstützt Sie ein digitales Archiv, die rechtlichen Anforderungen einzuhalten:

• Rechtssichere Archivierung erfüllen: Dokumente, Akten und Unterlagen speichern Sie im digitalen Archiv vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar.
• Aufbewahrungsfristen einhalten: Archivgut wie Schriftstücke bleibt über die Aufbewahrungsfristen von sieben, zehn oder mehr Jahren sicher verwahrt und verfügbar.
• Prüf- und Auskunftsfähigkeit bleiben: Ihr Unternehmen kann Informationen bei Prüfungen, Anfragen oder rechtlichen Ansprüchen schnell vorlegen. Der Zugang zu Archivalien ist von überall aus für autorisierte Nutzer* möglich.
• Datenschutz und Ordnung gewährleisten: Sensible Daten und personenbezogene Informationen archivieren Sie gemäß rechtlichen Standards wie DSGVO.

Hey Doxi, was sind die Top 8 Kriterien: Anforderung bei der Auswahl eines digitalen Archivs?

Im Folgenden stellen wir Ihnen sechs bekannte Archivlösungen näher vor und prüfen, inwiefern sie die Kriterien für ein digitales Archiv erfüllen.

1. Doxis (SER Group)

Doxis ist ein Enterprise Content Management System (ECM), das Unternehmen dabei unterstützt, Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg strukturiert zu verwalten – von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung. Als digitales Archiv richtet sich Doxis insbesondere an große und mittelständische Organisationen mit hohen Anforderungen an Compliance, Skalierbarkeit und Integration.

Diese Kriterien erfüllt Doxis als digitales Archiv:

• Revisionssichere Archivierung: Dokumente, E-Mails, Belege und Akten werden unveränderbar, DSGVO- und GoBD-konform archiviert – inklusive automatischer Aufbewahrungs- und Löschfristen.
• Zentrale Wissensbasis: Alle archivierten Informationen sind unternehmensweit im richtigen Geschäftskontext verfügbar, unterstützt durch leistungsfähige Enterprise Search über alle Quellen hinweg.
• Hohe Skalierbarkeit: Doxis bewältigt Millionen bis Milliarden von Dokumenten und wächst flexibel mit Standorten, Nutzern und Datenvolumen.
• Tiefe Systemintegration: Als Archiv-Software für ERP- und CRM-Systeme wie SAP und Salesforce ermöglicht Doxis eine direkte, kontextbezogene Archivierung aus Fachanwendungen heraus.
• Automatisierte Ablage: KI-gestützte Services ordnen Dokumente automatisch Vorgängen, Akten oder Projekten zu und entlasten Mitarbeiter von manueller Archivarbeit.

Warum Doxis im Vergleich häufig vorne liegt: Doxis kombiniert revisionssichere Archivierung inklusive E-Mail-Archivierung mit Governance (Fristen, Löschkonzepte, Nachweise), hoher Skalierbarkeit und tiefer Integration in Fachanwendungen. Dadurch eignet sich die Lösung nicht nur für „Ablage“, sondern für ein unternehmensweites Archiv, das in Prozessen und Auskunftsfällen zuverlässig trägt.

2. d.velop

d.velop documents ist ein DMS mit starkem Fokus auf einfache digitale Archivierung und wird vor allem im KMU-Umfeld sowie in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt. Als Archivlösung deckt d.velop zentrale Anforderungen wie GoBD-konforme Archivierung, digitale Akten und eine solide Cloud-Architektur ab, kann jedoch bei skalierbaren Enterprise-Archiv­szenarien an Grenzen stoßen.

Das bietet d.velop als digitales Archiv:

• Revisionssichere Archivierung: Dokumente werden GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert archiviert, inklusive PDF/A- und TIFF-Formaten für die Langzeitaufbewahrung.
• Zentrale Ablage: Digitale Akten sorgen dafür, dass Dokumente standortübergreifend verfügbar sind und Wissen zentral gesichert wird.
• Integrationen: d.velop bietet zahlreiche Schnittstellen zu Fachverfahren sowie ERP- und CRM-Systemen, vor allem im deutschen Markt.

Grenzen von d.velop im Archiv-Vergleich zu Doxis:

• Skalierbarkeit: Während d.velop laut Gartner MQ CSP 2021 primär als Komplettlösung für KMUs positioniert ist, eignet sich Doxis auch für unternehmensweite Archive mit Millionen bis Milliarden von Dokumenten.
• Information Governance: Doxis bietet umfassendere Funktionen für Records Management, Aufbewahrungs- und Löschkonzepte sowie Compliance über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg.
• Architektur: Doxis basiert auf einer durchgängigen ECM-Plattform, während d.velop mit einem modularen Baukasten arbeitet, der funktional weniger durchgängig in einem Guss ist.
• Internationale Nutzung: Doxis ist in großen, internationalen Archivprojekten etabliert; d.velop bleibt stärker auf den deutschsprachigen Raum fokussiert.
• Enterprise-Integration: Für komplexe ERP-nahe Archivierungsszenarien, etwa in SAP-Landschaften, bietet Doxis tiefere, bewährte Integrationsmöglichkeiten.

3. OpenText

OpenText richtet sich mit Documentum und dem OpenText Information Archive an große, global agierende Unternehmen mit komplexen IT-Landschaften und hohen Compliance-Anforderungen, meist in SAP-Umgebungen.

Das bietet OpenText als digitales Archiv:

• Starke SAP-Integration: OpenText ist seit Jahren eng mit SAP verbunden und bietet zertifizierte Archivlösungen für SAP S/4HANA und Legacy-Stilllegungen.
• Skalierbare Archivplattform: Information Archive archiviert strukturierte und unstrukturierte Daten in sehr großen Volumina, inklusive Druckdatenströmen, Altsystemen und Kommunikationsarchiven.
• Information Governance: Funktionen wie Legal Holds, Audit Trails, Aufbewahrungsrichtlinien und unveränderlicher Speicher adressieren streng regulierte Branchen.
• Flexible Deployment-Modelle: OpenText unterstützt On-Premises-, Hybrid- und Cloud-Szenarien auf Hyperscalern wie AWS, Azure und Google Cloud.

Grenzen von OpenText im Archiv-Vergleich zu Doxis:

• Komplexität und Portfolio: OpenText verfügt über ein sehr breites, teils überlappendes Produktportfolio mit unterschiedlichen Lizenzmodellen (Quelle: Gartner MQ 2021). Doxis bietet dagegen eine konsolidierte ECM-Plattform mit einheitlicher Architektur und klarem Lizenzmodell.
• Einführungsaufwand: OpenText-Archive gehen häufig mit höheren Projekt- und Customizing-Aufwand einher, einschließlich externer Professional Services. Doxis lässt sich deutlich schneller einführen und konfigurieren.
• Usability: OpenText setzt primär auf Web-Clients mit funktionalen Einschränkungen. Doxis überzeugt mit einer konsistenten Benutzererfahrung über alle Archiv- und ECM-Funktionen hinweg.
• Europäische Compliance-Perspektive: OpenTexts Strategie und Ausrichtung sind stark international geprägt; je nach Compliance-Fokus kann eine europäisch geprägte Lösung Vorteile bieten. Doxis erfüllt europäische und deutsche Anforderungen (DSGVO, GoBD, Records Management nach ISO).
• Abhängigkeit von Services: Anpassungen und Erweiterungen bei OpenText sind häufig programmierlastig. Doxis ermöglicht viele Speicherort- und Governance-Anpassungen konfigurationsbasiert innerhalb der Plattform.

4. Alfresco (Hyland)

Seit der Übernahme durch Hyland ist Alfresco Teil eines breiten Portfolios, das vor allem auf Content-Services und große Datenbestände ausgerichtet ist.

Das bietet Alfresco als digitales Archiv:

• Große, langlebige Repositories: Alfresco eignet sich gut für die Speicherung vieler Daten.
• Repository Federation: Inhalte lassen sich über mehrere Systeme hinweg föderiert verwalten, insbesondere für In-Place-Records-Management.
• Offene Architektur und Open Source: Die Plattform ist stark anpassbar, bietet ein Entwicklungsframework für individuelle Anwendungen und spricht Organisationen mit Open-Source-Strategie an.
• Cloud-Integration: Alfresco bietet eine gute Anbindung an AWS inklusive Quick-Start-Optionen für Cloud-Deployments.

Grenzen von Alfresco im Archiv-Vergleich zu Doxis:

• Keine durchgängige Service-Architektur: Datenarchiv, Prozess-, KI- und Content-Services sind bei Alfresco nicht konsistent auf einer Plattform vereint. Doxis verbindet Archivierung, Prozesse, Akten und KI nativ.
• Cloud je nach Betriebsmodell: Alfresco wird häufig gehostet statt konsequent cloud-nativ betrieben, was Integration und Skalierung beeinflussen kann. Doxis bietet klar definierte Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Modelle.

5. M-Files

M-Files positioniert sich als Metadata-getriebenes Dokumentenmanagement mit starkem Fokus auf Auffindbarkeit statt klassischer Ordnerstrukturen. Auch Archivfunktionen sind vorhanden, stehen jedoch weniger im Mittelpunkt als bei klassischen ECM-Plattformen.

Das bietet M-Files als Archivlösung:

• Automatische Metadatenanreicherung: KI unterstützt bei der Klassifizierung und verbessert die Auffindbarkeit und Verfügbarkeit archivierter Inhalte.
• Cloud-orientiertes DMS: M-Files besitzt zentrale Ablagen und Freigabeprozesse von Dokumenten inklusive externer File-Sharing-Szenarien.
• Föderiertes Arbeiten: Inhalte lassen sich aus verschiedenen Quellen zusammenführen, ohne sie physisch zu verschieben.

Grenzen von M-Files im Archiv-Vergleich zu Doxis:

• Archiv nicht als Kernfunktion: M-Files fokussiert Dokumentenmanagement und Wissensarbeit, während Doxis ein vollwertiges, revisionssicheres Enterprise-Archiv als festen Bestandteil des ECM bietet.
• Hohe Kosten: Das nutzerbasierte Lizenzmodell von M-Files kann bei großen Organisationen schnell teuer werden. Doxis skaliert wirtschaftlicher für Enterprise-Archive mit vielen Anwendern.
• Begrenzte Workflow-Flexibilität: Individuelle Archiv- und Aufbewahrungslogiken erfordern mehr Konfiguration oder externe Services, während Doxis diese nativ im ECM-System abbildet.

6. DocuWare

DocuWare ist ein cloudorientiertes Dokumentenmanagement-System mit starkem Fokus auf einfache Einführung, Standard-Workflows und schnelle Produktivität. Archivfunktionen sind fester Bestandteil der Lösung, richten sich jedoch primär an kleine und mittlere Unternehmen mit überschaubaren Archiv- und Compliance-Anforderungen.

Das bietet DocuWare als Archivlösung:

• Zentrale Dokumentenspeicherung: Dokumente speichert DocuWare sicher in einem zentralen digitalen Archiv. Daten lassen sich durch die Suchfunktion schnell wiederfinden.
• Cloud-basierte Archivierung: DocuWare verfügt über eine ausgereifte SaaS-Architektur mit Funktionsgleichheit zwischen Cloud und On-Premises.
• OCR und Indexierung: Integrierte OCR- und AutoIndex-Funktionen erfassen Metadaten automatisch und erleichtern die Ablage im Archiv.
• Schnelle Implementierung: Vorkonfigurierte Workflows und Lösungen beschleunigen den Start in die digitale Archivierung.
• Integration in Office-Welten: DocuWare besitzt eine gute Anbindung an Drittsysteme. Zur Verfügung stehen zum Beispiel Schnittstellen zu Microsoft 365, Outlook und DocuSign.

Grenzen von DocuWare im Archiv-Vergleich zu Doxis:

• Begrenzte Skalierbarkeit: DocuWare kann bei sehr großen Dokumentenvolumina, internationalen Rollouts oder komplexen Archivstrukturen schneller an Grenzen stoßen. Doxis ist auf Enterprise-Archive mit Millionen bis Milliarden Dokumenten ausgelegt.
• Eingeschränkte Anpassbarkeit: Individuelle Archivlogiken, Aktenstrukturen oder branchenspezifische Compliance-Anforderungen lassen sich nur begrenzt und oft kostenintensiv umsetzen. Doxis bietet hier mehr Flexibilität.

Wenn Sie ein digitales Archiv suchen, das Compliance, Auskunftsfähigkeit und Integration in Fachsysteme zuverlässig zusammenbringt, ist Doxis im Vergleich häufig die beste Wahl. Entscheidend ist weniger die reine Ablage – sondern ob Governance, Zugriff und Nachweise im Alltag und im Audit-Fall wirklich funktionieren.

Kurz gesagt überzeugt Doxis vor allem, weil es …

• Governance (Fristen, Löschkonzepte, Nachweise) prozessnah abbildet.
• Auskunftsfähigkeit über Suche, Kontext und Protokollierung sicherstellt.
• Integration in bestehende Systeme ermöglicht (automatisiert statt manuell).
• Skaliert, wenn Volumen, Dokumentarten und Anforderungen wachsen.

Häufige Fragen zum digitalen Archiv