Automatiser ses flux de travail permet de saisir, analyser, traiter et archiver ses documents de manière probante, sans aucune intervention manuelle. Vous gardez ainsi la maîtrise de vos flux de données en constante expansion, réduisez les dark data et gagnez simultanément en efficacité.

Dans cet article, découvrez pourquoi il est important d‘automatiser vos processus documentaires et comment l‘automatisation grâce à un ECM à la pointe de la technologie vous permet d‘optimiser certaines étapes et d‘accroître sensiblement votre productivité.

En entreprise, l‘automatisation consiste à mettre la technologie numérique au service de l‘exécution partielle ou complète des processus métier sans intervention manuelle. À titre d’exemple, un logiciel de gestion des processus métier (BPM) automatise les processus opérationnels, comme la génération de factures ou l’approbation de demandes de congés, de sorte qu’ils s’exécutent sans action humaine.

Concrètement, l‘automatisation en entreprise peut prendre les formes suivantes :

• Gestion de la relation client : le système achemine automatiquement les demandes d’assistance entrantes vers le bon service.
• Gestion de la qualité : le système enregistre automatiquement les procès-verbaux de contrôle et notifie l’équipe qualité en cas d’écart.
• Transport et logistique : le système génère automatiquement les étiquettes d’expédition et communique les informations de suivi au client.
• RH/Ressources humaines : le système approuve automatiquement les demandes de congés sur la base des règles de suppléance et des calendriers d’absences.
• Finance et comptabilité : le système identifie automatiquement les factures fournisseurs et les comptabilise sans intervention manuelle.
• Gestion des contrats : le système rappelle automatiquement les délais de résiliation et déclenche, si nécessaire, le processus de renouvellement.
• Achats et approvisionnement : le système génère automatiquement une demande d’achat dès qu’un seuil de stock prédéfini est atteint.
• Gestion documentaire : le système classe automatiquement les documents téléversés et les archive de manière probante dans le dossier électronique adéquat.

Dans presque toutes les entreprises, l‘automatisation constitue le principal levier d’efficacité, d’évolutivité et de conformité réglementaire des processus. Or, les documents sont au cœur de la quasi-totalité des processus. Voici trois raisons majeures pour lesquelles vous avez tout intérêt à automatiser vos processus documentaires :

1. L'automatisation est un gain de productivité

L‘un des effets les plus tangibles de l‘automatisation est le gain de productivité. Les tâches répétitives manuelles (saisie, recherche et catégorisation des documents) deviennent superflues dès lors que l‘automatisation entre en jeu. Lorsque les processus documentaires sont bien structurés, vous localisez rapidement l‘information et accédez directement aux documents pertinents en automatisant vos flux de travail.

Par exemple, un logiciel de gestion documentaire (GED) doté d’intelligence artificielle saisit les documents dès leur réception, les enregistre dans le bon dossier électronique et déclenche les flux de travail appropriés. Cette automatisation de la GED réduit les délais de recherche et de transfert tout en économisant les ressources.

2. L’automatisation réduit les erreurs manuelles

Les systèmes automatisés suppriment les sources d‘erreurs inhérentes aux processus manuels en leur appliquant des règles prédéfinies. L’automatisation des processus de rapprochement de données permet ainsi d’éliminer les erreurs de saisie lors de la vérification des factures. Le GED extrait automatiquement des documents les informations pertinentes (montants, conditions de paiement) et les rapproche des données existantes, notamment dans l’ERP.

3. L’automatisation facilite la traçabilité des processus

Grâce à l‘automatisation, chaque étape de la gestion documentaire est automatiquement journalisée. En d’autres termes, chaque action est transparente et traçable. La gestion des versions vous permet, par exemple, de visualiser à tout moment quel collaborateur a modifié un document, à quel endroit et à quelle date. Ce type d‘automatisation garantit durablement le respect permanent des exigences de conformité et des obligations légales.

Dans le domaine de la gestion documentaire, deux formes fondamentales d‘automatisation logicielle coexistent :

Flux de travail basés sur des règles

Les flux de travail à base de règles automatisent les processus documentaires grâce à des règles et conditions prédéfinies, afin d‘exécuter automatiquement une tâche donnée. Exemple concret : le processus automatisé de validation de factures. Pour toute facture vérifiée, le système déclenche automatiquement un flux de travail et informe le collaborateur concerné que la facture est en attente de validation. Si ce collaborateur est absent, la règle de délégation s‘applique et le système affecte la tâche à son remplaçant.

L’archivage des documents constitue un autre exemple de flux de travail reposant sur des règles. Dès qu‘un collaborateur a approuvé une facture, le système l’archive automatiquement.

Intelligence artificielle

L‘automatisation fondée sur l‘intelligence artificielle (IA) exploite l‘apprentissage automatique (machine learning, ML) et le traitement automatique du langage naturel (Natural Language Processing, NLP) pour analyser et catégoriser les documents, et en extraire automatiquement les informations pertinentes. Voici quelques exemples d’application de

l’intelligence artificielle dans le domaine de l’automatisation :

• L‘IA identifie et extrait les informations importantes des documents, telles que les durées d’exécution figurant dans les contrats.
• L‘IA traite les données issues de plusieurs documents et produit des rapports de synthèse ou des analyses.
• Elle reconnaît le contenu des documents et les classe dans une catégorie déterminée, telle que « Factures », « Contrats » ou « Candidatures ».
• Elle analyse les contrats et autres documents pour y détecter des irrégularités ou des risques, signatures manquantes ou données discordantes, par exemple.

Bonjour Doxi, quelles automatisations ECM sont possibles concrètement avec Doxis ?