Pourquoi SharePoint ne suffit pas comme système de GED

Un contrat introuvable la veille d'un audit. Un dossier projet éclaté entre trois plateformes différentes. Une équipe juridique qui découvre, trop tard, qu'aucun délai de conservation n'a jamais été appliqué. Ce sont les moments où les entreprises réalisent que SharePoint, aussi pratique soit-il pour partager des fichiers, n'a jamais été conçu pour porter le poids d'une véritable gestion électronique de documents.

Le problème est plus répandu qu'il n'y paraît. Selon le rapport AIIM 2024 Industry Watch, 72 % des organisations jugent la gestion de l'information de plus en plus critique pour leur activité, mais seulement 29 % d'entre elles appliquent réellement l'automatisation à la majorité de leurs processus documentaires. L'écart entre l'ambition et la réalité se creuse justement dans les outils comme SharePoint, où la collaboration fonctionne mais où la gouvernance s'arrête.

Cet article explique où SharePoint montre ses limites comme GED, à travers deux cas concrets de clients, et comment ils ont choisi entre remplacer SharePoint ou le compléter avec Doxis.

Points clés à retenir

• SharePoint reste efficace pour le partage de fichiers, mais il manque de fonctions natives de conformité, de piste d'audit et de gestion fine des droits d'accès
• Plus les processus se complexifient (contrats, conformité, multi-services), plus SharePoint impose du développement sur mesure pour compenser
• Le connecteur Doxis Gateway pour SharePoint file les documents automatiquement, semi-automatiquement ou à la demande vers Doxis, où s'appliquent la piste d'audit, les droits d'accès et les durées de conservation
• Ce même connecteur peut aussi être utilisé en une seule passe pour migrer l'ensemble d'un fonds documentaire hors de SharePoint avant sa décommission
• Le bon choix entre coexistence et remplacement dépend moins de la technologie que de la maturité et des exigences de conformité de l'entreprise

Qu'est-ce qu'une gestion électronique de documents (GED) ?

Une gestion électronique de documents (GED) capture, classe, sécurise et archive les documents d'une entreprise tout au long de leur cycle de vie. Contrairement à un simple espace de stockage, elle applique des règles de conformité, une piste d'audit et des droits d'accès par rôle, du dépôt du document jusqu'à son archivage légal.

SharePoint comme GED : pratique au départ, limité à grande échelle

SharePoint doit sa popularité à sa simplicité. L'interface reprend les codes familiers du système de fichiers, l'accès à l'information est direct, et l'intégration à Teams et OneDrive complète naturellement l'espace de travail numérique. Pour une entreprise qui démarre sa transformation numérique, avec des exigences de conformité faibles, SharePoint suffit largement.

Cette simplicité a un revers. SharePoint reste un système rigide qui n'accepte que des processus standards. Dès que les documents circulent entre plusieurs services, que les processus s'écartent de la norme, ou que les exigences réglementaires montent d'un cran, les limites apparaissent vite.

C'est exactement ce qu'a vécu l'un de nos clients, une grande entreprise internationale qui utilisait SharePoint comme GED depuis plusieurs années, sur un grand nombre de cas d'usage à travers toute l'organisation. Pour compenser les fonctions manquantes, l'équipe IT a d'abord multiplié le développement sur mesure. Dans certains cas, les limites ont tout simplement été acceptées comme une contrainte permanente.

Deux défis très concrets

Chez ce client, deux problèmes distincts sont revenus sans cesse :

• La gestion sécurisée des contrats : le modèle de métadonnées d'origine ne suffisait pas, il a fallu ajouter des fonctions de rappel et de notification, acheter une solution de workflow tierce, et développer une recherche en texte intégral pour compenser ce que SharePoint n'offrait pas nativement
• Les délais de conservation et les droits d'accès : SharePoint exigeait de reconfigurer manuellement chaque bibliothèque de documents pour appliquer des règles de rétention légale et des permissions différenciées sur les dossiers contractuels

Méthode 1 : migrer les contrats de SharePoint vers Doxis

Pour la gestion des contrats, l'entreprise a choisi de migrer l'ensemble de son fonds documentaire vers Doxis. La solution technique repose sur le connecteur Doxis pour SharePoint, qui file normalement les documents au fil de l'eau depuis une bibliothèque SharePoint Online ou On-Premises vers un e-dossier Doxis. Utilisé en mode manuel ou à la demande, ce même connecteur peut aussi exécuter une passe complète unique pour rapatrier l'intégralité d'un fonds documentaire avant de décommissionner SharePoint.

Il faut être clair sur ce que cela implique concrètement. Ce connecteur n'a pas été conçu pour la migration en tant que telle : c'est un mécanisme de filing continu, réutilisé ici pour un projet ponctuel. Le flux fonctionne dans un seul sens, de SharePoint vers Doxis, sans retour possible vers SharePoint. Toute nouvelle version d'un document déjà migré crée une nouvelle version dans Doxis, distincte de l'originale. Pour ce client, cette approche a suffi : des dizaines de milliers de dossiers contractuels ont été transférés, les métadonnées ont été reprises via le mapping de champs de cubeDesigner, et les pages SharePoint ont pu être supprimées une fois la complétude vérifiée.

• Reprise automatique des métadonnées SharePoint via le mapping de descripteurs
• Application immédiate des règles de conservation et de droits d'accès une fois les contrats dans Doxis
• Suppression des pages SharePoint uniquement après vérification complète du transfert

Méthode 2 : garder SharePoint, archiver en dessous avec Doxis

Pour un second cas d'usage, la collaboration au sein des équipes projet, l'entreprise a fait un choix différent. SharePoint restait le point d'entrée central pour tous les participants, avec une page dédiée par projet où circulaient dessins, plans, correspondance et documents d'acceptation. Le problème n'était pas la collaboration elle-même, mais ce qui manquait autour : aucune piste d'audit fiable, des droits d'accès approximatifs, et des documents provenant de l'ERP qui restaient hors de portée, faute d'être saisis manuellement dans SharePoint.

La solution retenue a consisté à garder SharePoint comme interface de collaboration, tout en filant automatiquement les documents vers Doxis en arrière-plan. Concrètement, les documents créés ou modifiés dans SharePoint sont désormais archivés dans Doxis selon un mode automatique ou semi-automatique, où ils héritent des règles de conservation, de la piste d'audit et des permissions par rôle. En parallèle, les documents issus de l'ERP, factures, avancement des travaux, devis, sont connectés à Doxis par fédération de contenu et rattachés au même dossier projet, sans étape de migration. Le résultat pratique : ce qui n'existait auparavant que dans deux systèmes disjoints est désormais consultable dans Doxis au même endroit, même si SharePoint ne récupère pas lui-même ces documents d'origine ERP.

• Les utilisateurs de SharePoint gardent leur interface habituelle pour la collaboration au quotidien
• Chaque document filé vers Doxis obtient une piste d'audit et des droits d'accès conformes
• Les documents ERP absents de SharePoint deviennent enfin consultables dans le dossier projet Doxis

Comment choisir entre remplacement et coexistence

Où la GED s'inscrit dans votre stratégie de contenu plus large

Migrer ou archiver ses contrats et documents projet n'est qu'une étape du cycle de vie complet de l'information. Une fois les documents en sécurité dans une GED, la question suivante se pose vite : comment sont-ils classés, retrouvés, et connectés aux processus métier qui en dépendent, comme la validation d'une facture ou le renouvellement d'un contrat ?

C'est là que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) prend le relais d'une simple GED. Un système d'archivage seul règle le problème du stockage et de la conformité. Il ne connecte pas automatiquement un contrat à son processus de renouvellement, ni une facture à son circuit de validation SAP. Faire fonctionner ces systèmes séparément, GED d'un côté, workflows de l'autre, recrée exactement la fragmentation que vos équipes cherchent à éliminer.

• Classification et indexation automatique des documents entrants
• Archivage conforme aux délais de conservation légaux et à la conformité RGPD
• Rattachement des documents aux processus métier et aux systèmes ERP ou CRM

Doxis : une plateforme, pas un connecteur de plus

Le connecteur SharePoint n'est qu'une des portes d'entrée vers Doxis. La gestion des contrats migrés depuis SharePoint bénéficie nativement des mêmes fonctions de rappel, de notification et de recherche en texte intégral que ce client a dû construire manuellement dans SharePoint, sans développement sur mesure.

Cette capacité s'inscrit dans une plateforme plus large, Doxis Intelligent Content Automation, qui réunit gestion documentaire, traitement intelligent des documents et automatisation des processus métier sur une seule base technique. Les mêmes règles de conservation et de droits d'accès qui s'appliquent aux contrats migrés depuis SharePoint s'appliquent aussi aux factures, dossiers RH et documents entrants traités ailleurs sur la plateforme.

• Migration ou archivage continu des documents SharePoint, sans développement sur mesure
• Piste d'audit et droits d'accès par rôle sur l'ensemble des documents
• Recherche en texte intégral et héritage automatique des métadonnées
• Rattachement des documents ERP aux dossiers projet ou contrats correspondants
• Une seule plateforme pour la gestion documentaire, le traitement intelligent des documents et l'automatisation des processus, plutôt qu'un empilement d'outils ponctuels

Doxis est reconnu Leader du Gartner® Magic Quadrant™ pour la gestion documentaire 2026, et une étude Forrester Total Economic Impact™ a mesuré chez un client Doxis une réduction de 90 % du temps de traitement documentaire. Vous voulez évaluer si la migration ou la coexistence convient mieux à votre cas ? Demandez une démonstration gratuite de Doxis.