Pourquoi et comment automatiser la gestion des politiques avec une technologie moderne ?
|
Lorsque vous pensez à la gestion des politiques, vous imaginez peut-être un empilement de règles que personne ne lit. En réalité, elle crée un filet de sécurité pour votre entreprise : des consignes claires qui évitent la désorganisation, et bien plus faciles à maîtriser une fois digitalisées.
Les enjeux sont réels : une étude de LexisNexis Risk Solutions a mesuré une hausse moyenne de 12 % des coûts de conformité dans le secteur financier britannique en 2023, une augmentation constatée par 95 % des établissements interrogés.
Cet article explique ce qu'est la gestion des politiques, son processus étape par étape, et comment un ECM l'automatise.
Points clés
- La gestion des politiques couvre l'ensemble du cycle de vie d'une politique : élaboration, vérification, publication, communication et suivi
- Aucun service n'en est seul responsable ; la responsabilité revient à qui possède le sujet de la politique, du responsable de la sécurité informatique au CSE
- Des politiques obsolètes ou appliquées de façon incohérente représentent un risque de conformité, d'où l'importance du suivi et des audits, pas seulement de la mise en place initiale
- Un flux de lecture et de confirmation numérique fournit une preuve traçable et horodatée de qui a pris connaissance de chaque politique
- L'automatisation des tâches de routage, de notification et de suivi des confirmations transforme la gestion des politiques en un processus qui se contrôle lui-même
- Doxis gère les politiques sur l'ensemble de leur cycle de vie au sein de votre système de gestion documentaire, de la rédaction à l'archivage à valeur probante
Qu'est-ce que la gestion des politiques ?
La gestion des politiques englobe toutes les opérations qui y sont liées : élaboration, vérification, publication, communication et suivi. Il est rare qu'un seul service soit spécialement chargé de leur gestion. En fonction de la politique, les responsables de la sécurité, le CSE (comité social et économique) ou l'employeur sont chargés de la gérer.
La gestion des politiques est un élément essentiel du cadre de sécurité d'une entreprise. Elle permet de s'assurer que l'entreprise respecte ses obligations légales et réglementaires, tout en jouant un rôle clé dans la réduction des risques. La directive de 2003 sur le temps de travail, par exemple, veille à ce que les salariés ne s'épuisent pas en dépassant le nombre d'heures autorisées par la loi. Ou encore, les avis de sécurité pour les systèmes informatiques permettent de repousser les cyberattaques avant qu'elles ne se transforment en une menace sérieuse. La gestion intelligente des politiques permet à votre entreprise de rester sûre et conforme tout en diminuant le risque d'incidents.
La gestion des politiques peut porter sur les thématiques suivantes :
- Respect des exigences légales, réglementaires et de conformité
- Harmonisation et mise à jour des normes
- Garantir l'optimisation des processus
- Minimisation des risques
Mais à quoi ressemblent ces fameuses politiques aujourd'hui ?
Comme toujours, ce sont les règles qui assurent le bon fonctionnement organisationnel. Considérez-les comme le manuel qui permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et qu'il n'y a pas de dérapage. En définissant des processus et règles de conduite standards, les politiques garantissent la cohérence et la conformité du travail de vos collaborateurs. Vous consignez ces politiques par écrit, qu'il s'agisse de lignes directrices, de principes ou de normes de conformité : en bref, tout ce que vos salariés recherchent pour savoir comment bien faire les choses.
Elles peuvent être constituées des éléments suivants :
- Codes de conduite
- Accords d'entreprise
- Documents de sécurité au travail
- Instructions de travail
- Informations sur la sécurité (la sécurité informatique, par exemple)
- Guides d'utilisation (manuels d'utilisation des équipements, par exemple)
- Description des processus et des flux de travail
- Politiques de déplacement professionnel
- Directives sur le temps de travail
Pour que vos employés puissent les consulter, celles-ci doivent être accessibles depuis un lieu unique, afin que chaque employé sache où trouver l'information dont il a besoin.
Guide de la gestion documentaire (GED)
Ce guide pratique vous aide à trouver et à mettre en œuvre le SGD qui vous convient, avec des listes de contrôle, des exemples concrets et plus encore.
Lire maintenantÀ quoi ressemble un flux de travail de gestion des politiques ?
Hé Doxi, comment les gestionnaires de politiques (les responsables de la sécurité informatique, par exemple) gèrent les politiques tout au long de leur cycle de vie ?
Étape 1 : élaboration de la politique
Lorsque de nouvelles lois entrent en vigueur, que les processus opérationnels évoluent ou que des risques de non-conformité sont détectés, l'entreprise doit mettre à jour ses politiques, voire en créer de nouvelles. Les responsables prennent les devants et rédigent la version initiale en collaboration avec les principales parties prenantes, les services spécialisés ou les équipes concernées. Ces politiques définissent des directives et objectifs clairs, qui ne laissent aucune place à l'ambiguïté. Elles précisent également qui est chargé de veiller à leur respect pour que le principe de responsabilité prévale toujours d'emblée.
Étape 2 : vérification
Une fois la politique rédigée, une phase de vérification approfondie intervient en abordant les principales questions : cette politique est-elle conforme à toutes les exigences légales ? Est-elle facile à mettre en œuvre ? Les directives sont-elles claires et sans zone d'ombre ? Ce processus garantit que les politiques ne sont pas de simples idées sur le papier, mais qu'elles sont réalisables et conformes. Par exemple, il est possible de vérifier si une nouvelle politique de protection des données respecte le RGPD et les recommandations de la CNIL, ou si la mise en pratique des dernières instructions est réaliste.
Étape 3 : publication
Les politiques validées sont accessibles à tous les employés autorisés, idéalement sous forme numérique au travers d'un système de gestion des politiques. Il est important que la présentation du contenu d'une politique soit claire et compréhensible et s'effectue dans un format convivial, et que les employés puissent y accéder facilement et sans confusion.
Étape 4 : explication de la politique aux salariés
Il ne suffit pas que les employés aient accès à une politique. Il faut qu'ils la comprennent bien. Les séances de formation et les événements d'information peuvent y contribuer. Ces séances peuvent par exemple démontrer l'utilité de la politique concernant les déplacements professionnels pour protéger les employés et comment elle est directement liée à leur travail. Cette approche transforme les politiques en outils pratiques utilisables par les salariés dans leurs tâches quotidiennes.
Mais il faut d'abord que les salariés les reconnaissent officiellement. Si la politique en question est digitalisée, un simple bouton « Accepter » peut faire l'objet d'un suivi pour facilement savoir qui s'y est conformé. Pour aller plus loin, des tests de connaissances peuvent être mis en place pour s'assurer que les salariés ne se sont pas contentés de survoler une politique donnée, mais qu'ils l'ont réellement comprise et assimilée.
Étape 5 : suivi de la politique
À long terme, l'entreprise contrôle l'application des politiques au moyen d'audits, de rapports et d'analyses. Ils indiquent si :
- les employés s'y conforment systématiquement
- elles sont toujours d'actualité
- elles sont efficaces
- quels sont les risques liés
En cas de risques ou de violations, des mesures sont élaborées. Celles-ci visent à améliorer la conformité et à minimiser le risque d'échec. Si une politique doit être actualisée, le flux de travail recommence.
Défis en matière de gestion des politiques
La gestion des politiques et de la conformité peut parfois poser des difficultés à l'entreprise. Leur gestion devient de plus en plus complexe à mesure que les dimensions et le degré d'internationalisation augmentent. En effet, il ne suffit pas de mettre en place des politiques en une seule fois. Les lois, réglementations et processus internes changent, tout comme les politiques. Il est important de rester à jour, car des politiques obsolètes peuvent être inefficaces, voire impossibles à mettre en œuvre dans un univers professionnel numérisé.
Même si elles sont toujours actualisées, il n'est pas garanti qu'elles soient systématiquement appliquées dans l'ensemble de l'entreprise. Le suivi et les audits peuvent révéler si les salariés sont bien informés, s'ils respectent bien les politiques et s'ils peuvent y accéder facilement en cas de besoin. Cet état des lieux permet de prendre des mesures correctives et de s'assurer que les politiques guident activement les décisions et les opérations, faisant ainsi progresser la gestion à base de politiques.
Un trop grand nombre de politiques peut toutefois être préjudiciable. Considérer les processus seulement sous l'angle de la standardisation prive l'entreprise de la flexibilité nécessaire pour rester compétitive. Trouver cet équilibre est difficile, mais les systèmes numériques conçus pour rationaliser la gestion des politiques (logiciels de gestion des politiques) aident l'entreprise à mieux gérer cet équilibre.
Numériser la gestion des politiques avec Doxis
Un système de gestion documentaire (GED) permet de gérer les politiques en toute transparence tout au long de leur cycle de vie, de leur rédaction à leur archivage. Chaque étape du processus est gérée directement au sein de la plateforme, ce qui simplifie la gestion des politiques. Doxis va plus loin en automatisant les flux de travail afin de faciliter et d'optimiser la gestion des politiques.
Comment fonctionne la gestion des politiques dans Doxis ?
- Création : vous pouvez créer de nouvelles politiques directement dans Doxis. Doxis attribue ensuite cette nouvelle politique au dossier électronique adéquat. Vous retrouvez par exemple votre politique RGPD dans le sous-dossier « Protection des données » du dossier électronique « Normes de sécurité ».
- Vérification : dans Doxis, l'édition de la politique peut s'effectuer en parallèle. Le système de gestion des versions indique toujours la dernière version du document, ainsi que la personne qui a modifié telle partie du document et quand.
- Validation : vous lancez les processus d'approbation dans Doxis. Doxis transmet alors la politique aux personnes chargées de la valider.
- Envoi aux employés : Doxis informe les employés de l'existence de cette nouvelle politique et les invite à la lire et à confirmer qu'ils en ont pris connaissance. Le système crée une tâche pour les employés concernés et l'envoie par courrier électronique. Dès qu'un employé confirme en avoir pris connaissance, Doxis enregistre son nom et l'heure exacte de sa confirmation, ce qui garantit la responsabilité et la conformité.
- Archivage : Doxis archive les politiques inactives selon les principes de l'archivage à valeur probante tout en en conservant l'accessibilité.
Doxis intègre aussi une piste d'audit complète qui apporte une transparence totale à la gestion des politiques. Chaque modification apportée à un document est suivie et documentée, ce qui garantit la traçabilité de toutes les modifications. Vous disposez ainsi d'une vue d'ensemble claire de vos politiques et d'une preuve solide que votre entreprise respecte en permanence ses obligations de conformité.
Une véritable gestion moderne des politiques n'est possible qu'avec un ECM
La conformité et la gestion des risques ne sont pas négociables, et les politiques ne peuvent pas être une simple formalité rangée dans un classeur. Elles doivent être dynamiques, exploitables et parfaitement intégrées dans les activités quotidiennes de l'entreprise. Comme nous l'avons vu, l'ECM permet à la gestion des politiques de se moderniser : elle devient un processus automatisé, transparent et adaptable qui réduit le nombre de tâches manuelles et permet de récupérer beaucoup de temps perdu. Grâce à ces heures récupérées, vous pouvez consacrer davantage de temps à des tâches plus importantes, sachant que la gestion des politiques est plus agile, plus sûre et mieux maîtrisée. Il s'agit du nouvel étalon-or, et l'époque des processus manuels reposant sur de grandes quantités de documents papier pourrait enfin toucher à sa fin.
Prêt à voir l'ECM en action ? Contactez-nous ! Nos experts se feront un plaisir de vous proposer une démonstration en direct.
Automatisez le travail. Accélérez votre activité.
Réunissez l’IA, l’ECM et l’automatisation des workflows au sein d’une plateforme puissante.
FAQ sur la gestion des politiques
Dans le monde de l'entreprise, qu'est-ce qu'une politique ?
Dans une entreprise, une politique est une ligne directrice ou un ensemble de règles et de règlements. Elle définit le cadre réglementaire et juridique et détermine les conditions de conformité. Les accords d'entreprise, les codes de conduite et les informations de sécurité en sont des exemples.
Quelles activités la gestion des politiques englobe-t-elle ?
La gestion des politiques englobe l’ensemble du processus associé à une politique : création, vérification, validation, publication, communication, suivi et actualisation.
Pourquoi les politiques sont-elles importantes ?
Les politiques garantissent le respect des exigences réglementaires et légales par l’entreprise, ainsi que la conformité en interne. Le code de conduite et les flux de travail normalisés qui en résultent réduisent les risques opérationnels liés aux processus internes.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des politiques ?
Un système de gestion des politiques est un logiciel qui gère les politiques sur l'ensemble de leur cycle de vie, de la création à l'archivage. Il donne aux employés un accès permanent aux directives à jour, trace qui a lu et confirmé chaque politique, et soutient la conformité en gardant chaque action traçable. Doxis fait office de système de gestion des politiques en s'appuyant sur ses fonctions de gestion documentaire et d'automatisation des flux de travail.
Qui est responsable de la gestion des politiques dans une entreprise ?
La responsabilité revient à qui possède le sujet de la politique concernée : les responsables de la sécurité informatique gèrent les politiques de sécurité, le CSE ou les ressources humaines gèrent les accords d'entreprise, et les responsables sécurité gèrent la documentation sur la sécurité au travail. Doxis facilite cette répartition en acheminant automatiquement chaque politique vers le bon approbateur, selon des règles que vous définissez pour le dossier électronique concerné.
Combien coûte un logiciel de gestion des politiques ?
Le prix dépend du nombre d'utilisateurs, du volume de politiques et de dossiers électroniques à gérer, et des modules complémentaires nécessaires, comme l'automatisation des flux de travail ou l'archivage avancé. Le mode de déploiement (cloud, sur site ou hybride) et les besoins d'intégration avec des systèmes comme SAP influencent aussi le coût total. Contactez Doxis pour obtenir un devis adapté à votre configuration.
Un logiciel de gestion des politiques est-il sécurisé et conforme ?
Doxis est certifié ISO 27001 pour la sécurité de l'information et ISO 9001 pour la gestion de la qualité, et ses services cloud sont certifiés SOC 2 Type 1 et Type 2. Les politiques gérées dans Doxis bénéficient d'un contrôle d'accès basé sur les rôles, d'une piste d'audit complète et d'un traitement des données conforme au RGPD, ce qui protège les politiques sensibles, comme celles sur la protection des données ou la sécurité informatique, sans configuration supplémentaire.
