Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026: 5 Erkenntnisse zu Dokumentenmanagement und KI

Lange führte Dokumentenmanagement ein regelrechtes Schattendasein. Notwendig, aber nicht gerade spannend. Bestimmt nicht strategisch. Doch plötzlich gilt dieses Denken als überholt.

Im Bericht aus dem Jahr 2026 heißt es: „Der Markt für Dokumentenmanagement-Plattformen ist von großer wirtschaftlicher Bedeutung, wird für 2025 auf 18,9 Mrd. US-Dollar geschätzt und soll bis 2028 auf 26 Mrd. US-Dollar wachsen, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 7,5 % entspricht.“ Derartig starkes Wachstum findet nicht in einer Backoffice-Nische statt. Vielmehr ist ein so starker Anstieg ein Beleg dafür, dass der Bereich zur kritischen Infrastruktur wird.

Und genau das ist beim Dokumentenmanagement der Fall. Es ist jetzt Grundvoraussetzung für digitale und KI-gestützte Vorgänge, für einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen Personen und Anwendungen im Unternehmen mittels KI-Agenten und -Assistenten sowie für die Nutzung optimal kontrollierter, zugänglicher und strukturierter Dokumente.

Die Realität in den meisten Unternehmen sieht derweil leider anders aus: Zwar werden KI-Assistenten und ­-Agenten durchaus eingesetzt, doch dann passiert laut Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026 Folgendes: „Kunden mit dieser Strategie stehen schon bald vor Herausforderungen rund um die flächendeckende Einführung, die Governance und den ROI.“ In vielen Fällen stellt sich dann heraus, dass nicht die KI selbst die Probleme verursacht. Vielmehr resultieren diese aus den Inhalten, mit denen die Software arbeiten soll. Denn dabei handelt es sich um unzählige Verträge, Rechnungen, Akten und E-Mails, zumeist nicht klassifiziert, nicht vernetzt und unsichtbar für die Systeme, die versuchen, sie zu nutzen.

Bevor KI wirklich einen Mehrwert bieten kann, muss dieses Problem behoben werden. Im ersten Schritt sollten Sie ein Verständnis dafür entwickeln, wie viele unstrukturierte Daten in Ihrem Unternehmen noch immer brachliegen.

In den meisten Unternehmen bleiben Informationen ungenutzt, da sie unzugänglich sind. Und zwar wesentlich mehr Informationen, als man denkt. Im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026 wird davon ausgegangen, dass „70 % bis 90 % der Daten in Unternehmen unstrukturiert sind, was zu enormen Herausforderungen führt, wenn das Potenzial dieser Daten mithilfe von KI erschlossen und die Risiken mangelhafter Information Governance verringert werden sollen.“ Enorm viele Informationen liegen also in Formaten vor, die für die KI kaum lesbar, durchsuchbar oder nutzbar sind.

Doch die gute Nachricht ist, dass im Bericht auf zwei Dokumentenmanagement-Funktionen verwiesen wird, mit denen sich diese Herausforderungen angehen lassen:

• Knowledge Enrichment (Wissensanreicherung) ist ein Prozess, bei dem Informationen so klassifiziert, extrahiert und zusammengefasst werden, dass sie präzise, verlässlich und in KI-geeigneter Form zur Verfügung stehen. Man könnte auch sagen: Die Inhalte werden für die KI lesbar gemacht.
• Knowledge Discovery (Wissensentdeckung) ist die Tür, die sich dadurch öffnet: Nutzerinnen und Nutzer erhalten über dialogorientierte KI-Assistenten und -Agenten wertvolle Einblicke in Echtzeit, anstatt eine Anfrage stellen und wochenlang auf einen Bericht warten zu müssen.

Die Kombination dieser beiden Funktionen verwandelt bisher isolierte Informationen in echtes strategisches Kapital. Das sollten Sie bei der Beurteilung von Anbietern stets im Hinterkopf behalten.

Von diesem kleinen aber feinen Unterschied werden viele Unternehmen kalt erwischt. Laut dem Bericht dienen Dokumentenmanagement-Plattformen zwei unterschiedlichen Zwecken und die meisten Anbieter konzentrieren sich jeweils nur auf eine der beiden Domänen.

• Kollaborative Anwendungsfälle unterstützen die digitale Arbeitsumgebung, die externe Zusammenarbeit und das Wissensmanagement. Hier geht es darum, die gemeinsame Arbeit an geteilten Inhalten zu verbessern.
• Operative Anwendungsfälle erleichtern inhaltszentrierte Geschäftsprozesse, die Integration von Enterprise-Anwendungen und die Information Governance. Hier befinden wir uns im „Maschinenraum“: etwa bei Finanzen, Recht, HR, Vertrieb und F&E.

Traditionell haben Anbieter in einer, aber nicht in beiden Domänen, gute Ergebnisse erzielt. Bei der Beurteilung von Plattformen ist dies von enormer Bedeutung, denn eine optimal zur Zusammenarbeit geeignete Lösung kann Sie komplett im Regen stehen lassen, wenn Sie dokumentenlastige Prozesse automatisieren, eine ERP-Integration nutzen oder Akten rechtskonform führen möchten.

Relevante Fragen zur Beurteilung von Anbietern lauten daher: In welche Anwendungsfälle möchten wir in erster Linie investieren? Und was könnte als nächstes auf der Roadmap stehen? Machen Sie sich bewusst, wo Ihre Defizite liegen, und achten Sie darauf, dass sich die Plattform Ihrer Wahl gut eignet, diese Lücke zu schließen.

Die meisten Leute denken beim Thema Dokumentenmanagement an einen Ablageort, an dem sie nach Daten suchen. An ein System, in das sie sich einloggen. Natürlich durchaus möglich. Doch wir sind überzeugt, dass es eine bessere Option gibt.

Ihre Dokumente sollten in den Tools zur Verfügung stehen, die Ihre Teams ohnehin tagtäglich nutzen. Nicht in einem separaten System.  Sondern dort, wo ohnehin gearbeitet wird.

Der Bericht nennt die Integration von Anwendungen als eine Kernfunktion führender Dokumentenmanagement-Plattformen – also das direkte Verknüpfen von Inhalten mit Systemen wie SAP, Salesforce, Workday und Microsoft Dynamics 365.

So könnte ein solches Szenario in der Praxis aussehen:

• Ein Mitarbeiter im Finanzwesen öffnet SAP, um eine Rechnung zu bearbeiten. Die relevanten Dokumente stehen schon bereit.
• Eine Vertriebsmitarbeiterin öffnet Salesforce, um einen Geschäftsabschluss zu aktualisieren. Der Vertrag wird direkt angezeigt.
• Eine HR-Verantwortliche öffnet Workday, um eine Neueinstellung zu überprüfen. Alle Unterlagen sind bereits angehängt.

Kein Wechseln zwischen Systemen. Kein Suchen nach Dokumenten. Keine Zeitverschwendung.

Doch das funktioniert nur, wenn Ihre Dokumentenmanagement-Plattform eng mit Ihren Enterprise-Anwendungen verknüpft ist. Stellen Sie sich bei der Beurteilung von Anbietern also eine einfache Frage: Wird die Plattform in das Tool integriert, das wir bereits nutzen, oder läuft sie separat?

Bei der engeren Auswahl können Sie zielführendere Fragen stellen, wenn Sie die Kriterien zur Einstufung von Anbietern als Leader kennen.  

Doch was heißt das in der Praxis? Die zwei Achsen der Magic Quadrant-Grafik zeigen Folgendes:

• „Completeness of Vision“ gibt an, wie gut ein Anbieter versteht, in welche Richtung sich der Markt entwickelt, und ob dies in seiner Strategie berücksichtigt wird. Hierunter fallen Aspekte wie Produkt-Roadmap, Innovation, Marktverständnis und vertikaler Fokus.  
• Das Kriterium „Ability to Execute“ gibt an, ob ein Anbieter tatsächlich halten kann, was er verspricht – in Sachen Produktqualität, Kundenerlebnis, Verkaufsabwicklung und Realisierbarkeit.  

Diese zwei Achsen bilden gemeinsam gut ab, welche Versprechen ein Anbieter ausgehend von seiner bisherigen Erfolgsbilanz und operativen Stärke auch einzulösen in der Lage ist.

Möchten Sie den vollständigen Bericht lesen? Klicken Sie hier und erhalten Sie kostenlos Zugang zum Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026.

*Gartner, Magic Quadrant for Document Management, Tim Nelms, Jed Cawthorne, Rachel O'Farrell, Marko Sillanpaa, Stephen Emmott, 28. April 2026.  

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