7 ECM-Systeme im Vergleich: Die besten Enterprise-Lösungen für SAP 2026

Das sind die 7 ECM-Systeme im Überblick, sortiert nach ihrer Eignung für SAP-Landschaften:

1. Doxis ist die KI-gestützte ECM-Plattform mit SAP-Zertifizierungen für jedes Szenario, von ArchiveLink und ILM über S/4HANA Cloud bis SAP SuccessFactors
2. OpenText ist der langjährige SAP-Partner für großvolumige Archive und Extended ECM
3. d.velop ist ein deutscher ECM-Anbieter mit SAP-zertifizierter Integration und starkem Cloud-Angebot
4. Hyland bietet mit OnBase eine konfigurierbare Plattform mit SAP-zertifiziertem ArchiveLink-Connector
5. ELO verbindet eine modulare ECM Suite mit zertifizierter Schnittstelle zu SAP NetWeaver und S/4HANA
6. EASY Software ist auf revisionssichere SAP-Archivierung mit S/4HANA-zertifiziertem Archiv spezialisiert
7. M-Files setzt auf metadatenbasiertes Dokumentenmanagement mit enger Microsoft-365-Anbindung

Vergleich der besten ECM-Systeme für SAP 2026

Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) erfasst, verwaltet, verarbeitet und archiviert alle Dokumente und Inhalte eines Unternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus. Es stellt Informationen zentral, sicher und revisionssicher bereit, automatisiert dokumentenbasierte Prozesse und verbindet die Inhalte mit führenden Systemen wie SAP, CRM oder Microsoft 365.

Ausgewählt haben wir die Anbieter nach der Tiefe ihrer SAP-Zertifizierung, ihrer Enterprise-Tauglichkeit und ihren KI-Funktionen. Ebenso zählten Compliance-Funktionen für den DACH-Raum und die Bewertung unabhängiger Analysten.

1. Doxis

Doxis Intelligent Content Automation vereint ECM, Prozessautomatisierung und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung auf einer Plattform. Über 70 % der Doxis-Kunden setzen die Software gemeinsam mit SAP ein. Dokumente aus SAP S/4HANA, SAP ECC und SAP SuccessFactors landen in elektronischen Akten, die Mitarbeitende direkt aus dem SAP-Vorgang öffnen.

Die Integration ist durchgehend von SAP zertifiziert, auch für Clean Core mit RISE with SAP. Die Techniker Krankenkasse hat mit der Migration ihres SAP-Archivs auf Doxis den Informationszugriff um den Faktor 10 beschleunigt.

Pros:

• SAP-zertifizierte Archivierung über ArchiveLink (S/4-BC-AL 7.40), ILM-Aufbewahrung (S/4-BC-ILM 1.0) und CMIS für SAP S/4HANA Cloud über den SAP BTP Document Management Service
• Doxis Document Management for SAP S/4HANA ist für SAP S/4HANA Cloud Private Edition zertifiziert, Doxis Document Management for SAP SuccessFactors für Employee Central und Recruiting
• Integrierte KI klassifiziert eingehende Dokumente, extrahiert Daten und legt sie im richtigen Kontext ab, der KI-Assistent Ask Doxi beantwortet Fragen mit Quellenverweisen direkt aus Ihren Dokumenten
• Leader im Gartner Magic Quadrant for Document Management 2026
• Laut Forrester Total Economic Impact Study erzielen Unternehmen mit Doxis einen ROI von 336 % bei einer Amortisation in unter sechs Monaten
• Zertifiziert nach ISO 9001, ISO 16175 und ISO 27001, Betrieb in der Cloud, On-Premises oder hybrid
• Reviewer loben die Flexibilität bei elektronischen Akten, mit denen sich die Anforderungen jeder Abteilung abbilden lassen, sowie die intuitive Bedienung über alle Clients hinweg (Gartner Peer Insights)
• Reviewer heben die Skalierbarkeit hervor, von einigen Dutzend bis zu mehreren Tausend Nutzern auf derselben Umgebung (Gartner Peer Insights)

Cons:

• Doxis ist auf Enterprise-Szenarien mit mehreren Anwendungsfällen ausgelegt. Für eine einzelne Abteilung mit wenigen Nutzern ist der Funktionsumfang größer als nötig

Preis: Auf Anfrage. In einer kostenlosen Demo erhalten Sie ein Angebot auf Basis von Modulen, Volumen und Betriebsmodell.

2. OpenText

OpenText ist ein globaler Anbieter für Information Management und seit vielen Jahren eng mit SAP verbunden. Extended ECM verknüpft Dokumente, Records und Workflows mit SAP-Geschäftsobjekten und bindet auch SAP SuccessFactors, Microsoft 365 und Salesforce an.

Pros:

• Tiefe SAP-Integration für Archivierung und Extended ECM
• Ausgelegt auf sehr hohe Dokumentenvolumen in Konzernumgebungen
• Records Management und Aufbewahrungsrichtlinien für SAP- und Nicht-SAP-Inhalte

Cons:

• Reviewer kritisieren den hohen Preis im Verhältnis zum Nutzen sowie hohe Komplexität und geringe Flexibilität (G2)

Preis: Auf Anfrage.

3. d.velop

d.velop aus Gescher ist ein deutscher ECM-Anbieter mit Fokus auf Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflows. Laut d.velop setzen über 700 Kunden die Produkte gemeinsam mit SAP ein, die Integration ist von SAP getestet und zertifiziert.

Pros:

• SAP-Anbindung per ArchiveLink für SAP ERP ECC und S/4HANA On-Premises sowie per CMIS für SAP S/4HANA Cloud
• Enterprise Document Management System (EDMS) im SAP Store verfügbar
• Große Auswahl an Cloud-Apps für digitale Akten, Signatur und Workflows

Cons:

• Ein Enterprise-Reviewer beschreibt die Optionen als teils anspruchsvoll und vermisst Funktionen in der Basisversion (G2)

Preis: d.velop documents ab 27 € pro Nutzer und Monat in der Cloud. Die ArchiveLink-Anbindung an SAP kostet laut Preisliste zusätzlich 1.600 € pro produktivem SAP-Mandanten und Monat.

4. Hyland

Hyland bietet mit OnBase und Alfresco zwei Content-Plattformen an. OnBase ist eine konfigurierbare Plattform für Dokumentenmanagement, Workflows und Records Management und wird im Banken-, Versicherungs- und Gesundheitswesen eingesetzt.

Pros:

• OnBase Connector für SAP ArchiveLink, OnBase Foundation 23.1 ist für SAP S/4HANA 2022 zertifiziert
• Low-Code-Konfiguration für Workflows und Fachanwendungen
• Breites Partnernetzwerk für Implementierung und Betrieb

Cons:

• Reviewer berichten von Problemen nach Updates, etwa gesperrten Dokumenten und Verbindungsabbrüchen (G2)

Preis: Auf Anfrage.

5. ELO

ELO Digital Office bietet mit der ELO ECM Suite eine modulare Plattform für Dokumentenmanagement, Workflows, Archivierung und Collaboration. Die ECM Suite läuft in der Cloud oder On-Premises.

Pros:

• ELO Smart Link for SAP ERP ist eine zertifizierte Schnittstelle für SAP NetWeaver und SAP S/4HANA
• ELO WebDAV for SAP ILM unterstützt die DSGVO-konforme Archivierung von SAP-Daten
• Low-Code-Werkzeuge für eigene Fachlösungen

Cons:

• Reviewer vermissen eine Echtzeit-Co-Bearbeitung von Dokumenten, wie sie Microsoft Teams bietet (Capterra)

Preis: Lizenzierung nach Anzahl der Nutzer und gewählten Modulen, Preis auf Anfrage.

6. EASY Software

EASY Software ist auf Archivierung und dokumentenbasierte Prozesse spezialisiert. Das Portfolio umfasst Archiv, DMS, Purchase-to-Pay und HR-Lösungen, mit starkem Fokus auf SAP.

Pros:

• easy archive 7 ist von SAP als integriert mit SAP S/4HANA zertifiziert
• Revisionssichere Archivierung von SAP-Dokumenten nach SAP-Standard über ArchiveLink
• Ergänzende Lösungen für Rechnungseingang und HR

Cons:

• Reviewer beschreiben die Anwendung als etwas langsam und wenig benutzerfreundlich (Gartner Peer Insights)

Preis: Auf Anfrage.

7. M-Files

M-Files verwaltet Dokumente anhand von Metadaten, unabhängig von Ordnerstrukturen, und verknüpft sie mit Kunden, Projekten und Prozessen. Die Plattform ist eng mit Microsoft 365 verzahnt und bindet SAP über einen ArchiveLink-Connector an.

Pros:

• Metadatenbasierte Ablage mit KI-gestützter Klassifizierung
• Enge Integration in Microsoft 365, Teams und SharePoint
• Connector für SAP ArchiveLink für Rechnungsarchivierung und Drucklisten

Cons:

• Reviewer nennen eine steile Lernkurve für Nutzer, die mit Metadatensystemen nicht vertraut sind (G2)
• Laut M-Files-Produktkatalog lief die SAP-Zertifizierung des ArchiveLink-Connectors im Oktober 2024 aus, den aktuellen Stand sollten Sie vor einer Auswahl prüfen

Preis: Auf Anfrage.

Die Grundfunktionen wie Archivierung, Versionierung und Suche bringen alle Anbieter in diesem Vergleich mit. Den Unterschied machen die Punkte, die über den Betrieb in einer S/4HANA-Landschaft der nächsten zehn Jahre entscheiden:

• Aktuelle SAP-Zertifizierungen: Prüfen Sie die Zertifikate für jedes Szenario, das Sie brauchen, von ArchiveLink und ILM bis SAP SuccessFactors. Zertifizierungen laufen ab und müssen erneuert werden
• Clean Core und S/4HANA Cloud: In SAP S/4HANA Cloud ersetzt CMIS die ArchiveLink-Schnittstelle. Ihr ECM-System braucht eine zertifizierte Cloud-Anbindung, wenn Sie RISE with SAP planen
• Aufbewahrung und Compliance: Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO, GoBD-konforme Archivierung, DSGVO-Löschkonzepte und Legal Holds gehören in die Plattform, damit Sie sie nicht in Projekten nachbauen
• KI für Dokumentenverarbeitung: Klassifizierung, Datenextraktion per OCR und KI-Suche entscheiden, wie viel manuelle Erfassung vor SAP übrig bleibt
• Migration aus Altsystemen: Klären Sie früh, wie Millionen Altdokumente aus Legacy-Archiven übernommen werden, ohne den laufenden Betrieb zu stören
• Reichweite über SAP hinaus: Ein ECM-System für SAP sollte dieselben Inhalte auch in Microsoft 365, Salesforce oder anderen ERP-Systemen bereitstellen

SAP verwaltet Geschäftsprozesse und Buchungen, ein revisionssicheres Langzeitarchiv für Dokumente bringt es selbst nicht mit (mehr zur SAP-Archivierung). Ein integriertes ECM-System schließt diese Lücke und bringt Ihnen im Alltag messbare Vorteile:

• Entlastete SAP-Datenbank: Dokumente und Altdaten wandern in das digitale Archiv, Ihr SAP-System bleibt schlank und die S/4HANA-Migration kleiner
• Vollständige Akten im SAP-Vorgang: Rechnung, Vertrag und Lieferschein zu einem Lieferanten liegen in einer elektronischen Akte, die Sie direkt aus SAP öffnen
• Revisionssichere Archivierung: Aufbewahrungs- und Löschfristen werden automatisch pro Dokumentart angewendet, inklusive lückenlosem Audit Trail
• Schnellere Prozesse: Freigaben, Rechnungsprüfung in SAP und Vertragsworkflows laufen digital und mit KI-Unterstützung
• Zugriff für Nicht-SAP-Nutzer: Fachbereiche ohne SAP-Lizenz arbeiten mit denselben Dokumenten über Web-Client, Outlook oder Teams

Die meisten Anbieter in diesem Vergleich decken einen Teil Ihrer SAP-Dokumentenlandschaft ab: das Archiv, das DMS oder einzelne Prozesse. Doxis bringt Archivierung, Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung auf einer Plattform zusammen, SAP-zertifiziert von S/4HANA On-Premises bis zur Cloud.

Dieselbe Plattform integriert sich auch in Microsoft 365, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 und Workday. So automatisieren Sie Inhalte im gesamten Unternehmen, über SAP hinaus.

• Durchgängig SAP-zertifiziert: ArchiveLink, ILM, CMIS für SAP BTP, S/4HANA Cloud Private Edition und SAP SuccessFactors
• KI im Kern: Klassifizierung, Datenextraktion und der KI-Assistent Ask Doxi mit Quellenverweisen auf Absatzebene
• Nachgewiesener ROI: 336 % ROI und Amortisation in unter sechs Monaten laut Forrester TEI
• Compliance nach DACH-Standard: GoBD, DSGVO, ISO 16175 und ISO 27001
• Modularer Einstieg: Starten Sie mit Archivierung oder einem Prozess und erweitern Sie auf das unternehmensweite ECM

Gartner hat Doxis im Magic Quadrant for Document Management 2026 als Leader eingestuft. Sehen Sie in einer Live-Demo von Doxis, wie die Plattform Ihre SAP-Dokumente archiviert, automatisiert und verfügbar macht.