E-Rechnung archivieren: Was, wie lange und in welchem Format?
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Wer eine E-Rechnung archivieren will, archiviert in erster Linie Daten. Seit der GoBD-Änderung vom Juli 2025 ist der strukturierte XML-Datensatz der maßgebliche Teil. Den bewahren Sie im Original und unveränderbar auf, über die volle Frist und verknüpft mit dem passenden Buchungsbeleg.
Die alte Gewohnheit hält sich trotzdem: Laut Bitkom (2024) empfangen 96 Prozent der Unternehmen Rechnungen per E-Mail. Der Anhang landet dann schnell als Datei in einem Ordner, und der Datensatz geht dabei verloren.
Im Konzern hängt eine prüfungsfeste Archivierung zusätzlich an zwei Punkten: an den Fristen je Gesellschaft und am Umgang mit dem Altarchiv. Beides finden Sie hier, zusammen mit fünf Schritten vom Eingang bis zur Löschung.
Wichtige Erkenntnisse
- Seit dem 14. Juli 2025 reicht es nach den GoBD, den strukturierten Teil einer E-Rechnung aufzubewahren
- Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung archivieren Sie nur, wenn er steuerlich relevante Zusatzangaben enthält
- Rechnungen sind Buchungsbelege und werden 8 Jahre aufbewahrt, bei Kreditinstituten, Versicherungen und Wertpapierinstituten 10 Jahre
- Im Konzern hinterlegen Sie Fristen je Gesellschaft und Dokumentklasse, damit jede Rechnung die richtige Frist erhält
- Ein revisionssicheres Archiv löscht kontrolliert nach Fristablauf und sperrt Dokumente, solange eine Prüfung läuft
Was bedeutet es, eine E-Rechnung zu archivieren?
Eine E-Rechnung zu archivieren heißt, eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD so aufzubewahren, dass sie über die gesetzliche Frist vollständig, unverändert, auffindbar und maschinell auswertbar bleibt. Grundlage sind die GoBD, die Abgabenordnung, das Handelsgesetzbuch und das Umsatzsteuergesetz.
Was Sie von einer E-Rechnung archivieren müssen
Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Nach der zweiten Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 genügt es, bei einer E-Rechnung den strukturierten Teil aufzubewahren, solange die übrigen GoBD-Anforderungen erfüllt sind.
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD bewahren Sie den PDF-Teil nur dann zusätzlich auf, wenn er steuerlich relevante Informationen enthält, die im Datensatz fehlen oder von ihm abweichen. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist bei Abweichungen der XML-Teil führend.
Die folgende Übersicht zeigt, was Sie je Format archivieren:
| Eingang | Sie archivieren | Zusätzlich, wenn |
| XRechnung | XML-Datei im Original | die Begleit-E-Mail steuerlich relevante Angaben enthält |
| ZUGFeRD oder Factur-X | eingebetteten XML-Datensatz | der PDF-Teil zusätzliche oder abweichende steuerrelevante Angaben hat |
| EDI-Nachricht | strukturierten Datensatz im Eingangsformat | Sie ihn konvertieren: dann auch die konvertierte Fassung |
| PDF ohne Datensatz | PDF im Eingangsformat | die Begleit-E-Mail steuerlich relevante Angaben enthält |
| Begleit-E-Mail | nichts, solange sie reines Transportmittel ist | sie selbst Rechnungs- oder Geschäftsinhalte trägt |
Für Sie heißt das: Sie archivieren den Datensatz elektronisch und in der Form, in der er eingegangen ist.
So archivieren Sie E-Rechnungen in fünf Schritten
Die Schritte folgen dem Weg einer Rechnung vom Eingang bis zur Löschung. Für Konzerne entscheiden vor allem Schritt drei und vier, ob die Archivierung bei einer Betriebsprüfung hält.
1. Alle Eingangskanäle bündeln und Rechnungen zeitnah ablegen
Rechnungen kommen per E-Mail, über Peppol, per EDI oder über Lieferantenportale. Führen Sie alle Kanäle an einer Stelle zusammen und archivieren Sie jede Rechnung direkt beim Eingang, bevor jemand sie bearbeitet.
Rechnungs-E-Mails legen Sie dabei vollständig ab, etwa als EML-Datei in einer eigenen Dokumentklasse. So bleibt nachvollziehbar, welche Rechnung über welchen Weg kam, und die E-Mail steht bereit, falls sie selbst aufbewahrungspflichtige Angaben enthält.
2. Den Datensatz als Original sichern
Speichern Sie den XML-Datensatz unverändert, auch wenn Ihre Teams mit einer lesbaren Ansicht arbeiten. Wandeln Sie eine Rechnung in ein anderes Format um, bleibt das Original erhalten und mit der konvertierten Fassung verknüpft.
Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist das besonders wichtig. Der Datensatz steckt als Anhang im PDF/A-3. Eine Umwandlung in ein anderes PDF-Format kann diesen Anhang entfernen, und dann fehlt Ihnen genau der Teil, der rechtlich zählt. Prüfen Sie deshalb jede Konvertierungsstrecke darauf, dass das XML erhalten bleibt.
3. Jede Rechnung mit ihrem Buchungsbeleg im ERP verknüpfen
Ein Prüfer will vom Buchungssatz zur Rechnung springen und zurück. Verknüpfen Sie deshalb jede archivierte Rechnung mit ihrem Buchungsbeleg in Ihrem ERP, egal ob SAP, Oracle NetSuite oder Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Die Verknüpfung hilft auch im Alltag. Fachbereiche und Prüfer finden die Rechnung direkt im Archiv, ohne dass jede Person eine eigene ERP-Lizenz braucht. Die Buchhaltung öffnet dieselbe Rechnung aus dem Beleg heraus.
4. Fristen je Gesellschaft und Dokumentklasse hinterlegen
In einem Konzern gilt selten eine einzige Frist. Eine Bank- oder Versicherungstochter bewahrt Buchungsbelege 10 Jahre auf, die Industriegesellschaft daneben 8 Jahre. Welche Fristen genau gelten, zeigt der nächste Abschnitt.
Hinterlegen Sie diese Fristen als Regeln je Gesellschaft und Dokumentklasse, mit Referenzdatum sowie Mindest- und Höchstfrist. Ändert der Gesetzgeber die Frist erneut, legen Sie eine neue Regel mit eigenem Gültigkeitszeitraum an. Ältere Rechnungen behalten die Frist, die für sie galt.
5. Unveränderbar speichern und nach Fristablauf kontrolliert löschen
Während der Frist darf niemand eine archivierte Rechnung ändern oder löschen, auch kein Administrator. Erreichen lässt sich das mit WORM-Speicherung per Software, die Dokumente bis zum Fristende sperrt. Protokollieren Sie zusätzlich Zugriffe und Änderungen im Archiv.
Nach Fristablauf löschen Sie geregelt: zuerst logisch, sodass Dokumente noch wiederherstellbar sind, später endgültig. Läuft eine Betriebsprüfung oder ein Rechtsstreit, setzen Sie eine Löschsperre. Beschreiben Sie den gesamten Ablauf in Ihrer Verfahrensdokumentation, damit ein Prüfer ihn nachvollziehen kann.
E-Rechnungen beim Eingang revisionssicher ablegen.
Erfahren Sie, wie Doxis jede Rechnung und Rechnungs-E-Mail automatisch archiviert und mit dem Buchungsbeleg in Ihrem ERP verknüpft.
Wie lange Sie E-Rechnungen aufbewahren müssen
Eingangs- und Ausgangsrechnungen sind Buchungsbelege. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz bewahren Sie sie 8 Jahre auf, bei Kreditinstituten, Versicherungen und Wertpapierinstituten weiterhin 10 Jahre.
Fristen nach Unterlage und Unternehmensart
Die Übersicht fasst die Fristen zusammen, die für E-Rechnungen und ihr Umfeld gelten:
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
| Ein- und Ausgangsrechnungen | 8 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG |
| Buchungsbelege von Kreditinstituten, Versicherungen, Wertpapierinstituten | 10 Jahre | § 147 AO in alter Fassung, Anwendungsregel im EGAO |
| Handels- und Geschäftsbriefe, auch aufbewahrungspflichtige E-Mails | 6 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre | § 147 AO, § 257 HGB |
Die 8-Jahres-Frist gilt für alle Belege, deren 10-jährige Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war. Für den Finanzsektor sollte die Verkürzung zunächst später greifen. Mit dem Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung wurde sie dort vollständig zurückgenommen.
Wann die Frist beginnt und wann sie endet
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die Rechnung empfangen oder ausgestellt haben. Eine E-Rechnung vom 15. März 2026 bewahren Sie also bis zum 31. Dezember 2034 auf, im Finanzsektor bis zum 31. Dezember 2036.
Die Frist endet nicht, solange die Rechnung für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Steht eine Betriebsprüfung an oder läuft ein Einspruch, sperren Sie die betroffenen Rechnungen gegen das Löschen. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerabteilung.
Altarchiv ablösen, ohne den Rechnungsbestand zu riskieren
Viele Konzerne archivieren E-Rechnungen in einem System, das vor Jahren für gescannte Papierbelege eingeführt wurde. Wenn jedes Jahr Millionen neuer Datensätze hinzukommen oder die Wartung des Altsystems endet, steht die Ablösung an.
Eine Migration muss die Aufbewahrungspflicht lückenlos erfüllen. Übernehmen Sie jedes Dokument mit seinen Metadaten und seinem Fristbeginn, damit die Fristen im neuen Archiv korrekt weiterlaufen. Dokumentieren Sie die Migration in der Verfahrensdokumentation.
Der Flughafenbetreiber Fraport hat 8,7 Millionen Bestandsdokumente im laufenden Betrieb in Doxis migriert. Export und Import selbst dauerten drei bis vier Tage. Heute archiviert Fraport rund 88.000 Eingangsrechnungen pro Jahr im neuen Archiv.
- 8,7 Millionen Dokumente in sechs Monaten migriert
- Speicherkapazität um 600 Prozent erhöht
Auch der Zugriff im Alltag wird schneller. Die Techniker Krankenkasse greift mit Doxis zehnmal schneller auf ihr Archiv zu, in das jedes Jahr rund 100.000 Rechnungen wandern.
E-Rechnungen konzernweit revisionssicher archivieren mit Doxis
Mit Doxis landet jede E-Rechnung beim Eingang im Archiv, verknüpft mit ihrem Buchungsbeleg und mit der Frist, die für Ihre Gesellschaft gilt. Prüfer und Fachbereiche finden Rechnungen im Archiv, und nach Fristablauf löscht das Archiv geregelt.
Archiv und Rechnungseingang laufen auf derselben Plattform. So durchlaufen XRechnung und ZUGFeRD einen Ablauf von der Erfassung über die Prüfung bis ins Archiv.
- Rechnungen und Rechnungs-E-Mails landen beim Eingang automatisch in der passenden Dokumentklasse
- Jede Rechnung ist mit ihrem Buchungsbeleg in Ihrem ERP verknüpft
- Aufbewahrungsregeln je Gesellschaft und Dokumentklasse, mit Gültigkeitszeitraum für neue Gesetze
- Während der Frist sind Rechnungen per Software-WORM gegen Ändern und Löschen gesperrt
- Kontrollierte Löschung nach Fristablauf, mit Löschsperre für laufende Prüfungen
- Migration großer Altbestände aus bestehenden Archivsystemen
Laut einer Total Economic Impact™ Studie von Forrester Consulting (2023) erzielte ein langjähriger Doxis-Kunde 336 Prozent ROI über drei Jahre. Kostenlose Demo anfragen.
Vom Rechnungseingang bis zur Löschung in einem Archiv.
Erfahren Sie, wie Doxis E-Rechnungen konzernweit archiviert, mit der richtigen Frist für jede Gesellschaft und dem Buchungsbeleg im Blick.
FAQs zu E-Rechnungsbeispielen
Muss ich das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung archivieren?
Nur wenn das PDF steuerlich relevante Angaben enthält, die im XML-Datensatz fehlen oder davon abweichen. Ansonsten genügt seit Juli 2025 der strukturierte Teil.
Muss die E-Mail mit der E-Rechnung archiviert werden?
Dient die E-Mail nur als Transportmittel, reicht die angehängte Rechnung. Enthält sie selbst steuerlich relevante Angaben, archivieren Sie sie mit.
Darf ich E-Rechnungen ausdrucken und auf Papier aufbewahren?
Nein. Eine elektronisch empfangene Rechnung bewahren Sie elektronisch und im Eingangsformat auf.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen?
Mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie die Rechnung empfangen oder ausgestellt haben.
Gilt für Banken und Versicherungen eine längere Frist?
Ja. Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bewahren Buchungsbelege weiterhin 10 Jahre auf.
Darf ich E-Rechnungen in PDF/A umwandeln?
Ja, solange der ursprüngliche Datensatz erhalten bleibt und mit der konvertierten Fassung verknüpft ist.
Was passiert mit E-Rechnungen nach Ablauf der Frist?
Sie dürfen gelöscht werden, sofern keine laufende Prüfung und keine offene Festsetzungsfrist entgegensteht. Ein revisionssicheres Archiv protokolliert diese Löschung.
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