Doxis Dokumentenmanagement-System

Doxis verwaltet, organisiert und archiviert Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus. Das Dokumentenmanagement-System für Unternehmen ermöglicht Ihnen außerdem, bestehende Systeme im laufenden Betrieb zu modernisieren.

Dokumente in Sekunden finden, direkt in Ihren Anwendungen
Compliance durch Protokollierung und Aufbewahrungsregeln unterstützen
Millionen Dokumente im laufenden Betrieb migrieren

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Ein Dokumentenmanagement-System, das mit Ihrem Unternehmen wächst

Je mehr Dokumente, Standorte und Anwendungen hinzukommen, desto komplexer wird das Dokumentenmanagement. Doxis schafft eine zentrale Plattform, auf der Informationen jederzeit verfügbar bleiben. Dank skalierbarer Architektur und offener Schnittstellen wächst das DMS mit Ihren Anforderungen, ohne bestehende Geschäftsprozesse auszubremsen.

Schon gewusst? Doxis wurde 2026 zum zweiten Mal in Folge als Leader im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management ausgezeichnet.

Skalierbar bei wachsenden Datenmengen

Verwalten Sie Millionen Dokumente, zusätzliche Standorte und neue Nutzer auf einer API-basierten Plattform.

Flexibel in Ihrer IT-Infrastruktur

Nutzen Sie Doxis in der Cloud, On-Premises oder hybrid, passend zu Ihrer IT-Strategie.

Kontrolle über Ihre Dokumente

Steuern Sie Aufbewahrungsfristen und rechtliche Sperren. Protokollieren Sie Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar.

So funktioniert Dokumentenmanagement mit Doxis

Vom Eingang eines unterschriebenen Vertrags per E-Mail bis zum Ende seiner Aufbewahrungsfrist: Doxis verwaltet Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus auf einer zentralen Plattform. Informationen, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsregeln bleiben dabei mit dem Dokument verknüpft.

1. Dokumente erfassen

Doxis übernimmt Dokumente aus E-Mails, Scannern, Uploads und angebundenen Anwendungen wie Salesforce oder Microsoft 365. Papierdokumente werden beim Eingang digitalisiert und können anschließend zentral verwaltet werden.

2. Dokumente automatisch erkennen

Doxis AI.dp klassifiziert eingehende Dokumente und extrahiert Metadaten wie Kunde, Vertragspartner oder Datum. So lassen sich Dokumente gezielt suchen und dem richtigen Vorgang zuordnen.

3. In der richtigen digitalen Akte ablegen

Doxis ordnet Dokumente der passenden Kunden-, Vertrags- oder Projektakte zu. Die hinterlegten Zugriffsrechte regeln, wer die Dokumente einsehen und bearbeiten darf.

4. Dokumente prüfen und freigeben

Automatisierte Workflows leiten Dokumente zur Prüfung und Freigabe an die zuständigen Personen weiter. Versionierung und Protokollierung machen Änderungen, Bearbeitungsschritte und Freigaben nachvollziehbar.

5. Revisionssicher archivieren

Doxis verwaltet Aufbewahrungsfristen und archiviert Dokumente mit den vorgesehenen Schutz- und Nachweisfunktionen. Nach Ablauf der Frist kann ein geregelter Löschprozess starten, sofern keine rechtlichen Aufbewahrungspflichten oder Löschsperren entgegenstehen.

Sehen Sie Doxis in Aktion

Entdecken Sie in einer persönlichen Demo, wie Doxis Ihre dokumentenbasierten Prozesse vereinfacht und automatisiert.

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Doxis Dokumentenmanagement: Alle Funktionen für den gesamten Dokumentenzuyklus

Dokumente suchen, bearbeiten, teilen und kontrollieren: Jede Aufgabe stellt andere Anforderungen. Doxis vereint die wichtigsten DMS-Funktionen auf einer Plattform. So arbeiten alle Abteilungen mit denselben Informationen und einheitlichen Regeln.

Dokumente erfassen

Papierdokumente digitalisieren, E-Mails und Dateien importieren und Dokumente aus verschiedenen Eingangskanälen zentral erfassen.

Dokumente archivieren

Dokumente revisionssicher archivieren und Aufbewahrungsfristen automatisiert verwalten.

Dokumente organisieren

Dokumente automatisch den passenden Kunden-, Vertrags- oder Projektakten zuordnen.

Dokumente verstehen

Dokumente mithilfe von KI klassifizieren, Daten extrahieren und passende Prozesse anstoßen.

Dokumente finden

Dokumente per Volltext- und Metadatensuche finden, unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte.

Versionskontrolle

Dokumente kontrolliert bearbeiten und Änderungen über eine nachvollziehbare Versionshistorie verfolgen.

Zugriffsverwaltung

Rollenbasierte Berechtigungen mit Single Sign-on sowie Active Directory oder LDAP verbinden.

Nachvollziehbare Protokollierung

Zugriffe und Änderungen dokumentieren und für Prüfungen nachvollziehbar bereitstellen.

Doxis integriert sich in Ihre bestehende IT-Landschaft

Zur Übersicht

Bestehendes DMS im laufenden Betrieb zu Doxis migrieren

Ihre Teams arbeiten weiter, während Sie Ihr Dokumentenmanagement-System wechseln. Mit dem Doxis Consolidation Service werden zunächst die Metadaten übernommen. Bestehende Dokumente sind dadurch über Doxis zugänglich, während die Inhalte schrittweise im Hintergrund migriert werden. Anschließend kann das Altsystem abgeschaltet werden.

So funktioniert die DMS-Migration →

Was unsere Kunden über uns sagen

Erfahren Sie, warum Organisationen weltweit Doxis vertrauen, um ihre Effizienz zu steigern, Prozesse zu optimieren und nachhaltigen Geschäftswert zu schaffen.

Thomas Schnell,
Leiter fachliche Betriebsführung BCM, DB Systel

"Wir haben es mit Doxis von SER geschafft, eine einheitliche, elektronische ECM-Infrastruktur im Sinne eines Konzernstandards aufzubauen."

Martin Treder,
Global IT, DHL Express

"Wir haben weltweit nach einer passenden Lösung für unser Dokumentenmanagement gesucht – und es vor unserer Haustür gefunden: bei Doxis."

Markus Schiffer,
Portfolio Manager, DEVK

"Das strategische Ziel Nummer 1 der DEVK ist die Kundenzufriedenheit. Das erreichen wir nur, wenn wir schnell und auskunftsfähig sind."

Lars Schmerge,
ECM-Projektleiter, Bernard Krone Holding

"Wir haben uns für SER entschieden, weil sie uns von Beginn an auf Augenhöhe begegneten und mit Doxis alle unsere Anforderungen erfüllten."

Dirk Stentzel,
IT-Projektleiter, AUGUST STORCK KG

"Im P2P- und O2C-Prozess wird die Gefahr eines Vermögensschadens minimiert, weil eine Vielzahl regulatorischer Anforderungen berücksichtigt werden."

Jürgen Werner,
DMS-Gesamtprojektleiter, LWL

"Vor über 10 Jahren sind wir mit SER gestartet. Wir hätten erhebliche Probleme, wenn wir noch mit Papierakten arbeiten müssten. Die bisherigen Investitionen haben sich gelohnt!"

Klaus Bentz,
Vorsitzender der Geschäftsleitung, FCA BANK Deutschland

"Mit Doxis haben wir einen langjährigen zuverlässigen Partner, der uns jederzeit innovativ und kundenorientiert begleitet."

Werner Höltl,
Application Manager (Finanzen), Duravit AG

"Mit Doxis sind wir – gerade bzgl. unsere internationalen, dokumentenbasierten Geschäftsprozesse – für die Zukunft bestens gerüstet."

Michael Penth,
Geschäftsführer, PVS Mosel-Saar GmbH

"Ich gehe davon aus, dass wir mit Doxis ein Drittel an überflüssigen Arbeitsabläufen einsparen – bei einer besseren Qualität."

Weitere Kundenreferenzen entdecken

Sicherheit, Compliance und Qualität unabhängig bestätigt

Zertifizierte Sicherheit

Geprüfte Compliance

Von Analysten anerkannt

Doxis ist
Leader!
Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026

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Sie +100 Anwender haben und international aufgestellt sind
Sie große Mengen an Dokumenten verarbeiten
Sie komplexe Geschäftsprozesse bewältigen

FAQs zu Dokumentenmanagement-System (DMS)

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein Dokumentenmanagement-System ist eine Software, mit der Unternehmen Dokumente zentral erfassen, verwalten, bearbeiten und archivieren. Ein DMS strukturiert Informationen anhand von Metadaten, ermöglicht die Volltextsuche und regelt den Zugriff über Berechtigungen. Doxis verbindet diese Funktionen mit digitalen Akten und automatisierten Workflows, damit Dokumente im jeweiligen Geschäftskontext verfügbar sind.

Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) konzentriert sich auf die Verwaltung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus. Enterprise Content Management (ECM) geht darüber hinaus und verbindet unterschiedliche Informationsquellen mit unternehmensweiten Prozessen, Archivierung und Information Governance. Doxis bietet Dokumentenmanagement als zentrale Funktion innerhalb einer umfassenden ECM-Plattform.

Kann ich mein bestehendes DMS zu Doxis migrieren, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen?

Ja, der Doxis Consolidation Service unterstützt die schrittweise Migration im laufenden Betrieb. Zunächst werden die Metadaten übernommen, während die Dokumente über einen Storage-Adapter weiterhin im Altsystem erreichbar bleiben. Anschließend können die Inhalte im Hintergrund nach Doxis übertragen werden, sodass Mitarbeitende während des Systemwechsels weiter auf ihre Dokumente zugreifen können. Die konkrete Migrationsstrategie hängt von der vorhandenen Systemlandschaft ab.

Aus welchen Altsystemen lassen sich Dokumente nach Doxis migrieren?

Doxis unterstützt die Übernahme von Dokumenten aus bestehenden DMS- und ECM-Lösungen, unter anderem von IBM, OpenText, Hyland, Alfresco, ELO und d.velop. Dabei werden nicht nur die Dateien, sondern auch zugehörige Metadaten und Dokumentenstrukturen berücksichtigt. Welche Inhalte und Verknüpfungen übernommen werden können, wird anhand des jeweiligen Quellsystems und der Migrationsanforderungen geprüft.

Lässt sich das Doxis Dokumentenmanagement-System in SAP, Microsoft 365 und Salesforce integrieren?

Ja, Doxis lässt sich mit Geschäftsanwendungen wie SAP, Microsoft 365, SharePoint und Salesforce verbinden. Mitarbeitende können beispielsweise Dokumente aus Outlook ablegen, auf Vertragsunterlagen aus dem CRM zugreifen oder Rechnungen mit Geschäftsvorgängen in SAP verknüpfen. So bleiben Dokumente im jeweiligen Arbeitsprozess verfügbar, ohne dass Informationen mehrfach abgelegt werden müssen.

Unterstützt Doxis die revisionssichere Archivierung nach GoBD und die Anforderungen der DSGVO?

Doxis bietet Funktionen, die Unternehmen bei der Umsetzung von GoBD- und DSGVO-Anforderungen unterstützen. Dazu gehören nachvollziehbare Änderungen, rollenbasierte Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen, Löschregeln und Sperren bei laufenden rechtlichen Verfahren. Ob die Archivierung im konkreten Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entspricht, hängt zusätzlich von der Konfiguration, den internen Prozessen und der Verfahrensdokumentation ab.

Ist Doxis als Cloud-DMS und als On-Premises-Lösung verfügbar?

Ja, Doxis unterstützt den Betrieb in der Cloud, im eigenen Rechenzentrum und in hybriden Umgebungen. Unternehmen können das Bereitstellungsmodell passend zu ihrer IT-Architektur, ihren Sicherheitsvorgaben und organisatorischen Anforderungen wählen. Auch bei verteilten Standorten ermöglicht die zentrale Dokumentenverwaltung einen berechtigungsabhängigen Zugriff auf gemeinsame Informationen.

Wie unterstützt KI das Dokumentenmanagement mit Doxis?

Doxis nutzt KI, um eingehende Dokumente zu klassifizieren, relevante Informationen zu extrahieren und als durchsuchbare Metadaten bereitzustellen. Bei einer Rechnung können beispielsweise Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag ausgelesen, mit vorhandenen Daten abgeglichen und an einen Freigabeprozess übergeben werden. Das reduziert manuelle Erfassungsschritte und hilft, Dokumente schneller dem richtigen Vorgang zuzuordnen.

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