EDI – elektronischer Datenaustausch nach internationalen Standards

Die Abkürzung EDI steht für „Electronic Data Interchange“, also den elektronischen Datenaustausch. Es handelt sich dabei um ein standardisiertes Format, mit dem Unternehmen Geschäftsdokumente direkt zwischen ihren Software-Systemen austauschen – schnell, zuverlässig und ohne Medienbrüche.

Warum ist EDI wichtig?

Mit EDI erfüllen Sie rechtliche und branchenspezifische Anforderungen. Teils verlangen Geschäftspartner aus den Bereichen Logistik, Handel oder im öffentlichen Sektor den elektronischen Austausch über EDI. Gleichzeitig steigern Sie die Effizienz Ihrer Geschäftsdokumentation. Für Sie bedeutet das:

• Mit EDI erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen wie die GoBD oder eRechnungspflicht.
• Mit EDI standardisieren Sie Prozesse im B2B-Umfeld.
• Mit EDI schaffen Sie die Grundlage für reibungslose Kooperationen, insbesondere mit Behörden und Großkunden.

Wie funktioniert EDI?

EDI-Transaktionen basieren auf einheitlichen Regeln und Protokollen, sogenannten EDI-Nachrichtenstandard. Solche Standards sichern, dass Systeme Ihre Dokumente korrekt verarbeiten. Weichen sie vom Standard ab, scheitert die Datenübertragung.

Ein EDI-Nachrichtenstandard legt zum Beispiel fest, wie Informationen in einem Dokument angeordnet sind. Ergo: EDI-Nachrichtenstandards folgen einheitlichen Strukturen. Mit ihnen versenden, empfangen und verarbeiten Unternehmen Informationen unabhängig vom gewählten Softwaresystem.

Es gibt zwei Arten der EDI-Übertragung:

1. Direktverbindung: Zwei Computersysteme tauschen Daten direkt untereinander aus.
2. Value-Added-Network (VAN): Zwei Computersysteme tauschen Daten über einen Vermittler miteinander aus.

Damit Unternehmen die Daten über Direktverbindungen oder ein VAN sicher austauschen, verwendet EDI Übertragungsprotokolle. Sie regeln, wie Daten über das Internet oder private Netzwerke übermittelt werden, und sichern den Datenaustausch.

Übertragungsprotokolle wie AS2, FTP und OFTP verfügen zum Beispiel über Funktionen, die Daten verschlüsseln und die Integrität der Informationen prüfen.

Ein weiterer Sicherheitsmechanismus im EDI-Datenaustausch ist die digitale Signatur. Das EDI-Signaturverfahren stellt eindeutig fest, wer der Versendende einer Nachricht ist. Eine EDI-Lösung prüft also, ob die Informationen unversehrt sind und die Herkunft der Datei echt ist.

Welche Regeln und Bestimmungen für den EDI-Datenaustausch gelten, bestimmen internationale Standards. Das sind die drei bekanntesten EDI-Standards beziehungsweise EDI-Formate:

• EDIFACT: Internationaler Standard
• ANSI X12: Nationaler Standard (USA)
• XML: Flexibles Format für EDI-Nachrichten

EDIFACT

EDIFACT steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport“. Der von der UN entwickelte EDI-Standard ist international anerkannt und verwendet fest definierte Datenstrukturen – beginnend mit den Nachrichtentypen.

EDIFACT-Nachrichten setzen sich immer aus sechs Großbuchstaben zusammen. Zum Beispiel steht „FINSTA“ für einen Bankkontoauszug und „PAYMUL“ für Zahlungsaufträge. Ihre Struktur ist fest definiert. Sie teilt sich in Segmente wie „UNT“, den Abschluss einer Meldung, oder „UNH“, den Kopfdaten einer Meldung.

ANSI X12

Im Vergleich zu EDIFACT ist ANSI X12 vor allem in Teilen Nordamerikas relevant. ANSI X12 steht für „American National Standards Institute X12“. Vor allem Branchen wie das Gesundheitswesen, Versicherungen und der Einzelhandel nutzen diesen Standard.

Wie EDIFACT setzt ANSI X12 auf standardisierte und feste Formate für den Datenaustausch. Nachrichtentypen sind bei diesem Standard nummeriert, zum Beispiel „850 Purchase Order“, „856 Advance Shopping Notice“ und „997 Functional Acknowledgement“.

XML

XML, kurz für „Extensible Markup Language“, ist das flexibelste Nachrichtenformat. Anders als EDIFACT und ANSIX12 erlaubt es flexiblere hierarchische Strukturen. E-Commerce-Unternehmen, Finanzdienstleister oder auch Telekommunikationsunternehmen verwenden den EDI-Standard, um benutzerdefinierte Nachrichtenformate zu erstellen.

Auch die XRechnung, ein Standardformat für eRechnungen, basiert auf dem XML-Format. Da es sich um ein textbasiertes Format handelt, ist es für Mensch und Maschine leicht lesbar. So steht die Auszeichnungssprache immer zwischen zwei Klammern „</>“.

Wenn Sie Geschäftsdaten über eine EDI-Lösung austauschen, entstehen ganze Informationsflüsse. So laufen viele Geschäftsprozesse zwischen Ihnen und weiteren Organisationen automatisch und ohne manuelles Eingreifen.

Mit EDI-Nachrichten lässt sich also genau nachvollziehen, welche Dokumente zwei Unternehmen vom ersten Kontakt bis zur Lieferung und Endabrechnung digital austauschen. Wie das aussieht, zeigen wir Ihnen anhand eines Bestellprozesses in der Supply Chain.

Hey Doxi, wie funktioniert der Austausch von Geschäftsdokumenten über eine EDI-Lösung?

Unternehmen setzen EDI für die Automatisierung von Lieferketten-, Rechnungs- und Supply-Chain-Prozessen ein.

Zum Beispiel tauschen sie EDI-Nachrichten in folgenden Geschäftsprozessen aus:

• Beschaffung und Lieferkettenmanagement: Bestellungen, Inventardaten, Lieferterminierung
• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung: elektronische Rechnungen, Mahnungen, Zahlungsbestätigungen
• Logistik und Transportwesen: Versandaufträge, Zolldokumente, Transportdaten

EDI-Schnittstellen unternehmensweit implementieren

Damit EDI reibungslos funktioniert, müssen Sender und Empfänger ein gemeinsames Format für den Datenaustausch bestimmen. Da viele Branchen und Geschäftspartner unterschiedliche Standards nutzen, ist die Implementierung von EDI-Standards oft komplex. Um diese Hürde zu überwinden, setzen Unternehmen auf EDI-Provider und EDI-Software, die sich nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse und die IT-Infrastruktur integrieren. Das sind Beispiele:

• EDI-Konverter: konvertiert Informationen aus unternehmensinternen Anwendungsdokumenten in ein standardisiertes Format
• Trading-Partner-Agreements: definiert, wie Unternehmen Übertragungs- und Geschäftsprotokolle übermitteln und in welchem Standard sie vorliegen müssen
• Batch-Enveloping und De-Enveloping: gruppiert Nachrichtenstapel so, dass die jeweilige Nachricht dem richtigen Empfänger zugeht

Sobald EDI im Unternehmen eingerichtet ist, tauschen Sender und Empfänger EDI-Nachrichten standardisiert und automatisiert ab – meist direkt über ein ERP-System. Deshalb besitzen führende Systeme wie Microsoft Dynamics oder SAP EDI-Schnittstellen.

Im Hintergrund übernimmt ein Enterprise Content Management System (ECM) oder ein Dokumentenmanagement-System (DMS) den Informationsfluss. Bedeutet: Die EDI-Lösung verwaltet und archiviert die ausgetauschten Daten und stellt sie gleichzeitig im ERP-System bereit. Ergo: Damit das funktioniert, muss Ihr ECM-System beziehungsweise DMS EDI-fähig sein.

Doxis als ECM-Lösung unterstützt den elektronischen Datenaustausch EDI. So verwalten Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente an einem zentralen Ort. Das vereinfacht unter anderem das Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und dient als Lösung für Eingangsrechnungen. Eingehende EDI-Nachrichten landen direkt in Doxis und lassen sich dort nahtlos weiterverarbeiten. In Doxis empfangen Sie zum Beispiel Rechnungen über EDI, die Sie im Anschluss wie gewohnt verarbeiten.

Ob elektronische Rechnungen, Lieferscheine, Überweisungen oder Verträge: EDI überträgt Daten zwischen Geschäftspartnern elektronisch und im Standardformat. Insbesondere für große Unternehmen, die eine Vielzahl von Datenmengen in B2B-Partnerschaften austauschen, ist das EDI-Verfahren unerlässlich:

• EDI versendet Geschäftsdokumente wie Lieferscheine schneller und gezielter zwischen Geschäftspartnern.
• EDI steigert die Effizienz von Geschäftsprozessen und vereinfacht den Austausch von Geschäftsdokumenten durch Automatisierung.
• EDI sichert die Datenqualität durch standardisierte und Governance-konforme Abläufe.
• EDI minimiert Fehler, senkt Kosten und verhindert doppelte Eingaben oder Übertragungsfehler.

Plus: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist sicherer und schneller, als es der Austausch über Papierdokumente je sein könnte.

EDI gilt als Schlüsseltechnologie für den sicheren und automatisierten Datenaustausch im B2B-Umfeld. Besonders in der Supply Chain gewinnt EDI zunehmend an Bedeutung. Ziel ist es, Informationen zwischen Geschäftspartnern effizient, fehlerfrei und in Echtzeit auszutauschen. Damit Geschäftsprozesse mithilfe von EDI sicher und automatisiert ablaufen, müssen IT-Systeme wie ERP- und ECM-Software das entsprechende Standardformat unterstützen. Mit Doxis gehen Sie die Digitalisierung ganzheitlich an und setzen auf den führenden Nachrichtenstandard im B2B-Segment.