Vier Zeitfresser in der Baufinanzierung: Wo Kreditprozesse wirklich ins Stocken geraten

Bei Baufinanzierungen entstehen vermeidbare Verzögerungen oft nicht in der eigentlichen Kreditprüfung, sondern zwischen den einzelnen Bearbeitungsschritten.  

Sind alle Unterlagen da, brauchen Banken laut Interhyp meist drei bis sieben Werktage für die Prüfung einer Baufinanzierung. Eigentlich ziemlich überschaubar.

Trotzdem dauert der Weg vom Kundenantrag bis zur Entscheidung oft deutlich länger. Denn bei einer Baufinanzierung kostet nicht nur die Prüfung Zeit. Oft verliert der Vorgang dazwischen an Tempo: Ein Nachweis fehlt; eine relevante Information steckt im falschen System; Daten werden mehrfach manuell übertragen; der nächste Arbeitsschritt startet erst, wenn ihn jemand per Hand anstößt.  

Das klingt nach Kleinkram. Im Alltag summieren sich genau diese "Kleinigkeiten" und führen zu Rückfragen, Wartezeiten und zusätzlicher Arbeit – und das, obwohl die Informationen für den vorliegenden Kreditfall schon längst vorliegen.  

Dabei ist eine belastbare Informationsbasis gerade bei Immobiliendarlehen unverzichtbar. Für die Kreditwürdigkeit müssen Kreditgeber notwendige, ausreichende und angemessene Informationen zu den finanziellen Verhältnisse einbeziehen und diese, soweit erforderlich, anhand unabhängig prüfbarer Unterlagen überprüfen. Das regelt §505b BGB.

Die Frage ist also nicht, ob sorgfältig geprüft wird - denn das wird es - sondern wie viel unnötige Zeit rund um die eigentliche Prüfung herum verloren geht. Vier typische Alltag-Szenarien fallen dabei besonders auf.  

Ein Prüfschritt ist abgeschlossen, die Unterlagen sind bearbeitet und fachlich spricht nichts dagegen, weiterzumachen.  

Was im Prozessmodell nach einer einfachen Übergabe bzw. Weiterleitung an den nächsten Kollegen aussieht, bedeutet im Alltag schnell: Aufgabe anlegen, E-Mail versenden, Vorgang weiterleiten, Rückfragen klären, warten....

In dieser Zeit wird der Kreditfall weder weiterbearbeitet, noch wird über ihn entschieden. Er wartet schlichtweg darauf, dass jemand den Folgeprozess aufnimmt.  

Ein paar Stunden hier, ein halber Tag dort – das summiert sich auf Dauer. Und sobald der Workflow weiterläuft, wartet womöglich schon der nächste Zeitfresser: Schließlich bewegen sich Informationen nicht automatisch mit den Prozessen mit.  

Name, Einkommen, Kontodaten, Darlehenssumme und Objektangaben stehen schon lange im System. Trotzdem werden sie wiederholt übertragen, in die nächste Maske übernommen und später noch einmal manuell abgeglichen – das passiert genau dann, wenn die verschieden eingesetzten Systeme und Anwendungen Informationen nicht durchgängig automatisiert weitergeben.  

Das ist nicht nur doppelte Arbeit; jede händische Wiedereingabe birgt Fehlerpotenzial: Zahlendreher, obsolete Angaben oder falsche Zuordnungen führen wieder zu Rückfragen, Korrekturen und im Zweifel zu weiteren Prüfrunden. Der Vorgang wird zwar bearbeitet, kommt im Prozess selbst aber keinen Schritt voran.  

Es geht nur noch mehr Zeit ins Land – vor allem dann, wenn nicht nur einzelne Informationen fehlen, sondern ganze Dokumente über E-Mailpostfächer, Server-Ablagen und Fachsystemen verteilt liegen.

Die benötigte Bescheinigung liegt vor. Nur eben nicht in dem System, wo sie gerade gebraucht wird. Also startet die Recherchearbeit: E-Mail-Postfächer werden durchsucht, Archive durchforstet, das Fachsystem auf den Kopf gestellt. Und wahrscheinlich existiert der Nachweis sogar an mehreren Stellen gleichzeitig – mit unterschiedlichen Dateinahmen in verschiedenen Versionen. Jede Fundstelle wird einzeln geprüft, und die Bearbeitungen verzögert sich erneut.

Ein Bericht von IT-Zoom zeigt, wie viel Zeit dabei wirklich verloren geht: deutsche Büroangestellte verbringen fast 10 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen. Diese Zeit fließt nicht in die Kreditprüfung, sondern in die Suche nach Dokumenten.

Fehlt ein Nachweis von Prozessbeginn an, kann es vorkommen, dass diese Lücke erst einmal unbemerkt bleibt – der Vorgang startet und läuft weiter bis er an genau dem Prozessschritt ankommt, an dem das fehlende Dokument für die Weiterverarbeitung relevant wird. Und dann steht der Vorgang erst einmal.  

Nun muss der Kunde kontaktiert, die Unterlagen nachgereicht, dem richtigen Kreditfall zugeordnet und anschließen wieder in die Bearbeitung gegeben werden. So wird aus einem fehlenden Dokument ziemlich schnell eine zusätzliche, ungeplante Arbeitsschleife.  

Und genau hier wird der Unterschied zwischen Prüfzeit und Gesamtprozess besonders deutlich: Bei vollständig vorliegenden Unterlagen benötigen Banken drei bis sieben Werktage für die Baufinanzierungsprüfung. Fehlende Dokumente können die Bearbeitung dagegen um mehrere Wochen verlängern. Die Mehrarbeit steckt also nicht zwingend im Prüfprozess selbst, sondern dazwischen.

Solche Reibungsverluste kannte auch Northmarq. Der US-amerikanische Finanzdienstleiser für gewerbliche Immobilienfinanzierungen steuerte seine dokumentenzentrierten Prozesse ursprünglich über 42 unterschiedliche Workflows. Mit Doxis – der modernen Dokumentenmanagementplattform – reduzierte das Unternehmen diese auf 19 und spart damit rund 950 Arbeitsstunden pro Jahr.

Und auch, wenn Northmarq kein deutscher Baufinanzierer ist. Das Muster dahinter sollte trotzdem bekannt sein: Die größten Verzögerungen entstehen selten an einzelnen Stellen, sondern wachsen aus vielen kleinen Weiterleitungen, Recherchen und manuellen Zwischenschritten, die sich über den gesamten Prozess hinweg verteilen.  

Ein langsamer Kreditprozess ist nur das sichtbare Problem. Denn jedes Warten, Suchen und Nachfassen bindet Kapazität und wirkt sich früher oder später auch auf Kunden und das Geschäft aus.  

• Geschäftsabschlüsse werden gefährdet
  Während Kunden auf die Finanzierungsentscheidung wartet, laufen Termine weiter, Konditionen verändern sich und die Konkurrenz wird attraktiver. Zieht sich ein Vorgang wegen interner Schleifen unnötig in die Länge, wird aus Wartezeit schnell ein vertriebliches Risiko.  
• Die Kundenzufriedenheit leidet  
  Welche Unterlagen fehlen? Ist der Nachweis angekommen? Wie weit ist die Prüfung fortgeschritten? Für den Kunden sind das einfache Fragen, die für den Sachbearbeiter gegebenenfalls nicht unbedingt einfach zu beantworten sind. Liegen die benötigten Informationen auf mehreren Systemen verteilt, beginnt nämlich erstmal das Suchen. Statt einer direkten Auskunft erfolgt im Bestfall ein Rückruf - im Worstcase eine weitere Rückfrage. Und das ist essenziell. Eine von Deloitte durchgeführte Studie zum Kundenservice in Deutschland zeigt: Rund 85 Prozent der Befragten bewerten den Kundenservice als wichtiges oder sehr wichtiges Kriterium bei der Anbieterauswahl.  
• Zeit für das Wesentliche geht verloren
  Dokumente suchen, Daten übertragen, Vorgänge weiterleiten und fehlenden Informationen hinterherlaufen: Was wie “Nebenher-Geschäft” klingt, bindet genau die Zeit, die Fachabteilungen für die eigentliche Kreditbearbeitung benötigen. Steigt das Volumen, steigt auch der Aufwand rund um jeden einzelnen Fall.  
• Korrekturschleifen erhöhen das Fehlerrisiko
  Jede manuelle Übergabe birgt das Risiko, dass ein Dokument übersehen, falsch zugeordnet oder nicht vollständig abgelegt wird. Häufig fällt das erst später auf, etwa wenn eine Prüfung ansteht und Unterlagen fehlen oder eine Unterschrift nicht auffindbar ist. Dann handelt es sich nicht mehr nur um eine Verzögerung, sondern möglicherweise um eine Compliance-Feststellung, einen finanziellen Schaden oder eine notwendige Korrektur des Vorgangs.

Wer Kreditprozesse beschleunigen will, muss seine Mitarbeiter also nicht zu noch mehr Tempo antreiben. Der größere Hebel liegt darin, ihnen all die manuellen Zwischenschritte abzunehmen, die die Bearbeitung heute noch unnötig ausbremsen.  

Genau hier kommt  modernes Dokumentenmanagement  ins Spiel. Unterlagen und Informationen werden im Kontext des jeweiligen Kreditfalls automatisiert zusammengeführt, auch dann, wenn sie ursprünglich aus unterschiedlichen Systemen stammen. Sachbearbeiter sehen, welche Unterlagen vorliegen und welche Informationen noch fehlen, ohne dafür mehrere Anwendungen oder Ablagen durchsuchen zu müssen.  

Daten aus eingehenden Dokumenten stehen direkt für die Weiterbearbeitung bereit. Informationen müssen nicht in jedem Prozessschritt neu übertragen werden: Unterlagen gelangen automatisch an die richtige Stelle und der nächste Arbeitsschritt startet automatisiert, sobald alle notwendigen Voraussetzungen gegeben sind.  

Die fachliche Prüfung bleibt damit genauso gründlich wie zuvor. Weniger wird das, was rundherum Zeit kostet: suchen, übertragen, zuordnen, weiterleiten, nachfassen und warten.  

Denn wenn die Kreditprüfung bei vollständig vorliegenden Unterlagen oft nur wenige Tage dauert, muss das "Dazwischen" daraus keine Wochen machen.

Erfahren Sie, wie Doxis dokumentenbasierte Prozesse in Banken und Versicherungen modernisiert. 

* Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.