Wenn Maschinen laufen müssen: Wie HANSA-FLEX sein Informationsmanagement mit Doxis weiterentwickelt
Eine Baumaschine auf einer Baustelle. Ein Kran, der schwere Lasten bewegt. Eine Produktionsanlage, die im Takt arbeiten muss. Hydraulik verrichtet ihre Arbeit oft dort, wo viel Kraft gefragt ist und wo ein Ausfall schnell zum Problem wird. Genau in dieser Welt ist HANSA-FLEX zuhause.
Was 1962 mit der Fertigung von Hydraulikschläuchen in einer Garage bei Bremen begann, ist heute ein international tätiges Familienunternehmen. HANSA-FLEX bietet Produkte und Services rund um Hydraulik – vom klassischen Schlauch über Komponenten bis zu kompletten Systemlösungen. Mehr als 5.100 Mitarbeitende arbeiten heute an 462 Standorten für das Unternehmen. Und wenn bei einem Kunden unerwartet eine Hydraulikkomponente ausfällt, ist der mobile Hydraulikservice rund um die Uhr im Einsatz.
Doch je größer ein Unternehmen wird, desto mehr muss auch hinter den Kulissen zusammenspielen.
Verträge müssen auffindbar sein. Personalunterlagen sicher verwaltet werden. Einkauf und Vertrieb benötigen ihre Informationen. Lieferanten und Kunden bringen ihre eigenen Dokumente mit. Und was in einem Land funktioniert, muss in einem international aufgestellten Unternehmen nicht automatisch zu den Anforderungen eines anderen Landes passen.
Bei HANSA-FLEX begleitet Doxis diese Entwicklung bereits seit vielen Jahren.
Und das System, das heute im Unternehmen genutzt wird, hat mit dem ursprünglichen Einsatz nur noch bedingt etwas zu tun.
Wer ist HANSA-FLEX?
HANSA-FLEX gehört zu den weltweit führenden Anbietern von Produkten, Dienstleistungen und Lösungen rund um Hydraulik. Das Familienunternehmen hat seinen Hauptsitz in Bremen und blickt auf mehr als 60 Jahre Unternehmensgeschichte zurück.
HANSA-FLEX auf einen Blick
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1962 gegründet Hauptsitz in Bremen
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Mehr als 5.100 Mitarbeitende
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462 Standorte
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International auf fünf Kontinenten vertreten
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Produkte und Services von Hydraulikschläuchen und Komponenten bis zu Systemlösungen
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Mobiler Hydraulikservice für ungeplante Ausfälle
Das internationale Wachstum prägt nicht nur das operative Geschäft. Es verändert auch die Anforderungen an Informationen und Dokumente im Unternehmen.
Definition digitale Akte
Hey Doxi, was ist eigentlich eine digitale Akte?
Eine digitale Akte bündelt Dokumente und Informationen, die zu einem gemeinsamen Geschäftskontext gehören. Das kann beispielsweise ein Vertrag, ein Lieferant, ein Einkaufsvorgang oder ein Kunde sein.
Anders als ein klassischer Dateiordner bildet eine digitale Akte dabei nicht einfach nur eine Ablagestruktur ab. Sie orientiert sich daran, welche Informationen ein Fachbereich für seine tägliche Arbeit benötigt und wie diese miteinander zusammenhängen.
Wie das konkret aussieht, hängt deshalb vom jeweiligen Anwendungsfall ab.
Bei HANSA-FLEX gibt es beispielsweise Vertrags-, Lieferanten-, Einkaufs- und Kundenakten. Dabei folgt nicht jede Akte demselben Schema. Manche Lösungen wurden individuell konzipiert, bei anderen kann HANSA-FLEX auf bestehende Templates zurückgreifen.
Entscheidend ist also nicht, welche Akte Doxis vorgibt, sondern was der jeweilige Fachbereich benötigt. Oder wie Raphael Patzke es formuliert: „Es steht und fällt damit, was der Kunde oder der interne Kunde bei uns möchte.“
Am Anfang waren Personal und Rechnungswesen
Raphael Patzke hat diese Entwicklung aus nächster Nähe erlebt.
Als er zu HANSA-FLEX kam, war die Nutzung von Doxis noch deutlich stärker auf einzelne Bereiche konzentriert. Vor allem die Personalabteilung und das Rechnungswesen bestimmten den Einsatz.
Heute sieht das anders aus.
„Der Nutzerkreis hat sich innerhalb der letzten Jahre sehr stark vergrößert“, betont er.
Vertrieb und Einkauf sind hinzugekommen. Gleichzeitig nutzt HANSA-FLEX mehr Services innerhalb der Plattform. Aus einem Archiv, das von einigen Fachbereichen genutzt wurde, ist damit Schritt für Schritt eine Lösung für immer mehr interne Kunden geworden.
Ein entscheidender Schub kam bereits vor Jahren mit dem Vertragsmanagement und der digitalen Personalakte. Inzwischen kommen weitere Anwendungsfälle hinzu, darunter Lösungen rund um Lieferanten, Einkauf und Kunden.
Und mit jedem neuen Anwendungsfall kommen neue Menschen mit ganz eigenen Anforderungen.
Aus einer Lösung für einzelne Teams wird ein internationales Thema
Mit der Größe von HANSA-FLEX verändert sich dabei der Maßstab.
Eine Lösung, die zunächst einem Fachbereich hilft, kann irgendwann für Menschen an zahlreichen Standorten interessant werden. Raphael sieht gerade darin weiteres Potenzial: HANSA-FLEX ist international tätig und kann Lösungen, die sich bewähren, perspektivisch auch weiteren Niederlassungen zur Verfügung stellen.
Damit wird aus einer digitalen Akte schnell mehr als ein lokales Projekt.
Doch Internationalität bringt nicht nur zusätzliche Nutzer. Sie bringt auch zusätzliche Komplexität.
Und die zeigt sich besonders deutlich bei einem Thema, das nahezu jedes Unternehmen kennt: Rechnungen.
HANSA-FLEX: Von der Personalakte zum unternehmensweiten ECM
Ausbaubare Doxis ECM-Plattform: Wie HANSA-FLEX mit digitalen Personalakten die unternehmensweite Digitalisierung einläutet
Eine Rechnung ist nicht in jedem Land dieselbe Rechnung
Für HANSA-FLEX ist die Rechnungsverarbeitung deshalb aktuell eines der zentralen Themen.
Was in einem einzelnen Markt vergleichsweise einheitlich organisiert werden kann, wird international komplexer. Verschiedene Länder bringen unterschiedliche Anforderungen mit, auf die Prozesse und Systeme reagieren müssen.
Bisher müssen solche Veränderungen immer wieder berücksichtigt und implementiert werden.
HANSA-FLEX möchte die Rechnungsverarbeitung deshalb neu aufstellen und prüft, wie eine zukünftige Lösung das Rechnungswesen besser unterstützen kann.
Für Raphael ist genau das einer der Gründe, sich intensiv mit den aktuellen Entwicklungen bei Doxis zu beschäftigen. Eine neue Lösung für die Rechnungsverarbeitung soll genauer betrachtet und auch gegenüber Alternativen getestet werden.
Auch eine langjährige Lösung muss immer wieder überzeugen
HANSA-FLEX arbeitet schon lange mit Doxis. Raphael beschreibt sich selbst als technologieoffen. Das Unternehmen beobachtet den Markt und prüft immer wieder, ob vorhandene Lösungen noch zu neuen Anforderungen passen. Für ihn gehört das selbstverständlich dazu.
Gleichzeitig hat er beobachtet, wie sich Doxis über die vergangenen Jahre weiterentwickelt hat. Heute sieht er einen wesentlichen Teil der Anforderungen von HANSA-FLEX durch das Portfolio abgedeckt.
Neben der Technologie spielt für ihn noch etwas anderes eine Rolle: der direkte Draht zwischen den Unternehmen.
Der schnelle und unmittelbare Austausch mit den Doxis Ansprechpartnern habe über die Jahre immer wieder zu guten Ergebnissen für die Fachbereiche geführt.
Gerade wenn neue Anforderungen aus einem Fachbereich kommen, kann dieser Austausch entscheidend sein. Denn die nächste Anwendung lässt sich nicht immer Jahre im Voraus planen.
Manchmal entsteht sie einfach dadurch, dass ein interner Kunde mit einem neuen Problem vor der Tür steht.
Und SAP?
Auch SAP gehört zur Systemlandschaft von HANSA-FLEX. Die Verbindung mit dem Doxis-Archiv wird derzeit vor allem für die Dokumentenablage genutzt. Tiefergehende Prozesse hat HANSA-FLEX in diesem Umfeld bislang nur begrenzt entwickelt.
Auch hier könnte Bewegung entstehen.
Die Personalabteilung beschäftigt sich beispielsweise mit einer zukünftigen Lösung für das Personalmanagement. Verändert sich diese Systemlandschaft, könnten komplexere Prozesse und neue Integrationsmöglichkeiten interessant werden.
Das Muster ist dasselbe wie an anderer Stelle: Erst verändert sich eine fachliche Anforderung, dann verändert sich die Rolle, die Doxis dabei spielen kann.
Was sich bei HANSA-FLEX verändert hat
Nach vielen Jahren lässt sich die Entwicklung deshalb nicht an einer einzigen Funktion festmachen.
Doxis ist bei HANSA-FLEX heute breiter verankert als zu Beginn:
- Aus Personal und Rechnungswesen sind immer mehr interne Nutzer geworden.
- Vertrieb und Einkauf gehören inzwischen ebenfalls dazu.
- Vertragsmanagement und digitale Personalakten haben neue Einsatzbereiche geschaffen.
- Lieferanten-, Einkaufs- und Kundenakten adressieren weitere fachliche Anforderungen.
- Bestehende Templates können helfen, neue Lösungen schneller bereitzustellen.
- Durch die internationale Aufstellung können perspektivisch weitere Niederlassungen profitieren.
- Mit der Rechnungsverarbeitung steht bereits der nächste größere Anwendungsfall auf dem Prüfstand.
Vielleicht ist genau das die interessanteste Erkenntnis aus der Geschichte von HANSA-FLEX und Doxis: Eine Plattform muss nach vielen Jahren nicht mehr dasselbe Problem lösen wie am ersten Tag.
Was andere Unternehmen von HANSA-FLEX mitnehmen können
Enterprise Content Management beginnt schnell mit einem konkreten Problem.
Eine Abteilung möchte ihre Dokumente digital verwalten. Eine Personalakte soll eingeführt werden. Verträge sollen zentral verfügbar sein.
Dann verändert sich das Unternehmen.
Neue Fachbereiche kommen hinzu. Prozesse werden international. Andere Systeme verändern sich. Anforderungen entstehen, die bei der ursprünglichen Einführung niemand auf der Liste hatte.
Bei HANSA-FLEX ist Doxis diesen Weg über Jahre mitgegangen – vom stark durch Personal und Rechnungswesen geprägten Archiv hin zu einer Plattform für immer mehr interne Kunden.
Und vielleicht ist genau das der bessere Maßstab für eine Plattform, die langfristig bestehen soll: nicht wie viele Funktionen sie heute bietet, sondern wie gut sie mit den Anforderungen von morgen mitgehen kann.
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