Wie sich die HR von HANSA-FLEX von Papierakten befreite

In vielen HR-Abteilungen prägt Papier noch immer den Arbeitsalltag. Das Ablegen, Suchen und Verwalten von Personaldokumenten kann bis zu 40 % der Arbeitszeit beanspruchen – diese Zeit steht somit nicht für die Belange der Belegschaft und die Entwicklung von Talenten zur Verfügung.

Beim deutschen Hydraulikspezialisten HANSA-FLEX ist dieser Umstand zur massiven Herausforderung geworden. Die HR-Abteilung am Hauptsitz des Unternehmens in Bremen verwaltet deutschlandweit HR-Prozesse für circa 2.000 Beschäftigte. Im Laufe der Jahre hatten sich Tausende Dokumente in Papierform angesammelt – von Bewerbungsmappen und Verträgen über Schulungsnachweise bis hin zu Verwaltungsunterlagen.

Das Managen all dieser Informationen in herkömmlichen Papierakten wurde immer ineffizienter. Die digitale Transformation war überfällig.

Vor der Transformation führte die HR-Abteilung circa 2.000 Personalakten in Papierform in einem externen Archiv. Tägliche Vorgänge wie das Ablegen von Dokumenten oder das Nachschlagen von Informationen raubten viel Zeit und Mühe.

Die Suche nach Dokumenten allein beschäftigt jedes Teammitglied circa eine Stunde am Tag. In der Summe geht unheimlich viel Zeit für manuelle Verwaltungstätigkeiten verloren. Gleichzeitig sind Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten auf Basis von Papierakten kaum noch verlässlich zu erfüllen.

Der Handlungsbedarf ist offensichtlich: Zur Reduzierung des Zeitaufwands und konsequenten Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss die HR-­Abteilung die Daten ihrer Mitarbeitenden anders veralten als in Papierakten.

HANSA-FLEX entscheidet sich, nicht isoliert eine neue Technologie einzuführen, sondern das Projekt als funktionsübergreifende Initiative anzugehen. Von Beginn an arbeitet das HR-Team eng mit der IT, dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens und dem Vorstand zusammen. Gemeinsam analysieren sie die gesamte Dokumentenlandschaft im HR-Bereich:

• Welche Dokumente werden im Personalwesen erstellt und bearbeitet?
• Welche Workflows sind davon abhängig?
• Wo sind noch Papierexemplare im Umlauf?
• Wie sollte die Lösung in SAP integriert werden?

Das HR-Team ist von Anfang an eng in die Festlegung der Anforderungen eingebunden. Durch die tägliche Arbeit mit Personalakten können die Teammitglieder besonders gut beurteilen, ob das Lösungskonzept zu den realen Prozessen passt. Ihre Beiträge fördern die frühzeitige Akzeptanz und Nutzung der Lösung.

Zunächst formuliert HANSA-FLEX klare Anforderungen und implementiert im Anschluss durch Einsatz der Doxis-Plattform eine digitale Personalakte. Die Einführung gelingt sehr schnell: Nur drei Monate nach Projektstart geht die neue Lösung live. Die Beschäftigten nehmen das System aus zwei Gründen besonders schnell an. Einerseits kommt die Benutzeroberfläche gut an – sie wirkt vertraut, viele Mitarbeitende fühlen sich an MS Office erinnert und nutzen die Plattform ganz intuitiv. Andererseits wissen die HR-Kräfte durch ihre eigene frühzeitige Einbindung in das Projekt genau, welche Veränderungen es aus welchen Gründen braucht.

Dank der digitalen Personalakten finden Mitarbeitende Informationen sofort, ohne langwierig durch Aktenordner blättern zu müssen. Der Zugriff auf Dokumente kann auch remote erfolgen, sodass Beschäftigte jederzeit auf die Daten zugreifen und flexibler arbeiten können.

Die Transformation hat auch weiterreichende betriebliche Auswirkungen:

• Das Unternehmen muss nun für Personalakten kein Archiv mehr anmieten.
• Die Durchlaufzeiten von HR-Prozessen haben sich deutlich verkürzt.
• Compliance-Anforderungen werden jetzt konsequenter erfüllt.

Laut HR-Team verlief der Übergang reibungsloser als erwartet. Die Kombination aus intuitiver Software und frühzeitiger Einbindung der Mitarbeitenden sorgte von Beginn an für eine hohe Akzeptanz.

HANSA-FLEX hatte Doxis bereits in anderen Unternehmensbereichen im Einsatz, insbesondere für die SAP-Datenarchivierung. Die Plattform unterstützt außerdem das Dokumentenmanagement, den Posteingang und die Rechnungsverarbeitung in verschiedenen Bereichen wie Beschaffung, Produktion, Buchhaltung und Vertrieb.

Diese stabile Basis war Gold wert. Denn der HR-Bereich führte somit kein Einzel-Tool ohne Anknüpfungspunkte ein, sondern baute auf eine im Unternehmen bereits umfassend genutzte Plattform auf. Im Vertriebssupport nutzte HANSA-FLEX Doxis beispielsweise bereits für das digitale Vertragsmanagement von Leasingverträgen und plante, dies auch auf Service- und Wartungsverträge auszudehnen.

Auf diese Weise konnte das Unternehmen die Digitalisierung anwendungsorientiert skalieren, ohne bei jedem neuen Anwendungsfall erneut nach einer passenden Software suchen und diese integrieren zu müssen.

Langfristig möchte HANSA-FLEX abteilungsübergreifend stärker vernetzte Workflows entwickeln. Dies gelingt besser, wenn Teams auf derselben digitalen Grundlage arbeiten, statt Dokumente in unterschiedlichen Systemen zu verwalten. Mit der Digitalisierung von Personalakten auf einer Plattform, die bereits in anderen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommt, hat sich das Unternehmen zukunftssicher aufgestellt. Stehen künftig Erweiterungen, Standardisierungen oder Verknüpfungen an, lassen sich diese umso leichter umsetzen. Somit handelt es sich bei dem Projekt nicht nur um eine Initiative zur Effizienzsteigerung im HR-Bereich, sondern vielmehr um einen Beleg dafür, dass auch die Lösung eines einzelnen Problems eine umfassendere Digitalisierung im gesamten Unternehmen fördern kann.

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