Digitaler Kassenbon für effiziente und rechtskonforme Prozesse

Ein digitaler Kassenbon, auch bekannt als eBon, digitaler Kassenzettel oder digitaler Kassenbeleg, ist die elektronische Alternative zum klassischen Papierbon. Statt einen Ausdruck zu erhalten, bekommen Käufer in der Gastronomie, im Einzelhandel oder einem sonstigen Geschäft ihren Beleg elektronisch bereitgestellt.

Dabei enthält der digitale Kassenbon alle Informationen, die auch auf einem herkömmlichen Papierbeleg zu finden sind. Dazu gehören unter anderem:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Datum, Uhrzeit und Betrag der Transaktion
• Art und Menge der gekauften Artikel oder Dienstleistungen
• Angewendete Steuersätze und ausgewiesene Umsatzsteuer
• Zahlungsart (bar, Karte, mobil etc.)
• Fortlaufende Transaktionsnummer
• Signatur der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Arten von digitalen Kassenzetteln

Kunden erhalten den digitalen Kassenzettel auf verschiedene Arten bereitgestellt. Das ist meist davon abhängig, wie Ihr Kassensystem technisch ausgestattet ist beziehungsweise welche Kanäle Sie bespielen. Ziel ist, den Beleg schnell, bequem und rechtssicher digital zur Verfügung zu stellen.

Diese Möglichkeiten gibt es:

• QR-Code auf dem Kundendisplay: Kunden scannen den QR-Code an der Kasse mit ihrem Smartphone und laden den Kassenbon direkt herunter.
• QR-Code auf dem Kassenbon aus Papier: Der klassische Kassenbon enthält einen QR-Code oder Link, über den sich der digitale Beleg auch nach dem Einkauf im Handel abrufen lässt.
• Versand per E-Mail: Der digitale Kassenbon wird nach dem Kauf automatisch per E-Mail verschickt – häufig als PDF-Datei oder direkter Downloadlink.
• Bereitstellung in einer Kundenapp: Über eine Händler- oder Kunden-App können Nutzer ihre Kassenbons dauerhaft einsehen und verwalten.
• Versand per SMS oder Messenger: Unternehmen teilen den Beleg über Dienste wie SMS, WhatsApp oder andere Messaging-Plattformen.
• Scan der Kundenkarte: Beim Scannen der Kundenkarte ordnet das Kassensystem den digitalen Kassenbon automatisch dem Kundenkonto zu. Der Beleg steht direkt nach dem Kauf im Konto bereit.

Das Kassensystem erzeugt den digitalen Kassenzettel direkt beim Bezahlvorgang. Im Hintergrund laufen mehrere Schritte automatisiert ab:

1. Transaktion erfassen: Das Kassensystem registriert alle relevanten Daten wie Betrag, Steuersatz, Artikel und Zeitpunkt des Kaufs.
2. Signierung durch die TSE: Das System versieht jede Transaktion mit einer digitalen Signatur, um Manipulationen auszuschließen.
3. Kassenbon erzeugen: Aus den Transaktionsdaten generiert das System den digitalen Beleg automatisch.
4. Kassenbon bereitstellen: Der Kunde erhält den Kassenzettel über einen elektronischen Weg – zum Beispiel per QR-Code, E-Mail, App oder Messenger.
5. Archivierung im DMS: Parallel speichert das angebundene Dokumentenmanagement-System (DMS) den Beleg revisionssicher.

Ein digitaler Kassenbon bringt weit mehr Vorteile, als nur Papier zu sparen. Er ist ein zentraler Bestandteil moderner, automatisierter Geschäftsprozesse und hilft Ihnen, gesetzliche Anforderungen effizient zu erfüllen.

Automatisierte Dokumentenprozesse

Mit digitalen Kassenbons erfassen Sie Transaktionen automatisch, verknüpfen sie direkt mit Kunden- oder Buchhaltungsdaten und archivieren sie ohne manuelle Zwischenschritte. Das reduziert Eingabefehler, beschleunigt Abläufe und schafft Transparenz über alle Vorgänge hinweg. Zudem lassen sich digitale Kassenbons nahtlos in Ihr Dokumentenmanagement-, ECM- oder ERP-System integrieren. So schaffen Sie durchgängig digitale Workflows vom Point of Sale bis zur Buchhaltung.

Optimierte Nachhaltigkeit

Indem Sie auf Papierbelege und Zettelwirtschaft verzichten, senken Sie den Ressourcenverbrauch und vermeiden Müll. So ist der digitale Kassenbon auch ein aktiver Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein in Ihrem Unternehmen.

Sichere Rechtskonformität

Idealerweise erfüllen digitale Kassenbons alle gesetzlichen Vorgaben der Belegausgabepflicht und der GoBD. Voraussetzung dafür ist, dass Ihr Kassensystem über eine zertifizierte TSE verfügt und Transaktionsdaten manipulationssicher speichert. Mit elektronisch archivierten Belegen stellen Sie zudem sicher, dass diese vollständig und jederzeit nachvollziehbar abrufbar sind.

Unternehmen sind verpflichtet, sämtliche Kassenbelege, Quittungen und Transaktionsdaten revisionssicher zu archivieren – unabhängig davon, ob es sich um Papier- oder elektronische Belege handelt.

Diese Anforderungen stärkt künftig auch die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age). ViDA zielt darauf ab, Umsatzsteuerprozesse europaweit zu digitalisieren und eine einheitliche elektronische Beleg- und Meldepflicht einzuführen. Konkret heißt das, dass

digitale Kassenbons und automatisierte Archivierungssysteme schon heute die Grundlage für eine ViDA-konforme Umsetzung schaffen.

Wer seine Kassenbelege und Quittungen digital aufbewahren möchte, muss also sicherstellen, dass alle Daten vollständig, unverändert und jederzeit nachvollziehbar gespeichert sind.

Wesentliche Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Kassenbons sind:

• Aufbewahrungsfrist: Kassenbelege sind über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist zuverlässig verfügbar zu halten (häufig zehn Jahre).
• Revisionssichere Archivierung: Die gespeicherten Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden können. Jede Transaktion muss im Originalzustand abrufbar bleiben.
• Automatische Zuordnung: Digitale Bons lassen sich dem Kundenkonto zuordnen (z. B. über Kundenkarte/App), damit Belege zentral abrufbar sind.
• Nachvollziehbarkeit: Sie müssen jederzeit nachvollziehen können, wann, von wem und in welchem Zusammenhang ein Beleg erstellt wurde.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Die Daten müssen in einem standardisierten elektronischen Format vorliegen, damit sie sich bei Prüfungen maschinell auswerten lassen.
• Zugriff im Prüfungsfall: Auf Anfrage müssen Sie den Finanzbehörden alle relevanten Kassen- und Belegdaten zeitnah und vollständig zur Verfügung stellen können.

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Revisionssicheres Archiv für digitale Belege

Wie Knipex sämtliche Belege revisionssicher im ECM-System speichert und so die Voraussetzungen für durchgehend digitale Prozesse schafft.

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Die Digitalisierung von Kassenbelegen reduziert den manuellen Aufwand, senkt Kosten und schafft Transparenz in Ihren Finanzprozessen. Mit dem ECM-System Doxis digitalisieren Sie den gesamten Belegprozess – also Belege erfassen, bearbeiten, auswerten und rechtskonform archivieren. So funktioniert es:

Schritt 1: Papierbelege digitalisieren

Mit Doxis erfassen Sie Papierbelege per Scan oder Foto. Das System wandelt sie automatisch in digitale Dokumente um, legt sie strukturiert ab und macht sie sofort weiterverarbeitbar.

Schritt 2: Digitale Kassenbelege erfassen und klassifizieren

Doxis erkennt eingehende Belege automatisch. Mithilfe von OCR- und KI-Technologie liest das System alle relevanten Informationen aus und ordnet sie direkt den passenden Prozessen, Kunden oder Kostenstellen zu.

Schritt 3: Daten extrahieren und speichern

Im nächsten Schritt erfolgt die Datenextraktion. In diesem Zuge extrahiert Doxis relevante Belegdaten wie Datum, Betrag, Umsatzsteuer und Transaktionsnummer. Doxis speichert diese Informationen automatisch, verschlagwortet und indexiert sie, sodass Sie Belege jederzeit abrufen und auswerten können.

Schritt 4: Belegdaten im Buchhaltungssystem managen

Über standardisierte Schnittstellen überträgt Doxis Belegdaten direkt in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System.

Schritt 5: Kassenzettel aufbewahren und revisionssicher archivieren

Zum Abschluss archiviert Doxis alle Kassenzettel GoBD-konform und unveränderlich in einem digitalen Archiv. Dafür versieht Doxis jeden Beleg mit Metadaten, speichert ihn revisionssicher und jederzeit abrufbar. So erfüllen Sie alle Aufbewahrungspflichten und sind für Prüfungen optimal vorbereitet.

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Zeit, Kosten und Energie einsparen und Workflows nachvollziehbar gestalten

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Mit dem digitalen Kassenbon schaffen Sie die Grundlage für effiziente und transparente Abläufe an der Kasse. Digitale Belege lassen sich automatisch erfassen, zuordnen und archivieren. So sparen Sie neben Zeit und Kosten auch Energie, die sonst in Druck, Verwaltung und Archivierung fließt.

Die Umstellung auf elektronische Kassenbelege ist damit eine nachhaltige und zukunftssichere Lösung für moderne Unternehmen. Ob Sie Ihre Prozesse optimieren, gesetzliche Vorgaben erfüllen oder interne Abläufe beschleunigen möchten: Der digitale Kassenbon bietet Ihnen die Option, Ihre Dokumentenprozesse ganzheitlich zu digitalisieren. Mit Doxis setzen Sie den digitalen Belegprozess durchgängig um – von der Erfassung bis zur GoBD-konformen Archivierung und Bereitstellung im Prüfungsfall. So behalten Sie alle Kassenbelege im Blick und steuern Ihre Prozesse digital, sicher und effizient.

Häufige Fragen zum digitalen Kassenbon