Die 6 führenden Softwareanbieter für Ihr Case Management

1. Doxis ist die einzige Plattform in diesem Vergleich, die Enterprise Content Management, Case Management, Workflow-Automatisierung, KI und revisionssichere Archivierung nativ auf einer Plattform vereint. Sie eignet sich besonders für dokumentenzentriertes Case Management mit zertifizierter SAP-Integration.
2. OpenText kombiniert umfassende Content-Governance mit dynamischem Fallmanagement über die AppWorks-Erweiterung und passt am besten zu Unternehmen, die bereits im OpenText-, SAP- oder Microsoft-Ökosystem arbeiten.
3. Hyland OnBase bündelt Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen in einer zentralen Case-Management-Umgebung mit starker Präsenz im Gesundheitswesen, bei Finanzdienstleistern, Versicherungen und Behörden.
4. M-Files setzt auf einen metadatengetriebenen Ansatz mit KI-gestützter Klassifizierung (M-Files Aino) und eignet sich für Unternehmen, die Vorgänge unabhängig von starren Ordnerstrukturen abbilden möchten.
5. DocuWare verbindet Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung mit einfacher Bedienung und schneller Einführung, vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen.
6. ELO Digital Office bietet eine modulare ECM-Plattform mit dediziertem Vorgangs- und Aktenmodul für den öffentlichen Sektor und ist besonders im deutschsprachigen Mittelstand etabliert.

Case Management Software steuert den gesamten Lebenszyklus eines geschäftlichen Vorgangs: von der Erfassung und dem Dokumenteneingang über Zuweisung, Weiterleitung, Eskalation und Entscheidung bis zur Erledigung und Archivierung.

Ein Vorgang ist eine strukturierte Arbeitseinheit, die Dokumente umfasst, mehrere Beteiligte einbindet, sich über Systeme und Abteilungen erstreckt und eine nachvollziehbare Lösung erfordert.

Die Software muss all diese Elemente automatisiert, in großem Umfang und mit einem vollständigen Nachweis jeder Aktion in einer governten Umgebung koordinieren.

Warum Vorgangsbearbeitung ohne das richtige System scheitert

Ohne eine zentrale Case-Management-Plattform verteilen sich Dokumente, Zuständigkeiten und Fristen eines Vorgangs auf mehrere Systeme. Das wirkt sich auf drei Ebenen aus: auf den täglichen Betrieb, auf die Nachweisbarkeit gegenüber Prüfern und Behörden und auf die Zeit, die Mitarbeitende tatsächlich für die Vorgangsbearbeitung aufwenden können.

Manuelle Prozesse erzeugen operative Engpässe

Vorgänge scheitern selten an einem einzelnen Fehler. Häufiger entstehen Verzögerungen durch alltägliche manuelle Abläufe: Dokumente liegen an unterschiedlichen Orten, Freigaben laufen per E-Mail, und Fristen werden außerhalb des eigentlichen Systems nachverfolgt.

Mit steigender Vorgangszahl wird es zunehmend schwieriger, Zuständigkeiten zu verfolgen, den Fortschritt zu überwachen und Vorgänge konsistent abzuschließen.

Compliance lässt sich schwerer nachweisen

In regulierten Branchen muss jeder Vorgang durch einen vollständigen Nachweis aus Dokumenten, Entscheidungen, Freigaben und Zeitstempeln belegt werden. Sind Informationen über mehrere Systeme verteilt, wird die Bereitstellung dieser Nachweise langsam, uneinheitlich und fehleranfällig.

Ob bei einer Prüfung, einer behördlichen Anfrage oder einem Rechtsstreit: Unternehmen benötigen einen vollständigen Audit-Trail, der sich ohne manuelles Zusammentragen von Informationen abrufen lässt – gerade mit Blick auf Anforderungen wie DSGVO, GoBD und branchenspezifische Aufbewahrungsfristen.

Teams verwalten Arbeit, statt sie zu erledigen

Ohne eine einheitliche Case-Management-Plattform verbringen Mitarbeitende wertvolle Zeit damit, Dokumente zu suchen, den Bearbeitungsstand zu prüfen, die aktuelle Dokumentversion zu bestätigen und Informationen erneut in verschiedene Systeme einzugeben.

Das Ergebnis sind längere Bearbeitungszeiten, höherer administrativer Aufwand und weniger Zeit für die eigentliche Vorgangsbearbeitung.

Diese sechs Plattformen wurden anhand ihrer Funktionen für Case Management, Content Governance, Workflow-Automatisierung und KI sowie ihrer Integrationsfähigkeit in Unternehmenssysteme ausgewählt. Zusätzlich flossen Einschätzungen von Analysten und Kunden in die Bewertung ein. Die jeweiligen Vor- und Nachteile wurden anhand von Nutzerbewertungen auf Gartner Peer Insights, G2 und Capterra überprüft.

1. Doxis

Doxis ist eine KI-first Enterprise-Content-Management- und Intelligent-Content-Automation-Plattform, die Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, Business Process Management und KI auf einer gemeinsamen Architektur vereint.

Für das Case Management bedeutet das: Dokumente, Workflows, Freigaben, Metadaten und Audit-Trails eines Vorgangs laufen auf derselben Plattform zusammen, statt über mehrere integrierte Einzelwerkzeuge verteilt zu sein.

Die zertifizierte SAP-Integration ist ein zentraler Unterschied für Unternehmen, die geschäftskritische Prozesse in SAP betreiben. Doxis integriert sich zudem in Microsoft 365, Salesforce, ServiceNow, Workday und weitere Unternehmensanwendungen. So lassen sich Dokumente governen und Vorgänge über ERP-, CRM- und HR-Prozesse hinweg automatisieren, bei vollständigem Audit-Trail.

Doxis wurde jeweils 2024 und 2026 als Leader im Gartner Magic Quadrant for Document Management ausgezeichnet.

Vorteile

• Einheitliche Plattform für ECM, BPM und KI: Vorgangsdokumente, Workflows, Freigaben und Audit-Trails werden ohne Plattformwechsel verwaltet
• Zertifizierte SAP-Integration für SAP ERP und SAP S/4HANA
• KI-gestützte Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion und Intelligent Document Processing
• Unterstützt sowohl strukturierte als auch Ad-hoc-Vorgangsabläufe und passt sich der tatsächlichen Form jedes Vorgangs an, statt einen starren Prozess vorzugeben
• Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Betrieb
• Native Integrationen mit SAP, Microsoft 365, Salesforce, ServiceNow, Workday und weiteren Unternehmensanwendungen

Nachteile

• Konzipiert für mittlere und große Unternehmen, daher am besten geeignet für Organisationen mit komplexen, dokumentenintensiven Vorgangsanforderungen
• Die Einführung erfordert in der Regel eine Planung rund um Geschäftsprozesse, Governance und Unternehmensintegrationen, um den langfristigen Nutzen zu maximieren

2. OpenText

OpenText Content Management bildet die Content-Governance-Grundlage für das Case-Management-Angebot von OpenText. Die Plattform verknüpft Dokumente, E-Mails und weitere unstrukturierte Inhalte direkt mit Geschäftsobjekten in SAP, Microsoft 365, Salesforce und SuccessFactors.

Für komplexere Vorgangsabläufe erweitert OpenText AppWorks das Content Management um Low-Code-Anwendungsentwicklung, Prozessautomatisierung und dynamisches Fallmanagement.

Die Plattform eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits im OpenText-Ökosystem investiert sind. Die zentralen Abwägungen betreffen die Implementierungskomplexität und die Gesamtbetriebskosten, insbesondere bei großen Unternehmenseinführungen.

Vorteile

• Content-in-Context-Architektur: Vorgangsdokumente sind direkt mit SAP- und anderen Unternehmensobjekten verknüpft, Governance greift auf Inhaltsebene statt über Workflow-Anhänge
• AppWorks erweitert das Case Management für komplexe, adaptive Vorgangsszenarien, ohne eine separate Plattform zu erfordern
• Zertifizierte SAP-Integration für SAP Business Suite und S/4HANA
• Ausgereiftes Records Management mit Aufbewahrungsplänen, Legal Hold und Compliance-Audit-Trails
• Flexibler Betrieb: Cloud, Hybrid, On-Premises

Nachteile

• Steile Lernkurve für Administratoren und Endanwender, insbesondere für Nutzer ohne Vorkenntnisse in SAP oder OpenText (G2; Gartner Peer Insights)
• Die Implementierung erfordert in der Regel zertifizierte Implementierungspartner, was sowohl die Einführungsdauer als auch die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) deutlich erhöht (G2; Gartner Peer Insights)
• Die Preisgestaltung wird durchgängig als hoch bewertet. Einige Nutzer berichten, dass die Lösung für mittelständische Unternehmen wirtschaftlich kaum tragbar ist (G2)
• Unternehmen, die für komplexere Case-Management-Workflows zusätzlich AppWorks benötigen, müssen faktisch zwei OpenText-Komponenten lizenzieren, was Kosten und Konfigurationsaufwand weiter erhöht (PeerSpot)
• Die Qualität des Supports wird in Nutzerbewertungen wiederholt kritisch beurteilt. Einige Anwender berichten, dass Eskalationen häufig notwendig sind, um die passende fachliche Unterstützung zu erhalten (G2)

3. Hyland OnBase

Hyland OnBase kombiniert Enterprise Content Management, Workflow-Automatisierung und Case Management in einer Plattform. Die Lösung ist im Gesundheitswesen, bei Finanzdienstleistern, Versicherungen und Behörden weit verbreitet, wo dokumentenzentrierte Prozesse und regulatorische Compliance im Vordergrund stehen.

Eine besondere Stärke von OnBase liegt im Fallmanagement: Dokumente, Aufgaben, Kommunikation und Entscheidungen laufen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zusammen. Unternehmen sollten das modulare Lizenzmodell von Hyland sorgfältig prüfen, da Funktionen einzeln lizenziert werden.

Vorteile

• Umfassendes Fallmanagement, bei dem Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen eines Vorgangs in einem zentralen Arbeitsbereich gebündelt werden
• Modulare Architektur, mit der Unternehmen nur die benötigten Funktionen einführen und später erweitern können
• Breite Integration, unter anderem in SAP ArchiveLink, Microsoft 365, Epic, Oracle und Salesforce
• Ausgeprägte Compliance-Funktionen inklusive Audit-Trails, Aufbewahrungsplänen und rechtssicheren Aufbewahrungssperren

Nachteile

• Die Gesamtbetriebskosten können hoch ausfallen; mehrere Bewertungen beschreiben das Lizenzmodell als kostspielig im Vergleich zu Alternativen (Gartner Peer Insights)
• Die Benutzeroberfläche wird als veraltet beschrieben; das Konfigurationsmodul hat sich über mehrere Jahre kaum verändert, und der Web-Client bietet nicht denselben Funktionsumfang wie der Desktop-Client (G2; Gartner Peer Insights)
• Die Plattform gilt als komplex, mit einer steilen Lernkurve bei erweiterten Konfigurationen und der Gestaltung von Workflows (G2)
• Modular licensing structure can make it difficult to determine which capabilities are included versus licensed separately (G2)
• Unternehmen mit SAP S/4HANA sollten prüfen, ob die SAP-ArchiveLink-Integration die eigenen Governance-Anforderungen abdeckt (G2)

4. M-Files

M-Files ist eine Content-Services-Plattform mit metadatengetriebenem Ansatz und KI-gestützter Klassifizierung über M-Files Aino. Statt Dokumente in Ordnerstrukturen abzulegen, ordnet M-Files Inhalte über Metadaten ihrem geschäftlichen Kontext zu, etwa Kunde, Projekt oder Vorgang.

Die Plattform ist Cloud-, On-Premises- oder hybrid verfügbar und kombiniert Workflow-Automatisierung mit Compliance-Funktionen wie Audit-Trails und Versionierung. Sie ist unter anderem ISO-27001- und SOC-2-zertifiziert und wird von Unternehmen in über 100 Ländern eingesetzt.

Vorteile

• Metadatenbasierte Ablage ermöglicht die Zuordnung von Dokumenten zu Kunden, Projekten oder Vorgängen unabhängig von starren Ordnerstrukturen
• KI-gestützte Klassifizierung und automatische Metadatenanreicherung über M-Files Aino
• Workflow-Automatisierung für Freigaben, Zuweisungen und Dokumentenweiterleitung
• Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Betrieb mit ISO-27001- und SOC-2-Zertifizierung

Nachteile

• Anwenderbewertungen beschreiben eine anfänglich steile Lernkurve für Nutzer, die von klassischen Ordnerstrukturen kommen (Capterra)
• Bei großen Mengen an Stammdatenobjekten berichten Anwender von Schwierigkeiten in der Verwaltung (businesswith.de)
• Das lizenzbasierte Preismodell wird von Anwendern häufig als teuer und wenig flexibel beschrieben, insbesondere bei steigenden Nutzerzahlen (Capterra)
• Kein durchgängiges, natives Records-Management-Modell für revisionssichere Langzeitarchivierung wie bei spezialisierten ECM-Plattformen

5. DocuWare

DocuWare ist eine cloudbasierte Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Unternehmen nutzen sie, um Dokumente zu digitalisieren, Freigaben zu automatisieren und dokumentenbasierte Vorgänge zu steuern. Die Lösung ist vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen verbreitet, die papiergebundene Abläufe reduzieren möchten.

Eine besondere Stärke ist die intelligente Indexierung: Sie schlägt mithilfe von KI passende Metadaten vor und lernt aus dem Anwenderverhalten, was den manuellen Erfassungsaufwand senkt.

Vorteile

• Intelligente, KI-gestützte Indexierung reduziert den manuellen Erfassungsaufwand und verbessert Suchergebnisse mit der Zeit
• Zentrale Funktionen wie Workflow Manager, intelligente Indexierung und elektronische Formulare sind in jeder Abonnementstufe enthalten
• Mehr als 1.000 Integrationen in Cloud-Anwendungen ohne separat zu lizenzierende Module
• Cloud-, On-Premises- oder hybrider Betrieb mit europäischen Rechenzentren

Nachteile

• Die Lizenzkosten werden wiederholt als hoch bewertet; zusätzliche Integrationen können die Gesamtbetriebskosten insbesondere für kleinere Unternehmen weiter erhöhen (Capterra)
• Individuelle Anpassungen bei nicht standardisierten Workflows können umfangreiche Skripte erfordern, was die Einarbeitung für Administratoren verlängert (G2)
• Die Erfahrungen mit dem Support fallen unterschiedlich aus; einzelne Anwender berichten von langen Reaktionszeiten und eingeschränkter regionaler Verfügbarkeit (Capterra)
• Anpassungen an komplexe Aktenstrukturen oder unternehmensweite Records-Management-Modelle sind begrenzter als bei spezialisierten Enterprise-Plattformen

6. ELO Digital Office

ELO Digital Office ist eine in Deutschland entwickelte ECM- und DMS-Plattform, die Dokumentenverwaltung, Workflows und Archivierung in einer modularen Suite bündelt. Für Vorgangsbearbeitung im öffentlichen Sektor bietet ELO mit ELO Public Sector ein dediziertes Modul, das virtuellen Posteingang, elektronische Akte und Vorgangsbearbeitung auf kommunaler, Landes- und Bundesebene verbindet.

Die Plattform integriert sich in ERP- und CRM-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 und Salesforce und nutzt eine Elasticsearch-basierte Volltextsuche über Dokumente, E-Mails und Rechnungen hinweg.

Vorteile

• Dediziertes Vorgangs- und Aktenmodul (ELO Public Sector) für Behörden und Verwaltungen, von Posteingang bis Aktenbearbeitung
• Leistungsstarke, Elasticsearch-basierte Volltextsuche über Dokumente, E-Mails und weitere Inhalte
• Automatisierte, regelbasierte Archivierung nach Aufbewahrungsplan und Fristen
• Integrationen in Microsoft Dynamics 365, Salesforce und weitere ERP-/CRM-Systeme, Cloud- und On-Premises-Betrieb
• Low-Code-Anpassung von Workflows ohne umfangreiche Eigenentwicklung

Nachteile

• Case Management wird vor allem über das zusätzliche Public-Sector-Modul abgedeckt, statt als durchgängige native Funktion der Kernplattform
• ELO ist vor allem im deutschsprachigen Mittelstand etabliert; für internationale Enterprise-Rollouts liegen im Vergleich zu global aufgestellten Wettbewerbern weniger öffentlich dokumentierte Referenzen vor
• Öffentlich zugängliche, unabhängige Nutzerbewertungen sind im Vergleich zu größeren internationalen Anbietern seltener verfügbar

Die folgenden sechs Kriterien zeigen auf, ob eine Plattform Vorgänge tatsächlich durchgängig steuert, oder ob Dokumente, Workflows und Nachweise am Ende doch wieder in getrennten Systemen landen.

Einheitliche Vorgangsakte

Achten Sie auf eine Plattform, die Dokumente, Kommunikation, Freigaben und Vorgangsdaten in einem einzigen, zentralen, kontrollierten Arbeitsbereich zusammenführt. So erhalten Anwender jederzeit einen vollständigen Überblick über den gesamten Vorgang – bei durchgängiger Versionskontrolle, hoher Sicherheit und lückenloser Nachvollziehbarkeit.

Workflow-Automatisierung

Vorgänge sollten anhand von Richtlinien automatisch weitergeleitet werden, mit integrierten Freigaben, Benachrichtigungen und Eskalationen, um manuellen Aufwand zu reduzieren und eine konsistente Bearbeitung sicherzustellen.

Unternehmensintegration

Die Plattform sollte sich in ERP-, CRM-, HR- und weitere Fachsysteme integrieren lassen, damit Sachbearbeiter einen einheitlichen Informationsstand haben, ohne zwischen Anwendungen zu wechseln.

KI-gestützte Vorgangsannahme

KI sollte eingehende Anfragen klassifizieren, relevante Informationen extrahieren und Vorgänge automatisch dem passenden Workflow zuordnen, um manuelle Sichtung zu reduzieren und die Bearbeitung zu beschleunigen.

Audit-Trails und Compliance

Jede Aktion, einschließlich Dokumentenzugriff, Freigaben, Statusänderungen und Neuzuweisungen, sollte in einem manipulationssicheren Audit-Trail erfasst werden, um Prüfungen, DSGVO- und GoBD-Anforderungen sowie interne Kontrollen zu unterstützen.

SLA- und Fristenmanagement

Die Plattform sollte Service-Level-Agreements überwachen, Erinnerungen und Eskalationen vor Ablauf von Fristen auslösen und in Echtzeit Transparenz über gefährdete Vorgänge schaffen.

Die Wahl der passenden Case Management Software betrifft mehr als die aktuellen Anforderungen.

Da Prozesse komplexer werden und regulatorische Erwartungen steigen, brauchen Unternehmen eine Plattform, die Governance, Automatisierung und Compliance mit dem Unternehmen mitwachsen lässt.

Doxis vereint Enterprise Content Management, Case Management, Workflow-Automatisierung und KI auf einer Plattform. Vorgänge bauen auf derselben Content-Architektur auf, die Dokumente verwalten, Aufbewahrungsregeln anwendet und Audit-Trails im gesamten Unternehmen führt.

Integration im gesamten Unternehmen

Während viele Plattformen eine separate ECM-Schicht benötigen, um die einem Vorgang zugrunde liegenden Dokumente zu governen, verwaltet Doxis beides nativ.

Dokumente, Workflows, Freigaben, Metadaten und Compliance-Nachweise laufen im selben System zusammen, was den Integrationsaufwand separater Case- und Dokumentenmanagement-Plattformen reduziert.

Doxis integriert sich in SAP, Microsoft 365, Salesforce, ServiceNow, Workday und weitere Unternehmensanwendungen, sodass Dokumente und Metadaten mit ERP-, CRM- und HR-Prozessen verbunden bleiben.

Mit Doxis können Unternehmen:

• Den gesamten Vorgangslebenszyklus von Eingang und Klassifizierung über Weiterleitung, Freigabe und Eskalation bis zur Erledigung und Archivierung auf einer Plattform steuern
• Vorgangsdokumente mit Versionierung, Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold und manipulationssicheren Audit-Trails verwalten
• KI-gestützte Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion bei der Vorgangsannahme einsetzen, damit Vorgänge von Beginn an korrekt kategorisiert und weitergeleitet werden
• Vorgänge direkt mit SAP ERP und SAP S/4HANA, Microsoft 365, Salesforce und ServiceNow verbinden, ohne separate Integrationsebenen
• Sowohl strukturierte Workflows als auch Ad-hoc-Vorgangsbearbeitung unterstützen und Prozessverantwortlichen Flexibilität für Vorgänge ohne festen Ablauf geben
• Auf Cloud-, Hybrid- oder On-Premises-Infrastruktur betreiben, passend zur IT-Strategie und den Datenschutzanforderungen des Unternehmens

Unternehmen, die mit Doxis arbeiten, erzielen messbare Ergebnisse durch Dokumentenautomatisierung und Prozessoptimierung. In einer Forrester Total Economic Impact™-Studie auf Basis der Erfahrungen von SEW-Eurodrive erzielte die modellierte Organisation einen ROI von 336 Prozent, eine Amortisationszeit von unter sechs Monaten und einen quantifizierten Nutzen von 17,37 Millionen Euro über drei Jahre.

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FAQs zur besten Enterprise-Case-Management-Software