78 % der Unternehmen geben an, intelligente Dokumentenverarbeitung zu nutzen – doch warum arbeiten dann noch 61 % mit Papier?

Die Einführung erfolgt in der Breite – die Nutzung von KI nicht  

Ein Anteil von 78 % macht ziemlich Eindruck, nicht wahr? Nur leider handelt es sich in den meisten Fällen eher um regelbasierte Automatisierungen als um echte KI. Manche arbeiten mit althergebrachten Vorlagen, andere greifen auf maschinelles Lernen zurück, jedoch nur auf einer sehr grundlegenden Ebene. Kurz gesagt: Viel Automatisierung, wenig Intelligenz. Doch es gibt auch eine gute Nachricht: Wer sich für die Transformation entscheidet, hat jetzt noch alle Möglichkeiten.

Altsysteme werden schnell abgeschafft  

Diese Zahl ist bemerkenswert: 68 % der neuen IDP-Projekte ersetzen ältere Systeme. Das ist ein enormer Anteil. Ein Beleg dafür, wie schnell Unternehmen sich von nicht mehr zeitgemäßen Tools für nur einen Anwendungsfall verabschieden. Die Entwicklung geht klar in eine Richtung: modular aufgebaute Plattformen, in die sich neue KI-Modelle direkt integrieren lassen. Denn niemand braucht noch ein Szenario, in dem Unternehmen alle paar Jahre viel Geld investieren müssen, um alte Systeme durch neue zu ersetzen.

Nicht nur bei Rechnungen: IDP im Front Office  

Die Automatisierung im Rechnungswesen war der optimale Ausgangspunkt, und für viele Unternehmen liegt die Komfortzone noch immer genau dort und sonst nirgends. Doch das ändert sich schnell. IDP hält jetzt Einzug in Onboarding, KYC, Vertragsprüfungen, HR und auch in Prozesse mit Kundenkontakt. Diese Anwendungsfälle sind anspruchsvoller: Dokumente mit Bildern, unterschiedlichste Formate und komplexe Compliance-Anforderungen. Eine einfache Feldextraktion ist da nicht mehr ausreichend. Vielmehr müssen Systeme das Dokument tatsächlich verstehen und entsprechend weiterleiten.

Papier bleibt ein Dauergast

Man sollte meinen, dass Papier langsam endgültig ausgedient hätte. Doch vielerorts ist das nicht der Fall. 61 % der Unternehmen greifen in ihren zentralen Workflows noch auf Papier zurück, und 48 % rechnen bis Ende 2025 mit einer steigenden Menge an Papier. Kaum zu glauben: mehr als 40 % erhalten noch immer Faxe. Ja, richtig gelesen! Um die Gründe dafür zu verstehen, müssen wir unseren Blick insbesondere auf die regulierten Branchen richten. Unternehmen in diesen Sektoren mühen sich mit Pässen, unterzeichneten Formularen, Verordnungen und handschriftlichen Notizen ab. Die IDP-Herausforderung ist klar: aus all diesen unberechenbaren Informationen in geringer Qualität bereinigte, vertrauenswürdige Daten machen. 

Der Hyperscaler-Effekt

Hier geht es um die großen Cloud-Anbieter. Die sogenannten Hyperscaler bieten die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung auf ihren Plattformen gleich mit an, was den Zugang zu leistungsstarken Modellen erleichtert. Doch damit sind nicht alle Probleme gelöst. Die meisten Unternehmen brauchen mehr als nur Rohdaten-Dienste. Wichtig sind auch eine Koordination mehrerer Anbieter, ordnungsgemäße Audit Trails, Metadaten-Governance und eine grundsolide Sicherheit. Und in diesen Bereichen punkten die eigenständigen Plattformen, die all das in Compliance-konformen End-to-End-Workflows kombinieren.

Was bedeutet das nun für die Kaufentscheidung? Die Umfrage zeigt eine große Lücke zwischen genereller Einführung und echter KI-Nutzung. Wer diese Lücke schließen möchte, braucht dafür eine Lösung mit entsprechenden Funktionen. Wenn viele Lösungen am Markt noch gut getarnte OCR-Modelle sind, stellt sich die Frage: Wie lassen sich einfache Automatisierungen von echtem IDP unterscheiden?  

Der Marktdynamikindex: Umfrage zur intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) 2025 zeigt einige Grundfunktionen auf, die jede Plattform bieten sollte:

1. Flexible Multi-Channel-Erfassung

Smartes IDP funktioniert mit Inhalten aus jedem Kanal, ob E-Mail, App, Scanner, Fax oder direkte Systemintegration. Inhalte werden erkannt, maschinenlesbar erfasst und für die weitere Verarbeitung vorbereitet, auch wenn die Quelle Inkonsistenzen oder Qualitätsmängel aufweist. Das gilt auch für mehrseitige Dokumente, handschriftlich ausgefüllte Formulare und spontan aufgenommene Schnappschüsse.

2. Kontextuelles Verständnis statt reiner Datenextraktion

Die Datenextraktion aus ein paar Feldern reicht nicht aus. Echtes IDP erkennt, um welche Art von Dokument in welchem größeren Zusammenhang es sich handelt. Mithilfe von KI und Large Language Models gelingt es solchen Lösungen, relevante Informationen zu erkennen und sich auf neue Layouts einzustellen, ohne dass vorab manuell Vorlagen mit ohnehin kurzer Lebensdauer erstellt werden müssen.

3. Integrierte Validierung und Betrugserkennung

Mit dem Erfassen von Daten ist es nicht getan. Smartes IDP verifiziert die Informationen durch Abgleich mit vertrauenswürdigen Quellen, erkennt Duplikate und weist auf verdächtige Änderungen hin. Die besten Systeme können sogar KI-generierte oder manipulierte Inhalte erkennen. Dadurch werden Risiken reduziert und nur bereinigte Daten gelangen in kritische Systeme.

4. Automatisierung mit Skalierung

Ziel ist letztlich nicht nur die Extraktion, sondern die passende daraus resultierende Aktion. Beim smarten IDP wird sichergestellt, dass verlässliche Daten direkt in Geschäftsprozesse weitergeleitet werden. Workflows werden durchgängig koordiniert und alle Schritte nachvollziehbar protokolliert. Außerdem wird Teams der Umgang mit Ausnahmen erleichtert. Das Ergebnis ist ein gesteigerter Durchsatz und eine höhere Resilienz bei der Skalierung von Prozessen.

Intelligente Dokumentenverarbeitung geht unter den richtigen Voraussetzungen weit über die einfache Erfassung von Rechnungen hinaus. Die Antworten aus dem „Marktdynamikindex: Umfrage zur intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) 2025“ belegen, dass Unternehmen IDP bereits in unterschiedlichsten Szenarien testen und skalieren – nicht nur im Back Office sondern auch bei Workflows mit Kundenkontakt.

• Identitätsprüfung
  Die automatische Überprüfung von Personalausweisen, Reisepässen und Führerscheinen kann helfen, sich vor Betrug zu schützen und das Onboarding zu beschleunigen. In regulierten Branchen ist das mittlerweile kaum mehr optional, sondern wird immer mehr zu einer zentralen Anforderung.
  
  
• Rechnungsverarbeitung
  Rechnungsprozesse sind nach wie vor ein beliebter Startpunkt für IDP und werden zunehmend um weitere Elemente wie eine Validierung anhand von Zahlungsdaten und Lieferantendatensätzen ergänzt. So werden Fehler vermieden und Purchase-to-Pay-Prozesse beschleunigt.
  
  
• Dokumentation im Gesundheitswesen
  Kliniken und Versicherer setzen bei der schnellen Klassifizierung und Anonymisierung von Akten unter Einhaltung komplexer Compliance-Anforderungen wie der DSGVO und HIPPA auf IDP.
  
  
• Vertragsmanagement
  Durch die Extraktion von Klauseln, Verlängerungsdaten und Verpflichtungen erlangen Teams in der Rechtsabteilung und Beschaffung einen besseren Überblick. Dies trägt dazu bei, kostspielige Überraschungen zu vermeiden.
  
  
• Kundenkommunikation
  Das Sortieren und Weiterleiten von E-Mails, Formularen und Schreiben an die richtigen Teams sorgt für schnellere Reaktionen und weniger manuelle Priorisierung – ein in Sachen Kundenzufriedenheit hoch sensibler Bereich.
  
  
• HR-Prozesse
  Ob im Umgang mit Bewerbungsunterlagen oder Personalakten, IDP unterstützt HR-Teams beim Reduzieren von Papierbergen, damit die Teammitglieder sich um Menschen statt um Dateneingaben kümmern können.
  
  
• Lieferkettendokumente
  Lieferbestätigungen, Versandpapiere und Zollformulare können automatisch mit Bestellungen abgeglichen werden, was es Logistikteams erleichtert, für einen reibungslosen Warenverkehr zu sorgen.

Wenn Sie bei einem IDP-Anbieter alle gerade genannten Punkte erfüllt sehen wollen, ist Doxis die beste Lösung. Die Plattform bietet jedes im Marktdynamikindex genannte Merkmal – von der flexiblen Multi-Channel-Erfassung über das kontextuelle Verständnis bis zur Validierung und skalierbaren Automatisierung.

Die Vorteile zeigen sich auf zwei verschiedenen Ebenen, die eng miteinander verknüpft sind:

• Auf Teamebene: Doxis übernimmt sich wiederholende, manuelle Aufgaben, beschleunigt Prozesse und stellt sicher, dass Informationen korrekt und verlässlich sind. Dies führt zu weniger Frustration – die Aufmerksamkeit kann auf sinnvolle Aufgaben gerichtet werden.
  
  
• Auf Unternehmensebene: Von diesen Vorteilen profitiert das gesamte Unternehmen: die Produktivität steigt, Sicherheit und Compliance werden verbessert, Entscheidungen können schneller getroffen werden und so entwickelt sich letztlich auch das Ergebnis positiv.

Doxis hat sich außerdem am Markt bewährt:

• Einstufung als Leader im IDC MarketScape-Bericht in Sachen intelligente Verarbeitung sowohl strukturierter als auch unstrukturierter Daten
• Einstufung als Leader im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2024
• Eine Total Economic Impact Studie von Forrester Consulting belegt einen Return on Investment von 336 % durch Doxis

Mit anderen Worten: Wenn Sie gut getarnten OCR-Modellen den Rücken kehren und sich einer intelligenten Dokumentenverarbeitung mit kontextuellem Verständnis, umfassender Validierung und starker Handlungsorientierung zuwenden wollen, dann ist Doxis die Lösung Ihrer Wahl. Buchen Sie eine unverbindliche, kostenlose Demo und wir melden uns bei Ihnen.