Automatisierte Workflows ermöglichen es, Dokumente effizient zu erfassen, zu analysieren, weiterzuverarbeiten und revisionssicher zu archivieren – ganz ohne manuelle Eingriffe. So behalten Unternehmen im stetig wachsenden Datenstrom den Überblick, reduzieren Dark Data und steigern gleichzeitig ihre Effizienz..

Lesen Sie in diesem Beitrag, warum Sie Ihre Dokumentenprozesse automatisieren sollten und wie Sie mithilfe moderner ECM-Automatisierung einzelne Prozessschritte optimieren und Ihre Produktivität deutlich steigern.

Automatisierung in Unternehmen bedeutet, digitale Technologie so einzusetzen, dass sich Geschäftsprozesse vollständig oder teilweise ohne manuelle Eingriffe ausführen lassen. Zum Beispiel automatisiert Business Process Management Software (BPM-Software) Prozesse in einem Unternehmen so, dass Workflows wie Rechnungen erstellen oder Urlaubsanträge genehmigen automatisch ablaufen.

Die Automatisierung im Unternehmen sieht dann zum Beispiel so aus:

• Kundenmanagement: Das System leitet eingehende Support-Anfragen automatisch an die zuständige Fachabteilung weiter.
• Qualitätsmanagement: Das System dokumentiert Prüfprotokolle automatisch und sendet bei Abweichungen eine Meldung an das QM-Team.
• Transport & Logistik: Das System erstellt automatisiert Versandetiketten und übermittelt Tracking-Informationen an den Kunden.
• HR / Personalwesen: Das System genehmigt Urlaubsanträge automatisch auf Basis von Vertretungsregelungen und Abwesenheitskalendern.
• Finanzen & Buchhaltung: Das System erkennt eingehende Rechnungen automatisch und bucht sie ohne manuellen Eingriff.
• Vertragsmanagement: Das System erinnert automatisch an Kündigungsfristen und startet bei Bedarf einen Verlängerungsprozess.
• Beschaffung & Einkauf: Das System generiert automatisch eine Bedarfsmeldung, sobald ein definierter Lagerbestand unterschritten wird.
• Dokumentenmanagement: Das System klassifiziert hochgeladene Dokumente automatisch und archiviert sie revisionssicher in der richtigen digitalen Akte.

Automatisierung ist in fast allen Unternehmen die treibende Kraft für effiziente, skalierbare und rechtssichere Prozesse. Und Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil von nahezu jedem Prozess. Aus den folgenden drei Gründen sollten Unternehmen Ihre Dokumentenprozesse unbedingt automatisieren:

1. Automatisierung steigert die Produktivität

Ein wichtiger Effekt der Automatisierung ist die gesteigerte Produktivität. Manuelle Routineaufgaben wie Dokumente erfassen, suchen und kategorisieren werdendurch Automatisierung überflüssig. In strukturierten Dokumentenprozessen finden Mitarbeiter Informationen schnell und können durch automatisierte Workflows direkt auf relevante Dokumente zugreifen.

Zum Beispiel erfasst ein KI-gestütztes Dokumentenmanagement-System (DMS) Unterlagen ab dem Posteingang, legt sie in der jeweils korrekten digitalen Akte ab und stößt Workflows an. Diese DMS-Automatisierung beschleunigt Recherche- sowie Übergabezeiten und spart Ressourcen.

2. Automatisierung minimiert manuelle Fehler

Automatisierte Systeme eliminieren Fehlerquellen manueller Prozesse, indem sie standardisierte Prozesse mit festgelegten Regeln durchführen. Zum Beispiel vermeiden Sie durch automatisierte Datenabgleichprozesse Eingabefehler in der Rechnungsprüfung. Relevante Informationen wie Beträge und Zahlungsbedingungen extrahiert das DMS automatisch aus Dokumenten und gleicht es mit bestehenden Daten – zum Beispiel im ERP-System – ab.

3. Automatisierung macht Prozesse nachvollziehbar

Durch Automatisierung sind alle Schritte im Dokumentenmanagement automatisch protokolliert. Bedeutet: Jede Aktivität ist transparent und nachvollziehbar. Durch Versionierung sehen Sie zum Beispiel zu jeder Zeit, wann welcher Mitarbeiter ein Dokument an welcher Stelle verändert hat. IT-Automatisierung wie diese stellt langfristig sicher, dass Mitarbeiter Compliance-Vorgaben und rechtliche Anforderungen jederzeit erfüllen.

Im Dokumentenmanagement gibt es zwei grundlegende Formen der Software-Automatisierung:

Regelbasierte Workflows

Regelbasierte Workflows automatisieren Dokumentenprozesse durch eine vordefinierte Regelung und Bedingung, um eine bestimmte Aufgabe automatisch auszuführen. Ein Beispiel hierfür ist ein automatisierter Rechnungsfreigabeprozess: Für geprüfte Rechnungen initiiert das System automatisch einen Workflow und  informiert den zuständigen Mitarbeiter, dass die Rechnung zur Freigabe vorliegt. Sollte der Mitarbeiter hingegen im Urlaub sein, greift die Vertreterregelung und das System weist die Aufgabe seiner Vertretungr zu.

Ein weiteres Beispiel für einen regelbasierten Workflow ist die Archivierung von Dokumenten. Sobald der Mitarbeiter eine Rechnung genehmigt hat, archiviert das System das Dokument automatisiert.

Künstliche Intelligenz

KI-basierte Automatisierung nutzt Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP), um Dokumente zu analysieren, zu kategorisieren und relevante Informationen automatisch zu extrahieren. Das sind Beispiele von künstlicher Intelligenz in der Automatisierung:

• KI identifiziert und extrahiert wichtige Informationen aus Dokumenten, wie zum Beispiel Laufzeiten aus Verträgen
• KI verarbeitet Daten aus verschiedenen Dokumenten und erstellt zusammenfassende Berichte oder Analyse.
• KI erkennt den Inhalt von Dokumenten und ordnet diese einer bestimmten Kategorie zu, wie etwa „Rechnungen“, „Verträge“ oder „Bewerbungen“.
• KI analysiert Verträge und andere Dokumente auf Unregelmäßigkeiten oder Risiken – zum Beispiel fehlende Unterschriften oder nicht übereinstimmende Daten.

Hey Doxi, welche ECM-Automatisierungen sind mit Doxis in der Praxis möglich?