Business Process Management mit Doxis

Business Process Management (BPM), auf Deutsch Geschäftsprozessmanagement, ist ein strukturierter Ansatz, um Geschäftsprozesse zu planen, zu steuern und laufend zu verbessern. Ziel ist, dass Abläufe über Abteilungen und Systeme hinweg effizient und nachvollziehbar laufen. Eine ausführliche Einführung in Business Process Management finden Sie in unserem Glossar.

Ein BPM-System, auch BPM-Software oder BPM-Suite genannt, setzt Business Process Management technisch um. Es führt modellierte Prozesse aus, verteilt Aufgaben an die zuständigen Personen und macht den Fortschritt jedes Vorgangs sichtbar. Doxis ist ein solches System und verbindet es mit Dokumentenmanagement und KI auf einer Plattform.

Je nach Modell umfasst der BPM-Zyklus vier oder fünf Phasen: Analysieren, Modellieren, Ausführen, Überwachen und Optimieren. Nach der Optimierung beginnt der Zyklus von vorn, weil sich Anforderungen und Ziele ändern. Doxis unterstützt den Zyklus auf einer Plattform, von der Modellierung in BPMN 2.0 bis zur Überwachung per Dashboard.

BPM ist die Disziplin, Prozesse zu gestalten und laufend zu verbessern. Prozessautomatisierung setzt einzelne Schritte oder ganze Abläufe per Software um und ist damit ein Werkzeug innerhalb von BPM. Doxis vereint beides: Sie modellieren Prozesse und automatisieren sie auf derselben Plattform.

Workflow-Management steuert die Abfolge von Aufgaben innerhalb eines Ablaufs, etwa einer Freigabe. BPM betrachtet den gesamten End-to-End-Prozess über Abteilungen und Systeme hinweg und verbessert ihn fortlaufend. In Doxis ist das Workflow-Management Teil der BPM-Plattform.

In normativen Prozessen ist jeder Schritt im Prozessmodell vordefiniert, sie eignen sich für wiederkehrende Standardabläufe. In adaptiven Prozessen legen Mitarbeitende die Schritte erst zur Laufzeit fest, als Ad-hoc-Aufgaben für Fälle, die sich nicht vollständig modellieren lassen. Doxis kombiniert beide Formen in einem Prozess und lässt wiederkehrende Ad-hoc-Abläufe als Vorlage speichern.

Enterprise Content Management (ECM) verwaltet die Dokumente und Informationen, die ein Prozess braucht, BPM steuert den Ablauf selbst. Liegen beide auf einer Plattform, sind Dokumente und Akten direkt mit den Aufgaben verknüpft und werden gemeinsam mit dem Vorgang revisionssicher archiviert. Doxis kombiniert ECM und BPM auf einer einheitlichen Plattform.

Ja. Im Doxis Designer modellieren Sie Prozesse als BPMN2-Diagramm im Doxis BPMN2 Modeler. Zusätzlich steht ein Prozessdiagramm-Editor bereit, in dem Sie Prozessdefinitionen grafisch anlegen und bearbeiten.

Doxis bindet Ihr ERP-System an, etwa SAP oder Microsoft Dynamics 365. Auch Salesforce und Microsoft 365 sind angebunden, sodass Dokumente und Prozessdaten in dem System bereitstehen, in dem Ihre Teams arbeiten. Insgesamt bietet Doxis mehr als 200 Integrationen.

KI macht unstrukturierte Dokumente für automatisierte Prozesse nutzbar. In Doxis klassifiziert KI eingehende Dokumente, extrahiert Daten wie Namen, Beträge oder IBANs und prüft sie gegen Ihre Systeme. So startet ein Workflow auch bei Dokumenten, die in keinem festen Format vorliegen.