Software für Aktenverwaltung im Vergleich: die 6 besten Lösungen 2026

1. Doxis ist auf regulierte Unternehmen ausgelegt und verwaltet den gesamten Aktenlebenszyklus, von der Erfassung bis zur Aussonderung, in einer einzigen Plattform.
2. d.velop ist ein deutscher ECM-Anbieter mit GoBD-konformem digitalem Archiv und starker Integration in SAP, Microsoft und Dynamics 365.
3. Fabasoft stammt aus Österreich und bringt langjährige Erfahrung aus der öffentlichen Verwaltung im DACH-Raum mit, ergänzt um IDW PS 880-zertifizierte Archivierung.
4. OpenText Content Management bietet ausgereifte Aktenführung für Großunternehmen, erfordert aber erheblichen Implementierungs- und Administrationsaufwand.
5. M-Files organisiert Akten über Metadaten statt über Ordnerstrukturen, wobei der Ansatz von konsistenter Klassifizierung abhängt.
6. Hyland OnBase verbindet Enterprise Content Management mit modularer Aktenverwaltung und Workflow-Funktionen für große Organisationen.

Aktenverwaltungssoftware steuert den gesamten Lebenszyklus einer Geschäftsakte: von ihrer Entstehung oder Erfassung über Klassifizierung, Speicherung und Aufbewahrung bis hin zu Rechtssperren und der endgültigen Aussonderung. Sie ist damit weit mehr als ein reines Speichersystem.

Auch die Zusammenarbeit an Dokumenten steht nicht im Mittelpunkt. Ihre zentrale Aufgabe besteht darin, die Aktenordnung eines Unternehmens technisch durchzusetzen. Regeln zu Aufbewahrung, Zugriff, Änderungen und Aussonderung werden automatisiert angewendet und jede relevante Aktion wird in einem nachvollziehbaren, manipulationssicheren Audit Trail dokumentiert.

Wann ein Dokument zur Geschäftsakte wird

Zur Geschäftsakte wird ein Dokument, wenn es als Nachweis einer geschäftlichen Entscheidung, Transaktion oder Verpflichtung festgelegt wurde. Ab diesem Zeitpunkt gelten definierte Anforderungen an Aufbewahrung und Schutz: Die Akte muss über den vorgeschriebenen Zeitraum erhalten bleiben, vor unzulässigen Veränderungen geschützt sein und darf erst nach einem autorisierten und dokumentierten Verfahren ausgesondert werden.

Eine Aktenverwaltungssoftware sorgt dafür, dass diese Vorgaben systematisch eingehalten werden. Unternehmen müssen sich dadurch nicht darauf verlassen, dass einzelne Mitarbeitende Aufbewahrungsfristen, Sperren oder Freigabeverfahren manuell überwachen.

Hey Doxi, warum reicht ein normales Dokumentenmanagement-System dafür nicht aus?

Die Begriffe werden oft synonym verwendet, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Dokumentenmanagement unterstützt die Arbeit mit aktiven Dokumenten, etwa durch Versionskontrolle, gemeinsame Bearbeitung, Freigabe-Workflows und Zugriffsrechte.

Aktenverwaltung setzt später an. Sobald ein Dokument als Geschäftsakte festgelegt ist, stehen nicht mehr Bearbeitung und Zusammenarbeit im Vordergrund, sondern Aufbewahrung, Nachweisbarkeit und kontrollierte Aussonderung. Das System muss sicherstellen, dass die Akte authentisch, geschützt, auffindbar und für die vorgeschriebene Dauer verfügbar bleibt.

Viele Unternehmen nutzen dafür ihre bestehenden DMS-Plattformen. Für die Ablage kann das ausreichen, doch Compliance-Lücken entstehen, wenn Aufbewahrungs- und Löschregeln von manuellen Entscheidungen einzelner Mitarbeitender abhängen. Deshalb verbinden moderne Plattformen Dokumentenmanagement und Aktenverwaltung zunehmend in einer gemeinsamen Architektur.

Warum schlechte Aktenverwaltung zum Geschäftsrisiko wird

Probleme in der Aktenverwaltung beginnen häufig als operative Ineffizienzen. Dokumente werden in unterschiedlichen Systemen abgelegt, Aufbewahrungsfristen nur in Richtlinien festgehalten und Klassifizierungen manuell vorgenommen.

Einzeln wirken solche Abweichungen überschaubar. In Summe verliert das Unternehmen jedoch die Kontrolle darüber, welche Informationen vorhanden sind, wo sie liegen und welchen Regeln sie unterliegen.

Compliance-Verstöße sind häufig nur das sichtbare Ergebnis

Das Problem wird meist erst bei einer Prüfung, einer rechtlichen Sperre oder einer behördlichen Anfrage sichtbar. Die benötigten Akten existieren möglicherweise, aber ihr vollständiger Lebenszyklus lässt sich nicht zuverlässig nachweisen.

In regulierten Branchen kann das zu Beanstandungen, Sanktionen oder Nachteilen bei Prüfungen und Rechtsstreitigkeiten führen. In Deutschland kommen je nach Branche und Dokumenttyp unter anderem handels-, steuer-, datenschutz- und aufsichtsrechtliche Anforderungen hinzu.

Eine belastbare Aktenverwaltung beseitigt regulatorische Risiken nicht vollständig. Sie verbessert aber deutlich die Fähigkeit, die Einhaltung von Vorgaben nachvollziehbar zu belegen.

Die versteckten Kosten entstehen im Tagesgeschäft

Schwache Aktenverwaltung kostet außerdem Zeit. Mitarbeitende suchen in getrennten Systemen, rekonstruieren fehlende Unterlagen, prüfen Informationen manuell oder bereiten aufwendig Audit-Anfragen vor.

Das belastet nicht nur Compliance und Recht, sondern auch Finanzen, Einkauf, Personalwesen, Betrieb und Kundenservice.

1. Doxis

Doxis ist eine ECM-Plattform für die Verwaltung von Akten über ihren gesamten Lebenszyklus, von Erfassung und Klassifizierung bis zu Aufbewahrung und Aussonderung.

Die Plattform verbindet Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, KI und Aktenverwaltung. Über SAP-zertifizierte Integrationen sowie Anbindungen an Microsoft 365, Salesforce und weitere Anwendungen lassen sich Akten direkt in bestehende Geschäftsprozesse einbinden.

So können Aufbewahrungs-, Zugriffs- und Nachweispflichten systemübergreifend umgesetzt werden. Doxis unterstützt unter anderem GoBD und ist nach IDW PS 880 zertifiziert.

Vorteile

• Vereint Enterprise Content Management, Aktenverwaltung und Workflow-Automatisierung in einer Plattform
• Zertifizierte Integration in SAP ERP und SAP S/4HANA, ergänzt um Konnektoren für Microsoft 365, Salesforce und weitere Unternehmensanwendungen
• KI klassifiziert Dokumente automatisch, extrahiert Metadaten und macht relevante Akten auffindbar, was manuellen Aufwand reduziert und Aktenordnung sowie Datenqualität verbessert
• Unterstützt durchgängige Workflow-Automatisierung für Freigaben, Fallbearbeitung und dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse
• Verfügbar als Cloud-, Hybrid- oder On-Premises-Bereitstellung für unterschiedliche IT-Strategien
• GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert für den deutschsprachigen Raum

Nachteile

• In erster Linie auf mittlere und große Unternehmen mit komplexen, dokumentenzentrierten Geschäftsprozessen ausgelegt
• Der umfangreiche Funktionsumfang kann über den Bedarf von Unternehmen hinausgehen, die lediglich einfache Dokumentenablage oder Dateifreigabe suchen

2. d.velop

d.velop ist ein deutscher ECM-Anbieter mit Sitz in Gescher, dessen Kernprodukt d.velop documents Dokumentenmanagement und ein GoBD-konformes digitales Archiv verbindet. Die Software unterstützt On-Premises-, Hybrid- und Cloud-Betrieb und bietet über den d.velop store Erweiterungen etwa für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.

Für SAP-, Microsoft- und Dynamics-365-Umgebungen bietet d.velop eigene Erweiterungen, sodass sich Dokumente direkt aus diesen Systemen heraus verwalten lassen.

Vorteile

• GoBD-konformes digitales Archiv mit revisionssicherer Aufbewahrung
• Enge Integration in Microsoft 365, Outlook, SAP und Dynamics 365
• Große Auswahl an Drittanbieter-Erweiterungen über den d.velop store
• Kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform

Nachteile

• Einrichtung und Konfiguration gelten laut Nutzerbewertungen als aufwendig, mit einer entsprechend hohen Anfangsinvestition (Capterra)
• Support-Anfragen zu spezialisierten Themen benötigen nach Nutzererfahrungen teils lange Bearbeitungszeit (Capterra)
• Funktionen sind auf mehrere separate Apps verteilt, wodurch der Gesamtüberblick laut Anwendenden leiden kann (Capterra)

3. Fabasoft

Fabasoft richtet sich vor allem an öffentliche Verwaltungen im deutschsprachigen Raum. Die eGov-Suite wird in zahlreichen Behörden eingesetzt, während Fabasoft Folio Enterprise Content Management, Workflow und Aktenverwaltung für Unternehmen bündelt. Fabasoft Approve ergänzt das Portfolio für technisches Datenmanagement in der Industrie, Mindbreeze für KI-gestützte Enterprise Search.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die Datenhaltung in Europa: Fabasoft betreibt eigene Rechenzentren in Österreich, Deutschland und der Schweiz und positioniert sich damit als europäische Alternative zu US-Anbietern.

Vorteile

• Starke E-Akten- und Records-Management-Funktionen für die öffentliche Verwaltung
• Europäische Datenhaltung in Österreich, Deutschland und der Schweiz
• Umfangreiche Sicherheits- und Compliance-Zertifizierungen wie ISO 27001 und BSI C5
• Ergänzung um KI-gestützte Enterprise Search durch Mindbreeze

Nachteile

• KI-Funktionen teils separat lizenziert, etwa über Mindbreeze AI
• Funktionsbereiche auf mehrere Produkte verteilt, z. B. Folio, Approve und Mindbreeze
• Geringe Zahl öffentlich verfügbarer Nutzerbewertungen, wodurch sich Anwendererfahrungen schwieriger unabhängig vergleichen lassen

4. OpenText Content Management

OpenText Content Management vereint Enterprise Content Management, Aktenverwaltung, Workflow-Automatisierung und Compliance-Funktionen für Unternehmen mit großen Mengen an Geschäftsinhalten.

Die Plattform lässt sich in Unternehmensanwendungen wie SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce und Microsoft 365 integrieren, sodass Dokumente und Akten über mehrere Systeme hinweg mit Geschäftsprozessen verbunden bleiben.

Vorteile

• Ausgereifte Funktionen für Enterprise Content Management und Aktenverwaltung
• Umfassende Steuerungs-, Compliance- und Workflow-Funktionalität
• Breite Integration in Unternehmensanwendungen, darunter SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce und Microsoft 365
• Flexible Bereitstellungsoptionen, einschließlich Cloud, Hybrid und On-Premises

Nachteile

• Höhere Lizenz- und Implementierungskosten als viele konkurrierende Plattformen (G2; Gartner)
• Konfiguration und Administration erfordern spezialisiertes Fachwissen und dedizierte Ressourcen (G2; Gartner)
• Für Administratorinnen und Administratoren sowie Fachanwendende kann die Lernkurve bei fortgeschrittenen Funktionen steil ausfallen (G2; Gartner)
• Implementierungsprojekte erfordern häufig umfangreiche Professional Services, bevor sich der Nutzen zeigt (G2; Gartner)

5. M-Files

M-Files organisiert und findet Akten über Metadaten statt über Ordnerstrukturen, sodass Anwendende Informationen anhand geschäftlicher Merkmale statt anhand des Speicherorts finden.

Die Lösung setzt Regeln zudem direkt in bestehenden Repositorys durch, etwa in SharePoint, auf Netzlaufwerken oder in CRM-Plattformen, wodurch sich umfangreiche Content-Migrationen erübrigen. Am meisten profitieren Unternehmen mit bereits etablierter Metadatenpraxis, da eine konsistente Regelanwendung eine saubere Klassifizierung voraussetzt.

Vorteile

• Metadatengetriebenes Dokumentenmanagement löst klassische Ordnerstrukturen ab
• Regelanwendung direkt im bestehenden System (In-Place-Ansatz) reduziert den Bedarf an umfangreichen Content-Migrationen
• Starke Suchfunktionen auf Basis des Dokumentenkontexts statt des Speicherorts
• Integration in bestehende Repositorys wie SharePoint, Netzlaufwerke und CRM-Systeme

Nachteile

• Eine erfolgreiche Umsetzung hängt von konsistenter Metadatenpflege und Klassifizierungspraxis ab (G2)
• Weiterführende Anpassungen basieren auf Visual-Basic-Event-Handlern, was die Entwicklungskomplexität erhöhen kann (Capterra)
• Die Dokumentation für komplexere Implementierungen wird häufig als lückenhaft beschrieben (G2; Capterra)
• Anwenderinnen und Anwender berichten häufig von einer Lernkurve bei der Umstellung auf den metadatengetriebenen Ansatz (G2, Capterra)
• Manche Kundinnen und Kunden empfinden den Preis im Verhältnis zum Funktionsumfang als vergleichsweise hoch, insbesondere bei kleineren Implementierungen (G2, Capterra)

6. Hyland OnBase

Hyland OnBase ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform, die vor allem im Gesundheitswesen, in der Finanzdienstleistungsbranche, in Versicherungen und im öffentlichen Sektor eingesetzt wird.

Sie vereint Dokumentenmanagement, Aktenverwaltung, Workflow-Automatisierung, Fallbearbeitung und Dokumentenerfassung in einer modularen Architektur, die es Unternehmen erlaubt, Funktionen schrittweise auszubauen.

Vorteile

• Ausgereifte Enterprise-Content-Management-Plattform mit starker Präsenz im Gesundheitswesen, in der Finanzdienstleistungsbranche, in Versicherungen und im öffentlichen Sektor
• Modulare Architektur erlaubt den Einsatz nur der benötigten Funktionen mit Ausbaumöglichkeit
• Vereint Dokumentenmanagement, Aktenverwaltung, Workflow-Automatisierung und Fallbearbeitung in einer Plattform
• Integration mit Workday, Oracle, Epic, Microsoft 365, Salesforce, SAP und weiteren Unternehmensanwendungen

Nachteile

• Manche Kundinnen und Kunden berichten von nachlassender Support-Qualität und langsameren Produktverbesserungen seit der Ausweitung von Hylands ECM-Portfolio (Gartner; G2)
• Produkt-Updates und Upgrades haben bei manchen Organisationen zu operativen Herausforderungen geführt (G2; Peerspot)
• Die Benutzeroberfläche wird häufig als veraltet im Vergleich zu neueren Enterprise-Content-Management-Plattformen beschrieben (Gartner)
• Die modulare Lizenzierung erschwert mitunter die Übersicht, welche Funktionen enthalten und welche separat lizenziert sind (G2)
• Unternehmen mit SAP-Landschaft sollten genau prüfen, ob der verfügbare Integrationsansatz ihre Anforderungen an SAP-S/4HANA-Aktenverwaltung und Compliance erfüllt (G2; Peerspot)

Die stärksten Plattformen für die Aktenverwaltung automatisieren Steuerung und Kontrolle über den gesamten Aktenlebenszyklus hinweg. Beim Vergleich lohnt sich der Blick auf folgende Kernfunktionen:

• Automatisierte Aufbewahrungsfristen: wendet Aufbewahrungsregeln automatisch anhand von Dokumenttyp, Geschäftsregeln oder gesetzlichen Vorgaben an
• Verwaltung von Rechtssperren: sichert Akten bei Rechtsstreitigkeiten, Prüfungen oder Untersuchungen sofort und lückenlos nachvollziehbar
• Rechtssichere Aussonderung: automatisiert die vorschriftsmäßige Löschung von Akten bei gleichzeitig dauerhaftem Protokoll jeder Aussonderungsaktion
• Manipulationssichere Audit Trails: protokollieren jede Interaktion, einschließlich Erstellung, Zugriff, Änderung, Freigabe, Rechtssperre und Vernichtung
• Systemübergreifende Governance: setzt einheitliche Aktenrichtlinien über SAP, Microsoft 365, Salesforce und weitere Unternehmenssysteme durch, ohne dass Inhalte migriert werden müssen
• KI-gestützte Klassifizierung: erkennt Dokumenttypen, extrahiert Metadaten und klassifiziert Akten automatisch, um manuellen Aufwand zu senken und die Nachvollziehbarkeit schon bei der Erfassung zu verbessern

Bei Aktenverwaltungssoftware zählen nicht nur Compliance-Funktionen. Entscheidend ist auch, wie gut sich die Plattform in bestehende Systeme und Prozesse integrieren lässt und mit den Anforderungen des Unternehmens wächst.

Governance direkt im Geschäftsprozess

Doxis verbindet ECM, Aktenverwaltung, Workflow-Automatisierung und KI auf einer Plattform. Governance-Regeln werden damit nicht getrennt vom Tagesgeschäft verwaltet, sondern direkt in dokumentenbasierte Prozesse eingebunden.

Über Integrationen in SAP, Microsoft 365, Salesforce und weitere Unternehmensanwendungen lassen sich Inhalte systemübergreifend verwalten. Durch Content Federation können externe Datenquellen zudem angebunden werden, ohne Inhalte zunächst migrieren zu müssen.

Das schafft mehr Transparenz, reduziert manuellen Verwaltungsaufwand und unterstützt eine konsistente, nachvollziehbare Aktenführung.

Mit Doxis können Unternehmen:

• Aktenverwaltung automatisieren, mit fest in die Plattform integrierten Aufbewahrungsfristen, Rechtssperren, Audit Trails und Aussonderungs-Workflows
• Akten über mehrere Geschäftssysteme hinweg governieren, darunter SAP ERP, SAP S/4HANA, Microsoft 365, Salesforce und weitere Unternehmensanwendungen
• Dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse mit integriertem Workflow- und Fallmanagement automatisieren
• Mit KI-gestützter Dokumentenintelligenz Akten klassifizieren, Metadaten extrahieren und Anomalien oder Compliance-Risiken erkennen, bevor Richtlinien und Workflows greifen
• Die Plattform flexibel als Cloud-, Hybrid- oder On-Premises-Lösung betreiben

Unternehmen, die Doxis einsetzen, berichten von messbaren Verbesserungen bei Dokumentenautomatisierung und Workflow-Effizienz.

In einer Forrester Total-Economic-Impact™-Studie auf Basis der Erfahrungen von SEW-Eurodrive erzielte das modellierte Unternehmen einen ROI von 336 %, eine Amortisationszeit von unter sechs Monaten und einen prognostizierten Gesamtnutzen von 17,37 Millionen Euro über drei Jahre.

Möchten Sie sehen, wie Doxis Ihre Aktenverwaltungsstrategie modernisieren kann? Fordern Sie eine persönliche Demo an und erfahren Sie, wie Doxis Governance automatisiert, Compliance vereinfacht und Aktenverwaltung mit den Geschäftsprozessen verbindet, die davon abhängen.

FAQs zu Software für Aktenverwaltung