Auftragsabwicklung in SAP automatisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

31.07.2026 13:40 | Fabian Rückels

Ein lächelnder Mann in einem grauen Blazer, der an einem Verkaufsauftragsdokument arbeitet.

Jeder Kundenauftrag, der per E-Mail, Fax oder EDI (Electronic Data Interchange) eingeht, muss erst zu einem sauberen, korrekten Auftrag in SAP werden, bevor Ihr Unternehmen ihn weiterverarbeiten kann.

Wenn Mitarbeitende Positionen manuell übertragen, Preize einzeln prüfen und fehlende Angaben ergänzen müssen, verzögert sich der order-to-Cash-Zyklus bereits vor der eigentlichen Aufragsbearbeitung.

Laut einer von Doxis beauftragten Forrester-Consulting-Studie (2023) senkte eine Vertriebsabteilung mit KI-gestützter Auftragsbearbeitung den manuellen Aufwand für die Erfassung von Kundenauftragsdaten in ERP- und CRM-Systemen im ersten Jahr um 70 %.

Bis zum dritten Jahr stieg dieser Wert auf 90 %, da die Modelle weiter reiften.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, was die Auftragsabwicklung in SAP konkret umfasst, wie Sie sie automatisieren und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten.

Außerdem erfahren Sie, wie Doxis O2C for SAP als Teil der Doxis-Lösungen für SAP diese Automatisierung direkt in Ihre SAP-Umgebung integriert.

Wichtige Erkenntnisse

Die Automatisierung der Auftragsabwicklung in SAP eliminiert manuelle Dateneingabe aus dem Order-to-Cash-Zyklus und beschleunigt jeden Kundenauftrag.
Doxis erfasst Aufträge aus E-Mail, PDF, Fax, EDI, IDoc und SAP Ariba und legt sie anschließend automatisch in SAP an, nach Regeln, die Sie selbst festlegen.
Eine Forrester-Consulting-Studie zeigt, dass KI-gestützte Auftragsbearbeitung den manuellen Bearbeitungsaufwand innerhalb von drei Jahren um bis zu 90 % senkt.
Automatisierte Auftragsabwicklung in SAP kann die Effizienz um bis zu 50 % steigern und gleichzeitig teure Auftragsfehler reduzieren.
Eine gut konfigurierte Regel-Engine leitet nur Ausnahmefälle an Ihr Team weiter. So kann der Großteil der Aufträge vollständig manuell automatisiert verarbeitet werden.

Was ist die Auftragsabwicklung in SAP?

Die Auftragsabwicklung in SAP umfasst den gesamten Weg eines Kundenauftrag durch das ERP-System: Datenerfassung, Validierung, Preis- und Verfügbarkeitsprüfung, Auftragsanlage und Übergabe an Versand und Fakturierung.

Dabei spielt es keine Rolle, über welchen Kanal der Auftrag geht, etwa per E-Mail, EDI, IDoc oder Kundenportal. Der Prozess ist abgeschlossen, sobald der Auftrag für Versand und Abrechnung bereitsteht.

Warum manuelle Auftragsabwicklung Ihr Unternehmen ausbremst

Geht ein Kundenauftrag als PDF oder E-Mail-Anhang ein, werden die Daten nicht automatisch in SAP übernommen. Stattdessen muss jemand aus ihrem Team das Dokument öffnen, die einzelnen Positionen erfassen, mit den Stammdaten abgleichen und den Auftrag manuell anllegen, bei Dutzenden oder Hunderten Aufträgen täglich.

Mit steigendem Auftragsvolumen gerät dieser manuelle Prozess an seine Grenzen, und Ihr Team verbringt mehr Zeit mit der Dateneingabe als mit der Kundenbetreuung.

Genau an diesem manuellen Schritt entstehen Verzögerungen und Fehler mit Folgen:

Falsch erfasste Mengen oder falsche Materialnummern, die zu Retouren oder teuren Eilfrachten führen
Nicht berücksichtigte Preisänderungen, die zu Rechnungsstreitigkeiten und Margenverlust führen
Frustrierte Kunden, die auf einen Auftrag warten, der eigentlich längst unterwegs sein sollte
Vertrieb, Finanzen und Versand arbeiten mit unterschiedlichen Ständen desselben Auftrags

Die Erfassung über mehrere Kanäle verschärft das Problem zusätzlich. Kundenaufträge gehen per E-Mail, Fax, EDI, SAP Ariba und Kundenportal ein, und jeder Kanal bringt sein eigenes Format mit.

Ohne einen einheitlichen, automatisierten Prozess, der diese Daten vor der Übergabe an SAP normalisiert und validiert, summiert sich mit jedem Kanal ein weiterer manueller Arbeitsschritt.

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Auftragsabwicklung in SAP automatisieren: Schritt für Schritt

Hey Doxi, wie funktioniert die Automatisierung der Auftragsabwicklung in SAP?

Die Automatisierung der Auftragsabwicklung in SAP ist kein einzelner Schalter, den Sie umlegen. Es ist ein Zusammenspiel mehrerer Fähigkeiten, vom Eingang des Auftrags bis zur Versandbereitschaft.

Schritt 1: Aufträge aus jedem Kanal erfassen

Bündeln Sie zunächst alle Eingangskanäle, E-Mail, PDF, Fax, EDI, IDoc und SAP Ariba, an einem automatisierten Erfassungspunkt.

Deckt Ihre Automatisierung nur EDI oder ein Portal ab, benötigt jeder Auftrag außerhalb dieser Kanäle weiterhin manuelle Bearbeitung, und das sind gerade die Aufträge mit dem höchsten Volumen und der geringsten Struktur.

Schritt 2: Auftragsdaten automatisch extrahieren und validieren

Sobald ein Auftrag erfasst ist, extrahieren OCR, RPA und KI die relevanten Felder, Kundennummer, Material, Menge, Preis und Liefertermin, und gleichen sie mit Ihren SAP-Stammdaten ab.

Die Validierung erkennt abweichende Preise, ungültige Materialnummern und unvollständige Felder, bevor sie überhaupt Ihr ERP-System erreichen.

Schritt 3: Regeln für die automatische Auftragsanlage festlegen

Legen Sie die Richtlinien fest, nach denen Aufträge ohne manuelle Prüfung in SAP angelegt werden können. Ein unkomplizierter Auftrag eines bestehenden Kunden, zu einem freigegebenen Preis und mit verfügbarem Bestand, lässt sich beispielsweise automatisch anlegen.

Aufträge außerhalb dieser Regeln werden markiert, statt blind verarbeitet zu werden.

Schritt 4: Ausnahmen für die schnelle Prüfung weiterleiten

Nicht jeder Auftrag soll vollständig automatisiert ablaufen, das ist so gewollt.

Ein neuer Kunde, eine ungewöhnliche Menge, ein vom Vertrag abweichender Preis können Ausnahmen sein, welche direkt mit dem relevanten Kontext an die richtige Person gehen müssen. Damit bedarf es keiner aufwändigen Recherche mehr, sondern die Prüfung dauert nur wenige Minuten.

Schritt 5: Auftragsstatus in Echtzeit überwachen und auswerten

Automatisierung nützt nur, wenn Ihr Team den Überblick über jeden Auftrag behält.

Ein zentraler Monitor mit Statusverfolgung und Suchfunktion gibt Vertrieb, Finanzabteilung und Kundenservice eine gemeinsame Anlaufstelle, um den Auftragsstatus zu prüfen, statt sich per E-Mail manuell auszutauschen.

Häufige Fehler bei der Automatisierung der Auftragsabwicklung in SAP

Automatisierung hält ihr Versprechen nur, wenn sie auf solider Grundlage aufbaut. Im Folgenden finden Sie typische Fehler, die ein Projekt zur Automatisierung der Auftragsabwicklung am häufigsten ausbremsen oder seine Wirkung schmälern:

Automatisierung auf unsauberen Stammdaten aufbauen: Sind Kunden- und Materialstammdaten inkonsistent, repliziert die Automatisierung diese Fehler nur schneller
Ausnahmebehandlung als Nebensache behandeln: Ohne klare Weiterleitungsregeln stapeln sich Ausnahmen, statt zügig gelöst zu werden
Eine Insellösung außerhalb von SAP wählen: Separate Tools mit eigenen Logins oder manueller Datenübertragung schaffen zusätzlich Medienbrüche und führen genau den manuellen Aufwand wieder ein, den Sie eigentlich vermeiden wollten
Validierungsregeln zugunsten höherer Geschwindigkeit überspringen: Wer auf Prüfungen verzichtet, beschleunigt den Prozess nur scheinbar. Fehler werden lediglich in spätere Prozessschritte verlagert, wo ihre Behebung meist deutlich aufwendiger und teurer ist
Automatisierung ohne Monitoring-Dashboard einführen: Ohne Transparenz über den Auftragsstatus erkennt Ihr Team nicht, was funktioniert und wo noch Handlungsbedarf besteht

Die wichtigsten Vorteile automatisierter Auftragsabwicklung

Die Automatisierung der Auftragsabwicklung in SAP verändert mehr als nur die Geschwindigkeit. Sie wirkt sich auf Genauigkeit, Transparenz und den Arbeitsalltag Ihres Teams aus.

Schnellere Order-to-Cash-Zyklen

Aufträge wandern vom Eingang bis zum Versand, ohne in einem Posteingang liegen zu bleiben, besonders, wenn die Auftragsabwicklung Teil des umfassenderen Doxis Order-to-Cash for SAP-Bundles ist, das auch Fakturierung und Archivierung abdeckt.

Weniger teure Fehler

Die Validierung vor der Auftragsanlage erkennt abweichende Preise, Mengen und Materialnummern, bevor sie den Kunden überhaupt erreichen.

Bis zu 50 % mehr Effizienz

Ist die Automatisierung vollständig in SAP integriert, kann die Effizienz der Auftragsabwicklung um bis zu 50 % steigen: Ihr Team gewinnt Zeit, die bisher für repetitive Dateneingabe draufging.

Auftragstransparenz in Echtzeit

Ein zentraler Monitor gibt Vertrieb, Finanzen und Versand einen gemeinsamen, aktuellen Überblick über den Status jedes Auftrags, über alle Kanäle hinweg.

Mehr Zeit für die Kundenbeziehung

Da die Dateneingabe entfällt, kann sich Ihr Team stärker auf den direkten Kundenkontakt konzentrieren, statt Auftragsdetails abzutippen.

Ein Prozess, der mit Ihnen wächst

Automatisierte Auftragsabwicklung bewältigt wachsende Auftragsvolumen ohne zusätzliches Personal, sodass Ihr Prozess mit dem Unternehmenswachstum mithält.

So automatisiert Doxis die Auftragsabwicklung in SAP

Doxis O2C for SAP digitalisiert und automatisiert die Verarbeitung eingehender Kundenaufträge direkt in SAP, sodass Ihre Auftragsabwicklung an keiner Stelle mehr auf manueller Eingabe beruht.

Doxis O2C ist direkt in SAP integriert, mit direktem Datenzugriff und Belegfluss, und erfasst Aufträge aus jedem Kanal, den Ihre Kunden tatsächlich nutzen, darunter E-Mail, PDF, Fax, EDI, IDoc und SAP Ariba.

Die automatisierte Datenextraktion mittels OCR, RPA und KI liest Auftragsdetails direkt aus dem eingehenden Dokument aus, während intelligente Assistenten Preise, Mengen und Stammdaten prüfen, bevor der Auftrag angelegt wird.

Anschließend legt die regelbasierte Automatisierung den Auftrag in SAP an, bei Aufträgen, die Ihre Kriterien erfüllen, sogar vollständig autonom. Ein 360-Grad-Order-Monitor bietet Ihrem Team Statusverfolgung und Suche über alle Aufträge hinweg, ergänzt durch ein Fiori-Analytics-Dashboard für KPI-basierte Entscheidungen.

Wussten Sie schon, dass Doxis im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management als Leader eingestuft ist? Unternehmen die Doxis einsetzen, berichten von messbaren Ergebnissen, darunter:

Bis zu 50 % mehr Effizienz in der Auftragsabwicklung
Weniger manueller Aufwand und weniger Auftragsfehler
Vollständige SAP-Integration, sodass Aufträge direkt in Ihr bestehendes ERP-System fließen, ohne Medienbruch
Multi-Channel-Erfassung, die E-Mail, PDF, Fax, EDI, IDoc und SAP Ariba in einem Prozess abdeckt
360-Grad-Transparenz über einen zentralen Monitor und ein Fiori-Dashboard
Ein modularer Aufbau, der mit Ihrem Auftragsvolumen mitwächst

Wenn manuelle Auftragserfassung Ihren Vertrieb ausbremst, fordern Sie unten eine kostenlose Demo an und sehen Sie, wie Doxis in Ihre SAP-Umgebung passt.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist die automatisierte Auftragsabwicklung?

Automatisierte Auftragsabwicklung nutzt Software, um Kundenaufträge in Ihrem ERP-System zu erfassen, zu validieren und anzulegen, ganz ohne manuelle Dateneingabe. Eine manuelle Prüfung ist nur für Ausnahmen vorgesehen, die außerhalb der definierten Regeln liegen.

Funktioniert Auftragsautomatisierung mit SAP S/4HANA?

Ja. Lösungen wie Doxis lassen sich direkt in SAP ERP und SAP S/4HANA integrieren, sodass Aufträge auf Basis Ihrer bestehenden SAP-Daten und -Prozesse angelegt werden.

Wie lange dauert die Einführung der Auftragsautomatisierung in SAP?

Die Einführungsdauer hängt vom Auftragsvolumen, der Anzahl der beteiligten Kanäle und dem Aufwand für die Stammdatenbereinigung vor dem Go-live ab. Die meisten Unternehmen starten mit einem Kanal oder Kundensegment und erweitern von dort aus.

Kann automatisierte Auftragsabwicklung Aufträge per E-Mail oder Fax verarbeiten?

Ja. Moderne Auftragsautomatisierung extrahiert Daten aus jedem Format: von per E-Mail versendetem PDF über ein gescanntes Fax bis hin zu handschriftlichen Notizen, und nicht nur aus strukturierten EDI-Feeds.

Was passiert mit Aufträgen, die nicht den Automatisierungsregeln entsprechen?

Aufträge außerhalb Ihrer definierten Regeln, etwa von einem neuen Kunden oder mit einer ungewöhnlichen Menge, werden zur Prüfung an ein Teammitglied weitergeleitet, statt automatisch verarbeitet zu werden.

Wie reduziert Auftragsautomatisierung Fehler im Vergleich zur manuellen Eingabe?

Automatisierung validiert Auftragsdaten wie Preise, Mengen und Materialnummern vor der Auftragsanlage gegen Ihre SAP-Stammdaten und erkennt Abweichungen, die bei manueller Eingabe leicht übersehen werden.

Lohnt sich Auftragsautomatisierung nur bei hohem Auftragsvolumen?

Nein. Auch bei geringerem Auftragsvolumen profitieren Teams von weniger manuellem Aufwand und weniger Fehlern, der Zeitgewinn fällt jedoch umso größer aus, je mehr das Auftragsvolumen wächst.

Was ist der Unterschied zwischen Auftragsabwicklung und Auftragsmanagement?

Auftragsabwicklung bezeichnet konkret den Weg eines einzelnen Auftrags vom Eingang bis zur Anlage in Ihrem ERP-System, während Auftragsmanagement die übergeordnete Disziplin ist, die Aufträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verfolgt, abwickelt und auswertet.

Wie lange müssen Kundenaufträge in Deutschland aufbewahrt werden?

Kundenaufträge gelten als Geschäftsunterlagen mit handels- und steuerrechtlicher Relevanz. Nach den Grundsätzen von GoBD, HGB und AO müssen vergleichbare Geschäftsdokumente in der Regel mindestens sechs Jahre revisionssicher archiviert werden, während Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Eine digitale, GoBD-konforme Archivierung erleichtert die Einhaltung dieser Fristen erheblich.

Fabian Rückels

Fabian is an experienced software evangelist, solution engineer, and sales leader with a passion for high-quality software and outstanding customer service. His mission is to revolutionize how companies tackle purchase-to-pay (P2P) and order-to-cash (O2C) natively embedded in SAP through Doxis's leading Intelligent Content Automation (ICA) solution. Fabian has deep technical knowledge (e.g. SAP ecosystem, eInvoicing, databases, APIs, mobile development environments and user experience) and extensive market experience with the SAP client base.

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