ECM für das Personalwesen
Doxis ECM bündelt Personalunterlagen in digitalen Personalakten und stellt sie berechtigten Mitarbeitenden direkt im jeweiligen HR-Prozess zur Verfügung. Digitale Workflows automatisieren Freigaben und wiederkehrende Abläufe, während Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen zentral gesteuert werden. Bestehende HR-Systeme wie SAP SuccessFactors lassen sich dabei nahtlos einbinden.
- Personalakten zentral verwalten
- Personalprozesse automatisieren
- SAP SuccessFactors mit Doxis erweitern
- Leader im Gartner® Magic Quadrant™ für Document Management 2026
Wie ECM das Personalwesen unterstützt
Viele Personalabteilungen arbeiten bereits mit Systemen wie Workday oder SAP SuccessFactors. Doxis ECM ergänzt diese Anwendungen um zentrales Dokumentenmanagement und verbindet Personalakten, Bewerbungsunterlagen und Formulare mit den jeweiligen Prozessen. Bestehende HR-Systeme bleiben dabei im Einsatz, während Doxis die zugehörigen Inhalte systemübergreifend verfügbar macht.
HR-Systeme vernetzen
Verbinden Sie digitale Personalakten mit SAP SuccessFactors und weiteren HR- und Abrechnungssystemen. So stehen Unterlagen und Informationen direkt im richtigen Kontext zur Verfügung.
Dokumente automatisch verarbeiten
Erfassen, klassifizieren und archivieren Sie Personal- und Bewerbungsunterlagen automatisiert in der passenden digitalen Akte.
Compliance sicher steuern
Steuern Sie Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen zentral und unterstützen Sie eine DSGVO-konforme sowie nachvollziehbare Ablage.
Was unsere Kunden über uns sagen
Erfahren Sie, warum Organisationen weltweit Doxis vertrauen, um ihre Effizienz zu steigern, Prozesse zu optimieren und nachhaltigen Geschäftswert zu schaffen.
Thomas Schnell,
Leiter fachliche Betriebsführung BCM, DB Systel
"Wir haben es mit Doxis von SER geschafft, eine einheitliche, elektronische ECM-Infrastruktur im Sinne eines Konzernstandards aufzubauen."
Martin Treder,
Global IT, DHL Express
"Wir haben weltweit nach einer passenden Lösung für unser Dokumentenmanagement gesucht – und es vor unserer Haustür gefunden: bei Doxis."
Markus Schiffer,
Portfolio Manager, DEVK
"Das strategische Ziel Nummer 1 der DEVK ist die Kundenzufriedenheit. Das erreichen wir nur, wenn wir schnell und auskunftsfähig sind."
Lars Schmerge,
ECM-Projektleiter, Bernard Krone Holding
"Wir haben uns für SER entschieden, weil sie uns von Beginn an auf Augenhöhe begegneten und mit Doxis alle unsere Anforderungen erfüllten."
Dirk Stentzel,
IT-Projektleiter, AUGUST STORCK KG
"Im P2P- und O2C-Prozess wird die Gefahr eines Vermögensschadens minimiert, weil eine Vielzahl regulatorischer Anforderungen berücksichtigt werden."
Jürgen Werner,
DMS-Gesamtprojektleiter, LWL
"Vor über 10 Jahren sind wir mit SER gestartet. Wir hätten erhebliche Probleme, wenn wir noch mit Papierakten arbeiten müssten. Die bisherigen Investitionen haben sich gelohnt!"
Klaus Bentz,
Vorsitzender der Geschäftsleitung, FCA BANK Deutschland
"Mit Doxis haben wir einen langjährigen zuverlässigen Partner, der uns jederzeit innovativ und kundenorientiert begleitet."
Werner Höltl,
Application Manager (Finanzen), Duravit AG
"Mit Doxis sind wir – gerade bzgl. unsere internationalen, dokumentenbasierten Geschäftsprozesse – für die Zukunft bestens gerüstet."
Michael Penth,
Geschäftsführer, PVS Mosel-Saar GmbH
"Ich gehe davon aus, dass wir mit Doxis ein Drittel an überflüssigen Arbeitsabläufen einsparen – bei einer besseren Qualität."
1 Std./Tag
weniger Suchaufwand im Personalwesen
27 Mio.
Personaldokumente zentral verwaltet
Sehen Sie Doxis in Aktion
Entdecken Sie in einer persönlichen Demo, wie Doxis Ihre dokumentenbasierten Prozesse vereinfacht und automatisiert.
Warum sich Personalabteilungen für Doxis entscheiden
Mit Doxis greifen Personalteams schneller auf vollständige Personalakten und relevante Unterlagen zu, automatisieren wiederkehrende Freigaben und steuern Zugriffsrechte sowie Aufbewahrungsfristen zentral. Das reduziert manuelle Ablagen und Suchaufwand und schafft nachvollziehbare Prozesse für sensible Personaldaten.
Zentrale digitale Personalakten
Personal- und Bewerberdokumente werden strukturiert in digitalen Akten gebündelt und im jeweiligen Mitarbeiterkontext bereitgestellt.
Revisionssichere Archivierung
Personaldokumente werden nachvollziehbar archiviert und bleiben über ihren gesamten Lebenszyklus kontrolliert verfügbar.
Rollenbasierte Zugriffsrechte
Berechtigungen steuern, welche Mitarbeitenden auf sensible HR-Dokumente und Informationen zugreifen dürfen.
Aufbewahrungs- und Löschfristen
Fristen für Personaldokumente lassen sich zentral verwalten und in geregelte Löschprozesse überführen.
Automatisierte Dokumentenworkflows
Prüfungen, Freigaben und wiederkehrende Bearbeitungsschritte werden über definierte Workflows gesteuert.
Dokumente aus Vorlagen erstellen
Arbeitsverträge, Bescheinigungen und weitere HR-Dokumente können auf Basis definierter Vorlagen und vorhandener Personaldaten erstellt werden.
Elektronische Signaturen integrieren
Dokumente lassen sich aus dem Prozess heraus zur digitalen Signatur weitergeben und anschließend wieder zentral ablegen.
SAP SuccessFactors integrieren
Doxis verbindet HR-Dokumente mit SAP SuccessFactors und stellt sie im passenden Mitarbeiter- und Prozesskontext zur Verfügung.
KI für das Personalwesen
Personalakten enthalten zahlreiche Informationen, die im Arbeitsalltag schnell gefunden und zuverlässig eingeordnet werden müssen. Doxis nutzt KI, um Inhalte in Dokumenten zu erkennen, zu klassifizieren und relevante Informationen verfügbar zu machen. So können Personalteams Informationen schneller finden und direkt zum zugrunde liegenden Dokument zurückkehren.
Personalunterlagen mit KI erschließen
Wer Vertragsdaten, Nachweise oder Informationen zum Onboarding benötigt, muss nicht jede Personalakte einzeln durchsuchen. Doxis analysiert eingehende Dokumente, ordnet sie dem richtigen Kontext zu und macht relevante Informationen direkt nutzbar. KI-gestütztes Content Understanding gehört zum Doxis-Ansatz für intelligentes Dokumentenmanagement.
- Personalunterlagen automatisch erkennen und klassifizieren
- Termine, Nachweise und Vertragsdaten extrahieren
- Dokumente und Versionen strukturiert auffindbar halten
KI-Antworten mit nachvollziehbaren Quellen
Mit Doxi, dem Intelligent Content Assistant, können Mitarbeitende Fragen zu vorhandenen Inhalten stellen und Informationen direkt im Dokumentenkontext nutzen. Zugriffsrechte bleiben dabei relevant, sodass sensible Inhalte nur für entsprechend berechtigte Personen verfügbar sind. Doxis unterstützt dafür nutzer-, rollen- und gruppenabhängige Berechtigungen.
- Antworten auf freigegebene Inhalte beschränken
- Antworten mit den zugrunde liegenden Dokumenten verknüpfen
- Suche und KI-Unterstützung in einer Oberfläche verbinden
- On-Premises oder Private Cloud, DSGVO-konform und ISO-27001-zertifiziert
Bremst Sie Ihr veraltetes HR-System aus?
Doxis ergänzt vorhandene HR- und Geschäftsanwendungen um zentrale digitale Akten, Dokumentenmanagement und automatisierte Prozesse. So können Unternehmen verteilte oder veraltete Dokumentenablagen ablösen, ohne ihre etablierten Fachsysteme ersetzen zu müssen.
Doxis lässt sich je nach Anforderungen in der Cloud, On-Premises oder in hybriden Modellen betreiben.
ECM im Personalwesen interaktiv erleben
Erleben Sie in der interaktiven Demo, wie Doxis ECM digitale Personalakten, Dokumente und Workflows im Personalwesen verbindet. Der gezeigte Ablauf nutzt SAP SuccessFactors exemplarisch als angebundenes HR-System. Die zugrunde liegenden ECM-Funktionen lassen sich ebenso mit anderen HR- und Entgeltabrechnungssystemen verbinden.
Doxis integriert sich in Ihre bestehende IT-Landschaft
Sicherheit, Compliance und Qualität unabhängig bestätigt
Zertifizierte Sicherheit
Geprüfte Compliance
Von Analysten anerkannt
Doxis ist
Leader!
Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026
Starke Technologiepartner
Häufig gestellte Fragen zu ECM im Personalwesen
Was ist ECM im Personalwesen?
ECM im Personalwesen bündelt Personalakten, Bewerbungsunterlagen, Verträge und weitere personenbezogene Informationen in einer zentralen digitalen Umgebung. Doxis ECM verbindet diese Inhalte mit Workflows, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln, sodass Personalabteilungen Informationen schneller finden, sicher bearbeiten und nachvollziehbar verwalten können.
Wie automatisiert Doxis Onboarding und Offboarding?
Doxis steuert wiederkehrende Aufgaben, Freigaben und dokumentenbezogene Schritte über digitale Workflows. Beim Ein- oder Austritt können Aufgaben automatisch an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet und benötigte Unterlagen dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden.
Lässt sich Doxis in bestehende HR- und Abrechnungssysteme integrieren?
Ja. Doxis lässt sich über Schnittstellen und Konnektoren mit bestehenden Geschäftsanwendungen verbinden, sodass Personalunterlagen im Kontext der bereits genutzten Systeme verfügbar sind. Für SAP SuccessFactors bietet Doxis zudem eine dedizierte Lösung für integriertes Dokumentenmanagement und digitale Personalakten.
Wie verwaltet Doxis digitale Personalakten?
Doxis führt Unterlagen einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters strukturiert in einer digitalen Personalakte zusammen. Versionen, Metadaten, Zugriffsrechte und Bearbeitungsschritte bleiben nachvollziehbar, sodass berechtigte Personen schnell auf die jeweils relevanten Informationen zugreifen können.
Wie hilft Doxis KI, Informationen in Personalakten schneller zu finden?
Doxis nutzt KI, um Dokumente zu klassifizieren, Inhalte zu analysieren und relevante Informationen aus Unterlagen zu erkennen. Dadurch lassen sich beispielsweise Vertragsdaten, Termine oder Nachweise gezielter finden, ohne jede Datei einzeln durchsuchen zu müssen.
Wie unterstützt Doxis den Datenschutz bei personenbezogenen Daten?
Doxis steuert den Zugriff auf sensible Informationen über Rollen und Berechtigungen und dokumentiert Bearbeitungsschritte nachvollziehbar. Aufbewahrungsfristen und geregelte Löschprozesse unterstützen Personalabteilungen dabei, Datenschutzvorgaben kontrolliert umzusetzen.
Wie lassen sich bestehende Personalakten und Dokumentenbestände in Doxis übernehmen?
Doxis bietet einen strukturierten Migrationsansatz, der veraltete Personalaktenarchive und Legacy-HR-Software mit minimaler Unterbrechung ablöst. Ob On-Premises, in der Cloud oder in einer Hybridumgebung: Doxis unterstützt einen reibungslosen Übergang bei vollständigem Erhalt der Personaldaten.
Lässt sich Doxis an die spezifischen HR-Prozesse unseres Unternehmens anpassen?
Bestehende digitale Dokumentenbestände können in Doxis übernommen, strukturiert und den passenden digitalen Akten zugeordnet werden. Dabei lassen sich Metadaten und bestehende Ablagestrukturen berücksichtigen, damit Informationen nach der Migration weiterhin eindeutig auffindbar und nutzbar bleiben.
Lässt sich Doxis an unsere Personalprozesse anpassen?
Ja. Doxis unterstützt strukturierte und flexible Workflows, die sich an bestehende Abläufe, Rollen und Freigabeschritte anpassen lassen. So können Unternehmen ihre Personalprozesse digitalisieren, ohne jeden bestehenden Prozess neu aufsetzen zu müssen.
Welche Vorteile bietet Doxis für Personalabteilungen?
Doxis reduziert verteilte Ablagen und manuelle Such- und Bearbeitungsschritte, indem Personalunterlagen, Workflows und Zugriffsregeln zentral zusammengeführt werden. Personalabteilungen gewinnen dadurch schneller Zugriff auf vollständige Informationen, können wiederkehrende Abläufe automatisieren und sensible Daten kontrollierter verwalten.
Wie können wir helfen?
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