Workflow-Management-Software im Vergleich: Die 7 führenden Plattformen für Unternehmen 2026

Freigaben per E-Mail, Dokumente ohne festen Laufweg und Systeme ohne Schnittstellen bremsen auch Unternehmen, die bei der Digitalisierung schon weit sind. Der AIIM Market Momentum Index: Intelligent Document Processing (IDP) Survey 2025 hat dazu 600 Großunternehmen aus den USA und der DACH-Region befragt. Das Ergebnis: 65 % evaluieren oder implementieren derzeit neue IDP-Projekte.

In der Praxis hakt es oft an derselben Stelle. Workflows und die zugehörigen Dokumente und Daten liegen in getrennten Systemen.

An Werkzeugen mangelt es selten. Die meisten Großunternehmen nutzen bereits mehrere Einzellösungen für Freigaben, Vorgangsbearbeitung und Dokumentenlauf. Was fehlt, ist eine zentrale Plattform. Sie verbindet die Workflow-Automatisierung mit den Inhalten, Daten und Systemen, von denen die Prozesse abhängen.

Dieser Vergleich stellt die 7 besten Plattformen für Workflow-Management-Software in Unternehmen vor. Alle Anbieter werden nach denselben Kriterien betrachtet: Funktionsumfang, Integrationstiefe sowie Vor- und Nachteile aus Nutzerbewertungen.

Wichtige Erkenntnisse

• Doxis: Vereint Enterprise Content Management und Business Process Management in einer Plattform. Die beste Wahl, wenn Workflows direkt mit Dokumenten, Daten und Unternehmenssystemen wie SAP verbunden sein sollen.
• Appian: Low-Code-Plattform für die schnelle Entwicklung von Prozessanwendungen, vor allem in regulierten Branchen.
• Pega: Case Management und regelbasierte Entscheidungen für große, komplexe Unternehmensstrukturen.
• ServiceNow: Überträgt seine Wurzeln im IT-Service-Management (ITSM) auf die Workflow-Automatisierung in IT und Fachbereichen.
• OpenText: Prozess- und Case Management über die AppWorks-Plattform, ergänzt durch das Content-Management-Portfolio von OpenText.
• IBM: Bündelt Workflow, Content Services und Entscheidungsmanagement in einer containerisierten Plattform für IBM-zentrierte IT-Landschaften.
• Hyland: Verbindet Dokumentenmanagement mit konfigurierbaren, fallbasierten Workflows. Verbreitet in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen und Finanzdienstleistungen.

Workflow-Management-Software für Unternehmen im Vergleich

Anbieter	Schwerpunkt	Integrationen in Unternehmenssysteme
Doxis	ECM und BPM in einer Plattform	SAP (zertifiziert, inkl. ArchiveLink), Microsoft 365, Salesforce, weitere ERP- und CRM-Systeme über API-first-Architektur
Appian	Low-Code-Prozessanwendungen	Salesforce, SAP, Microsoft, individuell über Konnektoren
Pega	Case Management und Decisioning	Salesforce, Microsoft, individuell über APIs
ServiceNow	Workflows auf ITSM-Basis	Microsoft, Salesforce, individuell über Integration Hub
OpenText	Prozess- und Case Management mit OpenText-Content	SAP, Documentum, Microsoft, individuell über Konnektoren
IBM	Workflow, Content und Decisioning im Container	Salesforce, Microsoft, SAP, individuell über APIs
Hyland	Dokumentenmanagement mit fallbasierten Workflows	SAP, Salesforce, Microsoft 365, individuell über Konnektoren

Was ist Workflow-Management-Software für Unternehmen?

Workflow-Management-Software automatisiert die Abfolge von Aufgaben, Freigaben und Übergaben, aus denen ein Geschäftsprozess besteht. Das reicht von der Freigabe eines Dokuments bis zur Eskalation eines Vorgangs über mehrere Abteilungen.

Im Unternehmenseinsatz muss die Software zudem die Systeme, Dokumente und Daten anbinden, die der Prozess berührt. Aufgaben nur von Person zu Person weiterzureichen, genügt nicht.

Die 7 führenden Workflow-Management-Plattformen für Unternehmen

Ausgewählt wurden die Anbieter nach Integrationstiefe, Funktionsumfang in der Prozessautomatisierung und Skalierbarkeit. Hinzu kommt die Anerkennung durch Analysten und unabhängige Nutzerbewertungen.

Jedes Profil folgt demselben Aufbau: Kurzbeschreibung, drei Vorteile und zwei Nachteile aus Nutzerbewertungen. Die Bewertungen stammen von G2 sowie Gartner Peer Insights.

1. Doxis

Doxis verbindet Enterprise Content Management, Business Process Management und KI auf einer Plattform. Mit dem Doxis Designer lassen sich Workflows per No-Code und Low-Code modellieren, unterstützt durch BPMN 2.0 und DMN für regelbasierte Entscheidungen.

Für flexible Vorgänge bietet Doxis Adaptive Case Management mit Ad-hoc-Aufgaben ohne Programmierung. Elektronische Postkörbe, Vertretungsregeln und Dashboards erleichtern die Prozesssteuerung. Über Integrationen in SAP,Microsoft 365, Salesforce, Workday und ServiceNow lassen sich Workflows direkt in bestehende Geschäftsprozesse einbinden.

Vorteile:

• No-Code-/Low-Code-Modellierung mit BPMN 2.0 und DMN
• Adaptive Case Management und flexible Ad-hoc-Workflows
• Integriertes ECM und BPM mit zertifizierter SAP-Anbindung

Nachteile

• Ausgelegt auf komplexe, unternehmensweite Prozesse: Für einfache Workflows in nur einer Abteilung ist der volle Funktionsumfang oft mehr als nötig

2. Appian

Appian ist eine Low-Code-Plattform für Prozessanwendungen. Typische Einsatzfelder sind Case Management, Freigaben und Workflows in regulierten Bereichen.

Die Plattform richtet sich an Großunternehmen und Behörden, die eigene Prozessanwendungen schnell entwickeln wollen. Dafür nutzen sie Appians eigene Expression Language und einen visuellen Prozessmodellierer.

Vorteile:

• Schnelle Low-Code-Entwicklung für prozesszentrierte Anwendungen
• Etablierte Präsenz in regulierten Branchen wie öffentlicher Verwaltung und Finanzdienstleistungen
• Bewertung von 4,5 von 5 auf (G2)

Nachteile:

• Laut Rezensenten sind die Lizenzen teuer und auf die Budgets großer Unternehmen oder Behörden zugeschnitten (G2)
• Nutzer berichten von einer steilen Lernkurve bei der proprietären Expression Language und den Debugging-Tools (G2)

3. Pega (Pegasystems)

Pega Platform ist auf Case Management und automatisierte Entscheidungen in großen Unternehmen ausgelegt. Eingesetzt wird die Plattform vor allem im Kundenservice, bei Banken und Versicherern, wo komplexe, regelbasierte Prozesse laufen.

Pega kombiniert dafür Low-Code-Entwicklung mit einer KI-gestützten Decisioning Engine.

Vorteile:

• Starkes Case Management und Decisioning für komplexe, regelintensive Prozesse
• Langjährige Erfahrung mit großen Unternehmen in regulierten Branchen
• Bewertung von 4,2 von 5 auf (G2)

Nachteile:

• Rezensenten bezeichnen die Oberfläche als veraltet und innerhalb des Cosmos-Designsystems schwer anpassbar (G2)
• Die Lizenzkosten werden im Vergleich zu anderen Plattformen der Kategorie durchweg als hoch eingestuft (G2)

4. ServiceNow

ServiceNow ist mit IT-Service-Management groß geworden. Über App Engine und die Now Platform deckt der Anbieter inzwischen auch die Workflow-Automatisierung im gesamten Unternehmen ab.

Die Plattform passt vor allem dann, wenn ServiceNow bereits für ITSM im Einsatz ist. Workflows lassen sich so auf HR, Security und weitere Fachbereiche ausweiten.

Vorteile:

• Breiter Einsatz über IT-, HR- und Fachbereichs-Workflows hinweg
• Umfangreiches Ökosystem für Unternehmen, die ITSM bereits auf ServiceNow standardisiert haben
• Bewertung von 4,5 von 5 auf (G2)

Nachteile:

• Nutzer berichten von hohen Lizenzkosten, die mit wachsender Nutzung steigen, und von wenig Kostentransparenz (G2)
• Die Oberfläche gilt als unübersichtlich, da viele Tabs, Optionen und Einstellungen die Navigation in komplexen Anwendungen erschweren (G2)

5. OpenText

Die OpenText AppWorks Platform deckt Prozess- und Case Management ab. Sie wird zusammen mit den Content-Management-Produkten von OpenText betrieben, etwa Extended ECM.

Zielgruppe sind Unternehmen, die prozesszentrierte Anwendungen auf einem bestehenden OpenText-Content-Bestand modellieren wollen.

Vorteile:

• Case Management und Prozessmodellierung, abgestimmt auf das Content-Management-Portfolio von OpenText
• Etablierte Präsenz in großen Unternehmen regulierter Branchen
• Bewertung von 4,6 von 5 auf (G2)

Nachteile:

• Rezensenten beschreiben die Oberfläche als wenig benutzerfreundlich und die Konfiguration als unübersichtlich (G2)
• Nutzer berichten von hohem Speicher- und CPU-Bedarf, der die Performance unter Last bremst (G2)

6. IBM

IBM Cloud Pak for Business Automation bündelt Workflow (Business Automation Workflow), Content Services und Entscheidungsmanagement in einer containerisierten Plattform.

Die Lösung eignet sich für große, IBM-zentrierte Unternehmen, die Workflow-, Content- und Decisioning-Komponenten auf gemeinsamer Infrastruktur betreiben wollen.

Vorteile:

• Workflow, Content Services und Decisioning in einer modularen, containerisierten Plattform
• Gute Wahl für Unternehmen, die bereits auf IBM-Infrastruktur standardisiert haben
• Bewertung von 4,3 von 5 auf (G2)

Nachteile:

• Rezensenten nennen eine steile Lernkurve und eine Dokumentation ohne detaillierte Anleitungen (G2)
• Die Konfiguration gilt als komplex und erfordert für die Einführung viel technisches Know-how (G2)

7. Hyland

Hyland OnBase verbindet Dokumentenmanagement mit konfigurierbaren, fallbasierten Workflows. Verbreitet ist die Lösung im Gesundheitswesen, bei Finanzdienstleistern, in der öffentlichen Verwaltung und an Hochschulen.

OnBase bildet sowohl strukturierte Dokumentenläufe ab als auch die flexible Vorgangsbearbeitung, die in regulierten Umgebungen üblich ist.

Vorteile:

• Konfigurierbare, fallbasierte Workflows für regulierte Branchen mit komplexen Dokumentanforderungen
• Langjährige Erfahrung im Gesundheitswesen, bei Finanzdienstleistern und in der öffentlichen Verwaltung
• Bewertung von 4,4 von 5 auf (G2)

Nachteile:

• Rezensenten berichten von Problemen nach Versions-Upgrades, etwa gesperrten Dokumenten (G2)
• Nutzer beschreiben eine steile Lernkurve mit hohem Schulungs- und Supportbedarf (G2)

Die wichtigsten Vorteile automatisierter Workflows

Wer Workflows im Unternehmen automatisiert, profitiert vor allem in vier Bereichen.

Schnellere Freigaben und kürzere Durchlaufzeiten

Automatisches Routing ersetzt manuelle Übergaben, E-Mail-Ketten und verlorene Papierunterlagen. Jede Aufgabe landet direkt bei der zuständigen Person. Stockt ein Vorgang, ist das sofort sichtbar.

Weniger Fehler und ein lückenloser Audit-Trail

Automatisierte Workflows prüfen jeden Vorgang nach denselben Regeln. Das reduziert Eingabefehler, etwa in der Rechnungsverarbeitung. Jeder Schritt wird protokolliert. Prüfungen und Compliance-Audits laufen dadurch schneller und mit weniger Aufwand.

Geringere Betriebskosten

Weniger manuelle Routinearbeit verschafft Mitarbeitern Zeit für anspruchsvollere Aufgaben. Das zeigt die Forrester Total Economic Impact™ Studie zum Doxis-Kunden SEW-EURODRIVE. Die Zeitersparnis in automatisierten Prozessen stieg dort von 70 % im ersten Jahr auf 90 % ab dem zweiten Jahr. Über drei Jahre erzielte das Unternehmen einen ROI von 336 %.

Mehr Transparenz über Abteilungen hinweg

Viele Workflows durchlaufen Finanzwesen, Einkauf, Personalabteilung und Rechtsabteilung. Eine gemeinsame Plattform zeigt allen vier Bereichen denselben Bearbeitungsstand.

Checkliste: Worauf Sie bei Workflow-Management-Software achten sollten

Fünf Kriterien entscheiden darüber, ob eine Plattform im Unternehmensalltag trägt.

Integrationstiefe in zentrale Unternehmenssysteme

Workflow-Automatisierung ist nur so gut wie die Systeme, die sie anbindet. Achten Sie auf zertifizierte, native Integrationen in die ERP-, CRM- und Content-Systeme, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Das gilt besonders für SAP, wenn es Ihr führendes System ist.

Prozessmodellierung mit Low-Code, No-Code und BPMN 2.0

Achten Sie darauf, ob sich Workflows ohne umfangreiche Programmierung erstellen und anpassen lassen. Low-Code- und No-Code-Werkzeuge erleichtern es Fachbereichen, Prozesse selbst zu konfigurieren. Standards wie BPMN 2.0 für die Prozessmodellierung und DMN für regelbasierte Entscheidungen unterstützen eine einheitliche und nachvollziehbare Prozessgestaltung.

Neben festen Abläufen sollte die Software auch Adaptive Case Management unterstützen, damit Mitarbeitende bei Ausnahmen zusätzliche Aufgaben und Freigaben flexibel einbinden können.

Workflows mit Inhalten und Daten verknüpft

Viele Workflow-Plattformen reichen Aufgaben weiter, verwalten aber nicht die zugehörigen Dokumente und Daten. Plattformen, die Workflow-Automatisierung und Content Management verbinden, halten alles in einem führenden System.

Compliance und Governance

Workflows berühren regulierte Daten häufiger, als viele Teams erwarten. Prüfen Sie, ob die Plattform die Regeln zur Information Governance, Audit-Trails und Zugriffsrechte abbildet, die in Ihrer Branche gelten.

In Deutschland gehören dazu etwa DSGVO, GoBD und HGB, für Banken zusätzlich MaRisk. In Österreich und der Schweiz regeln BAO und GeBüV die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen. Bei internationalen Anforderungen kommen Nachweise wie SOC-Berichte hinzu.

Flexible Bereitstellung

Cloud, On-Premises oder hybrid: Das Betriebsmodell ist entscheidend, wenn strenge Vorgaben zu Datenspeicherort oder Infrastruktur gelten. Prüfen Sie, ob die Plattform das Modell unterstützt, auf das Ihre IT bereits setzt.

Für welche Unternehmen eignet sich Doxis als Workflow-Management-Software?

Doxis eignet sich besonders für größere Unternehmen, die dokumentenbasierte Workflows über mehrere Abteilungen und Geschäftssysteme hinweg automatisieren möchten. Die Plattform verbindet Enterprise Content Management, Business Process Management und KI, sodass Dokumente und Prozessschritte gemeinsam gesteuert werden können.

Für komplexe Unternehmensprozesse bietet Doxis insbesondere:

• No-Code/Low-Code und BPMN 2.0: Modellierung und Anpassung von Workflows ohne umfangreiche Programmierung.
• Adaptive Case Management: Flexible Ad-hoc-Aufgaben und Freigaben für Vorgänge, die keinem festen Ablauf folgen.
• Operative Prozesssteuerung: Elektronische Postkörbe, Vertretungsregeln und Dashboards für die Überwachung laufender Workflows.
• Integration und Automatisierung: Anbindung an SAP und weitere Geschäftssysteme sowie KI-gestützte Dokumentenverarbeitung mit Doxis AI.dp.

Das ist besonders bei der Posteingangsverarbeitung, in HR-Prozessen und im Qualitätsmanagement relevant. Dokumente lassen sich automatisch zuordnen, an zuständige Personen weiterleiten und bei Ausnahmen gezielt prüfen, ohne den gesamten Workflow neu aufzusetzen.

Vereinbaren Sie eine kostenlose Doxis-Demo und sehen Sie, wie die Plattform in Ihre SAP- und Systemlandschaft passt.

Häufig gestellte Fragen zur Workflow-Management-Software