Anhaltende Papierflut im Personalwesen rückt digitale Transformation in weite Ferne

Die digitale Transformation hat die Arbeitsweise von Unternehmen grundlegend verändert. Dennoch schlägt sich der Bereich HR in vielen Unternehmen noch immer mit papierbasierten Akten und nichtvernetzten Systemen herum, sodass viel Zeit für dokumentenintensive Vorgänge aufgewandt werden muss, deren Automatisierung schon vor Jahren hätte erfolgen sollen. Dies verursacht Kosten: verzögertes Recruiting, mangelhafter Mitarbeiterservice und eine Transformationsagenda, die viel schwieriger zu skalieren ist.

Die digitale Transformation im Personalwesen betrifft alle Phasen im Beschäftigungslebenszyklus, einschließlich:

• Recruiting,
• Onboarding und Offboarding,
• Personalentwicklung,
• Vertragsmanagement und -Verhandlungen sowie
• Zugriffsverwaltung für Personalakten  

Doch in vielen Unternehmen steht dem Personalwesen weniger als 1 % des Gesamtbudgets zur Verfügung. Unter allen Geschäftsbereichen erhält dieser die geringsten Mittel, was die Modernisierung von HR-Systemen ausbremst.

Zunehmend wird ersichtlich, dass dieses Vorgehen in eine Sackgasse führt. HR-Mitarbeitende kümmern sich um die Beschäftigten hinter allen Geschäftsprozessen. Wenn die Systeme, Dokumente und Workflows im Personalwesen nicht modernisiert werden, sind die Auswirkungen im gesamten Unternehmen spürbar. Schließlich ist der Betrieb darauf angewiesen, dass kontinuierlich neue Talente gewonnen und Mitarbeitende effektiv nach Maß unterstützt werden.

Tag für Tag bewältigen viele HR-Abteilungen mit Ach und Krach dieselben Probleme. Personalverantwortliche warten auf einen Vertrag, Beschäftigte brauchen Zugriff auf ihre Personalakte, HR-Mitarbeitende suchen in E-Mails und auf freigegebenen Laufwerken nach der aktuellen Version eines Dokuments. Die relevanten Informationen sind durchaus vorhanden – nur nicht unbedingt an der richtigen Stelle.

Gleichzeitig stehen HR-Abteilungen unter starkem Druck aus allen Richtungen: Der Personalbedarf muss gedeckt, Mitarbeitererwartungen erfüllt und der wachsende Verwaltungsaufwand bewältigt werden. Doch viele HR-Tätigkeiten werden noch immer durch ungeordnete Informationen und manuelle Dokumentenvorgänge ausgebremst.  

Was kann das Personalwesen selbst dafür tun, interne Prozesse effizienter und schneller zu gestalten?

HR-Teams müssen einfach auf Dokumente zugreifen können, unabhängig vom verwendeten System oder Gerät, egal ob SAP SuccessFactors, Workday oder eine andere HR-Plattform genutzt wird. Genau das ermöglicht ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS).

Einfach ausgedrückt gibt ein DMS dem Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente und die darin enthaltenen Informationen so zu speichern und zu verwalten, dass die Beschäftigten finden, wonach sie suchen, und Prozesse nicht ins Stocken geraten.

Ein DMS schafft außerdem ein solides Fundament für die digitale Transformation. Dies gelingt durch die Kombination digitaler elektronischer Personalakten, einer konsistenten Ordnerstruktur und integrierter Funktionen zum Ablegen, Suchen, Versionieren und Managen von Dokumenten. Leistungsstarke DMS-Lösungen nutzen außerdem KI und Automatisierung zur Reduzierung manueller Routinetätigkeiten, unterstützen Mitarbeitende bei der effizienten Informationssuche im Self­Service-Portal und stärken mit klaren Audit Trails konsequent die Compliance.

Einer der größten Vorteile einer DMS-Lösung ist die bessere Übersicht, die das HR-Team über seine Informationen gewinnt. Wo vorher nur eine Sammlung gespeicherter Dateien vorlag, werden plötzlich die Zusammenhänge erkennbar. Zwar ist dies innerhalb konventioneller elektronischer Personalakten ebenfalls gut möglich, jedoch beschränkt sich die Übersicht dort auf die Akteninhalte – zugehörige Aufgaben und Prozesse bleiben außen vor. Mit einem modernen DMS wird das Wechseln zwischen nicht verknüpften Datensätzen, Aufgaben und Systemen überflüssig, da das HR-Team die zentrale Perspektive des DMS für schnellere Entscheidungen, reibungslosere Prozesse und besseren täglichen Service nutzen kann.

Wenn HR-Dokumente und Prozesse an zentraler Stelle verwaltet werden, sinkt der alltägliche manuelle Aufwand von HR-Teams. Ein modernes DMS kann zur Lösung folgender typischer Herausforderungen im Personalwesen beitragen:

Die manuelle Erstellung von Personalakten bremst das HR-Team aus:
Wenn neue Personalakten händisch erstellt werden müssen, verlieren HR­Abteilungen viel Zeit und das Fehlerrisiko steigt. Ein modernes DMS kann automatisch eine Personalakte erstellen, sobald ein neuer Mitarbeitender im ERP-System hinzugefügt wird, etwa in SAP. Diese Akte hält das System bei Änderungen an den Stammdaten, beispielsweise von Namen oder Anschrift, immer aktuell. Hierdurch werden manuelle Überprüfungen überflüssig, Fehler werden vermieden.

Onboarding und Offboarding gestalten sich schwierig, wenn zu viele Teams in Silos arbeiten:
Wenn das HR-Team On- und Offboardingprozesse abteilungsübergreifend koordinieren muss, werden Verzögerungen und ausgelassene Schritte schnell zum Risiko. Ein modernes DMS kann automatisch die richtigen Workflows anstoßen und alle Beteiligten über bevorstehende Schritte und Fristen auf dem Laufenden halten, ob zum Konfigurieren von Schlüsselkarten und Laptops, zum Gewähren von Systemzugriff oder zum Zuweisen von Schulungen. Genauso strukturiert und kontrolliert kann auch das Offboarding erfolgen.
 
Eingehende HR-Dokumente werden schnell falsch abgelegt oder aus dem Blick verloren:
Das manuelle Sortieren von eingehender Post und Mitarbeiterdokumenten ist langwierig und fehleranfällig. Ein modernes DMS übernimmt die automatische Weiterleitung der gesamten Eingangspost und legt eingehende Dokumente in der richtigen Personalakte ab. Außerdem erkennt es relevante Informationen auch ohne Benutzereingaben und ordnet sie dem passenden Datensatz zu.

Das Bewerbermanagement ist schwer nachzuvollziehen:
Wenn Bewerbungsunterlagen, Beurteilungen und Entscheide in verschiedenen Postfächern liegen, in unterschiedlichen Systemen gespeichert werden und auf mehrere Teams verteilt sind, ist es für die HR­Abteilung nur schwer möglich, das Recruiting reibungslos zu gestalten und Fristen einzuhalten.

Ein DMS erleichtert dem HR-Team die Handhabung neu eingehender Dokumente und die Kontaktaufnahme mit der richtigen Abteilung durch Weiterleitung zu prüfender Unterlagen und Versand automatischer Terminerinnerungen. Wird ein Einstellungsprozess erfolgreich abgeschlossen, werden die Bewerbungsunterlagen automatisch in die neu erstellte elektronische Personalakte übertragen.

Die Unterlagen aus erfolglosen Bewerbungen werden am Ende des Bewerbungsprozesses gemäß Datenschutzvorschriften wie der DSGVO automatisch gelöscht. Dies ist ein großer Vorteil im Hinblick auf die strengen Richtlinien zu personenbezogenen Daten mit einzuhaltenden Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Compliance ist mit steigender Anzahl an Personalakten immer schwieriger zu erreichen:
Die Daten Tausender Mitarbeitender manuell zu pflegen, ist extrem aufwendig, denn sie müssen geschützt und revisionssicher verwaltet werden. Schnell wird dabei etwas übersehen. Ein modernes DMS unterstützt HR-Teams, indem es allen Mitarbeiterdaten automatisch geeignete Zugriffsbeschränkungen zuweist, gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen einhält und alle Einzelschritte dokumentiert. Sensible Mitarbeiterdaten sind so besser geschützt, Compliance-Risiken werden gesenkt und der korrekte Umgang mit Daten wird belegt.

Der Zugriff auf HR-Akten sollte nicht von Papier, Standort oder Kernarbeitszeit abhängen:

Solange HR-Akten papierbasiert geführt werden, ist es aufwendig und langwierig, Führungskräften oder Mitarbeitenden Zugriff darauf zu verschaffen. Mithilfe eines modernen DMS kann standortunabhängig und sicher Zugriff auf elektronische Akten gewährt werden. Die HR-Abteilung wird automatisch über jede Anfrage zur Einsicht in eine Personalakte informiert. Das Team kann dann ganz einfach eine Zugriffsberechtigung für einen bestimmten Zeitraum erteilen. Die Berechtigten können die Datei schnell und einfach am Gerät ihrer Wahl aufrufen. Dies ist nicht nur eine Erleichterung für alle Beteiligten, sondern bietet auch den Vorteil, dass die elektronische Akte für das HR-Team jederzeit verfügbar bleibt.

SAP SuccessFactors unterstützt bereits viele HR-Prozesse. Häufig fehlt dabei jedoch ein zentrales Dokumentenmanagement und eine stärkere Verknüpfung der Dokumente, Daten und Workflows im Personalwesen über den gesamten Beschäftigungslebenszyklus. Ein modernes Dokumentenmanagement-System lässt sich so in SAP SuccessFactors integrieren, dass alle Dokumente mit HR-Stammdaten und entsprechenden Prozessen verknüpft werden, damit die enthaltenen Informationen bei der täglichen Arbeit im Personalwesen leichter zugänglich sind.

Das System kann automatisch digitale Bewerbungsmappen und Personalakten erstellen sowie Dokumente aus SAP SuccessFactors und anderen Quellen auf strukturierte Weise zusammenführen. Dies erleichtert den zeit- und standortunabhängigen Zugriff auf HR-Informationen. Darüber hinaus wird die Compliance gestärkt – dank rollenbasierter Zugriffsberechtigungen, Audit Trails und automatisierten Benachrichtigungen über auslaufende Dokumente und Fristen.

Weitere Informationen zur SAP SuccessFactors-Integration >>

Die digitale Transformation im Personalwesen beginnt mit der Lösung der Herausforderungen, die HR-Teams aktuell ausbremsen. Dokumente, Daten und Workflows müssen so miteinander verknüpft werden, dass Informationen leichter auffindbar sind, Prozesse sich besser verwalten lassen und weniger Vorgänge manuelle Eingriffe erfordern. Auf dieser Grundlage kann das HR-Team schneller agieren, Mitarbeitende besser unterstützen und seine Prozesse viel reibungsloser skalieren.

HR-Teams stehen bereits permanent unter Druck. Es geht nicht darum, ihnen weitere Aufgaben zu geben. Vielmehr gilt es die Arbeit, der sie ohnehin Tag für Tag nachgehen, vom Dokumentenchaos zu befreien.

Sie möchten ein solches Szenario in der Praxis sehen? Sehen Sie sich die einzelnen Schritte unten an.