Dokumentenerfassung: Der erste Schritt zu digitalen und rechtskonformen Prozessen

Dokumentenerfassung digitalisiert Informationen aus Verträgen, Rechnungen, Lieferscheinen und Formularen automatisch und macht sie sofort für Geschäftsprozesse nutzbar.

Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit papierbasierten oder unstrukturierten Dokumenten. Informationen müssen manuell erfasst, weitergeleitet oder archiviert werden. Das kostet Zeit, erhöht die Fehlerquote und erschwert den schnellen Zugriff auf wichtige Daten.

Erst wenn Dokumente digital erfasst, strukturiert und zentral in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) gespeichert werden, entstehen effiziente und durchgängige digitale Prozesse. Unternehmen profitieren von schnelleren Abläufen, höherer Transparenz und einer revisionssicheren Dokumentenverwaltung.

Mit intelligenten Document-Capture-Lösungen erkennt Doxis Inhalte automatisch, klassifiziert Dokumente und überführt Informationen direkt in digitale Workflows sowie Systeme wie SAP oder ERP-Plattformen.

• Dokumentenerfassung ist die Grundlage digitaler Prozesse: Unternehmen erfassen Informationen aus Verträgen, Rechnungen, Formularen oder E-Mails digital und integrieren sie direkt in ihre Geschäftsprozesse
• Automatisierte Dokumentenerfassung reduziert manuellen Aufwand: Moderne Document-Capture-Lösungen klassifizieren Dokumente automatisch, extrahieren relevante Daten und beschleunigen die Verarbeitung erheblich
• OCR und KI machen Dokumente intelligent nutzbar: OCR-Technologie und KI erkennen Inhalte, analysieren Dokumenttypen und wandeln Informationen in strukturierte, durchsuchbare Daten um
• Nahtlose Integration verbessert Prozesse: Dokumentenerfassung integriert Informationen direkt in DMS-, ERP-, SAP- und Workflow-Systeme und reduziert Medienbrüche zwischen Anwendungen
• Rechtskonforme Archivierung schafft Sicherheit: Unternehmen speichern Dokumente revisionssicher und erfüllen Compliance-Anforderungen wie DSGVO oder GoBD durch zentrale und kontrollierte Dokumentenprozesse
• Zentrale Informationsverwaltung verbessert Zusammenarbeit: Informationen stehen unternehmensweit schnell zur Verfügung und fördern effiziente Workflows, transparente Prozesse und besseren Wissenstransfer

Dokumentenerfassung, auch als Document Capture bezeichnet, umfasst die digitale Erfassung, Klassifikation und automatisierte Verarbeitung von Dokumenten und Informationen.

Dabei werden Inhalte aus physischen oder digitalen Dokumenten extrahiert, analysiert und in Systeme wie ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise-Content-Management-System (ECM) überführt. Ziel ist es, Informationen strukturiert bereitzustellen, damit sie schnell auffindbar, revisionssicher archiviert und automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Moderne Document-Capture-Lösungen nutzen dabei KI und OCR-Technologien, um Dokumente automatisch zu erkennen, Inhalte auszulesen und direkt in digitale Workflows oder ERP-Systeme wie SAP zu integrieren.

Unternehmen profitieren dadurch von:

• Schnelleren Prozessen
• Weniger manuellen Dateneingaben
• Höherer Datenqualität
• Besserer Compliance
• Durchgängigen digitalen Workflows

Die Dokumentenerfassung umfasst unterschiedliche Prozesse, basierend auf den Dokumenttyp und Anwendungsfall. Moderne Lösungen automatisieren dabei nicht nur die Erfassung, sondern auch die Weiterverarbeitung von Informationen.

Papierbasierte Dokumente digitalisieren

Ein schriftlich verfasster Vertrag wird gescannt und mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) in eine durchsuchbare und bearbeitbare Datei umgewandelt. Inhalte stehen anschließend digital zur Verfügung und können revisionssicher archiviert werden.

E-Mails und Anhänge erfassen

E-Mails inklusive Anhängen werden automatisch in ein DMS oder ECM-System übernommen. Informationen lassen sich dadurch kontextbezogen speichern, schneller finden und direkt in digitale Workflows integrieren.

Rechnungen automatisiert verarbeiten

Eingehende Rechnungen oder eRechnungen werden automatisch erfasst und relevante Daten wie Betrag, Lieferant oder Rechnungsdatum als Metadaten gespeichert. Anschließend können Rechnungen direkt an Freigabe- und SAP Workflows übergeben werden.

Dokumente intelligent klassifizieren

KI-gestützte Document-Capture-Lösungen erkennen Dokumenttypen automatisch und ordnen Inhalte den richtigen Geschäftsprozessen zu. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich.

Die digitale Dokumentenerfassung bietet enormes Potenzial für effizientere Geschäftsprozesse. Gleichzeitig stehen Unternehmen vor technischen, organisatorischen und regulatorischen Herausforderungen.

Vor allem manuelle Prozesse, unterschiedliche Dokumentformate und steigende Compliance-Anforderungen erschweren eine zuverlässige und automatisierte Verarbeitung von Informationen.

Die Dokumentenerfassung schafft die Grundlage für schnelle, automatisierte und durchgängige Geschäftsprozesse.

Unternehmen erfassen eingehende Informationen digital, strukturieren Inhalte automatisch und integrieren Dokumente direkt in bestehende Systeme wie DMS-, ERP- oder Workflow-Plattformen. Dadurch werden Prozesse beschleunigt, manuelle Aufgaben reduziert und Informationen sofort verfügbar gemacht.

Moderne Document-Capture-Lösungen helfen Unternehmen dabei:

• Dokumente schneller zu verarbeiten
• Informationen zentral bereitzustellen
• Medienbrüche zu reduzieren
• Compliance-Anforderungen einzuhalten
• Geschäftsprozesse Ende zu Ende zu automatisieren

Datenverfügbarkeit gewährleisten

Im Input Management sorgt die Dokumentenerfassung dafür, dass eingehende Informationen automatisch erfasst, klassifiziert und den richtigen Prozessen zugeordnet werden.

Die Daten können aus folgenden Orten stammen:

• Papierdokumenten
• Scans
• E-Mails
• eRechnungen
• Digitalen Formularen

Automatisierte Prozesse verhindern Informationsverluste und stellen sicher, dass relevante Dokumente sofort verfügbar und weiterverarbeitbar sind. Unternehmen reduzieren dadurch sogenannte Dark Data und schaffen eine zentrale Informationsbasis.

Prozesse beschleunigen

Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit papierbasierten oder manuellen Dokumentenprozessen. Verträge, Rechnungen oder Bestellungen müssen häufig manuell weitergeleitet, abgelegt oder geprüft werden.

Die digitale Dokumentenerfassung automatisiert diese Abläufe. Dokumente werden strukturiert im System gespeichert und direkt in digitale Workflows integriert.

Das reduziert Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten und den manuellen Aufwand und verbessert gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen.

Nahtlose Prozesse schaffen

Die digitale Dokumentenerfassung integriert Informationen direkt in ERP-, DMS- und Workflow-Systeme.

Durch die Vernetzung dieser Systeme entstehen durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche. Informationen können automatisiert weiterverarbeitet und zwischen Abteilungen oder Anwendungen übertragen werden.

Ein Beispiel:
Eine eingehende Rechnung wird automatisch im DMS erfasst, geprüft und zur Freigabe weitergeleitet. Die anschließende Buchung erfolgt direkt im ERP-System oder in SAP.

Daten zentral verfügbar machen

Eine strukturierte Dokumentenerfassung verbessert auch das Wissensmanagement im Unternehmen.

Informationen liegen nicht mehr verteilt in einzelnen Systemen, E-Mail-Postfächern oder Papierarchiven. Stattdessen werden Dokumente zentral gespeichert und lassen sich schnell durchsuchen und abrufen.

Dadurch sichern Unternehmen wertvolles Wissen langfristig und beschleunigen den Zugriff auf relevante Informationen.

Compliance und Rechtskonformität unterstützen

Unternehmen müssen Dokumente gemäß gesetzlicher Vorgaben wie DSGVO oder GoBD sicher speichern und nachvollziehbar archivieren.

Moderne DMS- und ECM-Lösungen unterstützen diese Anforderungen durch:

• Revisionssichere Archivierung
• Zugriffskontrollen
• Dokumentationspflichten
• Automatisierte Aufbewahrungsregeln

Mit Doxis lassen sich Dokumente sicher verwalten und Compliance-Anforderungen zuverlässig in digitale Prozesse integrieren.

Um Dokumente zu erfassen, gibt es verschiedene Herangehensweise. Jede Methode verfolgt dasselbe Ziel: Dokumentendaten strukturieren, durchsuchbar machen und in verwertbare Daten umwandeln. Welche Form der Dokumentenerfassung sinnvoll ist, hängt insbesondere vom Dokumentenvolumen und der gewünschten Automatisierungstiefe ab. Während eine Privatperson einzelne Rechnungen also auch manuell scannen kann, optimieren Konzerne ihre IT-Infrastruktur so weit, dass Systeme Dokumente bestmöglich automatisiert erfassen.

Manuelle Dokumentenerfassung

Bei der manuellen Dokumentenerfassung übertragen Mitarbeiter Dokumente händisch in ein System. Sprich: Sie tippen Informationen ab, scannen Papierdokumente als Bilddatei oder laden digitale Dateien manuell in das DMS hoch.

• Vorteil: Der Prozess ist für kleine Dokumentenmengen ausreichend und eine komplexe technische Infrastruktur ist nicht erforderlich.
• Nachteil: Der Prozess ist fehleranfällig, nicht skalierbar und mit hohem personellen Aufwand verbunden.

Ersetzendes Scannen und OCR

Ersetzendes Scannen ermöglicht es, Papierdokumente nach der Digitalisierung rechtskonform zu vernichten, sodass das digitale Dokument das Original ersetzt. Für die weitere Bearbeitung können Sie verschiedene Technologien einsetzen – unter anderem die OCR-Technologie (Optical Character Recognition), die eingescannte Dokumente per Mustererkennung durchsuchbar und maschinenlesbar macht.

1. Sie scannen ein Papierdokument und speichern es als Bilddatei, zum Beispiel PDF, PNG oder JPEG.
2. Die OCR-Technologie erkennt Zeichen, Wörter und Strukturen innerhalb des Bildes und wandelt die Bildelemente in maschinenlesbaren Text um. Es wird ein Textlayer auf das Dokument gelegt, sodass es durchsuchbar und weiterverarbeitbar ist.
3. Das System liest den Textlayer aus, klassifiziert die Inhalte und extrahiert relevante Informationen.
4. Die aufbereiteten Informationen legen Sie strukturiert im DMS ab.

Digitale und KI-gestützte Dokumentenerfassung

Idealerweise erhalten Unternehmen kaum noch papierbasierte Dokumente. In diesem Fall erfolgt die Dokumentenerfassung weitgehend automatisiert und KI-gestützt. Moderne Systeme nutzen künstliche Intelligenz, um Dokumente zu analysieren, zu klassifizieren und relevante Informationen zu extrahieren. Dadurch lassen sich große Dokumentenmengen effizient und mit hoher Präzision verarbeiten und dies bei minimalem manuellen Aufwand.

Ein Beispiel hierfür ist die Rechnungsverarbeitung:

Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst und von einer KI analysiert. Sie erkennt und extrahiert relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferantendaten. Anschließend vergleicht das System die Rechnung mit dem zugehörigen Lieferschein oder der Bestellung und überprüft, ob alle Angaben übereinstimmen. Stimmt alles, wird die Rechnung zur Buchung freigegeben. Bei Abweichungen kann das System automatisch eine Prüfung oder Freigabe durch einen Mitarbeiter anstoßen.

Unternehmen nutzen unterschiedliche Methoden der Dokumentenerfassung, abhängig von Dokumentenvolumen, Prozessanforderungen und gewünschtem Automatisierungsgrad.

Alle Verfahren verfolgen dasselbe Ziel: Informationen strukturiert erfassen, digital verfügbar machen und automatisiert in Geschäftsprozesse integrieren.

Während einfache Prozesse noch manuell ablaufen, setzen moderne Unternehmen zunehmend auf KI-gestützte und automatisierte Document-Capture-Lösungen, um Dokumente schneller, präziser und skalierbar zu verarbeiten.

Manuelle Dokumentenerfassung

Bei der manuellen Dokumentenerfassung übertragen Mitarbeitende Informationen händisch in ein System. Dokumente werden beispielsweise eingescannt, als Datei gespeichert oder Inhalte manuell in Anwendungen wie ERP- oder DMS-Systeme eingetragen.

Typische Beispiele:

• Manuelles Hochladen von Dokumenten
• Abtippen von Rechnungsdaten
• Scannen papierbasierter Unterlagen
• Manuelle Zuordnung zu Ordnern oder Prozessen

Vorteile der manuellen Dokumentenerfassung

Für geringe Dokumentenmengen ist die manuelle Erfassung oft einfach umsetzbar. Unternehmen benötigen zunächst keine komplexe technische Infrastruktur oder automatisierten Workflows.

Nachteile der manuellen Dokumentenerfassung

Mit steigendem Dokumentenvolumen entstehen jedoch erhebliche Herausforderungen:

• Hoher personeller Aufwand
• Fehleranfällige Dateneingabe
• Lange Bearbeitungszeiten
• Fehlende Skalierbarkeit
• Medienbrüche zwischen Systemen
• Erhöhte Compliance-Risiken

Manuelle Prozesse verlangsamen die Dokumentenverarbeitung und erschweren transparente, durchgängige Workflows.

Deshalb setzen Unternehmen zunehmend auf automatisierte und KI-gestützte Lösungen zur Dokumentenerfassung.

Ersetzendes Scannen und OCR

Beim ersetzenden Scannen werden Papierdokumente digitalisiert und anschließend rechtskonform archiviert, sodass das digitale Dokument das Original ersetzt.

Unternehmen reduzieren dadurch Papierarchive, beschleunigen den Zugriff auf Informationen und schaffen die Grundlage für digitale Geschäftsprozesse.

Für die automatische Verarbeitung digitalisierter Dokumente kommen Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) zum Einsatz. OCR erkennt Texte und Inhalte in gescannten Dokumenten und macht Informationen durchsuchbar sowie maschinenlesbar.

Der Prozess läuft typischerweise in mehreren Schritten ab:

1. Papierdokumente werden gescannt und als digitale Datei gespeichert, beispielsweise als PDF oder Bilddatei.
2. OCR-Technologie erkennt Texte, Zeichen und Dokumentstrukturen automatisch.
3. Inhalte werden digital lesbar gemacht und können durchsucht sowie weiterverarbeitet werden.
4. Das System klassifiziert Dokumente und extrahiert relevante Informationen.
5. Die Daten werden strukturiert im DMS oder ECM-System gespeichert.

Dadurch lassen sich Informationen schneller finden, Prozesse automatisieren und Dokumente revisionssicher archivieren.

Digitale und KI-gestützte Dokumentenerfassung

Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf digitale und KI-gestützte Dokumentenerfassung, um große Dokumentenmengen effizient und automatisiert zu verarbeiten.

KI-basierte Document-Capture-Lösungen analysieren Dokumente selbstständig, erkennen Inhalte automatisch und ordnen Informationen direkt den richtigen Geschäftsprozessen zu.

Im Gegensatz zu klassischen OCR-Systemen versteht KI nicht nur einzelne Zeichen oder Wörter, sondern auch:

• Dokumenttypen
• Inhalte und Zusammenhänge
• Tabellen und Layouts
• Wichtige Datenfelder

Dadurch steigt die Erkennungsqualität deutlich, während der manuelle Aufwand sinkt.

Beispiel: Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Ein typischer Anwendungsfall ist die digitale Rechnungsverarbeitung. Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst und von einer KI analysiert. Das System erkennt relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag oder Lieferantendaten und gleicht diese automatisch mit Bestellungen oder Lieferscheinen ab.

Stimmen alle Angaben überein, wird die Rechnung automatisch freigegeben, an SAP- oder ERP-Systeme übergeben und revisionssicher archiviert. Bei Abweichungen startet das System automatisch Prüf- oder Freigabeprozesse.

Mit Doxis integrieren Unternehmen diese Abläufe direkt in bestehende ERP-, SAP- und Workflow-Systeme und reduzieren dadurch Bearbeitungszeiten sowie manuelle Fehler deutlich.

Mit Doxis erfassen Unternehmen Papierdokumente und digitale Dokumente schnell, automatisiert und rechtskonform.

Papierdokumente digital erfassen

Papierdokumente wie Verträge, Rechnungen oder Bewerbungsunterlagen werden per Scan digitalisiert oder DSGVO-konform durch externe Dienstleister erfasst und als PDF-Dateien in Doxis übernommen.

Anschließend startet die intelligente Dokumentenverarbeitung:

1. OCR-Technologie erkennt sämtliche Textinhalte
2. Doxis klassifiziert Dokumente automatisch
3. KI extrahiert relevante Informationen
4. Inhalte werden als strukturierte Metadaten gespeichert
5. Dokumente landen automatisch in der richtigen digitalen Akte

So erkennt Doxis beispielsweise Verträge anhand typischer Begriffe oder ordnet Bewerbungsunterlagen direkt der passenden Bewerberakte zu.

Digitale Dokumente automatisiert erfassen

Doxis verarbeitet digitale Dokumente vollständig automatisiert.

Die Lösung integriert sich nahtlos in:

• E-Mail-Systeme
• Self-Services
• ERP-Systeme
• CRM-Plattformen
• SAP SuccessFactors
• Salesforce

Dokumente werden automatisch aus den angebundenen Systemen übernommen und verarbeitet. Dabei unterscheidet Doxis zwischen bildbasierten Dokumenttypen und strukturierten digitalen Dokumenten.  

Bildbasierte Dokumente

Bei PDFs oder Bilddateien nutzt Doxis OCR und KI, um Inhalte zu erkennen, Dokumente zu klassifizieren und Informationen automatisch auszulesen.

Strukturierte digitale Dokumente

Bei elektronisch auslesbaren Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung übernimmt Doxis die strukturierten Daten direkt ins System.

Anschließend werden Dokumente automatisch in der passenden digitalen Akte gespeichert, beispielsweise Rechnungen in der Lieferantenakte.

Eine intelligente Dokumentenerfassung bildet die Grundlage für digitale und automatisierte Geschäftsprozesse.

Mit einer leistungsstarken Document-Capture-Lösung wie Doxis erfassen Unternehmen Informationen schnell, strukturiert und rechtskonform. Dokumente werden automatisch klassifiziert, relevante Inhalte extrahiert und direkt in bestehende DMS-, ERP- oder Workflow-Systeme integriert.

Dadurch profitieren Unternehmen von:

• Schnelleren Prozessen
• Weniger manuellem Aufwand
• Höherer Datenqualität
• Transparenter Zusammenarbeit
• Sicherer und revisionssicherer Archivierung

Statt Informationen in einzelnen Abteilungen, E-Mail-Postfächern oder Insellösungen zu verteilen, bündelt Doxis sämtliche Dokumente und Inhalte zentral an einem Ort.

Mit KI-gestützter Dokumentenerfassung und nahtloser Integration in Systeme wie SAP oder Salesforce automatisiert Doxis komplette Dokumentenprozesse und das vom Dokumenteingang bis zur revisionssicheren Archivierung.

So schaffen Unternehmen die Grundlage für effiziente Workflows, schnellere Entscheidungen und eine skalierbare digitale Informationsverwaltung.

Doxis wurde im Gartner® Magic Quadrant™ für Document Management 2026 als Leader ausgezeichnet – eine unabhängige Bestätigung dafür, dass die Plattform ihre Leistungsfähigkeit auch in komplexen Enterprise-Umgebungen zuverlässig unter Beweis stellt.

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