Captura de documentos: el primer paso de los flujos de trabajo digitales

La captura de documentos se refiere a la digitalización y el tratamiento automatizado de documentos. La información se extrae de documentos físicos o digitales, se procesa y se envía sin problemas a tu sistema de gestión documental (DMS), a tu sistema de gestión del contenido empresarial (ECM), etc. El objetivo es almacenar datos relevantes y estructurados que estén disponibles rápida y fácilmente para su reutilización.

Métodos de captura de documentos

Hay varias formas distintas de capturar documentos, según el tipo de documento y el caso de uso. He aquí algunos ejemplos de captura y procesamiento eficaces de documentos:

• Digitalización de documentos en papel: escanea tus contratos en papel y conviértelos en archivos editables y con capacidad de búsqueda mediante la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
  
  
• Captura de correo electrónico estructurado: dirige tus correos electrónicos y archivos adjuntos a un DMS para guardar la información en el contexto empresarial adecuado y utilizarla en los flujos de trabajo.
  
  
• Procesamiento automatizado de facturas: captura las facturas electrónicas recibidas directamente en tu sistema ECM y archiva la información relevante (importe, fecha, proveedor, etc.) como metadatos.

Hola, Doxi, ¿a qué retos clave se enfrentan las empresas cuando se trata de capturar documentos?

A pesar de sus retos, la captura de documentos es indispensable para optimizar los procesos empresariales de manera integral, por lo que ya no suponen un extra, sino una necesidad para las empresas. La digitalización a gran escala de tus procesos documentales es imprescindible si quieres capturar documentos directamente desde la bandeja de entrada. Es la única forma de conseguir procesos documentales centralizados y digitales en todos los ámbitos de la empresa.

Disponibilidad de datos garantizada

En cuestión de input management, el objetivo de la captura de documentos es registrar la información recibida de manera estructurada, clasificarla y dirigirla directamente a los procesos o sistemas adecuados, independientemente de que la información llegue en formato físico, como imagen o como parte de un formulario digital. Los procesos automatizados de principio a fin en el input management evitan la pérdida de datos y garantizan que los documentos relevantes estén disponibles y utilizables inmediatamente, lo que acaba con la presencia de datos ocultos en tu empresa.

Procesos más rápidos

Si tu empresa sigue dependiendo en gran medida de los documentos en papel, digitalizarse por completo de la noche a la mañana puede resultar, cuando menos, abrumador. La captura de documentos resuelve este reto permitiéndote automatizar los procesos paso a paso. Se acabó el archivado o envío manual de contratos, facturas, pedidos y otros documentos. Ahora se almacenan en el sistema de forma transparente y estructurada. Esto no solo reduce los tiempos de procesamiento, sino que también facilita mucho la colaboración.

Procesos sin fisuras

Con la captura digital de documentos, la información se integra directamente en tus sistemas ERP, DMS o de flujo de trabajo. Dar el paso de interconectar todos estos sistemas reduce significativamente las disrupciones entre aplicaciones para los usuarios: la información fluye automáticamente entre las plataformas para su posterior procesamiento y reutilización. Por ejemplo, las facturas entrantes se aceptan directamente en el DMS para su captura, validación y liberación, mientras que la contabilización se realiza en el sistema ERP.

Transferencia de conocimientos

Las empresas se benefician incluso de una mejor gestión del conocimiento. La captura estructurada de documentos pone fin a los silos de información, y en su lugar hace que la información importante esté disponible en una ubicación centralizada. Encontrarás más rápidamente lo que necesitas y no volverás a perder conocimiento valioso.

Conformidad legal

Con la ayuda de reglas predefinidas y automatizaciones en el DMS, puedes asegurarte de que tus documentos se almacenan de acuerdo con requisitos normativos como el RGPD y cumplen las normas ISO más importantes. Lo más importante es que elijas una solución que esté a la altura de los retos técnicos y permita a tu empresa poner en marcha correctamente los procesos esenciales. Para conseguir esto, la captura digital de documentos garantiza que estos se guardan de forma rastreable en sistemas a prueba de auditorías y se protegen contra el acceso no autorizado mediante derechos y privilegios.

Aunque hay varias formas de capturar documentos, el objetivo subyacente es siempre el mismo: convertir los documentos en datos estructurados, buscables y utilizables. El tipo de captura de documentos que tenga más sentido para ti dependerá principalmente del volumen de documentos a digitalizar y de la profundidad de automatización deseada. De este modo, mientras que el escaneado manual puede ser una opción para un particular, en las multinacionales la infraestructura de IT debe estar optimizada para la captura automatizada de documentos.

Captura manual de documentos

En este caso, los empleados envían manualmente los documentos a un sistema. Teclean la información, escanean los documentos en papel como archivos de imagen o cargan manualmente los archivos digitales en el DMS.

• Pros: el proceso es adecuado para pequeños volúmenes de documentos y no se necesita una infraestructura técnica compleja.
• Contras: el proceso es propenso a errores, no es escalable y requiere mucha mano de obra.

Escaneado sustitutivo y OCR

El escaneado sustitutivo es un procedimiento en el que el documento digital sustituye al original, lo que te permite destruir la copia impresa tras la digitalización en cumplimiento de la ley. Se pueden utilizar varias tecnologías diferentes para el procesamiento posterior, incluido el OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que utiliza el reconocimiento de patrones para convertir la información escaneada en contenido que se pueda buscar y leer con máquinas.

1. Es decir, escaneas un documento en papel y lo guardas como archivo de imagen (PDF, PNG, JPEG, etc.).
2. Luego, la tecnología OCR reconoce caracteres, palabras y estructuras dentro de la imagen y convierte los elementos de la imagen en texto legible por máquina. Añade una capa de texto al documento para que este pueda buscarse y reutilizarse.
3. El sistema lee la capa de texto, clasifica el contenido y extrae la información relevante.
4. Finalmente, se almacena el archivo resultante como información estructurada en el DMS.

Captura de documentos digital e impulsada por IA

En el mejor de los casos, la mayoría de documentos que recibes están en formato digital. Si es así, la captura de documentos asistida por IA puede dejarse para que funcione prácticamente a su aire. Los sistemas modernos utilizan la inteligencia artificial para analizar y clasificar los documentos y extraer la información relevante. De este modo, se pueden procesar grandes volúmenes de documentos con eficacia y gran precisión, con un esfuerzo manual mínimo.

Ejemplo de procesamiento de facturas digitales

Un ejemplo de esto es el procesamiento de facturas. Las facturas recibidas son capturadas y analizadas automáticamente con IA. La IA detecta y extrae la información relevante: número de factura, importe, proveedor, etc. A continuación, el sistema coteja la factura con el albarán o pedido para ver si todo coincide. Si es así, la factura se libera para su contabilización. Si hay discrepancias, el sistema puede marcarlas automáticamente para que un humano verifique la factura o la libere.

Con Doxis puedes capturar de forma rápida y precisa tanto documentos en papel como digitales, cumpliendo siempre la normativa:  

1. Captura de documentos en papel

Puedes escanear tú mismo las cartas y otros documentos en papel, o puedes optar por trabajar con un proveedor de servicios externo que se encargue de la captura de la información entrante de conformidad con el RGPD y envíe los documentos a tu plataforma Doxis como archivos PDF.

Una vez que Doxis tiene la información en formato digital, inicia el proceso de clasificación documental. La tecnología OCR captura todo el contenido del texto y lo convierte en texto legible por máquina. Doxis examina el contenido y asigna una clase a cada documento. Por ejemplo, palabras clave como «Objeto del contrato» y «Parte» indican a Doxis que se trata de un contrato.

A continuación, entra en juego la extracción de datos basada en IA. La IA extrae automáticamente toda la información relevante (datos del candidato, etc.) y la guarda como metadatos estructurados en Doxis. Es decir, la IA entiende con qué tipo de documento está tratando y lo guarda en la eFile asociada, en este caso, la carpeta de candidato.

2. Captura digital automatizada de documentos

Lo ideal es que ya hayas realizado la transición a procesos documentales digitales. De este modo, Doxis puede capturar los documentos de forma totalmente automática. Puedes conectar Doxis sin problemas a tus sistemas de correo electrónico, autoservicio, ERP y CRM a través de sus interfaces con SAP SuccessFactors, Salesforce y más. Esta interconectividad permite a Doxis obtener automáticamente documentos recibidos de sistemas de terceros, como la documentación de los candidatos recibida a partir del sistema de gestión de candidatos.

A partir de aquí, se abren dos caminos:

1. Si el documento digital es un archivo de imagen, el sistema vuelve a los procesos de clasificación de documentos y extracción de datos basados en IA.
2. Si el documento digital está en un formato legible por máquina con datos estructurados (por ejemplo, facturas electrónicas en formato ZUGFeRD o XRechnung), Doxis los enruta directamente hacia el sistema.

Por último, Doxis almacena automáticamente el documento en la eFile: la factura electrónica, por ejemplo, va en la carpeta del proveedor asociado.

La captura eficiente de documentos es la base de los procesos empresariales digitales que se ejecutan de forma totalmente automática. En lugar de procesar manualmente los documentos, un potente software de captura de documentos como Doxis te permite agrupar toda la información de forma centralizada e integrarla perfectamente en los sistemas existentes.

Pasar a la captura de documentos totalmente automatizada ofrece ventajas incomparables: un acceso más rápido a la información, una mejor colaboración y un archivo seguro de documentos importantes. Pon fin a la información valiosa oculta en departamentos o sistemas aislados: ahora la información está disponible de forma centralizada para todos, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Preguntas frecuentes sobre la captura de documentos