Rechnungsabweichungen klären: So funktioniert strukturiertes Abweichungsmanagement

Rechnungsabweichungen entstehen, wenn Rechnungsdaten von Bestellung, Vertrag oder Wareneingang abweichen.

Eine Rechnungsabweichung (Invoice Exception) liegt vor, wenn die Angaben einer eingehenden Rechnung nicht mit den zugrunde liegenden Bestell-, Vertrags- oder Wareneingangsdaten übereinstimmen.

Unterschied Rechnungsabweichung und Rechnungskorrektur

Wichtig ist die Abgrenzung zur Rechnungskorrektur. Eine Rechnungsabweichung beschreibt zunächst nur eine Unstimmigkeit im Prüfprozess. Erst wenn sich bestätigt, dass die Rechnung tatsächlich fehlerhaft ist, wird eine Korrektur erforderlich – etwa durch eine neue Rechnung oder eine Gutschrift des Lieferanten. Ein Klärfall dient also dazu, Abweichungen zu prüfen, zu dokumentieren und zu entscheiden, wie Mitarbeitende die Rechnung weiterbearbeiten.

Wann Rechnungsabweichungen ein Problem sind

Eine Rechnungsabweichung wird zum Klärfall, wenn eine Abweichung definierte Toleranzen überschreitet oder wichtige Informationen fehlen. Ein gutes Beispiel ist eine Preisabweichung. Der Rechnungsbetrag darf zum Beispiel nur bis zu X Prozent vom Bestellpreis abweichen. Andernfalls ist die Toleranzgrenze überschritten.

In diesem Moment stoppt das Rechnungsprogramm den Workflow im Rechnungsabgleich. Mitarbeitende müssen dann die Rechnung manuell prüfen.

Die folgenden Fälle gehören zu den häufigsten Ursachen für Klärfälle im Purchase-to-Pay-Prozess.

Nicht jede fehlerhafte Rechnung führt automatisch zu einem Klärfall. Viele Unternehmen definieren im Purchase-to-Pay-Prozess Toleranzgrenzen, innerhalb derer sie kleine Differenzen im Rechnungsbetrag oder bei einzelnen Positionen akzeptieren.

Überschreiten Abweichungen die festgelegten Grenzen oder fehlen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz), wird die Rechnung blockiert und ein Klärfall entsteht. In diesem Fall muss die Buchhaltung prüfen, ob eine Rechnungskorrektur, eine Gutschrift oder eine Stornorechnung erforderlich ist.

Hey Doxi, was sind typische Arten von Toleranzgrenzen?

So funktioniert ein automatisierter Workflow im Klärfall:

1. Klärfall zuweisen: Das System erkennt die Abweichung im Dokument und weist den Vorgang automatisch der zuständigen Rolle zu, zum Beispiel Einkauf, Fachbereich oder Buchhaltung – gesteuert über einen Freigabeworkflow.
2. Rechnung innerhalb definierter SLAs bearbeiten: Für Klärfälle gelten feste Bearbeitungsfristen (Service Level Agreements).
3. Fristüberschreitung eskalieren: Bearbeiten Mitarbeitende den Klärfall nicht rechtzeitig, erfolgt eine automatische Eskalation – etwa an Teamleitungen oder Prozessverantwortliche.
4. Stellvertretungsregelungen: Bei Abwesenheiten übergibt das System den Vorgang automatisch an eine definierte Vertretung. Der Klärprozess bleibt dadurch auch bei Urlaub oder Krankheit stabil.
5. Kommentar- und Nachweisführung: Alle Schritte erfasst das System direkt im Vorgang. Kommentare, Lieferantennachweise, korrigierte Rechnungen oder Gutschriften bleiben revisionssicher gespeichert.

Bei fehlerhaften Rechnungen, Rechnungskorrekturen oder einer Stornorechnung ist wichtig, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben – zum Beispiel für interne Prüfungen, Betriebsprüfungen oder Abzug der Vorsteuer. Das sind Kontrollmechanismen:

• Berechtigungen und Rollen: Nur autorisierte Personen können auf Rechnungen, Korrekturen oder Freigaben zugreifen.
• Protokollierung aller Änderungen: Jede Bearbeitung protokolliert das System automatisiert. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wann eine Rechnungskorrektur geschah und welche Änderungen sie zur ursprünglichen Rechnung enthält.
• Digitale Archivierung: Das System archiviert die Originalrechnung, korrigierte Rechnung, Gutschrift oder Nachweise gemeinsam revisionssicher in einem digitalen Archiv.
• Automatische Datenextraktion: Systeme lesen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge oder Umsatzsteuer mittels Datenextraktion automatisch aus. Moderne Systeme nutzen Datenextraktion mit KI, um Rechnungsdaten automatisch auszulesen.

Um Rechnungsabweichungen langfristig zu reduzieren, lohnt sich ein Blick auf klare Kennzahlen und wiederkehrende Ursachen.

Wichtige KPIs im Abweichungsmanagement:

• Touchless Rate: Anteil der Rechnungen, die Ihr Unternehmen ohne manuelle Prüfung automatisch verarbeitet und bezahlt.
• Exception Rate: Anteil der Rechnungen, bei denen Rechnungsabweichungen auftreten und ein Klärfall entsteht.
• Cycle Time: Durchschnittliche Zeit vom Rechnungseingang bis zur Freigabe oder Zahlung.
• First Pass Yield: Anteil der Rechnungen, die Ihr Unternehmen direkt korrekt verarbeitet, ohne Rechnungskorrektur, Gutschrift oder Rückfragen.

Korrekte Rechnung: Best Practices zur Reduzierung von Rechnungsabweichungen

Dauerhaft weniger Rechnungsabweichungen erreichen Unternehmen vor allem dann, wenn sie typische Fehlerquellen im Prozess systematisch angehen:

• Verbessern Sie Ihre Stammdatenqualität: Stellen Sie sicher, dass Preise, Lieferantenstammdaten, Umsatzsteuersätze und Artikelinformationen korrekt gepflegt sind.
• Kommunizieren Sie klare Vorgaben an Lieferanten: Geben Sie eindeutig vor, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss – etwa Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Umsatzsteuerangaben.
• Analysieren Sie wiederkehrende Fehler systematisch: Prüfen Sie typische Ursachen wie Tippfehler, falsche Beträge oder Mengenabweichungen und beheben Sie diese dauerhaft.
• Standardisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse: Definieren Sie klare Regeln für Toleranzen, Freigaben und Rechnungskorrekturen. Das reduziert Klärfälle und sorgt für stabilere Abläufe im Geschäftsalltag.

Besonders relevant ist dabei die kontinuierliche Verbesserung: Sinkende Exception Rates und steigende Touchless Rates zeigen, dass Prozesse nachhaltig optimiert wurden.

Automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang und klären Sie die Rechnungsabweichungen fortan mit System. Mit Doxis steuern Sie den gesamten Rechnungsprozess – Rechnungen erfassen, bearbeiten, prüfen, freigeben und zahlen.

Doxis erkennt automatisch Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer und Pflichtangaben, gleicht diese mit Bestellung oder Wareneingang ab und erkennt Abweichungen frühzeitig. So lassen sich fehlerhafte Rechnungen, Tippfehler, Doppelrechnungen oder falsche Beträge schnell identifizieren und Klärfälle gezielt bearbeiten.

Häufige Fragen zum Abweichungsmanagement von Rechnungen