DMS für SAP im Vergleich: 6 Lösungen und die wichtigsten Auswahlkriterien

In SAP entstehen täglich zahlreiche Dokumente – von Angeboten und Auftragsbestätigungen bis zu Rechnungen, Lieferscheinen und Korrespondenz. Ohne ein integriertes Dokumentenmanagement-System werden diese Inhalte häufig in Ordnerstrukturen, Postfächern oder externen Ablagen verteilt. Das erschwert Suche, Nachvollziehbarkeit und Zusammenarbeit – und kostet im Tagesgeschäft Zeit.

Warum SAP allein nicht ausreicht:

• Dokumente sind in SAP stark an einzelne Objekte gebunden, nicht an Vorgänge oder Akten.
• Für Fachabteilungen ist der Zugriff auf Dokumente und Daten eingeschränkt.
• Workflow-, Such- und Automatisierungsfunktionen sind begrenzt.
• Anforderungen an GoBD, DSGVO, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte sind nur mit hohem Aufwand umsetzbar.

Hey Doxi, welche Kriterien muss ein DMS für SAP-Anwendungen erfüllen?

Ein spezialisiertes DMS ergänzt SAP gezielt: Es übernimmt die revisionssichere Archivierung, bündelt Dokumente kontextbezogen über Module hinweg, stellt Informationen auch außerhalb von SAP bereit und automatisiert dokumentenbasierte Prozesse. Folgende Anbieter haben sich bewährt.

1. Doxis (früher SER Group)

Doxis ist ein zertifiziertes DMS für SAP, langjähriger SAP-Partner und bindet sich in SAP-Anwendung on-premises, in der Cloud oder hybrid an. Im SAP-Umfeld übernimmt Doxis die Rolle des zentralen Content- und Archivsystems und entlastet SAP von dokumentenlastigen Aufgaben.

Darum ist Doxis eine ideale Wahl als DMS-Software für SAP:

• Doxis integriert sich über SAP-zertifizierte Schnittstellen wie ArchiveLink, CMIS und ILM nahtlos in SAP-Systeme – auch in SAP S/4HANA und RISE-Umgebungen.
• Als DMS verwaltet Doxis Dokumente zentral außerhalb von SAP und stellt sie dennoch kontextbezogen direkt in SAP-Transaktionen bereit.
• Unternehmen archivieren mit Doxis Dokumente revisionssicher, DSGVO-konform und mit automatisierten Aufbewahrungs- und Löschfristen.
• Anwender* greifen direkt aus SAP heraus auf Dokumente und digitale Akten zu, ohne das System wechseln oder Inhalte doppelt ablegen zu müssen.
• Doxis nutzt KI, um Dokumente automatisch zu erkennen, relevante Daten zu extrahieren und sie strukturiert in SAP-Prozesse einzubinden.
• Durch die Auslagerung von Dokumenten aus der SAP-Datenbank reduziert Doxis Speicherbedarf und Betriebskosten im SAP-System.
• Doxis skaliert zuverlässig für große SAP-Landschaften mit vielen Nutzern, hohen Dokumentenvolumen und internationalen Rollouts.

Warum Doxis im Vergleich oft vorne liegt: Doxis verbindet Dokumente, Akten und Workflows direkt mit SAP-Prozessen, statt Dokumentenmanagement als separate Ablage neben SAP zu betreiben. Das macht den Unterschied in der Praxis: Teams arbeiten im selben Kontext, Status und Verantwortlichkeiten sind nachvollziehbar, und Compliance-Anforderungen (Aufbewahrung, Nachweise, Versionierung) werden prozessnah erfüllt.

2. d.velop

d.velop positioniert sich als Dokumentenmanagement-System mit Anbindung an SAP-Umgebungen. Für die Archivierung stellt d.velop mit d.velop ArchiveLink for SAP Solutions eine von SAP zertifizierte Schnittstelle bereit, über die Dokumente aus SAP-Systemen ausgelagert und archiviert werden können.

So sieht das Dokumentenmanagement für SAP mit d.velop aus:

• Die SAP-Integration fokussiert sich primär auf Archivierungsszenarien, während prozessübergreifendes Dokumentenmanagement und Automatisierung im Vergleich zu Doxis häufig weniger tief in SAP-Workflows eingebettet sind.
• Für kleinere und mittlere SAP-Landschaften bietet d.velop eine solide Anbindung, kann jedoch bei komplexen, international skalierenden SAP S/4HANA-Umgebungen schneller an funktionale und architektonische Grenzen stoßen (Quelle: Gartner MQ for CSP 2021).
• Im Gegensatz zu Doxis übernimmt d.velop im SAP-Umfeld seltener die Rolle eines führenden DMS, sondern agiert häufiger als angebundenes Archiv.
• Erweiterte Szenarien wie SAP-übergreifende Akten, KI-gestützte Datenextraktion oder durchgängige End-to-End-Prozessautomatisierung sind mit höherem Integrationsaufwand verbunden als bei Doxis.

3. OpenText

OpenText ist ein international etablierter DMS-Anbieter und langjähriger Technologiepartner von SAP. Mit Lösungen wie OpenText Documentum und OpenText Information Archive wird OpenText von SAP selbst als geeignetes Dokumentenmanagement für SAP-Umgebungen positioniert.

Das zeichnet OpenText als Lösung für Dokumentenmanagement (SAP) aus:

• Die enge SAP-Partnerschaft sorgt für zertifizierte Schnittstellen und hohe Kompatibilität, etwa für ArchiveLink-basierte Archivierung und SAP-nahe Content-Server-Szenarien.
• Im SAP-Umfeld wird OpenText häufig als Standardoption genannt, ist jedoch stark auf klassische Archivierungs- und Content-Repository-Funktionen fokussiert.
• Im Vergleich zu Doxis gilt OpenText als weniger flexibel bei der Anpassung an individuelle Geschäftsprozesse außerhalb des SAP-Kerns, insbesondere bei SAP-übergreifendem Dokumentenmanagement.
• Moderne Cloud- und SaaS-Szenarien im SAP-Umfeld sind bei OpenText verfügbar, aber weniger einheitlich umgesetzt, da mehrere Produktlinien parallel existieren.
• Während OpenText vor allem als SAP-nahes Archiv und Content Server überzeugt, übernimmt Doxis in der Praxis häufiger die führende ECM-Rolle für dokumentenbasierte Prozesse über SAP hinaus.

4. Hyland (Alfresco)

Alfresco ist ein Open-Source-geprägtes ECM-System und Teil des Hyland-Portfolios. Es wird häufig als flexibles Content Repository eingesetzt, auch in SAP-nahen Szenarien, jedoch meist als ergänzende Plattform und weniger als durchgängiges SAP-DMS.

Wann sich Alfresco als DMS für SAP eignet:

• Alfresco kann über Schnittstellen und Content-Repository-Anbindungen in SAP-Landschaften integriert werden, bietet jedoch keine vergleichbare Tiefe an SAP-zertifizierten Standardschnittstellen wie Doxis.
• In SAP-Umgebungen wird Alfresco häufig als Ablage- oder Langzeitarchiv genutzt, übernimmt aber selten die führende Rolle für dokumentenbasierte SAP-Geschäftsprozesse.
• Im Vergleich zu Doxis fehlt Alfresco eine einheitliche Plattform für Dokumentenmanagement, Prozesssteuerung und Content Intelligence direkt im SAP-Kontext.
• Analysten weisen auf eine eine produktseitig breite Aufstellung, die je nach Bedarf eine klare Konsolidierung/Architekturentscheidung erfordert, was die Planungssicherheit für SAP-Transformationen erschweren kann (Quelle: Gartner MQ for DMS 2024).
• KI-gestützte Funktionen und Automatisierung für SAP-Dokumentenprozesse sind vorhanden, aber weniger integriert und stärker von individuellen Entwicklungen abhängig.

5. M-Files

M-Files ist ein dokumenten- und metadatenorientiertes Dokumentenmanagementsystem, das seinen Fokus auf Wissensmanagement legt.

So funktioniert SAP-Dokumentenmanagement mit M-Files:

• Die Integration von M-Files in SAP-ERP-Systeme erfolgt überwiegend über generische Schnittstellen oder Partnerlösungen und ist weniger standardisiert als bei Doxis mit zertifizierten SAP-Schnittstellen.
• Für SAP S/4HANA bietet M-Files keine durchgängige End-to-End-Unterstützung für Archivierung, Dokumentenmanagement und Prozesse aus einer Hand.
• Die KI-gestützte Metadatenverwaltung kann die Suche nach Dokumenten verbessern, ist jedoch nur begrenzt direkt in SAP-Workflows eingebunden.
• Die Dokumentenverwaltung folgt einer eigenen Logik außerhalb von SAP, wodurch Medienbrüche zwischen Systemen entstehen können.
• Das nutzerbasierte Preismodell kann bei vielen SAP-Anwendern schnell hohe Kosten verursachen, insbesondere im Vergleich zu skalierbaren Enterprise-Ansätzen wie Doxis.
• Insgesamt eignet sich M-Files eher als ergänzende Dokumentenmanagement-Lösung neben SAP, während Doxis Dokumentenverwaltung, Archivierung und Prozesse eng mit dem ERP-System verzahnt.

6. DocuWare

DocuWare ist eine cloudorientierte Dokumentenmanagement-Lösung, die vor allem auf standardisierte Dokumentenarchivierung und einfache Workflows ausgerichtet ist. Im SAP-Umfeld wird DocuWare häufig als ergänzende Basis für die Verwaltung und Ablage von Dokumenten eingesetzt.

So ergänzt DocuWare SAP als DMS:

• Die Integration in SAP erfolgt über Schnittstellen und Add-ons, ist jedoch weniger tief in SAP-Geschäftsprozesse eingebettet als bei zertifizierten ECM-Systemen wie Doxis.
• DocuWare unterstützt die Speicherung und Versionierung von Dokumenten, arbeitet dabei aber primär außerhalb der SAP-Logik, was zu getrennten Daten- und Prozesswelten führen kann.
• Die Zugriffskontrolle ist rollenbasiert umgesetzt, reicht jedoch bei komplexen, internationalen SAP-Landschaften oft nicht an die feingranulare Steuerung eines ECM heran.
• In puncto Effizienz profitieren Unternehmen von schnellen Such- und Archivierungsfunktionen, während durch fehlende SAP-nahe Prozessintegration manuelle Schritte bestehen bleiben.
• Die Dokumentenarchivierung erfüllt grundlegende Compliance-Anforderungen, ist jedoch weniger flexibel bei SAP-spezifischen Aufbewahrungs- und Löschregeln.

Doxis ist eine leistungsstarke DMS-Software für Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagement in SAP nachhaltig optimieren möchten. Als zertifizierte Lösung für SAP S/4HANA ergänzt Doxis das SAP-eigene Dokumentenmanagement dort, wo Standardfunktionen nicht ausreichen – und stellt Dokumente und Akten auch systemübergreifend im richtigen Kontext bereit. Das sind Vorteile im SAP-Umfeld:

• Nahtlose Integration in SAP: Doxis ist über etablierte Integrationswege (z. B. ArchiveLink, ILM) direkt mit SAP verbunden und unterstützt je nach Architektur auch Standards wie CMIS. Dokumente werden aus SAP-Prozessen heraus abgelegt, verknüpft und wieder aufgerufen – ohne Medienbrüche.
• Zentrales DMS statt verteilter Ablage: Doxis dient als zentrales Repository für Dokumente und zugehörige Informationen – auch über Systemgrenzen hinweg.
• Revisionssichere Dokumentenarchivierung: Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder E-Mails speichert Doxis revisionssicher, versioniert sie und archiviert sie gemäß Compliance-Anforderungen.
• Prozessnahe Workflows in SAP: Freigaben, Genehmigungen und Änderungen lassen sich direkt in SAP-Prozesse einbinden. Das erhöht Transparenz, beschleunigt Durchlaufzeiten und reduziert manuelle Abstimmungen.
• Flexibler Betrieb: Doxis lässt sich on premise, in der Cloud oder hybrid betreiben und passt sich so an Ihre IT-Strategie und Sicherheitsanforderungen an.

Das „beste“ Dokumentenmanagement für SAP hängt vom Ziel ab. Wer primär archivieren will, findet mehrere geeignete Lösungen. Wenn es jedoch um prozessorientiertes Dokumentenmanagement geht – also Akten/Vorgänge, Workflows und Compliance direkt im SAP-Prozesskontext – ist Doxis im Vergleich häufig die beste Wahl, weil die Plattform Dokumente und Prozesse aus einem Guss zusammenführt.

Häufig gestellte Fragen zu Dokumentenmanagement für SAP