Die 7 besten Dokumentenmanagement-Lösungen für SAP im Vergleich

Vergleich der besten DMS-Lösungen für SAP 2026

Dokumentenmanagement für SAP bezeichnet Software, die Geschäftsdokumente direkt innerhalb von SAP-Prozessen erfasst, verwaltet, organisiert, bereitstellt und revisionssicher archiviert.

Sie verknüpft Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Personalakten, technische Zeichnungen oder Kundenkorrespondenz mit SAP-Transaktionen und Geschäftsobjekten. Dadurch können Anwender alle relevanten Informationen direkt in ihrer SAP-Umgebung aufrufen, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Moderne Dokumentenmanagement-Lösungen bieten weit mehr als reine Dokumentenablage. Sie unterstützen Workflow-Automatisierung, SAP ArchiveLink- und CMIS-Integrationen, revisionssichere Archivierung sowie KI-gestützte Dokumentenverarbeitung.

Mit der Migration auf SAP S/4HANA wächst das Dokumentenaufkommen in Bereichen wie Finanzwesen, Einkauf, Personal und Kundenservice kontinuierlich. Ohne eine zentrale Dokumentenmanagement-Lösung verbringen Mitarbeitende unnötig viel Zeit mit der Suche nach Informationen, arbeiten mit doppelten Dokumenten oder wechseln zwischen verschiedenen Anwendungen. Das verlangsamt Geschäftsprozesse, erhöht Compliance-Risiken und erschwert einen vollständigen Überblick über geschäftsrelevante Informationen.

Eine Dokumentenmanagement-Software für SAP schafft Abhilfe, indem sie Informationen zentral verfügbar macht, dokumentenbasierte Prozesse automatisiert und Inhalte nahtlos mit den SAP-Geschäftsprozessen verbindet.

Die folgenden Lösungen gehören zu den führenden Optionen für Unternehmen, die Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und den Zugriff auf Informationen in ihrer SAP-Landschaft verbessern möchten.

1. Doxis

Doxis ist eine SAP-zertifizierte Dokumentenmanagement-Plattform, mit der Unternehmen dokumentenzentrierte Prozesse direkt in SAP verwalten, archivieren und automatisieren können. Doxis unterstützt SAP ERP, SAP S/4HANA und SAP SuccessFactors und ermöglicht den Zugriff auf Dokumente direkt aus SAP heraus – bei gleichzeitiger zentraler Verwaltung aller Unternehmensinhalte.

Doxis vereint Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, intelligente Dokumentenverarbeitung, Dokumentenerstellung und revisionssichere Archivierung auf einer Plattform. Die Lösung ist für SAP ERP- und SAP S/4HANA-Umgebungen konzipiert und hilft Unternehmen, dokumentenbasierte Prozesse außerhalb des ERP-Kerns zu steuern, während die direkte Integration mit SAP-Geschäftsobjekten und -Transaktionen erhalten bleibt.

Dieser Ansatz entspricht der Richtung, die viele SAP-Kunden bei der Modernisierung ihrer Systemlandschaften und der Umsetzung von Clean-Core-Strategien einschlagen. Statt individuelle Dokumentenlogik in SAP abzubilden, können Unternehmen Inhalte, Workflows und Automatisierung über Doxis verwalten, während SAP weiterhin als führendes System dient.

Doxis wurde außerdem im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026 als Leader ausgezeichnet – ein Beleg für die starke Umsetzungsfähigkeit und Vision im Dokumentenmanagement-Markt.

Wichtige Funktionen

• SAP-zertifizierte Integration für SAP ERP und SAP S/4HANA
• Unterstützung von SAP-Modernisierungsinitiativen wie RISE with SAP
• Unterstützung von Clean-Core-Strategien durch die Verwaltung von Inhalten und dokumentenbasierten Prozessen außerhalb des ERP-Kerns
• Integration mit SAP SuccessFactors, SAP ArchiveLink- und CMIS-Integration für SAP ERP, SAP S/4HANA und cloudbasierte SAP-Umgebungen
• KI-gestützte Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion
• Workflow-Automatisierung für dokumentenbasierte Geschäftsprozesse
• Dokumentenerstellung für Verträge, HR-Dokumente, Kundenkommunikation und Geschäftskorrespondenz, zentrales Dokumentenrepository mit KI-gestützter Suche
• Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Bereitstellung.

Vorteile

• Tiefe, SAP-zertifizierte Integration
• Unterstützung für SAP ERP, SAP S/4HANA und SAP SuccessFactors
• Vereint Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, KI und Archivierung auf einer Plattform
• Starke Compliance- und Records-Management-Funktionen
• Flexible Bereitstellungsoptionen

Nachteile

• Preise werden nicht öffentlich ausgewiesen
• Der große Funktionsumfang richtet sich in erster Linie an Enterprise-Unternehmen und kann für kleinere Organisationen umfangreicher sein als erforderlich

2. d.velop

d.velop ist eine Dokumentenmanagement- und Digitalisierungsplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente und Geschäftsprozesse effizient zu verwalten und nahtlos mit SAP zu verbinden. Die Lösung unterstützt SAP ERP und SAP S/4HANA und ermöglicht den direkten Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente innerhalb der SAP-Anwendungen.

Neben dem Dokumentenmanagement bietet d.velop Funktionen für Workflow-Automatisierung, revisionssichere Archivierung, elektronische Akten und digitale Geschäftsprozesse. Über Standards wie SAP ArchiveLink und CMIS lassen sich Dokumente sicher in SAP-Prozesse integrieren und Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllen.

Dank flexibler Bereitstellungsoptionen in der Cloud oder On-Premises eignet sich d.velop insbesondere für mittelständische Unternehmen und Organisationen, die ihre dokumentenbasierten Prozesse digitalisieren und ihre SAP-Landschaft effizient erweitern möchten.

Wichtige Funktionen

• SAP-zertifizierte ArchiveLink-Integration
• Dokumentenmanagement für SAP-Umgebungen
• Revisionssichere Archivierung
• Digitale Dokumentenverwaltung
• Integration in SAP ERP und SAP S/4HANA

Vorteile

• SAP-zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle
• Solide Integration für kleinere und mittelgroße SAP-Landschaften
• Unterstützt die revisionssichere Archivierung von Dokumenten aus SAP-Systemen

Nachteile

• Die SAP-Integration konzentriert sich hauptsächlich auf Archivierungsszenarien. Prozessübergreifendes Dokumentenmanagement und Automatisierung sind weniger tief in SAP-Workflows integriert.
• Bei komplexen, international skalierenden SAP-S/4HANA-Landschaften kann die Lösung schneller an funktionale und architektonische Grenzen stoßen (Gartner MQ for CSP 2021).
• Erweiterte Szenarien wie SAP-übergreifende Akten, KI-gestützte Datenextraktion oder durchgängige End-to-End-Prozessautomatisierung sind mit höherem Integrationsaufwand verbunden.

3. OpenText Extended ECM

OpenText Extended ECM ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform, die Inhalte mit SAP, Microsoft 365, Salesforce und SAP SuccessFactors sowie den zugehörigen Geschäftsprozessen verbindet.

Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu steuern und Mitarbeitenden direkten Zugriff auf Dokumente und Records in ihren täglichen Anwendungen zu ermöglichen.

Besonders geeignet ist die Plattform für große Unternehmen, die Inhalte über verschiedene Abteilungen, Systeme und Prozesse hinweg verwalten müssen. Starke Governance-, Compliance- und Records-Management-Funktionen machen OpenText zu einer beliebten Wahl in stark regulierten Branchen.

Funktionen

• SAP-zertifizierte Integration
• Unterstützung von SAP ArchiveLink
• Enterprise Content Management und Records Management
• Workflow- und Prozessautomatisierung
• Verwaltung des gesamten Dokumentenlebenszyklus
• Compliance- und Governance-Funktionen
• Integrationen mit SAP, Microsoft 365, Salesforce und SAP SuccessFactors

Vorteile

• Starke Integration mit SAP und anderen Enterprise-Anwendungen
• Umfassende Funktionen für Content Governance und Records Management
• Geeignet für große, komplexe Enterprise-Umgebungen
• Unterstützt die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
• Leistungsstarke Funktionen für Compliance und Information Lifecycle Management

Nachteile

• Einführung und Anforderungsplanung können zeitaufwendig sein (Gartner)
• Einige Nutzer berichten von Inkonsistenzen zwischen Benutzeroberflächen und Client-Anwendungen (Gartner)
• Für die vollständige Nutzung erweiterter Funktionen können zusätzliche Schulungen und Konfigurationen erforderlich sein
• Preise sind nicht öffentlich verfügbar

4. SAP Document Management Service

SAP Document Management Service ist eine cloudnative Dokumentenmanagement-Lösung auf Basis der SAP Business Technology Platform (BTP). Sie ermöglicht Unternehmen, Dokumente über SAP-Anwendungen hinweg zu speichern, zu verwalten, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.

Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die stark auf das SAP-Cloud-Ökosystem setzen. Durch die native Integration mit SAP-Anwendungen und BTP-Services ist sie eine naheliegende Wahl für Organisationen, die Dokumentenmanagement innerhalb bestehender SAP-Umgebungen erweitern möchten.

Funktionen

• Native Integration mit der SAP Business Technology Platform (BTP)
• Dokumentenspeicherung und Versionskontrolle
• Metadatenmanagement und Enterprise Search
• Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit
• API-basierte Erweiterbarkeit
• Cloudnative Architektur
• Integration mit SAP-Anwendungen und -Services

Vorteile

• Native Integration in das SAP-Ökosystem
• Gut geeignet für SAP-BTP- und Cloud-First-Umgebungen
• Starke Integrations- und Erweiterungsmöglichkeiten
• Unterstützt Zusammenarbeit und Versionskontrolle
• Flexible APIs für individuelle Entwicklungen und Integrationen

Nachteile

• Kann für Organisationen ohne SAP-Erfahrung mit einer steilen Lernkurve verbunden sein (G2)
• Erweiterte Konfigurationen und Integrationen erfordern häufig spezialisiertes SAP-Know-how (G2)
• Preisgestaltung und verbrauchsbasierte Lizenzierung können schwer kalkulierbar sein (Gartner)
• Einige Nutzer berichten von Komplexität bei Bereitstellung, Wartung und Individualisierung (G2)

5. ELO ECM Suite

ELO ECM Suite ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform mit Schwerpunkt auf Dokumentenmanagement, digitaler Archivierung und Workflow-Automatisierung. Die Lösung wird häufig von mittelständischen und großen Unternehmen im deutschsprachigen Raum eingesetzt und bietet Integrationen für SAP ERP und SAP S/4HANA.

Funktionen

• SAP-Integration über zertifizierte Schnittstellen
• Dokumentenmanagement und digitale Akten
• Revisionssichere Archivierung
• Workflow- und Freigabeprozesse
• Volltextsuche und Metadatenverwaltung
• Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Bereitstellung

Vorteile

• Gute Integration in SAP-Landschaften
• Große Partnerlandschaft im DACH-Markt
• Schnelle Implementierung für viele Standardanwendungsfälle
• Umfassende ECM- und Workflow-Funktionen

Nachteile

• Der Funktionsumfang und die Konfiguration können bei komplexen Unternehmensanforderungen einen höheren Einführungsaufwand verursachen.
• Internationale Präsenz und globales Partnernetzwerk sind kleiner als bei einigen internationalen ECM-Anbietern.
• Für sehr komplexe, unternehmensweite Automatisierungsprojekte kann zusätzlicher Implementierungsaufwand erforderlich sein.

6. DocuWare

DocuWare ist eine Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung, mit der Unternehmen Dokumente zentral verwalten, Geschäftsprozesse automatisieren und Informationssilos abbauen können. Die Lösung bietet Dokumentenindexierung, sichere Speicherung, Workflow-Automatisierung und Compliance-Funktionen und unterstützt sowohl Cloud- als auch On-Premises-Bereitstellungen.

DocuWare eignet sich besonders für Organisationen, die dokumentenintensive Prozesse wie Eingangsrechnungsverarbeitung, HR, Vertragsmanagement oder Mitarbeiter-Onboarding digitalisieren möchten. Der Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Workflow-Automatisierung macht die Lösung attraktiv für Unternehmen, die manuelle Verwaltungsaufgaben reduzieren wollen.

Funktionen

• Dokumentenmanagement und elektronische Ablage
• Workflow-Automatisierung
• Dokumentenerfassung und Indexierung
• SAP-Integrationsmöglichkeiten
• Versionskontrolle und Audit-Trails
• Cloud- und On-Premises-Bereitstellung
• KI-gestützte Workflow-Automatisierung

Vorteile

• Starke Workflow-Automatisierung
• Zentrales Dokumentenmanagement und sichere Speicherung
• Flexible Cloud- und On-Premises-Bereitstellung
• Effektive Dokumentenerfassung und Indexierung
• Breites Ökosystem an Add-ons und Integrationen

Nachteile

• Einige Nutzer berichten, dass Teile der Benutzeroberfläche veraltet wirken (Gartner).
• Die Kosten können je nach Bereitstellungsumfang und Anforderungen hoch ausfallen (Gartner).
• Die SAP-Integrationsmöglichkeiten sind weniger umfassend als bei SAP-zertifizierten Alternativen.
• Für bestimmte Geschäftsanforderungen können zusätzliche Add-ons erforderlich sein.

7. Hyland OnBase

Hyland OnBase ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform, mit der Unternehmen Dokumente verwalten, Workflows automatisieren und den Informationszugriff über Geschäftsprozesse hinweg verbessern können.

Die Lösung wird häufig in Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, öffentlichem Sektor und Hochschulbildung eingesetzt, in denen große Dokumentenmengen sicher und effizient verwaltet werden müssen.

OnBase lässt sich mit SAP und anderen Enterprise-Anwendungen integrieren und verbindet Geschäftsinhalte mit Geschäftsprozessen, während Compliance- und Governance-Anforderungen unterstützt werden.

Dank umfangreicher Anpassungsmöglichkeiten und eines breiten Funktionsumfangs eignet sich OnBase besonders für Organisationen mit komplexen Dokumentenmanagement-Anforderungen.

Funktionen

• Dokumenten- und Records Management
• SAP-Integrationsmöglichkeiten
• Workflow- und Geschäftsprozessautomatisierung
• Case Management
• Enterprise Search und Dokumentenabruf
• Compliance- und Aufbewahrungsmanagement
• Cloud- und On-Premises-Bereitstellung

Vorteile

• Starke Workflow- und Prozessautomatisierung
• Hohe Anpassungsfähigkeit
• Umfassende Funktionen für Dokumenten- und Records Management
• Geeignet für stark regulierte Branchen
• Breites Ökosystem an Integrationen und Lösungen

Nachteile

• Preis- und Lizenzmodelle können komplex sein und Beschaffung sowie langfristige Planung erschweren (Gartner).
• Einige Nutzer berichten, dass Teile der Benutzeroberfläche im Vergleich zu neueren Dokumentenmanagement-Plattformen veraltet wirken (Gartner).
• Erweiterte Implementierungen erfordern häufig umfangreiche Konfiguration und Individualisierung (Gartner).
• Käufer sollten benötigte Funktionen sorgfältig prüfen, da Verfügbarkeit und Funktionsumfang innerhalb des breiteren Hyland-Portfolios variieren können.

SAP steuert Geschäftsprozesse, Stammdaten und Transaktionen. Was SAP jedoch nicht bietet, ist eine zentrale Lösung zur Verwaltung aller Dokumente, die diese Prozesse über verschiedene Abteilungen hinweg unterstützen.

Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Personalakten, Qualitätsdokumente und Kundenkorrespondenz befinden sich häufig in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken, lokalen Ordnern oder isolierten Ablagesystemen. Mit zunehmendem Dokumentenvolumen verbringen Mitarbeitende immer mehr Zeit mit der Suche nach Informationen, der Verwaltung verschiedener Versionen und dem manuellen Weiterleiten von Dokumenten zwischen Teams.

Ein dediziertes Dokumentenmanagement-System schließt diese Lücke, indem es Dokumente direkt mit den Geschäftsprozessen in SAP verknüpft.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Zentrale Dokumentenablage mit Verknüpfung zu SAP-Transaktionen und Geschäftsobjekten
• Volltext- und Metadatensuche über Millionen von Dokumenten
• Versionskontrolle und Audit-Trails für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit
• Automatisierte Workflows für Freigaben, Prüfungen und Dokumentenlenkung
• KI-gestützte Klassifizierung und Datenextraktion aus Geschäftsdokumenten
• Revisionssichere Archivierung zur Einhaltung von Compliance- und Aufbewahrungspflichten
• Integration mit SAP ERP und SAP S/4HANA für den direkten Zugriff auf Dokumente innerhalb von SAP

Statt Dokumente getrennt von den Geschäftsprozessen zu verwalten, schafft ein Dokumentenmanagement-System eine zentrale Informationsbasis, die sämtliche SAP-Prozesse effizient unterstützt.

Worauf Sie bei einem Dokumentenmanagement-System für SAP achten sollten

Nicht jede Dokumentenmanagement-Plattform ist für SAP-Umgebungen ausgelegt. Bei der Auswahl sollten Unternehmen vor allem darauf achten, dass die Lösung SAP-Prozesse erweitert, statt lediglich Dateien zu speichern.

Wichtige Kriterien sind:

SAP-Integration

• SAP-zertifizierte Anbindung
• Unterstützung für SAP ERP und SAP S/4HANA
• Ausrichtung auf SAP-Modernisierungsinitiativen wie RISE with SAP
• Unterstützung von Clean-Core-Strategien
• Zugriff auf Dokumente direkt aus SAP-Transaktionen

Dokumentenmanagement

• Zentrales Repository
• Volltextsuche und Metadatenmanagement
• Versionskontrolle und Dokumentenhistorie

Workflow-Automatisierung

• Freigabe-Workflows
• Case Management
• Automatisierte Dokumentenweiterleitung

KI und intelligente Dokumentenverarbeitung

• Automatische Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion
• KI-gestützte Workflow-Automatisierung
• KI-Assistenten für schnellere Informationssuche
• Intelligente Suche über SAP-bezogene Geschäftsinhalte
• Dokumentenanalysen für schnellere Entscheidungen
• KI-gestützte Inhaltsanalyse und Prozessoptimierung

Compliance und Sicherheit

• Audit-Trails und vollständige Nachvollziehbarkeit
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement
• Aufbewahrungs- und Records-Management-Funktionen
• DSGVO-konformes Dokumentenmanagement
• ISO-27001-zertifiziertes Informationssicherheitsmanagement
• ISO-16175-2-zertifiziertes Records Management
• SOC-1-, SOC-2- und SOC-3-zertifizierte Cloud-Services

Skalierbarkeit

• Cloud-, On-Premises- oder Hybrid-Bereitstellung
• Unterstützung großer Dokumentenvolumen
• Integration mit Microsoft 365, CRM, ERP und weiteren Geschäftsanwendungen

Die besten Dokumentenmanagement-Lösungen für SAP vereinen Content Management, Prozessautomatisierung und KI auf einer zentralen Plattform, statt mehrere voneinander getrennte Tools erforderlich zu machen.

SAP speichert Geschäftsdaten, doch viele dokumentenbasierte Prozesse finden weiterhin außerhalb des Systems statt. Mitarbeitende suchen nach Dateien, steuern Freigaben per E-Mail und verschieben Informationen manuell zwischen Abteilungen.

Doxis erweitert SAP um Enterprise Content Management, Workflow-Automatisierung und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung auf einer zentralen Plattform.

Mit Doxis können Unternehmen:

• Dokumente direkt aus SAP-Transaktionen aufrufen
• dokumentenbasierte Workflows und Freigaben automatisieren
• Geschäftsdokumente mithilfe von KI klassifizieren, auslesen und verarbeiten
• Verträge, Rechnungen, HR-Akten und Kundendokumente zentral verwalten
• Dokumente revisionssicher archivieren
• SAP mit Microsoft 365, CRM-Systemen und weiteren Anwendungen verbinden
• Cloud-, On-Premises- oder Hybrid-Modelle nutzen

Doxis geht über reine Dokumentenablage hinaus und unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente und Geschäftsprozesse durchgängig in SAP zu integrieren.

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Häufig gestellte Fragen zu Dokumentenmanagement für SAP