Doxis Blog Customer Stories & Use Cases
Contrôle de réception de marchandises : une étape clé pour la validation des factures
|
Dans un processus Purchase-to-Pay (P2P), la validation d’une facture dépend souvent d’une étape préalable : la confirmation que les marchandises commandées ont bien été reçues conformément aux engagements du fournisseur. Quantités incorrectes, livraisons incomplètes ou écarts de qualité peuvent bloquer le rapprochement entre le bon de commande, la réception et la facture, ralentissant ainsi l’ensemble du cycle de traitement.
Un contrôle rigoureux des entrées de marchandises permet de détecter ces écarts dès la réception, d’assurer une traçabilité complète des opérations et de fiabiliser les processus de validation. Résultat : moins de litiges fournisseurs, des délais de traitement réduits et une meilleure maîtrise des flux financiers.
Dans cet article, découvrez comment le contrôle de réception de marchandises sécurise le rapprochement des documents, accélère la validation des factures et contribue à optimiser la performance des processus P2P.
Points clés
- Le contrôle de réception garantit que les marchandises livrées correspondent à la commande en termes de quantité, de qualité et de conformité.
- Cette étape est indispensable pour sécuriser le rapprochement entre la commande, la réception et la facture, et ainsi éviter les erreurs de paiement.
- La dématérialisation du contrôle de réception permet de réduire les tâches manuelles, d'accélérer les vérifications et d'améliorer la traçabilité des opérations.
- Dans SAP, les réceptions de marchandises enregistrées alimentent directement les processus de gestion des stocks, de contrôle qualité et de validation des factures.
Qu’entend-on par contrôle de réception des marchandises ?
Le contrôle de réception, également appelé contrôle à la réception, vérification des livraisons ou bien encore inspection des marchandises reçues, est une procédure destinée à comparer les marchandises livrées par rapport à celles commandées.
Exemple : votre entreprise reçoit une livraison de 5 000 vis. Un de vos collaborateurs vérifie, sur la base du bon de livraison, si la quantité, la qualité et les spécifications sont correctes. Si la livraison est conforme au bon, il valide la marchandise contrôlée. Ce n’est qu’à partir de ce moment que s’enclenchent des processus comme le traitement des factures ou le transfert vers les stocks ou la production.
Objectif et rôle du contrôle de réception
Le contrôle de réception garantit que votre entreprise n’accepte que des produits conformes et sans défaut dès leur arrivée. Il joue donc un rôle essentiel dans l’assurance qualité. Les dommages liés au transport ou autres défauts sont ainsi détectés rapidement, ce qui permet d’éviter des problèmes ultérieurs en production, lors du stockage ou de la validation des factures. Vos processus restent ainsi fluides et efficaces, sans interruption imprévue.
En résumé, le contrôle de réception est crucial dans les processus d’approvisionnement pour les raisons suivantes :
- Les produits endommagés ou non conformes peuvent entraîner des arrêts de production et des surcoûts.
- Le contrôle à la réception évite les écarts ultérieurs entre les marchandises commandées, livrées et facturées.
- Vous pouvez signaler les défauts à temps et respecter les délais de réclamation et de garantie.
DHL Express : Le plus grand système d’archivage de documents commerciaux du monde
Découvrez comment DHL archive des milliards de documents en toute sécurité et les rend disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 au niveau international grâce à Doxis
Lire maintenantComment se déroule le contrôle de réception étape par étape ?
Hé Doxi, comment se déroule le contrôle de réception étape par étape ?
Comment se déroule le contrôle de réception étape par étape ?
Le contrôle de réception suit un processus structuré qui garantit que les produits livrés respectent les spécifications convenues. En général, il se compose de quatre étapes principales.
Étape 1 : réception des marchandises
Les marchandises arrivent en entrepôt ou en zone de réception. Lorsque le processus repose sur le traitement de documents papier, le fournisseur remet le bon de livraison directement au destinataire. Il est cependant plus efficace de le transmettre par voie électronique. Le document peut alors être lu automatiquement avant d’être directement transmis au système.
Étape 2 : vérification des marchandises reçues
Le système ou un collaborateur compare les données de livraison à celles de la commande initiale. Ce contrôle est généralement standardisé à l’aide d’une liste de vérification, qui inclut des points de vérification à traiter :
- Les informations générales, telles que le fournisseur, le numéro de commande et le numéro de facture, sont-elles correctes ?
- Le conditionnement présente-t-il des dommages visibles ?
- Les quantités livrées correspondent-elles aux quantités commandées ?
- Les documents (bon de livraison, facture) sont-ils complets et exacts ?
- La marchandise répond-elle aux exigences de qualité ?
Étape 2 : gestion de la qualité
Le contrôle qualité des marchandises repose sur des procédures de test prédéfinies. Selon le type de marchandise, il peut s’agir de contrôles par échantillonnage, de tests de matériaux ou d’inspections visuelles. Par exemple, dans l’industrie, les matières premières sont contrôlées pour détecter des défauts ou vérifier leur composition. Dans l’agroalimentaire, des tests sensoriels ou des analyses en laboratoire peuvent être nécessaires pour évaluer la fraîcheur et la durée de conservation des aliments livrés. Dans l’électronique, des tests fonctionnels sont souvent requis.
Étape 3 : documentation
Les entreprises ont l’obligation de documenter intégralement les réceptions, notamment les quantités livrées, les défauts ou dommages constatés, ainsi que les méthodes de contrôle utilisées. En France, cette exigence repose principalement sur l’article L123-12 du Code de commerce et l’article 111-1 du Plan Comptable Général pour la comptabilité, et sur l’article R. 4323-22 du Code du travail pour la réception et la vérification des équipements professionnels.
Cette consignation s’effectue généralement au format numérique par l’intermédiaire d’un ERP ou d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Pour garantir la traçabilité réglementaire, tous les justificatifs et rapports de contrôle doivent être archivés de manière conforme et sécurisée pendant la durée légale de conservation.
Étape 4 : lancement des processus
En cas d’écarts ou de défauts, le contrôle des réceptions informe directement le service concerné – le plus souvent les achats – et enclenche une procédure d’escalade. Si tout est conforme, la livraison est validée. Le processus de validation des factures peut alors démarrer, et les marchandises sont soit stockées, soit directement mises en production.
Les avantages de la dématérialisation du contrôle de réception
Le contrôle manuel, notamment sur support papier, est source d’erreurs. Le bon de livraison papier ne répond pas toujours à toutes les questions : L’intégralité de la quantité commandée a-t-elle été livrée ? La qualité est-elle conforme ? Y a-t-il des écarts avec la commande ?
La digitalisation du contrôle de réception permet de surmonter ces difficultés. Les systèmes automatisés enregistrent les livraisons en temps réel, les comparent aux commandes et signalent immédiatement les écarts. Résultat : une meilleure sécurité, plus de transparence et des processus plus rapides pour la réception des livraisons comme pour les traitements aval.
- Traitement accéléré : la saisie automatique des livraisons de marchandises réduit les tâches manuelles et accélère les opérations.
- Minimisation des erreurs : les systèmes assistés par IA détectent les écarts avec précision.
- Transparence totale : les données en temps réel assurent une traçabilité complète et permettent de vérifier les processus.
- Collaboration fluide : achats, logistique et comptabilité partagent des données synchronisées, sans rupture d’information.
- Validation accélérée des factures : des normes de contrôle des livraisons claires garantissent la fiabilité et la rapidité des processus de facturation.
- Archivage électronique : bons de livraison et données de réception sont conservés en toute conformité tout en demeurant accessibles à tout moment.
Le contrôle des réceptions dans SAP
En règle générale, les ERP assurent l’enregistrement des réceptions de marchandises au format électronique. Dans SAP, cette fonction est accessible au travers de la transaction MIGO (« Saisir un document article »). Concrètement, SAP enregistre la réception de marchandises et l’associe à la commande, ce qui permet la saisie automatique dans le progiciel. Voici comment se déroule ce processus :
- Enregistrement de l’entrée de marchandises : un collaborateur active la transaction MIGO, puis saisit le numéro de commande. SAP affiche alors les articles et quantités commandés.
- Vérification des données : SAP MM (Material Management) compare les articles et quantités livrés avec ceux de la commande enregistrée Les écarts éventuels sont signalés.
- Contrôle qualité : si SAP QM (Quality Management) est utilisé, le système déclenche automatiquement un ordre de contrôle. Des contrôles manuels sont également possibles.
- Création du document d’entrée de marchandises : une fois la marchandise vérifiée, le système génère un document d’entrée de marchandises. SAP transfère alors la marchandise en stock et met simultanément à jour les niveaux de stock.
- Démarrage de la validation des factures : grâce à l’intégration MIRO (gestion des factures), SAP compare l’entrée de marchandises enregistrée avec la commande pour que seules les livraisons conformes soient facturées.
Doxis Intelligent Content Automation
Doxis Intelligent Content Automation vous fait passer au niveau supérieur de l'enterprise content management
Lire maintenantGérer les documents de livraison dans Doxis dès la réception des marchandises
Système de gestion de contenu d’entreprise (ECM), Doxis s’intègre à SAP et à d’autres ERP. Il permet une gestion automatisée et efficace des documents de livraison, de leur capture à leur archivage sécurisé en passant par leur stockage.
Capture automatisée et stockage structuré
- Dès qu’un bon de livraison est enregistré dans SAP, Doxis le récupère via une interface dédiée.
- Il identifie automatiquement le type de document et l’archive dans le dossier fournisseur, en lien avec la confirmation de commande, en conservant traçabilité et facilité d’accès.
- Tous les documents liés à la réception sont archivés sous forme infalsifiable conformément aux délais légaux de conservation.
Remarque : si le bon de livraison fait partie de la facture, il doit être archivé selon les principes de l’archivage à valeur probante.
Vérification et validation optimales des factures
Doxis ne se limite pas à un simple système de gestion documentaire. Il accélère également les processus en aval de la réception des marchandises. Par exemple, il peut comparer les factures entrantes à la commande ou au bon de livraison. Si le contrôle à la réception a été bien effectué et les données correctement saisies, Doxis peut valider automatiquement la conformité de la facture. Votre collaborateur n’a plus qu’à faire une vérification rapide avant validation. Résultat : une validation des factures considérablement accélérée.
Envie d'en savoir plus sur l'automatisation du contrôle de réception et des processus Purchase-to-Pay ? Réservez une démonstration Doxis et échangez avec nos experts.
Automatisez le travail. Accélérez votre activité.
Réunissez l’IA, l’ECM et l’automatisation des workflows au sein d’une plateforme puissante.
FAQ sur le contrôle de réception
