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Controles de recepción de bienes: tu clave para emitir facturas sin problemas (Kopie)
Los controles de recepción de bienes son los guardianes del purchase-to-pay (P2P). Revisan si lo que llega es lo correcto, si se ha recibido en las cantidades adecuadas y si cumple con la normativa. Si te los saltas, te arriesgas a pagar por pedidos fantasma, envíos medio vacíos o, directamente, basura. Aplícalos y mantendrás el flujo de caja, una facturación ágil y a los proveedores contentos.
Son demasiadas las empresas que permiten que los controles poco exhaustivos afecten negativamente a sus procesos. Optimízalos y tu proceso P2P será más rápido, más sencillo y más robusto.
¿Qué son los controles de recepción de bienes?
Los controles de recepción de bienes son una forma estandarizada de cotejar lo que se recibe con el pedido original.
Supongamos que llega a tu empresa un envío de 5.000 tornillos. Un empleado coteja los tornillos con la cantidad, la calidad y las especificaciones que figuran en el albarán de entrega. Si el albarán y el envío coinciden, se verifica la recepción correcta, desencadenando el flujo de trabajo de la factura y otros procesos posteriores. A partir de aquí, los bienes pueden trasladarse al almacén o a producción.
La importancia de los controles de recepción de bienes
Los controles de recepción de bienes son fundamentales para garantizar que solo aceptas mercancías correctas y no defectuosas desde el primer momento, algo que influye enormemente en tu garantía de calidad. Los daños sufridos durante el transporte u otros defectos se identifican con antelación para evitar cualquier problema posterior en la producción, la gestión del almacén o la emisión de facturas. Tus flujos de trabajo siguen funcionando con fluidez y eficacia, sin interrupciones inesperadas.
Razones por las que los controles de recepción de bienes son importantes para los procesos de aprovisionamiento:
- Las entregas incorrectas o los bienes dañados pueden provocar parones en la producción y generar costes.
- Los controles de recepción de bienes evitan problemas posteriores derivados de incoherencias entre las mercancías que se solicitan, las que se entregan y las que se pagan.
- Los desabastecimientos se comunican a tiempo, lo que garantiza que las empresas actúen dentro de los plazos de responsabilidad por productos defectuosos y reclamaciones.
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Leer ahoraControles de recepción de bienes: guía paso a paso
Los controles de recepción de bienes siguen un proceso claramente estructurado, diseñado para garantizar que los bienes recibidos cumplen con las especificaciones acordadas. Estos suelen constar de cinco pasos clave.
Paso 1: recepeción de los bienes
Los bienes llegan al almacén o a la zona de recepción. En los procesos basados en papel, el vendedor entrega directamente el albarán al destinatario. Pero hay una forma más eficaz. Con un albarán digital de proveedor, el sistema puede leer automáticamente la información y enviar los datos allá donde se necesiten.
Paso 2: comprobación de los bienes
A continuación, el sistema o una persona comprueban los datos del envío con respecto al pedido original. La mayoría de las empresas utilizan una lista de control estandarizada:
- ¿Son correctos los datos del proveedor, el número de pedido, el número de factura, etc.?
- ¿Hay daños visibles en el embalaje?
- ¿Hay desviaciones entre las cantidades entregadas y las solicitadas?
- ¿Están presentes y son correctos el albarán, la factura y cualquier otro documento pertinente?
- ¿Cumplen los productos las normas de calidad?
Paso 3: documentación
Para las empresas, la documentación sin fisuras de los bienes recibidos (incluida la información sobre la cantidad, los posibles daños o defectos y los protocolos de inspección) es un requisito legal en muchos países.
Normalmente, la información se captura digitalmente mediante un sistema ERP o un sistema de gestión documental (DMS). Todos los documentos y protocolos de inspección deben conservarse en un archivo a prueba de auditorías durante el período de conservación determinado para salvaguardar el cumplimiento de los requisitos legales de trazabilidad.
Paso 4: gestión de la calidad
Los bienes se someten a un control de calidad conforme a procedimientos predefinidos. Si se trata de controles aleatorios, pruebas de materiales o inspecciones visuales, todo depende de la naturaleza de dichos bienes. Por ejemplo, en la producción se comprueba si las materias primas tienen defectos o si sus características son las adecuadas. En cambio, la industria alimentaria puede exigir análisis sensoriales o informes de laboratorio para verificar la vida útil y la frescura, mientras que la industria electrónica se basa en pruebas funcionales.
Paso 5: lanzamiento de los flujos de trabajo
Cualquier desviación o elemento que falte durante los controles de recepción de bienes se comunica directamente al departamento responsable (normalmente el de Compras) y se activa el proceso de derivación. De lo contrario, siempre que todo esté en orden, se libera el envío. Esto activa el flujo de trabajo de la factura y los bienes se trasladan al almacén o se tramitan para su posterior procesamiento.
¿En qué te benefician los controles digitales de recepción de bienes?
Oye, Doxi, ¿cuáles son las ventajas del control digital de la entrada de mercancías?
Si sigues comprobando los bienes manualmente y te basas en procesos basados en papel, lo único que conseguirás son problemas a largo plazo. Los albaranes en papel no suelen responder a preguntas clave como: ¿Se entregó la cantidad correcta en su totalidad? ¿La calidad es la esperada? ¿Lo recibido se corresponde con lo solicitado?
El cambio a unos controles digitales de recepción de bienes resuelve todos estos problemas. Con los sistemas automatizados, las entregas se capturan en tiempo real y se concilian con los pedidos, mientras que las desviaciones se notifican inmediatamente. Un enfoque digital transforma no solo tu proceso de recepción de mercancías, sino también todos los flujos de trabajo posteriores, lo que significa que te beneficias de más seguridad en los procesos, más transparencia y más velocidad.
- Procesamiento rápido: los bienes recibidos se capturan automáticamente, lo que reduce el trabajo manual y acelera los procesos.
- Minimización de errores: los sistemas basados en IA detectan las incongruencias con la máxima precisión.
- Transparencia: los datos en tiempo real garantizan una documentación sin fisuras y mantienen la transparencia del proceso de principio a fin.
- Colaboración sin esfuerzo: el aprovisionamiento, el almacenamiento y la gestión de facturas se basan en datos sincronizados, lo que significa que no hay disrupciones entre sistemas.
- Emisión eficaz de facturas: mantener estándares estrictos desde el momento en el que llegan los bienes sienta las bases para unos procesos de facturación rápidos y sin errores.
- Archivo digital: tus sistemas almacenan albaranes, datos sobre los bienes recibidos y otros documentos clave en un archivo a prueba de auditorías y accesible en todo momento.
Controles de recepción de bienes en SAP
La mayoría de los sistemas ERP modernos son capaces de gestionar la captura digital de recepciones de bienes. Por ejemplo, el sistema ERP de SAP utiliza el código de transacción MIGO, es decir, contabiliza los bienes entrantes comparándolos con el pedido realizado y estos se registran automáticamente en el sistema. ¿Cómo funciona?
- Contabiliza la recepción de bienes: lanzas la transacción MIGO e introduces el número de pedido. SAP muestra los artículos solicitados y sus cantidades.
- Comprueba la recepción de bienes: el sistema SAP MM (Gestión de Materiales) compara los artículos recibidos y sus cantidades con los datos del pedido en SAP, señalando cualquier incongruencia.
- Comprueba la calidad: si tu empresa utiliza el sistema SAP MM (Gestión de Materiales), este envía una solicitud de comprobación de manera automática. O puedes seguir protocolos de inspección manual.
- Crea un documento de recepción de bienes: el sistema crea una confirmación de recepción de bienes para la los bienes verificados. A continuación, SAP contabiliza los artículos en el almacén y actualiza el inventario.
- Lanza la verificación de la factura: la integración MIRO (verificación de facturas) coteja los bienes recibidos con el pedido realizado para garantizar que solo pagas por aquello que has recibido correctamente.
Guía de gestión documental
¿Cómo puedes impulsar la eficiencia de tu empresa con un DMS? ¿Cuál es el sistema más apropiado para tu organización? Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahoraGestiona los documentos de envío en el propio punto de recepción gracias a Doxis
El sistema de gestión del contenido empresarial (sistema ECM) de Doxis se integra con SAP y otros sistemas ERP para crear una plataforma totalmente automatizada que permite una gestión eficaz de tus documentos de envío, desde su captura hasta su archivo a prueba de auditorías.
Captura automatizada y archivo estructurado
- Doxis accede a los nuevos albaranes de entrega disponibles en SAP a través de la interfaz.
- El sistema reconoce automáticamente el tipo de documento y archiva el albarán que se corresponde con la confirmación de pedido en la carpeta digital de proveedor, de una manera trazable y accesible en cualquier momento.
- Todos los documentos de recepción de bienes se envían al archivo a prueba de auditorías y se mantienen allí durante el período de conservación legal.
Importante: si el albarán forma parte de una factura, también debe almacenarse en el archivo a prueba de auditorías.
Verificación y emisión eficiente de facturas
Doxis es capaz de mucho más que un DMS clásico, como agilizar los procesos posteriores a la recepción de los bienes. Doxis puede conciliar las facturas recibidas con la correspondiente confirmación de pedido o albarán. Siempre que los bienes recibidos se comprueben correctamente y se capturen los datos pertinentes, Doxis detecta de forma independiente si el contenido de la factura es el que debe ser. Gracias a ello, solo es necesario realizar una comprobación humana rápida antes de emitir la factura. De este modo, se acelera considerablemente tu proceso de emisión de facturas, lo que te ahorra tiempo y esfuerzo.