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Dématérialiser l’approbation des factures en toute simplicité
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Chaque équipe financière connaît cette situation : une facture arrive dans la boîte de réception, nécessite trois validations, l’un des approbateurs est en congé, et soudain, l’échéance de paiement est menacée. Multipliez ce scénario par des centaines de factures chaque mois et la pression sur les équipes comptables devient considérable.
Selon Forrester Research, le traitement manuel des factures coûte aux organisations plus de 20 dollars par facture.
Une étude d’AIIM révèle que 52 % des organisations indiquent que leurs processus manuels de traitement des factures nécessitent au moins trois jours, certaines atteignant même 25 jours ou davantage.
L’automatisation du workflow d’approbation des factures permet de résoudre ces problèmes à la source.
Dans ce guide, découvrez les différentes étapes d’un workflow d’approbation des factures, les critères essentiels pour choisir un logiciel adapté et comment une plateforme unifiée comme Doxis prend en charge l’ensemble du processus, de bout en bout.
Points clés
- Un workflow d’approbation des factures est un processus structuré qui permet de vérifier, acheminer et valider les factures fournisseurs avant leur paiement.
- Le traitement manuel des factures peut coûter plus de 20 $ par facture et prendre jusqu’à 25 jours. L’automatisation élimine la saisie manuelle des données, transmet instantanément les factures aux bons approbateurs et applique automatiquement les règles de délégation en cas d’absence.
- Les workflows automatisés réduisent les coûts de traitement, accélèrent les cycles d’approbation et renforcent la conformité ainsi que la traçabilité des audits.
- Les meilleurs logiciels d’approbation des factures s’intègrent directement à l’ERP (comme SAP) et aux systèmes de gestion documentaire pour couvrir l’ensemble du processus.
- Doxis automatise l’intégralité du workflow d’approbation des factures au sein de sa plateforme unifiée d’Intelligent Content Automation.
Qu’est-ce qu’un workflow d’approbation des factures ?
Un workflow d’approbation des factures est un processus structuré qui permet de vérifier, valider et approuver les factures fournisseurs avant leur mise en paiement. Il couvre l’ensemble du cycle de traitement, depuis la réception et la capture des factures jusqu’au rapprochement avec les bons de commande, l’acheminement vers les approbateurs concernés, la validation finale, l’enregistrement comptable et l’archivage sécurisé.
Un workflow bien conçu garantit le paiement des factures dans les délais, avec un niveau élevé de précision et une traçabilité complète à chaque étape du processus.
Le processus d’approbation des factures étape par étape
Un processus complet d’approbation des factures comprend cinq étapes clés. Dans un environnement manuel, chacune d’elles peut devenir un goulot d’étranglement. Dans un environnement automatisé, elles représentent autant d’opportunités de gagner en efficacité.
1. Capturer et valider les données de la facture
Le processus démarre dès la réception de la facture, qu’elle arrive par e-mail, courrier, portail fournisseur ou EDI. Dans un traitement manuel, un collaborateur doit ouvrir le document, saisir les données et vérifier que les informations essentielles, telles que le fournisseur, le numéro de facture, les montants ou les données fiscales, sont complètes et exactes.
Les solutions de capture automatisée s’appuient sur le traitement intelligent des documents pour lire, extraire et structurer les données des factures, quel que soit le canal d’entrée. Les contrôles de validation sont effectués immédiatement afin d’identifier les informations manquantes ou incohérentes avant que la facture ne poursuive son parcours.
2. Effectuer le rapprochement avec les bons de commande
Pour les factures liées à une commande, l’étape suivante consiste à réaliser un rapprochement à trois voies (three-way matching) entre la facture, le bon de commande et le bon de réception. L’objectif est de vérifier que les quantités commandées, livrées et facturées correspondent.
Dans les processus manuels, cette vérification nécessite souvent de consulter plusieurs systèmes et documents. Les plateformes automatisées réalisent ce contrôle instantanément à partir des données de l’ERP, signalent les écarts éventuels et laissent les factures conformes poursuivre leur traitement sans intervention humaine.
3. Acheminer la facture vers le bon approbateur
Une fois la facture validée et rapprochée, elle doit être transmise à la personne habilitée à l’approuver. Cette étape dépend généralement du centre de coûts, du service concerné, du montant de la facture ou encore de la catégorie de fournisseur.
Dans les processus manuels, cette circulation repose souvent sur des échanges d’e-mails difficiles à suivre. Les workflows automatisés appliquent des règles prédéfinies pour acheminer automatiquement la facture vers le bon approbateur. En cas d’absence, des règles de délégation ou de suppléance prennent le relais afin d’éviter tout blocage.
4. Examiner et approuver la facture
L’approbateur vérifie que la facture correspond aux documents associés : les biens ou services ont-ils bien été livrés ? Le montant facturé est-il correct ? Les conditions tarifaires négociées ont-elles été respectées ?
Pour les factures à fort enjeu, le principe du double contrôle peut exiger une validation supplémentaire avant autorisation de paiement. Les workflows numériques centralisent l’ensemble des informations dans une interface unique. Les approbateurs peuvent consulter les documents justificatifs, approuver, rejeter ou demander des précisions en quelques clics, depuis n’importe quel appareil.
5. Comptabiliser et archiver
Une fois toutes les validations obtenues, la facture est transmise à la comptabilité pour son enregistrement, puis archivée conformément aux exigences réglementaires. Ces deux étapes doivent être réalisées de manière fiable et dans les délais afin d’éviter les retards de paiement et les pénalités associées.
Les solutions automatisées transfèrent directement les factures approuvées vers l’ERP pour leur comptabilisation et archivent instantanément l’ensemble des documents associés dans un système conforme aux obligations de conservation et d’audit.
Pourquoi l’approbation manuelle des factures freine votre entreprise
L’approbation manuelle des factures ne se contente pas de ralentir les processus. Elle crée également des risques qui s’accumulent au sein de la fonction finance et qui ne deviennent souvent visibles qu’une fois qu’ils génèrent des coûts ou des retards importants.
Des coûts de traitement élevés
Le traitement manuel des factures mobilise du temps à chaque étape : saisie des données, vérifications, relances des approbateurs et suivi des validations. L’automatisation réduit considérablement cette charge administrative et permet aux équipes comptables de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Des cycles d’approbation trop longs
Les chaînes de validation manuelles s’étendent souvent sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Ces délais augmentent le risque de pénalités pour retard de paiement et réduisent les opportunités de bénéficier d’escomptes pour paiement anticipé.
Un risque d’erreurs plus important
La saisie manuelle des données et les échanges de documents par e-mail ou sur papier favorisent les erreurs. Lorsqu’elles sont détectées tardivement, après validation ou transmission à un autre service, leur correction nécessite souvent de reprendre une partie du processus depuis le début.
Des goulots d’étranglement dans les validations
Lorsqu’un approbateur est absent et qu’aucune règle de délégation n’est prévue, les factures restent bloquées. Plus le circuit d’approbation comporte d’intervenants, plus le risque de retard augmente, avec des conséquences directes sur les délais de traitement et la gestion de la trésorerie.
Une traçabilité limitée
Lorsque les validations sont dispersées dans des boîtes mail ou des échanges informels, il devient difficile de savoir qui a approuvé quoi et à quel moment. Le risque de fraude augmente, tandis que les responsables financiers disposent de peu de visibilité en temps réel sur les engagements et les factures en attente de traitement.
Comment automatiser votre workflow d’approbation des factures
Comment automatiser efficacement l’approbation des factures ?
L’automatisation de l’approbation des factures ne consiste pas à activer une simple fonctionnalité. Elle repose sur un ensemble de capacités connectées qui éliminent progressivement les tâches manuelles responsables des coûts, des erreurs et des retards.
1. Centraliser la réception des factures
La première étape consiste à regrouper toutes les factures dans un système unique, quel que soit leur canal d’arrivée. Qu’elles soient reçues par e-mail, PDF, EDI ou portail fournisseur, les solutions de capture automatisée les intègrent dans un workflow structuré dès leur réception.
Résultat : plus de factures perdues dans des boîtes mail, oubliées dans des dossiers partagés ou bloquées dans des circuits papier.
2. Extraire et structurer les données grâce à l’IA
Les technologies d’Intelligent Document Processing (IDP) analysent automatiquement les factures et extraient les informations clés : fournisseur, numéro de facture, montants, dates, TVA ou références de commande.
Les modèles d’intelligence artificielle améliorent continuellement leur précision, réduisant les exceptions et limitant les besoins de saisie manuelle.
3. Automatiser le rapprochement avec les bons de commande
L’intégration entre la solution de traitement des factures et l’ERP permet d’automatiser le rapprochement à trois voies entre la facture, le bon de commande et le bon de réception.
Les factures conformes poursuivent automatiquement leur parcours, tandis que les écarts sont identifiés et transmis aux équipes concernées pour analyse. Cette étape supprime l’une des activités les plus chronophages du processus fournisseurs.
4. Configurer des règles de routage intelligentes
Les circuits d’approbation peuvent être définis selon différents critères : centre de coûts, département, fournisseur, montant de la facture ou toute autre règle métier.
Des mécanismes de délégation garantissent la continuité du processus en cas d’absence d’un approbateur. Le système identifie automatiquement la personne suivante à solliciter et transmet la facture sans intervention manuelle.
5. Mettre en place une validation numérique
Les approbateurs accèdent à une interface unique regroupant la facture, les documents justificatifs associés et les actions à effectuer.
Ils peuvent approuver, rejeter ou demander des informations complémentaires en quelques clics, depuis leur poste de travail ou un appareil mobile. Chaque action est enregistrée automatiquement afin de constituer une piste d’audit complète.
6. Automatiser la comptabilisation et l’archivage
Une fois la validation obtenue, les données sont transmises automatiquement à l’ERP pour comptabilisation, sans ressaisie ni manipulation supplémentaire.
L’ensemble des documents liés à la facture est ensuite archivé dans un référentiel sécurisé et conforme aux exigences réglementaires. Le processus est entièrement traçable, depuis la réception de la facture jusqu’à son archivage final.
bofrost* : Automatisation du traitement des factures entrantes avec la gestion de contenu d’entreprise et SAP
Découvrez comment bofrost* automatise le traitement de ses factures avec Doxis pour gagner du temps et réaliser des économies tout au long du processus
Lire maintenantLes principaux avantages d’un workflow d’approbation des factures automatisé
Le passage d’un processus manuel à un workflow automatisé d’approbation des factures génère des bénéfices mesurables en matière de coûts, de rapidité, de conformité et de contrôle.
Réduction des coûts de traitement
Selon Forrester, l’automatisation peut faire passer le coût de traitement d’une facture de plus de 20 dollars à moins de 5 dollars. Pour les services comptables traitant de grands volumes de factures, cette réduction représente à elle seule un retour sur investissement significatif.
Accélération des cycles d’approbation
Le routage automatisé et les validations numériques éliminent les délais liés aux transferts manuels, aux relances par e-mail et aux absences des approbateurs. Des processus qui nécessitaient auparavant plusieurs jours, voire plusieurs semaines, peuvent être réalisés en quelques heures.
Réduction des erreurs et des exceptions
L’extraction automatisée des données et le rapprochement intelligent avec les bons de commande détectent les anomalies avant leur entrée dans le circuit d’approbation. Les factures conformes sont traitées automatiquement, tandis que seules les exceptions nécessitent une intervention humaine.
Traçabilité complète des processus
Chaque action, validation, modification ou exception est enregistrée automatiquement. Les équipes financières disposent ainsi d’une visibilité totale sur le traitement des factures et peuvent répondre plus facilement aux exigences d’audit et de conformité.
Meilleure visibilité sur la trésorerie
Grâce à un workflow structuré et piloté en temps réel, les responsables financiers savent précisément quelles factures sont approuvées, en attente ou à venir. Cette visibilité améliore les prévisions de trésorerie et facilite l’identification des opportunités d’escompte pour paiement anticipé.
Réduction du risque de fraude
Les contrôles automatisés, la séparation des responsabilités et les seuils d’approbation appliqués par le système rendent beaucoup plus difficile l’introduction ou la validation de factures frauduleuses.
Comment choisir un logiciel d’approbation des factures ?
Tous les logiciels d’approbation des factures n’offrent pas le même niveau de valeur. Lors de votre évaluation, privilégiez les solutions capables de couvrir l’ensemble du processus, et non une seule étape.
Voici les critères les plus importants :
- Extraction intelligente des données : la solution doit être capable d’extraire automatiquement les données des factures, quel que soit leur format (papier, PDF ou document électronique), sans saisie manuelle.
- Intégration avec l’ERP : une intégration native et certifiée avec votre ERP, notamment SAP, garantit un rapprochement automatique et une comptabilisation sans ressaisie ni rupture de données.
- Règles de routage configurables : les circuits d’approbation, les règles de délégation et les mécanismes d’escalade doivent pouvoir être définis et modifiés facilement en fonction de l’évolution de l’organisation.
- Gestion des validations multiples : pour les factures à montant élevé ou à risque, la solution doit appliquer automatiquement des règles de double validation ou d’approbation à plusieurs niveaux.
- Archivage conforme et sécurisé : les factures, pièces justificatives et historiques de traitement doivent être conservés dans un référentiel sécurisé garantissant leur intégrité et leur conformité réglementaire.
- Tableaux de bord et indicateurs en temps réel : les équipes financières doivent pouvoir suivre les volumes traités, les délais d’approbation, les taux de rapprochement automatique et le coût moyen par facture.
- Accès mobile et travail à distance : les approbateurs doivent pouvoir consulter et valider les factures où qu’ils se trouvent, sans ralentir le processus.
- Plateforme unifiée : une solution combinant gestion documentaire (ECM), traitement intelligent des documents et automatisation des processus (BPM) permet d’intégrer l’approbation des factures à l’ensemble du processus Purchase-to-Pay, plutôt que de la traiter comme une fonction isolée.
Comment Doxis automatise votre workflow d’approbation des factures
Si votre processus d’approbation des factures repose encore sur des chaînes d’e-mails, la saisie manuelle des données ou des circuits papier, son coût réel est bien plus élevé qu’il n’y paraît. Il se traduit par des retards de paiement, des relations fournisseurs fragilisées, des risques de non-conformité et des équipes comptables mobilisées sur des tâches qui pourraient être entièrement automatisées.
Doxis Intelligent Content Automation automatise l’ensemble du workflow d’approbation des factures dans le cadre d’un processus Procure-to-Pay intégré :
- Capture intelligente des factures : Doxis AI.dp utilise le traitement intelligent des documents (IDP) pour extraire et valider automatiquement les données des factures, quel que soit le canal d’entrée, le format ou le fournisseur.
- Rapprochement automatisé avec les commandes : les données de facture sont comparées automatiquement aux informations des bons de commande et des réceptions enregistrées dans l’ERP. Les factures conformes poursuivent leur traitement sans intervention manuelle.
- Routage intelligent des workflows : les circuits d’approbation sont définis selon le centre de coûts, le montant de la facture, le fournisseur ou toute autre règle métier. Les mécanismes de délégation intégrés garantissent la continuité du processus même en cas d’absence d’un approbateur.
- Intégration certifiée SAP : Doxis s’intègre nativement au processus de traitement des factures dans SAP ERP et SAP S/4HANA afin de fluidifier les traitements de factures sans duplication de données ni rapprochements manuels.
- Archivage conforme et sécurisé : chaque facture et l’ensemble des documents associés sont archivés automatiquement dans un référentiel sécurisé, garantissant la traçabilité et la conformité réglementaire.
- Tableaux de bord et indicateurs en temps réel : les équipes financières bénéficient d’une visibilité immédiate sur les volumes traités, les délais d’approbation, les écarts détectés et les performances globales du processus.
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FAQ sur l’approbation des factures
