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Archivage électronique de documents
Archivage électronique de documents : définition, avantages et fonctionnement
L’archivage électronique de documents est devenu un pilier de la transformation numérique des entreprises. Face à l’augmentation des volumes documentaires, aux exigences de conformité réglementaire et à la nécessité d’accéder rapidement à l’information, les organisations recherchent des solutions capables de centraliser, sécuriser et conserver leurs documents tout au long de leur cycle de vie.
Bien plus qu’un simple espace de stockage numérique, un système d’archivage électronique permet de garantir l’intégrité des documents, d’assurer leur traçabilité et de respecter les obligations légales en matière de conservation. Associé à une solution de gestion électronique des documents (GED) ou à une plateforme ECM, il contribue également à automatiser les processus documentaires et à améliorer la collaboration entre les équipes.
Dans cet article, découvrez ce qu’est l’archivage électronique de documents, ses principaux avantages, son fonctionnement ainsi que les bonnes pratiques pour mettre en place une solution conforme, sécurisée et évolutive.
Points clés
- la définition de l’archivage électronique de documents
- les avantages de l’archivage électronique
- le fonctionnement d’un système d’archivage électronique
- les différences entre archivage électronique et GED
- comment mettre en place un système d’archivage électronique
Qu’est-ce que l’archivage électronique de documents ?
L’archivage numérique de documents est un système qui permet de stocker, gérer et conserver des documents numériques de manière sécurisée et conforme à la réglementation, afin d’en garantir l’intégrité et l’accès dans le temps.
Pourquoi l’archivage électronique est-il important ?
L’archivage électronique est essentiel pour garantir la conformité légale, sécuriser les données sensibles et améliorer l’efficacité des processus documentaires. Il permet également de réduire les coûts liés au papier et d’accélérer l’accès à l’information.
L’archivage électronique de documents permet de centraliser l’organisation et la gestion des documents d’entreprise. Cependant, son potentiel va bien au-delà du simple classement et de la numérisation de documents. Les systèmes modernes d’archivage de documents associent centralisation de structures organisationnelles et fonctionnalités d’amélioration de la collaboration, d’accélération de l’accès à l’information et d’optimisation des processus opérationnels de bout en bout.
Découvrez les fonctions aujourd’hui prises en charge par les systèmes d’archivage de documents et comprendrez pourquoi il est temps de remplacer son ancien système par une nouvelle solution innovante.
Qu’est-ce qu’un système d’archivage électronique ?
L’archivage électronique de documents est par définition un système de gestion documentaire (GED) doté d’une archive numérique. C’est un logiciel qui centralise des fonctions de gestion électronique de documents. En d’autres termes, il s’agit d’une source unique de vérité pour la totalité des informations.
Un système d’archivage électronique permet aux entreprises de stocker, sécuriser, archiver et retrouver leurs documents numériques dans un environnement centralisé et conforme aux exigences réglementaires.
Les systèmes d’archivage électronique modernes de documents sont hébergés dans le cloud et s’intègrent en toute transparence à des outils tiers via des interfaces. Résultat : l’information circule dans les deux sens entre la GED et le logiciel tiers. La GED saisit tous les documents entrants en utilisant un format structuré et les stocke, en fonction du contexte, dans le dossier électronique. Lorsque le document est inactif, il est déplacé vers les archives.
Pourquoi l’archivage numérique est-il essentiel pour les entreprises ?
L’archivage numérique permet aux entreprises de centraliser, sécuriser et retrouver rapidement leurs documents tout en garantissant conformité, traçabilité et efficacité opérationnelle.
Aujourd’hui, l’archivage numérique d’entreprise est devenu un élément clé de la transformation digitale et de la gouvernance documentaire.
Avantages d’un système d’archivage électronique de documents
Source unique de vérité, un système d’archivage électronique de documents accélère la recherche de documents, stocke leurs différentes versions et les archive dans le respect de la législation, afin d’améliorer et de sécuriser les flux de travail.
Hé Doxi, quels sont les avantages de l’archivage électronique des documents ?
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Toutes les données de l’entreprise sont digitalisées, centralisées et organisées efficacement.
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L’accès rapide et facile aux documents met l’information à portée de main.
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Les documents sont stockés selon les principes de l’archivage à valeur probante et dans le respect de la conformité.
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La structure documentaire, fondée sur des dossiers électroniques structurants, est optimisée.
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Les documents uniques sont associables à plusieurs dossiers électroniques à l’aide de références ou de liens.
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Plusieurs personnes peuvent modifier des documents simultanément.
En outre, autre avantage : l’amélioration de l’efficacité. Lorsque les documents sont intégrés dans des flux de travail automatisés, la gestion des ressources s’en trouve améliorée, les employés sont déchargés des tâches fastidieuses et la fiabilité des processus en sort renforcée. Les délais de conservation et de suppression étant également automatisés, les processus de gestion documentaire respectent donc les exigences légales.
Condition préalable : la dématérialisation intégrale du processus de documentation ou, en d’autres termes, l’abandon des documents papier.
La GED, socle de l’archivage électronique
Les documents sont entièrement numériques s’ils sont disponibles sous forme électronique. Dans un système de gestion documentaire, vous pouvez gérer les documents et les fichiers à l’aide d’une base de données et de l’automatisation tout au long de leur cycle de vie. Ce cycle débute à la réception du document dans la messagerie électronique pour s’achever à l’expiration du délai de conservation.
Les fonctions de la GED en un coup d’œil
Une GED autorise une gestion documentaire organisée et conforme à la réglementation, et favorise le travail collaboratif sur les documents.
Fonctions les plus importantes d’une GED :
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Sauvegarde des documents : tous les documents et fichiers d’une entreprise sont stockés dans le système d’archivage électronique dans des dossiers électroniques et un format structuré.
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Contrôle des versions : la GED enregistre automatiquement la dernière version d’un document et conserve en même temps toutes les versions antérieures pour garantir une documentation sans perte.
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Définition des droits d’accès : des droits d’autorisation prédéfinis permettent de s’assurer que seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées ont accès aux documents.
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Recherche de l’information : l’information étant enregistrée dans une GED, elle est rapidement retrouvable et accessible.
D’autres fonctions d’une GED favorisent le travail collaboratif. Par exemple, une GED automatise les flux de travail. Elle peut déclencher des opérations de traitement, assigner des tâches ou informer les utilisateurs des modifications apportées à un document par leurs collègues. La désorganisation n’est pas de mise lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même document : la GED sépare les commentaires et les notes en en conservant la traçabilité et crée des versions distinctes.
La GED en tant qu’archivage électronique
Chaque GED constitue également une archive numérique. Pour certains types de documents, l’archivage des documents à valeur probante est obligatoire. Les fonctions de la GED doivent être conformes à la réglementation sur l’archivage électronique. Une GED remplit ces critères si elle possède la certification correspondante.
Les entreprises sont en effet tenues d’archiver un document électronique de manière à le protéger contre toute modification ou manipulation ultérieure. La GED enregistre et gère les documents de manière à pouvoir les retrouver et à ce qu’ils soient sécurisés, complets, ordonnés, inchangés, reproductibles et sans perte.
Fonctions d’archivage électronique indispensables
Lors de la sélection d’un logiciel de gestion documentaire, la priorité est souvent donnée à la conformité du stockage. Toutefois, afin d’accroître l’efficacité dans l’ensemble de l’entreprise et de prendre en charge les flux de travail de bout en bout, d’autres fonctions importantes sont également nécessaires.
En partant d’un flux de travail typique pour l’archivage de documents, ces fonctions sont utilisées en pratique comme suit :
Comment fonctionne un système d’archivage électronique ?
Un système d’archivage électronique repose sur plusieurs étapes clés, allant de la collecte des documents à leur archivage sécurisé.
Collecte de données
Les systèmes d’archivage saisissent les données et les documents à l’aide de trois fonctions différentes :
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La numérisation de remplacement permet de convertir des documents papier dans un format électronique.
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La GED saisit automatiquement les documents provenant de logiciels tiers par le biais d’interfaces.
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Vous pouvez glisser-déposer des documents et des fichiers directement dans la solution de GED.
Création de mots clés, classification et extraction de données
Dans le cadre de toute stratégie de transformation digitale, un système d’archivage doté de la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) s’avère indispensable pour tous les processus papier. La technologie d’OCR permet de saisir le contenu textuel non structuré d’un document image et de le stocker dans un format lisible par la machine grâce à la reconnaissance des formes.
La GED classe ensuite les documents en fonction de leur contenu textuel. Dans le cadre du processus d’extraction des données, le logiciel classe les informations dans un format structuré.
Guide de la gestion documentaire (GED)
Comment un DMS peut-il améliorer l'efficacité de votre organisation ? Quel est le système qui vous convient le mieux ? Ce guide pratique vous aide à trouver et à mettre en œuvre le SGD qui vous convient. Il comprend des listes de contrôle, des exemples concrets, etc.
Lire maintenantClassement et validation des données structurées
L’étape suivante du flux de travail est la validation des données : vous vérifiez si les informations figurent dans le bon contexte. Les fonctions de la GED facilitent la validation humaine des données et la complètent par des opérations de validation automatisées.
Une GED simplifie donc la validation manuelle des données, car elles ont déjà été extraites. La comparaison porte uniquement sur les données extraites avec celles qui figurent dans le document. En outre, la GED compare automatiquement les informations extraites avec les documents connexes.
Si toutes les données correspondent, la GED range le document dans le dossier électronique correspondant. Les documents de candidature figurent alors dans le dossier électronique du postulant, les données de base d’un fournisseur sont stockées dans le dossier électronique du fournisseur, ou un contrat dans le dossier électronique des contrats.
Métadonnées indexées
Les documents enregistrés dans un format structuré facilitent la recherche d’informations dans le système. Des fonctions telles que la recherche en texte intégral ou l’indexation à l’aide de métadonnées sont importantes à cet égard pour trouver rapidement le contenu d’un document sans avoir à le lire en entier.
Archivage à valeur probante
Lorsque le document est inactif, la GED l’archive selon les principes de l’archivage à valeur probante. Par exemple, une facture est inactive après son règlement.
Des fonctions avancées de sécurité en matière d’audit garantissent la conformité légale permanente de votre processus d’archivage. À cet égard, l’automatisation permet de gagner du temps et ajoute un facteur de sécurité.
Le système d’archivage électronique pour tous les systèmes
De nombreux éditeurs de logiciels bien connus, tels que SAP et Salesforce, sont leaders dans leur domaine respectif de l’ERP ou du CRM. En revanche, les solutions de gestion électronique de documents sont évolutives. Ces solutions font appel à des interfaces pour intégrer une GED en toute transparence dans la solution spécialisée et étendre l’infrastructure existante pour y inclure les fonctions d’une GED.
Idéalement, la GED fournit des connecteurs prêts à l’emploi pour les principaux ERP et CRM, tels que SAP, Salesforce et Microsoft Dynamics, afin d’éviter ainsi les changements de support.
Doxis, solution de gestion documentaire pour SAP SuccessFactors
Un logiciel de gestion documentaire tel que Doxis peut vous permettre de créer des processus de bout en bout qui interconnectent l’information entre différents systèmes. Par exemple, Doxis propose des connecteurs pour Microsoft 365, SAP, SAP SuccessFactors et Salesforce.
Voici comment obtenir une vue à 360° dans SAP SuccessFactors avec Doxis :
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Lorsqu’un candidat postule à un poste pour lequel une annonce a été publiée, le processus de traitement de sa candidature démarre dans SAP SuccessFactors.
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Doxis extrait les données de base du candidat et les documents stockés dans SAP, puis crée le dossier électronique du candidat.
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Vous continuez à travailler dans SAP SuccessFactors, mais vous accédez à la structure des dossiers dans Doxis directement par le biais de cette intégration et y stockez tous les documents.
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Au fur et à mesure du traitement de la candidature, vous invitez le candidat à un entretien. Seules les personnes prenant part au processus sont autorisées à accéder aux données du candidat pour garantir ainsi le stockage sécurisé des données sensibles conformément au RGPD.
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Et si le candidat est embauché, les documents traités restent dans Doxis. Toutes les informations contenues dans le dossier, telles que ses coordonnées et le nom du candidat, sont transférées dans le modèle de contrat.
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Une fois le contrat prêt, le processus de signature de Doxis est lancé. Le signataire reçoit un courriel et vérifie la signature directement dans Doxis.
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Une fois que le candidat a signé son contrat, il change de rôle pour devenir un employé de la société. Doxis transfère les informations du dossier électronique du candidat vers le dossier électronique de l’employé du nouvel embauché.
De la GED à un ECM moderne
Une GED constitue le premier pas vers la numérisation de la gestion documentaire. Cependant, la solution n’est souvent pas optimale dans de nombreuses entreprises, qui voient peu d’options d’intégration dans les logiciels de gestion existants, des difficultés à stocker les documents selon les principes de l’archivage à valeur probante, et des structures rigides.
Les systèmes de gestion de contenu d’entreprise remplacent peu à peu les systèmes patrimoniaux. Ils présentent en effet des caractéristiques absentes de ces solutions traditionnelles : fonctions basées sur l’intelligence artificielle, stratégies de flux de travail innovantes, cloud à la place de l’on-premise, et développement évolutif et flexible, par exemple.
Pourquoi l’ECM représente-t-il l’avenir de l’archivage électronique de documents ?
Voici comment Doxis Intelligent Automation peut transformer la gestion documentaire de votre entreprise :
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Doxis connecte et gère le contenu et automatise les processus à travers les systèmes.
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Il améliore le contexte de l’information grâce à une compréhension du contenu alimentée par l’IA.
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Il apporte des solutions cloud dédiées et à la pointe de la technologie pour les différents métiers.
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Il s’intègre de manière transparente aux applicatifs d’informatique de gestion tels que SAP, Microsoft, SharePoint et bien d’autres.
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Il offre des solutions spécialisées à un niveau horizontal dans des domaines tels que les RH, le management de la qualité, la comptabilité fournisseurs, etc.
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Il fournit des formules d’assistance technique et de services étendus pour chaque niveau de service.
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Il forme une archive évolutive et pérenne pour une gestion des documents 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Découvrez ces raisons supplémentaires de choisir Doxis : Le rapport Critical Capabilities Report 2021 de Gartner attribue à la technologie de Doxis une note d’« excellence » et selon Forrester, Doxis constitue la meilleure offre de produits.
Comment Doxis simplifie l’archivage électronique de documents
Doxis aide les entreprises à centraliser, sécuriser et archiver leurs documents tout en garantissant la conformité réglementaire et l’efficacité opérationnelle. En combinant gestion documentaire, archivage électronique, automatisation des workflows et intelligence artificielle au sein d’une plateforme unique, Doxis transforme la gestion de l’information en un processus fluide et sécurisé.
Voici ce que Doxis apporte à votre stratégie d’archivage électronique :
- Archivage électronique conforme : conservation sécurisée des documents dans le respect des exigences réglementaires et des politiques de conservation.
- Gestion documentaire centralisée : accès à l’ensemble des documents depuis un référentiel unique, quelle que soit leur origine.
- Classification et indexation automatiques : l’intelligence artificielle identifie, classe et enrichit les documents avec les métadonnées appropriées.
- Recherche avancée et accès instantané à l’information : retrouvez rapidement les documents grâce à la recherche plein texte, aux filtres et aux métadonnées.
- Gestion des durées de conservation : application automatique des règles de rétention et de suppression pour garantir la conformité.
- Pistes d’audit complètes et traçabilité : chaque action est enregistrée afin de faciliter les audits et de renforcer la gouvernance documentaire.
- Intégration avec les applications métier : connecteurs natifs vers SAP, Microsoft 365, Salesforce et d’autres systèmes d’entreprise.
- Automatisation des processus documentaires : validation, classement, archivage et distribution des documents sont automatisés afin de réduire les tâches manuelles.
Grâce à Doxis, les organisations ne se contentent pas d’archiver leurs documents. Elles construisent une plateforme de gestion de l’information capable de soutenir leurs objectifs de conformité, d’efficacité opérationnelle et de transformation numérique.
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