Dokumente digitalisieren: Die Grundlage für automatisierte und revisionssichere Prozesse

Digitale Dokumente sind die Grundlage für effiziente, automatisierte und rechtskonforme Geschäftsprozesse. Unternehmen digitalisieren Verträge, Rechnungen oder Belege, um Informationen zentral verfügbar zu machen und Dokumentenprozesse nahtlos in DMS-, ERP- und Workflow-Systeme zu integrieren.

Ein digitaler Posteingang sorgt dafür, dass eingehende Dokumente direkt erfasst, klassifiziert und automatisiert weiterverarbeitet werden. So entstehen transparente und durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.

In diesem Blog erfahren Sie, warum Unternehmen ihre Dokumente digitalisieren, welche gesetzlichen Anforderungen gelten, wie moderne Digitalisierung funktioniert, wie Doxis Dokumente intelligent verarbeitet und wie Unternehmen langfristig effizient Dokumentenprozesse schaffen.

• Dokumentendigitalisierung beschleunigt Geschäftsprozesse und verbessert den Zugriff auf Informationen im gesamten Unternehmen
• KI und OCR automatisieren die Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten mit hoher Genauigkeit
• Digitale Dokumente reduzieren manuelle Arbeit, minimieren Fehler und entlasten Fachabteilungen
• Ein zentrales Dokumentenmanagement vereinfacht die Zusammenarbeit über Teams, Standorte und Systeme hinweg
• Revisionssichere Archivierung unterstützt Compliance-Anforderungen wie DSGVO und GoBD
• Cloudbasierte Lösungen ermöglichen skalierbare und flexible Dokumentenprozesse
• Schneller Zugriff auf strukturierte Informationen verbessert Entscheidungen und Servicequalität
• Dokumentendigitalisierung schafft die Basis für Automatisierung, KI-gestützte Prozesse und langfristige digitale Transformation

Die Digitalisierung von Dokumenten schafft die Grundlage für schnelle, automatisierte und transparente Geschäftsprozesse. Ohne digitalisierte Dokumente entstehen Medienbrüche, lange Suchzeiten und manuelle Abläufe. Informationen liegen verteilt in Papierarchiven, E-Mails oder einzelnen Abteilungen und lassen sich nur schwer effizient nutzen.

Mit digitalisierten Dokumenten arbeiten Unternehmen deutlich flexibler:

• Informationen stehen jederzeit zentral zur Verfügung  
• Teams können standortunabhängig zusammenarbeiten
• Dokumente lassen sich schneller finden und bearbeiten  Prozesse werden automatisiert und nachvollziehbar

Ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) speichert Dokumente strukturiert, revisionssicher und rechtskonform. Gleichzeitig integriert es Informationen direkt in digitale Geschäftsprozesse und Workflow-Systeme. 

Kosten und Ressourcen sparen

Digitale Dokumentenablagen reduzieren Archivkosten und beschleunigen den Zugriff auf Informationen erheblich.

Statt Dokumente manuell in Papierarchiven zu suchen, finden Mitarbeitende Inhalte innerhalb weniger Sekunden über die Volltextsuche im DMS. Unternehmen sparen dadurch Zeit, reduzieren manuelle Aufwände und beschleunigen Arbeitsabläufe.

Kollaborative Dokumentenprozesse schaffen

Digitale Dokumente verbessern die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Ein DMS bündelt Informationen zentral an einem Ort und ermöglicht den sicheren Zugriff auf Dokumente, unabhängig von Standort oder Abteilung. Teams können Dokumente gemeinsam bearbeiten, Prozesse koordinieren und Informationen schneller austauschen.

Rechtskonforme Prozesse gewährleisten

Digitale Dokumentenprozesse reduzieren Risiken und unterstützen Unternehmen dabei, Dokumente revisionssicher sowie DSGVO- und GoBD-konform zu verwalten.

Mit rollenbasierten Berechtigungen stellt ein DMS sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten.

Unternehmen müssen bei der Dokumentendigitalisierung gesetzliche Vorgaben wie GoBD, DSGVO und TR-RESISCAN erfüllen, um Dokumente rechtssicher digital archivieren und Papieroriginale ersetzen zu können.

Viele Gründe sprechen dafür, Dokumentenprozesse zu digitalisieren: Unternehmen reduzieren Papierarchive, beschleunigen Workflows und verbessern den standortunabhängigen Zugriff auf Informationen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Compliance, Datenschutz und revisionssichere Archivierung.

Beachten Sie deshalb folgende gesetzliche Anforderungen, wenn Sie Papierdokumente digitalisieren möchten:

Ersetzendes Scannen von Dokumenten

Ein einfacher Scan reicht nicht aus, um Papieroriginale rechtskonform zu ersetzen und anschließend zu vernichten.

Ersetzendes Scannen bedeutet, dass Unternehmen Dokumente nach klar definierten Standards digitalisieren. In Deutschland bildet dafür insbesondere die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Grundlage.

Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:

• dokumentierte Scan- und Archivierungsprozesse
• definierte Qualitätskontrollen
• vollständige Nachvollziehbarkeit
• revisionssichere Speicherung
• Schutz vor Manipulationen

Erst wenn diese Anforderungen erfüllt sind, dürfen Unternehmen Papierdokumente vernichten.

Wichtig: Nicht jedes Dokument darf ersetzt werden. Notarielle Urkunden oder bestimmte Originaldokumente müssen weiterhin physisch aufbewahrt werden.

Revisionssicherheit gewährleisten

Digitalisierte Dokumente: müssen revisionssicher archiviert werden. Nur so erfüllen Unternehmen die Anforderungen der GoBD. Eine revisionssichere Archivierung umfasst insbesondere folgende Aspekte:

Unveränderbarkeit: Dokumente werden manipulationssicher gespeichert. Änderungen müssen ausgeschlossen oder eindeutig protokolliert werden.

Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen den gesamten Digitalisierungsprozess dokumentieren. Dazu gehören:

• Scanverfahren
• Qualitätskontrollen
• Archivierungsprozesse  
• Zugriffsregelungen

Nachvollziehbarkeit: Alle Dokumente und Bearbeitungsschritte müssen lückenlos nachvollziehbar sein. Moderne DMS- und ECM-Systeme protokollieren Änderungen automatisch.

Integrität: Dokumente müssen vollständig und unverändert gespeichert bleiben.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Digitale Archive müssen Dokumente während der gesetzlichen Fristen revisionssicher und jederzeit auffindbar speichern.

Unternehmen digitalisieren Dokumente entweder per Massenscan für bestehende Papierarchive oder fortlaufend über digitale Posteingangsprozesse. Ziel ist es, Informationen schneller verfügbar zu machen, Dokumentenprozesse zu automatisieren und Papierarchive langfristig abzulösen.

Je nach Ausgangssituation können Unternehmen die Digitalisierung intern umsetzen oder an spezialisierte Dienstleister auslagern.

Ganze Ordner und Archive digitalisieren

Zu Beginn eines Digitalisierungsprojekts liegen häufig große Mengen papierbasierter Dokumente vor. Ganze Archive manuell einzuscannen wäre zeitaufwendig und fehleranfällig.

Deshalb setzen Unternehmen bei der Bestandsdigitalisierung auf Massenscans.

Dokumente selbst digitalisieren

Beim Inhouse-Scanning digitalisieren Unternehmen ihre Papierarchive mit eigenen Scanstraßen oder Massenscannern. Dabei werden Dokumente:

• automatisch gescannt
• per OCR ausgelesen
• klassifiziert
• strukturiert archiviert
• revisionssicher im DMS oder ECM-System abgelegt

Massenscanner trennen einzelne Dokumente beispielsweise über Barcodes oder Trennblätter. Dieses Modell eignet sich besonders für Unternehmen, die:

• sensible Daten intern verarbeiten möchten
• eigene Scaninfrastruktur besitzen
• große Kontrolle über Prozesse benötigen

Dokumente digitalisieren lassen

Alternativ übernehmen spezialisierte Dienstleister die einmalige Digitalisierung kompletter Dokumentenbestände.

Der Dienstleister:

• scannt Papierarchive
• verarbeitet Dokumente per Massenscan
• übernimmt Qualitätskontrollen
• digitalisiert Dokumente revisionssicher
• stellt die Daten strukturiert im Zielsystem bereit

Dieses Modell eignet sich besonders für Unternehmen, die große Archive schnell digitalisieren möchten, ohne eigene Scanressourcen aufzubauen.

Einzelne Dokumente und Briefe digitalisieren

Neben der einmaligen Archivdigitalisierung digitalisieren Unternehmen auch laufend eingehende Briefpost und einzelne Dokumente.

Dieser Prozess basiert ebenfalls auf dem ersetzenden Scannen. Im Unterschied zur Massendigitalisierung handelt es sich jedoch um einen kontinuierlichen Workflow.

Die digitale[ Eingangspostverarbeitung beschleunigt:

• Freigabeprozesse
• Rechnungsbearbeitung
• Vertragsprozesse
• standortübergreifende Zusammenarbeit

Briefe selbst einscannen

Beim Inhouse-Scanning digitalisieren Unternehmen ihre Eingangspost direkt im Posteingang.

Moderne ECM-Systeme wie Doxis unterstützen dabei:

• OCR-Texterkennung
• automatische Dokumentenklassifikation
• Workflow-Automatisierung
• revisionssichere Archivierung
• Integration in SAP-, ERP- und CRM-Systeme

So gelangen Dokumente automatisch in die richtigen Geschäftsprozesse.

Briefpost digitalisieren lassen

Unternehmen können die Digitalisierung ihrer Briefpost auch an externe Dienstleister auslagern.

Der Dienstleister:

• nimmt Eingangspost entgegen
• digitalisiert Dokumente DSGVO-konform
• verarbeitet Unterlagen per ersetzendem Scannen
• archiviert Inhalte revisionssicher
• stellt Dokumente digital im ECM- oder DMS-System bereit

Dieses Modell eignet sich besonders bei hohem Postaufkommen oder begrenzten internen Ressourcen.

Die Digitalisierung von Dokumenten schafft die Grundlage für moderne, automatisierte Geschäftsprozesse.

Unternehmen profitieren von:

• schnelleren Such- und Bearbeitungszeiten
• geringerem Papieraufwand
• revisionssicherer Archivierung
• besserer Compliance
• automatisierten Workflows
• standortunabhängigem Zugriff auf Informationen

Moderne ECM-Plattformen wie Doxis verbinden Dokumentendigitalisierung mit Workflow-Automatisierung, KI-gestützter Klassifikation und integrierter Compliance. 

Mit Doxis digitalisieren Unternehmen Dokumente automatisiert, revisionssicher und KI-gestützt, von der Eingangspost bis zur langfristigen Archivierung.

Doxis verbindet Dokumentendigitalisierung mit OCR-Technologie, KI-gestützter Klassifikation und automatisierten Workflows. So werden Papierdokumente nicht nur digital gespeichert, sondern vollständig in digitale Geschäftsprozesse integriert.

Die Digitalisierung von Dokumenten endet nicht nach dem ersten Massenscan. Auch künftig erreichen Unternehmen Verträge, Rechnungen, Lieferscheine und Briefpost in Papierform.

Deshalb benötigen Unternehmen neben der einmaligen Archivdigitalisierung auch einen digitalen Posteingang, der eingehende Dokumente kontinuierlich verarbeitet und automatisch in digitale Prozesse integriert.

Mit Doxis digitalisieren Unternehmen Eingangspost direkt beim Eingang und das revisionssicher, DSGVO-konform und automatisiert.

Vom Papierdokument zum digitalen Workflow

Sobald ein neues Dokument eingeht, startet in Doxis automatisch der Digitalisierungs- und Verarbeitungsprozess.

Dabei durchläuft jedes Dokument mehrere Schritte:

1. Dokument einscannen
2. Inhalte per OCR-Technologie maschinenlesbar machen
3. Dokument automatisch klassifizieren
4. Relevante Informationen extrahieren
5. Dokument strukturiert in der digitalen Akte ablegen

Dadurch werden Dokumente nicht nur digital gespeichert, sondern vollständig in digitale Geschäftsprozesse integriert.

Automatische Workflow-Steuerung mit Doxis

Nach der Verarbeitung startet Doxis automatisch den passenden Workflow.

Hinterlegte Regeln im System steuern:

• welcher Mitarbeiter zuständig ist
• welche Freigaben erforderlich sind
• welche Bearbeitungsschritte folgen
• welche Fristen eingehalten werden müssen

Beispiel: 
Ein digitalisierter Lieferschein wird automatisch: 

• dem richtigen Vorgang zugeordnet
• an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet
• zur Prüfung bereitgestellt

Der Mitarbeiter kann sofort mit der Bearbeitung starten, ohne manuelle Weiterleitung oder Dokumentensuche.

Schnellere Prozesse und weniger manueller Aufwand 

Durch die automatische Verarbeitung reduziert Doxis:

• manuelle Bearbeitungsschritte
• Suchzeiten
• Medienbrüche
• Durchlaufzeiten

Gleichzeitig verbessert das System:

• Transparenz
• Nachvollziehbarkeit
• Prozessgeschwindigkeit
• Compliance

Dokumente gelangen dadurch schneller in die richtigen Geschäftsprozesse und stehen sofort digital zur Verfügung.

Doxis wurde im Gartner® Magic Quadrant™ für Document Management 2026 als Leader ausgezeichnet – eine unabhängige Bestätigung dafür, dass die Plattform ihre Leistungsfähigkeit auch in komplexen Enterprise-Umgebungen zuverlässig unter Beweis stellt.

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FAQ - Häufig gestellte Fragen