Numérisation documentaire : comment les entreprises numérisent et automatisent leurs documents

• La numérisation documentaire transforme les documents papier en fichiers numériques exploitables, consultables et recherchables, et pas seulement en images scannées.
• Le processus complet inclut la préparation des documents, la numérisation, l’OCR, la classification, l’indexation et l’intégration aux workflows métier.
• La numérisation documentaire automatisée utilise l’IA et l’IDP pour extraire, valider et router les données sans intervention manuelle.
• Les principaux bénéfices incluent un accès plus rapide aux documents, une réduction des coûts de stockage, une conformité renforcée et une base solide pour l’automatisation des processus.
• Les principaux défis des entreprises concernent le volume documentaire, la qualité des données et l’intégration avec les systèmes existants comme SAP ou Salesforce.
• Une plateforme unifiée comme Doxis combine ECM, IDP et BPM afin de gérer l’ensemble du cycle de vie de la numérisation et de l’automatisation documentaire dans un seul système.

La numérisation documentaire consiste à convertir des documents papier physiques en fichiers numériques sécurisés, consultables et exploitables, pouvant être stockés, gérés, partagés et intégrés aux workflows métier.

Une numérisation efficace transforme des documents papier statiques en informations métier vivantes que les collaborateurs peuvent retrouver, utiliser et traiter instantanément.

Pour les entreprises, il s’agit de la première étape indispensable vers l’automatisation des processus et la gestion de contenu pilotée par l’IA.

Ces deux termes sont souvent utilisés comme synonymes, mais ils désignent des résultats très différents, et cette distinction est essentielle dans les projets d’entreprise.

Le scan documentaire convertit un document papier en image numérique ou en PDF. Le résultat est simplement un fichier. Si ce fichier ne peut pas être recherché, indexé ou connecté à des workflows métier, il reste essentiellement une photographie du document papier.

La numérisation documentaire va beaucoup plus loin. Une facture numérisée, par exemple, ne se limite pas à une image scannée. Le système extrait automatiquement le numéro de facture, le nom du fournisseur, le montant et la date d’échéance, puis route le document vers la bonne équipe pour validation. Les données deviennent directement exploitables.

Cet écart entre une image numérique statique et une information réellement exploitable par les systèmes métier est précisément l’espace dans lequel les plateformes ECM et les solutions de traitement intelligent des documents apportent leur valeur.

Doxi, comment numériser mes documents dans Doxis ?

La numérisation documentaire apporte des bénéfices mesurables aux entreprises dans cinq domaines majeurs.

Accès plus rapide à l’information

Les collaborateurs peuvent rechercher des documents par mot-clé, type de document ou métadonnées et retrouver les fichiers en quelques secondes. Les délais de réponse aux demandes clients, audits et requêtes internes s’améliorent immédiatement.

Réduction des coûts opérationnels

Le stockage physique des documents occupe de l’espace de bureau, nécessite du temps pour le classement et la recherche manuelle, et devient de plus en plus coûteux à mesure que les volumes augmentent. La numérisation élimine ces coûts et permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Conformité et préparation aux audits renforcées

Les systèmes documentaires numériques appliquent automatiquement les règles de conservation, maintiennent des pistes d’audit complètes et gèrent les droits d’accès selon les rôles. Pour les organisations soumises au RGPD, aux normes ISO ou à des réglementations sectorielles spécifiques, il ne s’agit pas d’une option mais d’une exigence de gouvernance.

L’archivage numérique sécurisé de Doxis est certifié conforme au RGPD européen, à l’IDW PS 880 et à la norme ISO 27001.

Sécurité des données améliorée

Les documents numérisés sont protégés par le chiffrement, l’authentification multifacteur et des contrôles d’accès avancés. Contrairement aux archives papier, ils ne sont pas exposés aux risques d’incendie, d’inondation ou d’accès physique non autorisé.

Une base pour l’automatisation des processus

Il est impossible d’automatiser des informations qui restent inaccessibles. Les documents numérisés et structurés constituent le socle indispensable pour l’automatisation des workflows, les traitements pilotés par l’IA et l’intégration avec les ERP et CRM. Sans cette base documentaire, les projets de transformation digitale finissent par ralentir ou échouer.

De nombreuses raisons plaident en faveur de la numérisation des processus documentaires. On ne numérise toutefois pas de grandes quantités d’archives du jour au lendemain. Tenez compte des exigences suivantes si vous souhaitez numériser des documents au format papier :

Numérisation de remplacement de documents

Un simple scan ne suffit pas pour numériser un document papier et vous autoriser à détruire l’original. Ceci n‘est valable que pour la numérisation de remplacement. On parle de numérisation de remplacement lorsque vous respectez certaines normes et dispositions, comme la norme NF Z42-026, l’article 1379 du Code civil et le décret n° 2016-1673. Une procédure documentée, des contrôles de qualité stricts et un enregistrement infalsifiable du document sont nécessaires.

Ce n‘est que lorsque ces exigences sont remplies que vous pouvez détruire le document original. Mais, attention ! La forme numérique ne remplace pas le support papier pour tous les documents. Les actes notariés, par exemple, ne sont valables que s‘ils sont originaux.

Garantir la valeur probante

Les entreprises sont également tenues de conserver les documents numérisés sous une forme infalsifiable. Principaux aspects de l’infalsifiabilité :

• Invariabilité : les documents numérisés sont stockés de manière inviolable, ce qui exclut toute modification ultérieure ou permet d‘en garder une trace claire.
• Documentation de la procédure : l‘ensemble du processus de numérisation est consigné dans une documentation de procédure. Elle décrit, par exemple, les modalités de numérisation du document et de son archivage.
• Traçabilité : tous les documents numérisés sont enregistrés dans une GED de manière traçable et vérifiable, et les processus documentaires sont parfaitement journalisés.
• Intégrité : la GED stocke des documents complets et non modifiés.
• Délais de conservation : les archives conservent les documents numériques pendant les délais de conservation légaux sous forme non modifiable et consultable.

De nombreuses organisations remplacent le papier par un nouveau problème : les documents existent désormais sous forme numérique, mais restent dispersés entre dossiers partagés, référentiels déconnectés et transferts manuels presque aussi lents que les processus papier d’origine.

Doxis est une plateforme d’Intelligent Content Automation qui combine ECM, IDP et BPM dans un système d’entreprise unifié. La plateforme prend en charge l’ensemble du cycle de vie documentaire, depuis la capture et la classification alimentées par l’IA jusqu’à l’archivage sécurisé et la gestion de la conformité, en passant par la validation automatisée et le routage des workflows.

Voici ce que cela signifie concrètement pour votre entreprise :

• Capture et classification automatiques des documents entrants grâce à l’IDP alimenté par l’IA.
• Extraction et validation des données structurées issues des factures, contrats, formulaires et autres documents, sans saisie manuelle.
• Routage automatique des documents dans les workflows d’approbation avec gestion des escalades et pistes d’audit complètes.
• Stockage des contenus numérisés dans un référentiel ECM centralisé, sécurisé et conforme, avec gestion des versions et gouvernance du cycle de vie documentaire.
• Intégrations certifiées avec SAP, Salesforce et Microsoft.
• pour connecter directement les workflows documentaires aux systèmes métier existants.
• Déploiement modulaire permettant de commencer par l’automatisation des factures ou la gestion documentaire RH avant d’étendre progressivement l’automatisation à l’ensemble de l’entreprise.

Selon l’étude Forrester Total Economic Impact™ de 2023, les entreprises clientes atteignent un retour sur investissement Doxis en seulement dix mois.

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FAQ sur la numérisation de documents