Akten archivieren und modernisieren: Vom unübersichtlichen Altsystem zum zukunftsfähigen DMS

Unternehmen bewahren archivierte Dokumente in Akten über die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen hinweg sicher und strukturiert auf, idealerweise im passenden Geschäftskontext. Dabei darf eine Akte jedoch kein verschlossener Ablageort sein. Es muss jederzeit möglich bleiben, schnell und gezielt auf Dokumente zuzugreifen.

Wachsende Dokumentenmengen und ortsunabhängiges Arbeiten machen deshalb ein digitales Archiv unverzichtbar. Es stellt Informationen zentral bereit, sorgt für Ordnung und integriert sich nahtlos in Systeme wie ERP oder CRM. So lassen sich einzelne Dokumente oder komplette Akten revisionssicher und langfristig verwahren.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Anforderungen ein modernes Archivierungssystem erfüllen muss, welche Vorteile ein integriertes Dokumentenmanagement-System bietet und wie Sie Ihre Akten digital, strukturiert und zukunftssicher archivieren.

In vielen Unternehmen sind Akten historisch gewachsen – erst papierbasiert, später digitalisiert und schließlich in unterschiedlichen Systemen verteilt. Früher bereiteten vor allem volle Archivräume, lange Suchzeiten und Sicherheitsrisiken durch physische Akten und Aktenlager Probleme. Heute sehen sich Unternehmen mit ganz anderen Herausforderungen konfrontiert:

Unübersichtliche Systemlandschaften

Ältere Archivsysteme sind häufig isoliert, technisch überholt oder nur eingeschränkt integrierbar. Dokumente liegen in verschiedenen Anwendungen, Prozesse sind nicht durchgängig und Informationen lassen sich nur mit Aufwand zusammenführen.

Wer Akten richtig archivieren will, benötigt jedoch durchgängige Strukturen, klare Berechtigungen und eine zentrale Sicht auf alle Unterlagen. Fehlt diese Transparenz, leiden Effizienz, Suchzeiten und Prozessqualität.

Risiken bei Compliance und Aufbewahrungsfristen

Gerade im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und revisionssichere Aktenarchivierung stoßen Altsysteme an Grenzen. Löschregeln sind nicht automatisiert, Versionierungen unvollständig dokumentiert oder Schnittstellen zu ERP- und CRM-Systemen fehlen. Das erhöht das Risiko von Rechtsverstößen und erschwert die kontrollierte Archivierung von Dokumenten.

Fehlende Skalierbarkeit

Steigende Dokumentenmengen, neue Geschäftsmodelle und dezentrale Arbeitsstrukturen erhöhen die Anforderungen an bestehende Archivsysteme. Viele ältere Lösungen sind dafür technisch nicht ausgelegt. Sie lassen sich nur schwer erweitern, bieten begrenzte Integrationsmöglichkeiten und geraten bei höheren Datenvolumen an Leistungsgrenzen. Starre Strukturen und fehlende Automatisierung führen dazu, dass Prozesse langsamer werden und der Verwaltungsaufwand kontinuierlich steigt.

Wer Akten und Dokumente digital archivieren möchte, benötigt mehr als eine einfache Ablagefunktion. Eine moderne Software muss den gesamten Prozess der Aktenarchivierung strukturiert, nachvollziehbar und revisionssicher abbilden.

Folgende Anforderungen sollte ein leistungsfähiges Archivierungssystem erfüllen:

1. Unterstützung für ersetzendes Scannen

Eine digitale Lösung muss ersetzendes Scannen unterstützen und Papierakten rechtssicher in elektronische Akten überführen. Dazu gehört die Möglichkeit, Dokumente einzeln, stapelweise oder im Massenscan zu digitalisieren und sauber voneinander zu trennen, etwa per Barcode oder definierter Seitenlogik.

2. Automatische Klassifikation von Dokumenten

Nach der Digitalisierung sollte das System Inhalte mittels OCR-Technologie maschinenlesbar machen. Auf dieser Basis muss die Software Dokumente eigenständig erkennen und der richtigen Akte beziehungsweise Dokumentenart zuordnen.

3. Intelligente Datenextraktion und Metadatenbildung

Eine moderne Lösung zur Aktenarchivierung extrahiert relevante Informationen automatisiert und speichert sie strukturiert als Metadaten. Dadurch wird die spätere Recherche erleichtert und die Aktenablage konsistent aufgebaut.

4. Strukturierte elektronische Aktenführung

Alle Dokumente müssen in einer klar definierten elektronischen Aktenstruktur zusammengeführt werden. Digitale Ordner- und Berechtigungskonzepte ersetzen physische Trennblätter und sorgen für Transparenz sowie einen kontrollierten Zugriff.

5. Revisionssichere Archivierung, Fristenmanagement und Aktenvernichtung

Ein zentrales Kriterium ist die regelkonforme und revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Die Software muss Aufbewahrungsfristen automatisiert überwachen, Löschregeln anwenden und sämtliche Änderungen nachvollziehbar dokumentieren. Nach Ablauf der Fristen sollte zudem eine rechtskonforme, protokollierte Aktenvernichtung erfolgen. Nur so bleibt die Aktenarchivierung dauerhaft rechtssicher und kontrollierbar.

Hey Doxi, was sind die Vorteile eines DMS für die digitale Aufbewahrung von Akten?

Unternehmen arbeiten täglich mit unterschiedlichen Fachanwendungen wie SAP, Salesforce, Microsoft 365 oder Microsoft Dynamics. Über diese Systeme steuern sie zentrale Geschäftsprozesse und erzeugen eine Vielzahl geschäftsrelevanter Dokumente.

Für eine rechtssichere und effiziente Archivierung genügt es jedoch nicht, diese Dokumente getrennt oder in isolierten Archivlösungen abzulegen. Erst durch die Integration eines Dokumentenmanagement-Systems werden Inhalte, Akten und Prozesse systemübergreifend verknüpft und im jeweiligen Geschäftskontext verfügbar gemacht.

Worauf Sie bei Integrationen in der Softwareauswahl achten sollten

Damit die Archivierung im Alltag funktioniert, sollte die Lösung mehr können als „Dokumente speichern“. Prüfen Sie insbesondere:

• Werden Dokumente direkt aus dem Vorsystem im richtigen Kontext abgelegt (Akte/Vorgang/Kunde)?
• Werden Metadaten aus dem Vorsystem übernommen und validiert (z. B. Kundennummer, Belegdatum, Status)?
• Sind Berechtigungen, Protokollierung (Audit Trail) und Aufbewahrungs-/Löschregeln systemübergreifend durchsetzbar?
• Gibt es Standard-Connectoren und eine belastbare API für Sonderfälle?
• Wichtig für die Akzeptanz: Mitarbeitende sollten Dokumente direkt im Vorsystem ablegen, finden und prüfen können – ohne Systemwechsel. Prüfen Sie deshalb, ob die Integration echte Funktionen bereitstellt (z. B. kontextbezogene Suche, Dokumentenansicht/Viewer, Versionen/Freigaben) und nicht nur einen Link ins Archiv.

Durchgängige Prozesse statt Medienbrüche

Im Hintergrund tauschen das DMS und die bestehende Lösung miteinander Informationen aus. Das DMS stellt zum Beispiel alle eingescannten Akten direkt im Drittsystem bereit. Durchgängige Prozessstrukturen wie diese fördern automatisierte Arbeitsabläufe: Alle Informationen fließen an einem Ort strukturiert und medienbruchfrei zusammen.

Dank des 360°-Blicks auf alle Akten und Workflows entscheiden Sie schneller und beantworten Rückfragen von Geschäftspartnern oder Stakeholdern problemlos.

Unser Dokumentenmanagement-System Doxis liefert Ihnen einen 360°-Blick auf alle Prozesse und bindet sich an jede Softwarelösung an. Akten archivieren Sie so direkt im bestehenden System. Wir zeigen Ihnen am Beispiel von Salesforce, wie Sie elektronische Akten richtig archivieren:

1. Ein neuer Kunde ist in Salesforce angelegt.
2. Doxis erstellt automatisch eine neue Kundenakte, inklusive aller Stammdaten aus Salesforce.
3. In Salesforce ist die Kundenakte aufgrund der Integration von Doxis sofort sichtbar.
4. Alle vordefinierten Unterordner oder Trennblätter sind automatisch angelegt.
5. Jetzt können die Mitarbeitenden die Dokumente direkt im richtigen Ordner ablegen.
6. Sobald ein Dokument inaktiv ist, ist es automatisch revisionssicher archiviert.

Die Suche nach Dokumenten funktioniert in Sekunden. Mitarbeitende finden im digitalen Dokumenten- und Aktenarchiv sofort die Antwort zu ihrer Frage. Dabei haben nur jene Mitarbeitende Zugriff auf die Akten, die dazu auch autorisiert sind.

Darüber hinaus erfüllt Doxis gesetzliche Aufbewahrungsfristen der Archivierung sowie anschließende Löschfristen. So bewahrt das digitale Archiv Daten bis zum Ende ihres Lebenszyklus auf – und das sofort verfügbar und gleichzeitig sicher.

Ein digitales Archiv bringt wieder Ordnung in die Aktenablage. Elektronische Akten bewahren Geschäftsunterlagen compliant und revisionssicher auf – ERP und CRM sind keine Archivsysteme. Als DMS integriert sich das digitale Archiv in jede Lösung und gibt Ihnen wieder die Kontrolle über Prozesse zurück: Dokumente finden Sie schnell in elektronischen Akten, die Systeme tauschen Informationen fließend miteinander aus und das Dokumentenmanagement ist Ende bis Ende klar dokumentiert.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Akten archivieren