Automatisation du rapprochement des factures SAP : tout savoir sur le rapprochement à 2 et 3 voies

Toute facture approuvée pour paiement doit correspondre à ce qui a été commandé, livré et facturé par le fournisseur. En pratique, les numéros de bons de commande manquants, les écarts de prix, les réceptions de marchandises incomplètes ou encore la saisie manuelle des données ralentissent souvent le traitement des factures avant même que SAP puisse effectuer le rapprochement.

Ces inefficacités ont un coût réel. Selon le rapport Ardent Partners' AP Metrics That Matter in 2024, les équipes comptabilité fournisseurs les plus performantes traitent une facture pour un coût moyen de 2,81 $, contre 9,87 $ pour une organisation moyenne. Un rapprochement des factures plus rapide permet également de réduire les erreurs, de renforcer la conformité et de profiter plus facilement des escomptes pour paiement anticipé.

Le rapprochement des factures dans SAP permet aux équipes financières de vérifier les factures fournisseurs en les comparant aux données d'achat avant d'autoriser le paiement. Ce guide explique le fonctionnement du rapprochement des factures dans SAP, les différences entre le contrôle à 2 voies et à 3 voies, les principaux défis rencontrés par les entreprises et comment l'automatisation peut optimiser l'ensemble du processus purchase-to-pay.

• Le rapprochement des factures dans SAP consiste à comparer les factures fournisseurs aux bons de commande et, le cas échéant, aux réceptions de marchandises avant d'autoriser le paiement.
• Le rapprochement à deux voies (2-way matching) et le rapprochement à trois voies (3-way matching) sont les deux principales méthodes de validation des factures dans SAP.
• La plupart des retards surviennent avant même le rapprochement dans SAP, notamment à cause de la capture manuelle des factures, de l'absence de numéro de bon de commande ou de données incomplètes.
• L'automatisation de la capture des factures, de la validation des données et du traitement des exceptions permet d'accélérer le traitement des factures, de réduire les tâches manuelles et d'améliorer la qualité des données.
• En combinant SAP avec une solution d'automatisation intelligente, les entreprises rendent leur processus Procure-to-Pay plus efficace, plus transparent et plus conforme aux exigences réglementaires.

Le rapprochement des factures dans SAP consiste à vérifier les factures fournisseurs en les comparant aux documents d'achat avant d'approuver leur paiement. Selon le processus d'approvisionnement, SAP compare les données de la facture avec le bon de commande correspondant et, si nécessaire, avec la réception de marchandises afin de confirmer que la transaction est conforme.

L'objectif est de s'assurer que les fournisseurs sont payés uniquement pour les biens ou services effectivement commandés et livrés. Lors du rapprochement, SAP contrôle notamment les quantités, les prix, les informations fournisseur, les données fiscales et les conditions de paiement. Si les documents concordent dans les limites de tolérance définies, la facture peut être comptabilisée et transmise au paiement.

Le rapprochement des factures est une étape clé du processus Procure-to-Pay (P2P). Il permet de réduire les erreurs de paiement, de renforcer les contrôles financiers et de faciliter la conformité réglementaire. Il offre également un moyen structuré d'identifier les écarts avant qu'ils n'affectent la comptabilité ou les règlements fournisseurs.

Cependant, l'efficacité du rapprochement dans SAP ne dépend pas uniquement des règles de comparaison. Dans de nombreuses entreprises, les factures arrivent par différents canaux, comme les e-mails, les PDF, le papier, les échanges EDI ou les plateformes de facturation électronique. Avant que SAP puisse effectuer le rapprochement, les données de la facture doivent être capturées, validées et associées au bon document d'achat. C'est précisément à cette étape que surviennent la plupart des retards de traitement et des interventions manuelles.

Le rapprochement des factures dans SAP ne se limite pas à une simple étape de validation avant le paiement. Il permet aux équipes comptables de vérifier que chaque facture correspond bien à ce qui a été commandé, reçu et convenu avec le fournisseur avant d'autoriser le règlement.

Les principaux bénéfices

• Éviter les paiements en double ou erronés
• Détecter rapidement les écarts de prix et de quantités
• Renforcer la conformité et faciliter les audits
• Réduire les contrôles manuels des factures
• Profiter des escomptes pour paiement anticipé
• Améliorer la visibilité sur l'ensemble du processus Procure-to-Pay

Quels sont les risques sans rapprochement des factures ?

Le rapprochement des factures dans SAP suit un processus de vérification structuré avant qu'une facture ne soit comptabilisée et autorisée au paiement. Son objectif est de s'assurer que les données de la facture correspondent aux documents d'achat associés et respectent les règles définies par l'entreprise.

Étape 1 : Réception de la facture

Les factures peuvent être intégrées à SAP via différents canaux, notamment :

• E-mail
• PDF
• Documents papier
• Factures électroniques (e-factures)
• Échanges EDI

Étape 2 : Identification du bon de commande

SAP associe ensuite la facture au bon de commande correspondant à partir d'informations telles que :

• Le numéro de bon de commande
• Le fournisseur
• Le matériel ou le service concerné
• Le code société

En l'absence d'une référence valide au bon de commande, la facture doit généralement être examinée manuellement avant de pouvoir poursuivre son traitement.

Étape 3 : Rapprochement des données d'achat

SAP compare ensuite les informations de la facture avec les documents d'achat disponibles.

Selon le processus d'approvisionnement, cette vérification peut porter sur :

• Le bon de commande
• La réception de marchandises
• Les données de base du fournisseur
• Les conditions tarifaires
• Les informations fiscales
• Les conditions de paiement

Étape 4 : Gestion des exceptions

Si SAP détecte une anomalie, la facture est automatiquement signalée pour contrôle.

Les écarts les plus fréquents concernent :

• Les différences de prix
• Les écarts de quantités
• Les réceptions de marchandises manquantes
• Les informations fournisseur incorrectes
• Les références de bon de commande absentes

Ces factures nécessitent généralement une validation complémentaire avant de pouvoir être comptabilisées.

Étape 5 : Comptabilisation et approbation de la facture

Lorsque toutes les vérifications sont concluantes, SAP comptabilise la facture et la transmet au circuit d'approbation de l'entreprise avant son paiement.

Le rapprochement à deux voies consiste à comparer la facture fournisseur avec le bon de commande correspondant. Avant d'approuver le paiement, SAP vérifie que les informations figurant sur ces deux documents sont cohérentes.

Lors du rapprochement à deux voies, SAP contrôle généralement les informations suivantes :

• Le fournisseur
• Le numéro de bon de commande
• Les quantités
• Les prix unitaires
• Les conditions de paiement
• Les informations fiscales

Quand utiliser le rapprochement à deux voies ?

Le rapprochement à deux voies est particulièrement adapté aux achats pour lesquels aucune réception de marchandises n'est requise ou lorsqu'il n'est pas nécessaire de confirmer physiquement la livraison avant le paiement.

Parmi les cas d'usage les plus courants :

• Prestations de services
• Abonnements logiciels
• Missions de conseil
• Fournitures de bureau
• Services publics (électricité, eau, télécommunications, etc.)

Les avantages du rapprochement à deux voies

• Accélère l'approbation des factures
• Réduit les tâches administratives
• Simplifie les processus d'achat
• Diminue les délais de traitement pour les achats à faible risque

Les limites du rapprochement à deux voies

Le rapprochement à deux voies compare uniquement la facture au bon de commande. Il ne permet pas de vérifier que les biens ou services ont effectivement été livrés. Une facture peut donc être approuvée alors que la livraison est incomplète, retardée ou n'a pas encore eu lieu.

Pour les achats de stocks, les biens matériels ou les commandes à forte valeur, les entreprises privilégient généralement le rapprochement à trois voies, qui ajoute une étape de contrôle supplémentaire en vérifiant également la réception de marchandises avant d'autoriser le paiement.

Le rapprochement à trois voies ajoute un niveau de contrôle supplémentaire en comparant la facture fournisseur, le bon de commande et la réception de marchandises. Cette vérification permet de confirmer que les biens commandés ont bien été reçus avant d'autoriser leur paiement.

Les éléments comparés par SAP

• Le bon de commande
• La réception de marchandises
• La facture fournisseur

En complément des contrôles habituels, SAP vérifie notamment :

• Les quantités livrées
• Les marchandises effectivement réceptionnées
• Les informations du bon de commande
• Les montants facturés
• Les données du fournisseur

Quand utiliser le rapprochement à trois voies ?

Le rapprochement à trois voies est recommandé pour les achats de biens physiques, lorsque la confirmation de la livraison est indispensable avant d'effectuer le paiement.

Parmi les cas d'usage les plus fréquents :

• Industrie manufacturière
• Commerce de détail
• Distribution
• Logistique
• Réapprovisionnement des stocks

Les avantages du rapprochement à trois voies

• Renforce les contrôles financiers
• Réduit le risque de paiements indus
• Limite les risques de fraude
• Améliore la fiabilité des données de stock
• Facilite le respect des politiques d'achat et des exigences de conformité

Les limites du rapprochement à trois voies

Le rapprochement à trois voies repose sur une réception de marchandises enregistrée dans SAP de manière fiable et en temps voulu. Si la livraison est retardée ou si la réception n'a pas encore été enregistrée, la facture peut être bloquée jusqu'à ce que les informations manquantes soient disponibles.

Dans de nombreuses entreprises, ces blocages ne sont pas dus au mécanisme de rapprochement lui-même, mais à des retards dans la capture des documents, l'enregistrement des réceptions ou le traitement des exceptions. Automatiser ces étapes permet d'accélérer le rapprochement et de réduire les factures en attente.

FAQ sur le rapprochement des factures dans SAP