Les RH toujours submergées par le papier, éloignant un peu plus la transformation numérique

La transformation numérique modifie profondément le fonctionnement des entreprises. Pourtant, dans de nombreuses organisations, les RH restent enlisées dans des dossiers papier et des systèmes cloisonnés, accaparées par des tâches documentaires qui auraient dû être automatisées depuis longtemps. Le coût est bien réel : des recrutements ralentis, davantage de friction dans les services aux collaborateurs et un programme de transformation bien plus difficile à déployer à grande échelle.

La transformation numérique des RH concerne chaque étape du cycle de vie des collaborateurs, notamment :

• le recrutement,
• l’intégration des nouvelles recrues et la gestion des départs,
• le développement des employés,
• la gestion et la négociation des contrats, ainsi que
• la gestion des accès aux dossiers du personnel

Or, dans de nombreuses organisations, les RH reçoivent généralement moins de 1 % du budget global de l‘entreprise, la part la plus faible de toutes les fonctions métier, frainant la modernisation des systèmes RH.

Cette approche n‘est plus tenable. Les RH viennent en appui des collaboratrices et collaborateurs qui font fonctionner chaque processus métier, et, lorsque leurs systèmes, documents et flux de travail ne sont pas modernisés, les répercussions se font sentir dans toute l‘entreprise.  Les opérations reposent sur un apport continu de nouveaux talents et la capacité à accompagner efficacement et massivement collaboratrices et collaborateurs.

Dans de nombreux services des ressources humaines, la journée commence par une course contre la montre bien connue. Une chargée de recrutement attend un contrat, un collaborateur a besoin d‘accéder à son dossier personnel, et une autre collaboratrice fouille ses e-mails et ses lecteurs partagés à la recherche de la dernière version d‘un document. L‘information existe quelque part, mais pas toujours là où elle devrait se trouver.

Dans le même temps, ceséquipes RH subissent des pressions de toutes parts : exigences de recrutement, attentes des collaboratrices et collaborateurs et volume croissant de travail administratif. Et pourtant, une trop grande partie de ce travail est encore ralentie par la dispersion des informations et une gestion documentaire manuelle.  

Que peuvent faire les départements RH pour travailler plus efficacement et accélérer leurs processus internes ?

Les RH ont besoin d‘un accès simplifié aux documents, quel que soit le système ou l‘appareil utilisé, qu‘il s‘agisse de SAP SuccessFactors, de Workday ou d‘une autre plateforme RH. C‘est précisément ce que propose un système de gestion documentaire (également appelé gestion électronique de documents ou GED) moderne.

Dit simplement, une GED permet de stocker et de gérer les documents ainsi que les informations qu‘ils contiennent, afin de pouvoir rapidement trouver l’information recherchée et de veiller à la bonne exécution des processus.

Une GED constitue également une base plus solide pour la transformation numérique en regroupant les dossiers électroniques du personnel, une structure de dossiers cohérente et des fonctionnalités intégrées de classement, de recherche et de gestion de versions et de documents. Les solutions de GED les plus avancées s‘appuient également sur l‘IA et l‘automatisation pour réduire les tâches manuelles répétitives, aider collaboratrices et collaborateurs à trouver plus rapidement les informations dont ils ont besoin en libre-service, et garantir une conformité plus rigoureuse grâce à des pistes d‘audit claires.

L‘un des principaux atouts d‘un GED est qu‘elle offre aux RH une vision bien plus globale et cohérente de leurs informations, et non une simple collection de fichiers stockés. Si les dossiers électroniques du personnel classiques permettent d‘y parvenir dans une certaine mesure, ils ne sont pas en mesure d‘offrir une vue d‘ensemble des tâches et processus associés. Plutôt que de jongler entre des dossiers, des tâches et des systèmes cloisonnés, une GED moderne permet de travailler depuis une interface unifiée qui accélère la prise de décision, fluidifie les processus et améliore le service au quotidien.

Des défis concrets résolus grâce à une GED moderne

Lorsque la gestion des documents et processus RH est centralisée, vous pouvez réduire le nombre de vos tâches manuelles au quotidien. Voici quelques problématiques RH courantes qu‘une GED moderne peut contribuer à résoudre :

La création manuelle des dossiers du personnel est un frein
Lorsqu’il faut créer manuellement les dossiers des nouveaux collaborateurs et collaboratrices, votre équipe RH perd du temps et s‘expose davantage aux erreurs. Une GED moderne peut créer automatiquement un dossier du personnel dès qu‘une ou un nouvel employé est ajouté dans l’ERP, comme SAP, puis le maintenir à jour lorsque ses données de base sont modifiées, suite à un changement de nom ou d‘adresse. Cela réduit le besoin de vérifications manuelles et contribue à prévenir les erreurs.

L‘intégration et le départ de salariés se dégradent lorsque trop de travail s’effectue en silos
Lorsque le service RH doit coordonner l‘intégration et le départ d’employés entre plusieurs départements, les retards et les opérations manquées deviennent rapidement un risque. Une GED moderne peut déclencher automatiquement les bons flux de travail et maintenir l‘alignement de toutes les parties prenantes sur les prochaines étapes et les échéances, de la configuration des badges et des ordinateurs portables à l‘attribution des accès système et des formations. Le départ des collaboratrices et collaborateurs peut être géré avec le même niveau de rigueur et de contrôle.

Les documents RH entrants sont facilement mal classés ou perdus de vue
Lorsque le courrier entrant et les documents du personnel doivent être triés manuellement, les opérations de classement ralentissent tout en étant plus sujettes aux erreurs. Une GED moderne peut acheminer automatiquement l‘ensemble du courrier entrant et classer les documents entrants dans le bon dossier du personnel. Elle peut également identifier les bonnes informations sans intervention de l‘utilisateur et les affecter au bon endroit.

Le suivi de la gestion des candidatures est difficile
Lorsque les dossiers de candidature, les évaluations et les décisions sont dispersés entre boîtes de réception, systèmes et équipes, il devient plus difficile pour le service des ressources humaines de maintenir le rythme des recrutements et de respecter les délais.

Une GED facilite la consultation des nouveaux documents entrants et la coordination avec le bon service en transférant les documents à des fins de révision et en envoyant automatiquement des rappels d‘échéances. À l‘issue d‘un processus de recrutement concluant, les documents de candidature sont automatiquement versés dans le dossier électronique du personnel nouvellement créé.

Les documents des candidats non retenus sont automatiquement supprimés à l‘issue du processus de candidature, conformément aux législations sur la protection des données, comme le RGPD. Cela est particulièrement utile compte tenu des règles strictes applicables aux données personnelles, qui imposent des durées de conservation et des délais de suppression précis.

La conformité devient plus difficile à gérer à mesure que les dossiers du personnel s‘accumulent
Gérer manuellement les données de milliers d’employés demande un effort considérable pour les protéger et les conserver de manière conforme aux exigences d‘audit. Il est facile de laisser passer quelque chose. Une GED moderne facilite le travail du service RH en attribuant automatiquement les restrictions d‘accès appropriées aux informations RH, en respectant les durées de conservation légales et les délais de suppression, et en documentant chaque étape du processus. Résultat : une meilleure protection des informations sensibles, une réduction du risque de non-conformité et la preuve tangible du traitement des dossiers dans les règles.

L‘accès aux dossiers RH ne doit pas dépendre du support papier, du lieu ou des horaires de bureau
Avec des dossiers papier, accorder l‘accès à des responsables ou à des collaboratrices ou collaborateurs souhaitant consulter un dossier RH est fastidieux et chronophage. Une GED moderne permet d‘accorder un accès sécurisé aux dossiers électroniques depuis n‘importe où. Le département RH est automatiquement informé d’une demande de consultation d’un dossier du personnel. Il lui suffit d’autoriser l’accès pour une durée définie. La ou le salarié peut consulter le dossier rapidement et facilement sur n’importe quel écran. Non seulement cela simplifie le processus pour toutes les parties, mais le dossier électronique reste également accessible par le service RH pendant la durée de la consultation.

SAP SuccessFactors prend déjà en charge de nombreux processus RH. Ce qui lui fait souvent défaut, c‘est une gestion documentaire centralisée et une connexion plus étroite entre les documents RH, les données et les flux de travail tout au long du cycle de vie de l’employé. Un système de gestion documentaire moderne s‘intègre à SAP SuccessFactors pour connecter les documents aux données de base RH et aux processus, facilitant l‘accès à l‘information dans le cadre des tâches RH quotidiennes.

Le système peut automatiquement créer des dossiers électroniques de candidats et du personnel, et regrouper de manière structurée les documents provenant de SAP SuccessFactors et d‘autres sources. Cette fonction facilite l‘accès aux informations RH au moment et à l‘endroit opportuns. Il peut également contribuer au respect de la conformité grâce à ses droits d‘accès basés sur les rôles, ses pistes d‘audit et l’automatisation de ses notifications concernant les documents arrivant à expiration et les échéances.

En savoir plus sur l‘intégration à SAP SuccessFactors >>

La transformation numérique de la fonction RH commence par la levée des obstacles qui freinent les équipes aujourd‘hui. Cela suppose de connecter documents, données et flux de travail afin que l’information soit plus facilement trouvable, les processus plus simples à gérer et les tâches manuelles moins nombreuses. Une fois ce socle en place, le service RH peut gagner en agilité, mieux accompagner collaboratrices et collaborateurs et faire évoluer ses processus avec beaucoup moins de difficultés.

Pour les équipes RH déjà soumises à une pression constante, il ne s‘agit pas d‘allonger la liste des tâches. Il s‘agit d‘éliminer la désorganisation documentaire du travail qu‘elles effectuent déjà chaque jour.

Envie de voir à quoi cela ressemble concrètement ? Découvrez les étapes ci-dessous.