Comment le service RH de HANSA-FLEX a mis fin au fardeau des dossiers papier

Avant le début de la transformation, l‘équipe RH s‘appuyait sur environ 2 000 dossiers du personnel physiques stockés dans une archive externe. Les tâches quotidiennes, comme le classement documentaire ou la recherche d‘informations, demandaient un temps et des efforts considérables.

La recherche documentaire, à elle seule, mobilisait environ une heure par collaborateur RH et par jour. Cumulée, cette perte de temps représentait un volume considérable consacré à des tâches administratives manuelles. Parallèlement, les exigences en matière de documentation et de conservation devenaient de plus en plus difficiles à gérer de manière fiable avec des dossiers papier.

Pour diminuer le temps consacré à la consultation des dossiers papier et gérer les exigences de conformité avec davantage de fiabilité, le service RH avait besoin d‘une autre approche de la gestion de l’information relative au personnel.

Plutôt que de déployer isolément une technologie, HANSA-FLEX aborde le projet comme une initiative transversale. Dès le départ, l‘équipe RH décide de travailler en étroite collaboration avec le service informatique, le délégué à la protection des données de l‘entreprise et la direction générale. Ensemble, ils analysent l’intégralité de l’environnement documentaire RH :

• Quels documents sont créés et traités par le service RH ?
• Quels flux de travail en dépendent ?
• Où des copies papier circulent-elles encore ?
• Comment la solution doit-elle s‘intégrer à SAP ?

Les membres du département RH sont étroitement associés à la définition du cahier des charges dès le début. Parce qu‘ils travaillent quotidiennement avec les dossiers du personnel, leur contribution a permis de s‘assurer de l’adéquation de la solution avec les processus réels et de favoriser l‘adoption dès les premières étapes.

Le cahier des charges clairement défini, HANSA-FLEX déploie un dossier RH électronique à l’aide de la plateforme Doxis. Ce déploiement est remarquablement rapide : la nouvelle solution entre en production seulement trois mois après le lancement du projet. Les collaborateurs ont adopté le système rapidement pour deux raisons. Premièrement, l‘interface leur semble familière, beaucoup la comparant à MS Office, tout en étant facile à prendre en main. Deuxièmement, impliqués dès le départ, ils comprennent donc ce qui va changer et pourquoi.

Les dossiers électroniques du personnel permettent de retrouver instantanément l’information, supprimant ainsi les recherches chronophages dans les classeurs papier. Les documents sont également accessibles à distance, ce qui permet de consulter l’information au moment opportun et favorise des modes de travail plus flexibles.
Cette transformation a également produit des effets opérationnels plus larges :

• L‘entreprise n‘a plus besoin d‘une archive externalisée pour stocker ses dossiers du personnel.
• Les délais de traitement des processus RH sont considérablement raccourcis.
• Les exigences de conformité peuvent désormais être gérées avec une meilleure fiabilité.

Selon l‘équipe RH, la transition s‘est déroulée plus facilement que prévu. L’intuitivité du logiciel et l’implication précoce des collaborateurs ont assuré un haut niveau d‘adoption dès le premier jour.

HANSA-FLEX utilisait déjà Doxis dans d‘autres domaines, notamment pour l’archivage de données SAP. La plateforme prenait également en charge la gestion documentaire, le courrier entrant et le traitement des factures pour plusieurs services, notamment les achats, la production, la comptabilité et les ventes.

L’extension de ce périmètre a son importance. Elle signifie que le service RH ne déploie pas un outil isolé déconnecté du reste, mais qu’il s‘appuie sur une plateforme que l‘entreprise utilise déjà dans l‘ensemble de ses métiers. Dans le support commercial, par exemple, HANSA-FLEX se sert de Doxis pour digitaliser la gestion de ses contrats de location, avec pour objectif d‘étendre son usage aux contrats de service et de maintenance.

Cela offre à l‘entreprise un moyen plus pratique de faire évoluer sa numérisation sans avoir à rechercher et intégrer de nouveaux logiciels à chaque nouveau cas d‘usage.

À plus long terme, HANSA-FLEX entend mettre en place des flux de travail plus interconnectés entre les départements. Cette possibilité est facilitée lorsque les équipes s‘appuient sur le même socle numérique plutôt que de gérer des documents dans des systèmes distincts. En numérisant les dossiers RH sur une plateforme déjà utilisée dans d‘autres métiers de l‘entreprise, HANSA-FLEX a mis en place une configuration plus facile à étendre, standardiser et interconnecter au fil du temps. C‘est ce qui fait de ce projet bien plus qu‘une simple initiative d‘efficacité RH : il démontre que la résolution d‘un problème spécifique peut également favoriser une numérisation plus large à l‘échelle de l‘entreprise.

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