KI im Personalwesen wird überbewertet, da die Grundlage fehlt

Folgendes Muster ist klar erkennbar: Zur Automatisierung eines HR-Prozesses mit hohem Dokumentenaufkommen, wie Onboarding, Vertragsrevision, Offboarding usw., wird ein Workflow entwickelt. Er ist gut konzipiert. Doch er kommt zum Erliegen, sobald ein Dokument abgerufen, klassifiziert, weitergeleitet oder archiviert werden muss. Denn all diese Schritte werden noch manuell, außerhalb des Systems abgewickelt.

Ein automatisierter Onboarding-Prozess kann nicht die richtigen Dokumente erstellen und verteilen, wenn diese Dokumente nicht mit den entsprechenden auslösenden Ereignissen im HR-System verknüpft sind. In einem Self-Service-Portal für Mitarbeitende ist der gesuchte Vertrag oder die benötigte Gehaltsabrechnung nicht auffindbar, wenn die Dokumente in Ordnern liegen, die nicht mit der Personalakte verknüpft sind. Ein KI-Modell kann nicht aus Leistungsdaten lernen, wenn die qualitativen Informationen in unstrukturierten Dokumenten vorliegen, auf die das Modell nicht zugreifen kann.

Die Technologie steht in den Startlöchern. Die Dokumentenlandschaft leider nicht.

Nur 14 % der Unternehmen halten es für sehr wahrscheinlich, dass ihre Inhalte in KI-geeigneter Form bereitstehen.
(Cisco AI Readiness Index)

Im Personalwesen begegnen wir vielen der dokumentenintensivsten Unternehmensbereiche. Darunter fallen die Verwaltung von Verträgen, Änderungsanträgen, Angebotsschreiben, Onboarding-Paketen, Leistungsbeurteilungen, Compliance-Zertifikaten, Richtlinienbestätigungen und Kündigungsunterlagen. Für jeden Vorgang gibt es eigene Aufbewahrungspflichten, Zugriffskontrollen und Abhängigkeiten im Dokumentenlebenszyklus, die wiederum je nach Status, Zuständigkeit und Rolle der Mitarbeitenden variieren.

Bei manueller Verwaltung der Dokumente wird ebendieser hohe manuelle Aufwand an jeden Prozess vererbt, der mit den Dokumenten zusammenhängt. Im Wesentlichen unterliegt jede KI- oder Automatisierungsinitiative auf dieser Grundlage also starken Einschränkungen, noch bevor sie beginnt.

Unternehmen, die HR-Prozesse erfolgreich automatisieren, haben eines gemeinsam: eine intelligente Dokumentenarchitektur, die Inhalte mit den HR-Systemen und Prozessen verknüpft, für die sie relevant sind.

In der Praxis heißt das:

• Jedes Dokument, ob Arbeitsvertrag oder Kündigungsschreiben, wird in strukturierten, digitalen Personalakten in einem zentralen, mit dem HR-System verknüpften Datensatz mit Zugriffskontrolle abgelegt.
• Automatisierte Dokumenten-Workflows werden von Ereignissen im HR-System angestoßen: Eine Neueinstellung löst die Dokumentenerstellung, -verteilung und -unterzeichnung per E-Signatur aus; eine Kündigung stößt die Aufbewahrungsplanung und revisionssichere Archivierung an.
• Intelligente Dokumentenverarbeitung sorgt dank automatischer Klassifizierung, Datenextraktion und Weiterleitung eingehender HR-Dokumente dafür, dass der Prozess komplett frei von manuellen Dateneingaben ist.
• Compliance-konformes Retention Management erfolgt automatisch je nach Beschäftigungsstatus, Zuständigkeit und Dokumenttyp ohne manuelle Verwaltung durch HR-Mitarbeitende.

Allen Mitarbeitenden stehen über das HR-Portal Self-Service-Optionen für den Dokumentenzugriff zur Verfügung, sodass Standardanliegen (Gehaltsabrechnungen, Verträge, Zertifikate) ohne Einbindung von HR erledigt werden.

Eine derartige Architektur ist keine Zukunftsmusik. Die entsprechenden Funktionen sind bereits erhältlich und für die Integration in große HCM-Plattformen zertifiziert, einschließlich SAP SuccessFactors, Oracle und Workday.

Es stimmt schon: KI und Automatisierung können das Personalwesen revolutionieren. Was nicht stimmt: Die Vorstellung, dass Unternehmen in kürzester Zeit an diesen Punkt gelangen können, ohne zunächst die entsprechenden Grundlagen zu schaffen.

Automatisierte, KI-gestützte Vorgänge in HR werden nur in denjenigen Unternehmen erfolgreich umzusetzen sein, in denen HR- und IT-Verantwortliche die intelligente Dokumenteninfrastruktur gemeinsam aufbauen. Dabei muss an erster Stelle die Ebene stehen, die auf den meisten Transformations-Roadmaps nach wie vor fehlt: die Inhalte an sich.

Dies ist einer von sechs Artikeln der Serie „HR-Lücken schließen“ rund um die Gründe, aus denen Enterprise Content Management zur Grundvoraussetzung für die HR-Transformation wird. Alle Artikel der Serie sind im Doxis Blog zu finden.