On accorde trop d‘importance à l‘IA dans les ressources humaines, car les bases font défaut

La tendance est constante. Un workflow est conçu pour automatiser les processus RH à fort volume : onboarding, modification de contrats, offboarding, etc. Le raisonnement est logique, mais le flux de travail se bloque à chaque étape où un document doit être récupéré, classé, acheminé ou archivé. C‘est parce que ces opérations s’effectuent encore à la main, en dehors du système.

Un processus d‘intégration automatisé ne peut pas générer et diffuser les bons documents si ceux-ci ne sont pas liés aux événements du logiciel RH qui les déclenchent. Un portail en libre-service destiné aux employés ne peut pas afficher le bon contrat ou la bonne fiche de paie si les documents correspondants sont stockés dans des dossiers sans lien avec le dossier personnel de chaque salarié. Un modèle d‘IA ne peut pas tirer d‘enseignements des données de performance si les informations qualitatives figurent dans des documents non structurés auxquels il n‘a pas accès.

La technologie est prête. Ce n‘est pas le cas du paysage documentaire.

Seules 14 % des entreprises se disent très confiantes quant à la compatibilité de leur contenu avec l‘IA (Cisco AI Readiness Index).

Le service des ressources humaines gère l‘une des fonctions de l‘entreprise les plus utilisatrices de documents : contrats, avenants, lettres de proposition d’embauche, dossiers d‘intégration, dossiers d‘évaluation des performances, attestations de conformité, accusés de réception des politiques, documents relatifs aux licenciements. Chacun de ces documents est soumis à des exigences en matière de conservation, à des contrôles d‘accès et à des contraintes liées à son cycle de vie, qui varient en fonction du statut, de la juridiction et du rôle du salarié.

Et lorsque ces documents sont gérés manuellement, chaque processus qui en a besoin pour son bon déroulement hérite de cette charge de travail supplémentaire. Surtout, toute initiative d‘IA ou d‘automatisation qui s‘appuie sur ces documents se heurte à des limites avant même d‘avoir commencé.

Les organisations qui parviennent à automatiser leurs processus RH partagent un modèle architectural commun : elles ont mis en place une couche documentaire intelligente qui relie le contenu aux systèmes et processus RH qui en dépendent.

Concrètement, cela signifie :

• Des dossiers électroniques du personnel structurés qui regroupent tous les documents, du contrat à la lettre de licenciement, au sein d‘un dossier unique à accès contrôlé, relié au système RH.
• Des flux de travail documentaires automatisés, déclenchés par des événements du logiciel RH : l‘embauche d‘un nouveau collaborateur déclenche la génération, la diffusion et la signature électronique de documents ; un départ déclenche la planification de la conservation et l‘archivage conforme.
• Un traitement intelligent qui classe automatiquement les documents RH entrants, en extrait les données et les achemine, éliminant ainsi complètement du processus toute saisie manuelle de données.
• Une gestion de la conservation des documents conforme à la réglementation, appliquée automatiquement en fonction du statut d’emploi, de la juridiction et du type de document, et non plus réalisée manuellement par le département des ressources humaines.
• L’accès en libre-service aux documents pour les collaborateurs via le portail RH, afin que les demandes courantes (bulletins de paie, contrats, attestations) puissent être traitées sans intervention du service RH.

Il ne s‘agit pas là d‘une architecture hypothétique. Ces fonctionnalités existent déjà et sont certifiées pour s‘intégrer aux principales plateformes de gestion des ressources humaines, notamment SAP SuccessFactors, Oracle et Workday.

L‘engouement actuel quant à ce que l‘IA et l‘automatisation peuvent apporter aux ressources humaines n‘est pas sans fondement. C‘est toutefois une erreur de croire que les entreprises peuvent y parvenir rapidement sans s‘être d‘abord occupées des bases.
Les entreprises qui parviendront à mettre en place des services RH automatisés et basés sur l‘IA seront celles où DRH et DSI auront su construire ensemble une infrastructure documentaire intelligente, en commençant par l‘élément que la plupart des plans de transformation persistent à négliger : le contenu lui-même.

Cet article est l’un des six articles de la série « The HR Gap », qui étudie la question de savoir pourquoi la gestion de contenu d’entreprise devient un prérequis à la transformation des RH. L’ensemble de la série est disponible sur le blog de Doxis.