El 78 % de las empresas afirma utilizar el procesamiento documental inteligente, así que, ¿por qué el 61 % sigue utilizando documentos en papel?

La adopción está en todas partes, pero la auténtica inteligencia no  

A simple vista, el 78 % es un porcentaje impresionante, ¿verdad? El problema es que la mayoría de esas configuraciones siguen pareciéndose más a la automatización basada en reglas que a la IA real. Algunas se basan en plantillas anticuadas y otras se adentran en el aprendizaje automático, pero solo a un nivel muy básico. En resumen: mucha automatización, pero poca inteligencia. ¿La buena noticia? Aún queda mucho margen para los que estén dispuestos a subir de nivel. Pronto hablaremos de ello.

Los sistemas legacy están desapareciendo

Quédate con este dato: el 68 % de los nuevos proyectos de IDP sustituyen a sistemas antiguos. Es un porcentaje altísimo. De hecho, demuestra lo rápido que se están alejando las empresas de esas herramientas ineficaces y complejas. El objetivo está claro: las organizaciones caminan hacia plataformas componibles que les permitan conectar nuevos modelos de IA a medida que vayan surgiendo. Nadie quiere verse inmerso en otro costoso ciclo de usar y tirar.  

Más allá de las facturas: el IDP en el front office  

La automatización de facturas solía ser el punto de partida obvio para el IDP, y para muchos seguía siendo la zona de confort para adoptarlo. Pero las cosas están cambiando rápidamente. El IDP aparece ahora también en los procesos de onboarding, KYC, revisión de contratos, RR. HH. e incluso atención al cliente. Se trata de casos de uso más complejos: documentos con imágenes, formatos poco intuitivos y requisitos de cumplimiento normativo estrictos. La extracción de campos básica ya no sirve para nada. Los sistemas tienen que comprender realmente el documento y derivarlo al lugar adecuado.  

El papel ya no va a ninguna parte  

Y, sabiendo esto, se podría pensar que a estas alturas ya está desapareciendo. Pero no es así. El 61 % de las organizaciones aún incluyen el formato físico en sus flujos de trabajo principales, y el 48 % esperan que los volúmenes de documentos en papel aumenten a finales del 2025. De hecho, por sorprendente que parezca, el 40 % de las empresas siguen recibiendo documentos a través del fax. Sí, sí, lo que lees. Sin embargo, tenemos que centrarnos en las industrias más estrictamente reguladas para entender realmente el porqué de todo esto. Las empresas de estos sectores deben lidiar con pasaportes, formularios firmados, recetas médicas e incluso notas manuscritas. El reto para el IDP es claro: tomar toda esa información impredecible y de baja calidad y convertirla en datos limpios y fiables.  

El efecto hiperescalador  

Luego tenemos a los gigantes de la nube. Los hiperescaladores están integrando la IA documental en sus plataformas, lo que facilita el acceso a modelos potentes. Pero esa no es la solución mágica. La mayoría de las empresas necesitan algo más que servicios en bruto. Necesitan una gestión eficiente entre varios proveedores, registros de auditoría adecuados, gobernanza de metadatos y una estrategia de seguridad que sea completamente sólida. Es aquí donde brillan las plataformas independientes: cuando lo reúnen todo en un flujo de trabajo integral y conforme con la normativa.  

¿Qué posibilidades tienen los compradores? La encuesta muestra un gran desfase entre la adopción y la inteligencia real. Y hay que saber qué buscar entre ambas cosas para conseguir combinarlas. Si gran parte del mercado te ofrece simplemente un OCR maquillado, la cuestión principal es: ¿cómo se distingue la automatización básica del verdadero IDP?  

El Market Momentum Index: Intelligent Document Processing (IDP) Survey 2025 señala algunos elementos esenciales que toda plataforma debe ofrecer:

1. La capacidad de capturar desde cualquier lugar

El IDP inteligente puede gestionar registros desde cualquier canal: correo electrónico, aplicación móvil, escáner, fax o integración directa en el sistema. Debe ser capaz de reconocer lo que hay en cada elemento, hacerlo legible por máquina y prepararlo para el procesamiento posterior, incluso cuando la fuente sea incoherente o de baja calidad, lo que incluye documentos de varias páginas, formularios escritos a mano y fotos tomadas de cualquier manera.

2. Comprensión contextual, no solo extracción

Extraer unos cuantos campos sin más no es suficiente. El auténtico IDP comprende el tipo de documento y el contexto que lo rodea. Con la IA y la asistencia de grandes modelos de lenguaje, puede seleccionar lo que realmente importa y adaptarse a nuevos diseños sin necesidad de que alguien construya plantillas de antemano.

3. Validación y detección de fraudes

Capturar datos es solo la mitad del trabajo. El IDP inteligente verifica la información con fuentes de confianza, comprueba si hay duplicados y señala los cambios sospechosos. Los mejores sistemas pueden incluso detectar contenidos generados o manipulados por la IA. Esto reduce el riesgo y garantiza que solo fluyan datos limpios hacia los sistemas críticos.

4. Automatización a escala

El objetivo final es la acción, no la extracción en sí. El IDP inteligente garantiza flujos de datos fiables directamente hacia los procesos empresariales. Gestiona y organiza los flujos de trabajo de principio a fin, realiza un seguimiento de cada paso para facilitar la auditoría y facilita la gestión de excepciones a los equipos. El resultado es un mayor rendimiento y una mejor resistencia a medida que los procesos se amplían.

Cuando el procesamiento documental inteligente se hace bien, va mucho más allá de la captura básica de facturas. El Market Momentum Index: Intelligent Document Processing (IDP) Survey 2025 demuestra que las organizaciones ya están probando y ampliando el IDP en una gran variedad de escenarios, no solo en el back office, sino también en los flujos de trabajo de cara al cliente.

• Verificación de la identidad
  Automatizar las comprobaciones de documentos de identidad, pasaportes y licencias ayuda a reducir el fraude y a acelerar el onboarding. En los sectores regulados, esto se está convirtiendo en un requisito básico, va mucho más allá de un simple extra.
• Procesamiento de facturas
  Los procesos de facturación, que siguen siendo uno de los puntos de entrada más habituales del IDP, se enriquecen cada vez más con la validación de los datos de pago y los registros de proveedores. Esto reduce los errores y acelera los ciclos purchase-to-pay.
  
  
• Documentación sanitaria
  Los hospitales y las aseguradoras se apoyan en el IDP para clasificar y anonimizar registros con rapidez, cumpliendo al mismo tiempo estrictas obligaciones de conformidad, como el RGPD y la HIPAA.
  
  
• Gestión de contratos
  Extraer cláusulas, fechas de renovación y obligaciones proporciona a los equipos legales y de compras una mejor supervisión y ayuda a evitar costosas sorpresas.
  
  
• Comunicación con los clientes
  Clasificar y dirigir correos electrónicos, formularios y cartas a los equipos adecuados garantiza respuestas más rápidas y menos trabajo de cribado manual, un área en la que la satisfacción del cliente está directamente en juego.
  
  
• Procesos de RR. HH.
  Desde la tramitación de candidaturas de empleo hasta la gestión de expedientes, el IDP ayuda a los equipos de RR. HH. a reducir la carga de papeleo y a centrarse en las personas en lugar de en el registro de datos.
  
  
• Documentos de la cadena de suministro
  Las confirmaciones, los documentos de envío y los formularios de aduanas pueden cotejarse automáticamente con los pedidos, lo que ayuda a los equipos de logística a mantener las mercancías en movimiento y sin problemas.

Si buscas un proveedor de IDP que cumpla todos los requisitos que acabamos de mencionar, Doxis es la opción que buscas. Todas las funciones destacadas en la encuesta Market Momentum Index (desde la captura multicanal hasta la comprensión contextual, la validación y la automatización escalable) están integradas en la plataforma.

Los beneficios se manifiestan a dos niveles que están estrechamente relacionados:

• Para los equipos: Doxis elimina el trabajo manual repetitivo, agiliza los procesos y garantiza que la información sea precisa y fiable. Esto significa menos frustración y más concentración en tareas significativas.
• Para las empresas: Estas ventajas se traducen directamente en mayor productividad, mejor seguridad y cumplimiento normativo, una toma de decisiones más rápida y, en última instancia, un resultado final más sólido.

• Cuenta con el reconocimiento de «Leader» según IDC MarketScape, tanto para el Procesamiento Documental Inteligente como para el Procesamiento Documental No Estructurado.
• También cuenta con el reconocimiento de «Leader» según el Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2024
• Un estudio de Forrester Total Economic Impact revela que Doxis aporta un ROI del 336 %

En otras palabras, si estás preparado para ir más allá de ese OCR maquillado que te quieren vender y entrar de lleno en el procesamiento documental inteligente que realmente comprende, valida y actúa, Doxis es tu puerta de entrada ideal. Reserva una demostración gratuita y sin compromiso y nos pondremos en contacto contigo.