ISO 16175 : clé de la conformité aux exigences de conservation des documents

La norme ISO 16175 est une norme internationale reconnue à caractère volontaire. Elle définit les modalités selon lesquelles entreprises et administrations sont tenues de gérer, conserver et archiver leurs documents et données électroniques pendant toute la durée de conservation requise en facilitant leur accessibilité. Les logiciels conformes à la norme ISO 16175 facilitent l’archivage réglementaire et satisfont aux obligations légales et normatives.
Constituée d’une série de normes, elle se décline en plusieurs volets distincts :

• ISO 16175-1 définit les principes et exigences fonctionnelles d’une GED.
• ISO 16175-2 régit les exigences fonctionnelles avancées pour la gestion des documents électroniques et physiques.
• ISO 16175-3 établit les lignes directrices de l’archivage électronique des données et documents.

La norme ISO 16175 est-elle obligatoire ?

Bien que la norme ISO 16175 demeure volontaire, nombre de ses exigences peuvent s‘avérer légalement contraignantes pour les entreprises, notamment la gestion des versions de documents soumis à une obligation de conservation ou leur archivage à valeur probante. Le cadre juridique repose sur les législations nationales, dont les exigences légales ou la mise en œuvre sont au moins indirectement influencées par la norme ISO 16175, sans que cette norme internationale soit elle-même directement contraignante.

Cette approche permet à la norme ISO 16175 d‘accompagner les entreprises dans l‘établissement de processus documentaires conformes au-delà des frontières nationales. Une comptabilité conforme à la norme ISO 16175 facilite le respect non seulement des exigences légales françaises, mais aussi des obligations légales d’autres pays étrangers. Les certifications attestent de la conformité des systèmes à la norme ISO 16175.

Quels sont les objectifs de la norme ISO 16175 ?

La norme ISO 16175 fournit aux entreprises comme aux administrations des points de repère dans la conservation sécurisée de leurs documents au sein de systèmes électroniques. Elle constitue un cadre de référence permettant de se mettre en conformité avec les exigences réglementaires relatives aux processus documentaires soumis à conservation obligatoire. Les organisations peuvent alors fiabiliser leurs processus documentaires :

• Processus juridiquement sûrs : les organisations respectent leurs obligations légales d’archivage, gèrent leurs documents en toute conformité et sont fin prêtes en cas d’audit.
• Processus efficaces : la structuration et la standardisation des processus de gestion documentaire optimisent les ressources et accélèrent les flux de travail.
• Processus sécurisés : la norme ISO 16175 minimise les risques de perte documentaire, d’accès non autorisé ou de manipulation de données.

Un système de gestion documentaire (GED) conforme aux exigences centrales ou principes de la norme ISO 16175 remplit les huit fonctions suivantes :

1. Traçabilité des données : enregistre les données des documents (origine et authenticité, par exemple) et en assure la traçabilité.
2. Archivage immuable : archive les documents de manière inaltérable.
3. Sécurisation des données : protège et stocke les données, comme les signatures électroniques ou les métadonnées selon la norme ISO 16175.
4. Traçabilité des processus : assure la traçabilité des processus documentaires sur l‘ensemble de leur cycle de vie (création, édition, archivage).
5. Gestion des versions : gère les versions des modifications documentaires.
6. Contrôle d‘accès : gère les droits d‘accès et autorisations.
7. Disponibilité documentaire : stocke les documents en conservant leur accessibilité.
8. Archivage longue durée : tire parti de formats de fichiers indépendants qui facilitent l’archivage à long terme.

Pour les entreprises et administrations publiques, la norme ISO 16175 constitue un standard majeur d‘optimisation des processus de gestion documentaire.

Rôle de la norme ISO 16175 dans la gestion de la qualité

Dans la gestion qualité des processus documentaires, la norme ISO 16175 facilite la gestion documentaire et sécurise les processus. Une GED certifiée selon ce standard international :

• Établit les exigences en matière de saisie et de contrôle des documents
• Améliore la traçabilité des modifications documentaires
• S‘harmonise avec les standards d’assurance qualité ISO 9001 et les complète

Rôle de la norme ISO 16175 dans le Records Management

La norme ISO 16175 occupe une position particulièrement importante dans le Records Management. Ce domaine, également appelé gestion des archives courantes, porte sur l’archivage à valeur probante, le contrôle et la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie : depuis leur création jusqu’à leur conservation et leur destruction, en passant par leur traitement.
Un logiciel certifié :

• Garantit la maîtrise complète et la traçabilité totale des documents sur l‘ensemble de leur cycle de vie.
• Conserve les documents et données de manière inaltérable.
• Archive les documents conformément aux délais de conservation et de destruction légaux.

Rôle de la norme ISO 16175 dans la gestion documentaire et de l’information

La norme ISO 16175 optimise également les processus de gestion documentaire et de l‘information. Tous les domaines s’articulent désormais : la gestion documentaire et de l’information soutient le Records Management et les processus de gestion de la qualité. Concrètement, un système de gestion documentaire certifié selon la norme internationale :

• Gère les documents indépendamment de leur format et de leur source d‘origine.
• Définit des directives de classification et d’indexation.
• Facilite la recherche et l’accès rapides aux documents.

Les organisations pilotent leurs processus documentaires à l’aide de systèmes de gestion électronique de documents (GED) ou d’une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) intégrant une GED. Les certifications permettent d‘identifier les ECM conformes à la norme ISO 16175. Doxis Intelligent Content Automation (ICA) constitue un exemple de ce type de logiciel.

Doxis est en effet certifié ISO 16175:2020. Dans son rapport d‘audit, l‘organisme de certification indépendant Van Bussel Document Services atteste de la conformité de Doxis avec près de 300 critères sectoriels et technologiquement neutres concernant le traitement de documents soumis à une obligation de conservation, notamment :

• Les conditions de saisie et de gestion de l’information
• La définition des processus
• Les règles de conservation et de destruction
• La prise en charge d’un mode opératoire axé sur la conformité

En résumé : choisir Doxis comme plateforme d’ECM, c’est opter pour une protection documentaire complète et des flux de travail intelligents. Doxis respecte en effet automatiquement les délais de conservation légaux.

De nombreuses applications métier génèrent aujourd‘hui constamment de nouvelles données que les entreprises doivent ensuite stocker. Certaines sont manipulables ou ne contiennent que les données actuelles, sans les versions précédentes. Pour les applications professionnelles, ces données demeurent parfaitement légitimes. Dès lors qu’elles doivent fournir une preuve fiable des fonctions et processus métier, elles doivent être stockées de manière intangible et traçable. Il faut donc que les logiciels soient capables de les conserver avec fiabilité et intégrité.

Dans ce contexte, ceux certifiés ISO 16175 satisfont à toutes les exigences légales qu‘une organisation doit respecter pour conserver des documents assujettis à une mesure de conservation obligatoire. La norme ISO 16175 régit par exemple les modalités de stockage des documents et les fonctions que doit posséder tout système certifié. Logiciel certifié ISO 16175, Doxis vous permet de gérer vos documents en toute sécurité juridique. Lorsque vous enregistrez un document dans Doxis, vous avez l‘assurance que son stockage s’effectue en pleine conformité, et ce, à tout moment de son cycle de vie.

FAQ sur la norme ISO 16175