ISO 16175: la norma internacional que garantiza el cumplimiento legislativo en el archivado de documentos (Kopie)

ISO 16175 es un estándar internacional voluntario dirigido a empresas y autoridades que define los procesos de gestión y el archivado accesible de documentos electrónicos y datos durante su periodo de conservación. Un software con certificación ISO 16175 elimina la frustración asociada al cumplimiento de los requisitos legales y normativos y garantiza de manera sencilla la estricta conformidad de los procesos de archivado con la normativa vigente.

La serie ISO 16175 consta de las siguientes partes:

• ISO 16175-1: principios y requisitos funcionales de los sistemas de gestión documental (DMS).
• ISO 16175-2: requisitos funcionales adicionales de los DMS para la gestión de documentos electrónicos y físicos.
• ISO 16175-3: directrices para el archivado digital de documentos y datos.

¿Es obligatoria la norma ISO 16175?

Aunque la ISO 16175 es una norma internacional voluntaria, diversos reglamentos y leyes nacionales incluyen muchos de sus principios, como el control de versiones, el archivado apto para auditorías y el acceso seguro, que son obligatorios en países como Alemania, Francia, Italia y Estados Unidos. Además, reglamentos como el Código de Comercio y el Código Fiscal de Alemania, el Código de Comercio de Francia, el Código de la Administración Digital de Italia o la Ley Sarbanes-Oxley de Estados Unidos recogen disposiciones similares. Si bien estas leyes no rigen directamente la norma ISO 16175, esta proporciona un marco fiable para adaptarse a los requisitos legales de las distintas jurisdicciones.

A pesar de ser voluntario, este estándar internacional se ajusta estrechamente a las disposiciones de muchas normativas nacionales, desde el Código de Comercio y el Código Fiscal de Alemania hasta el Código de Comercio de Francia, el Código de la Administración Digital de Italia o la Ley Sarbanes-Oxley de Estados Unidos. Al cumplir con la norma ISO 16175, las organizaciones pueden crear procesos documentales que garanticen el cumplimiento en múltiples jurisdicciones y disfrutar de un marco unificado para gestionar los documentos con arreglo a las exigencias legales y operativas de todo el mundo. Para garantizar que tu sistema cumpla con estos requisitos, asegúrate de que cuente con la certificación ISO 16175.

¿Cuáles son los objetivos de la norma ISO 16175?

La norma ISO 16175 ayuda a que las empresas y autoridades públicas archiven documentos en sistemas electrónicos de conformidad con los requisitos legales. Además, ofrece un marco de trabajo preciso para la gestión segura y rastreable de documentos sujetos a periodos de conservación y ayuda a las organizaciones a crear procesos más fiables que facilitan las operaciones y reducen los riesgos.

Estas son algunas de las ventajas que trae consigo el cumplimiento de la norma ISO 16175:

• Procesos conformes con la normativa: las organizaciones cumplen los requisitos legales sobre archivado y gestión documental y están siempre preparadas para la siguiente auditoría.
• Procesos eficientes: los procesos de gestión documental estructurados y estandarizados permiten ahorrar recursos y agilizan los flujos de trabajo.
• Procesos seguros: la norma ISO 16175 minimiza los riesgos asociados a la pérdida de documentos, el acceso no autorizado, la manipulación de datos, etc.

Un sistema de gestión documental que se rige por los principios de la norma ISO 16175 se encarga de realizar todas las tareas necesarias para garantizar la seguridad, la trazabilidad y el pleno cumplimiento normativo, e incluye lo siguiente:

1. El registro claro de la procedencia y la demostración de autenticidad de los documentos.
2. Un archivado de documentos que garantice su bloqueo e impida la realización de cualquier cambio.
3. El almacenamiento seguro de firmas electrónicas, metadatos e información relacionada.
4. El seguimiento de cada paso del recorrido de un documento, desde su creación hasta su almacenamiento final, pasando por las modificaciones.
5. El registro de todos los cambios realizados a través de un control de versiones.
6. La gestión de permisos de visualización y edición.
7. El fácil acceso a los documentos en los momentos en que se necesiten.
8. El uso de formatos de archivo accesibles a largo plazo, independientemente de la plataforma.

La norma ISO 16175 proporciona a las empresas y administraciones públicas un estándar fundamental para optimizar los procesos de gestión documental.

El papel de la norma ISO 16175 en la gestión de la calidad

Esta norma respalda directamente el control de los documentos y la coherencia de los procesos, lo que permite proteger la gestión de la calidad en todos los procesos documentales. Un DMS con certificación ISO 16175:

• Cumple los requisitos de captura y control de documentos.
  Mejora la trazabilidad de los cambios realizados en los documentos.
• Se adecua a los estándares de gestión de la calidad, e incluso los mejora, con arreglo a la norma ISO 9001.

El papel de la norma ISO 16175 en la gestión de registros

El software con certificación ISO 16175 resulta especialmente útil para la gestión de registros, ya que los documentos deben tratarse con sumo cuidado durante todo su ciclo de vida, es decir, desde la creación y la edición hasta el almacenamiento y, en última instancia, la eliminación, garantizando en todo momento un proceso seguro, rastreable y apto para auditorías.

Un software con certificación:

• Garantiza el correcto seguimiento y el control total de los documentos durante todo su ciclo de vida.
• Permite el almacenamiento inmutable de datos y documentos.
• Archiva los documentos durante los periodos de conservación y eliminación correspondientes, de conformidad con los requisitos normativos.

El papel de la norma ISO 16175 en la gestión de la información y los documentos

La norma ISO 16175 proporciona estructura y calidad a los procesos de gestión documental de toda la empresa. Dado que la gestión de la información está estrechamente relacionada con la de los documentos y los registros, un sistema con certificación contribuye a que todo funcione de manera óptima. Una configuración adecuada permite lo siguiente:

• Trabajar con documentos en cualquier formato procedentes de cualquier fuente.
• Establecer normas claras para clasificar, nombrar y almacenar los documentos.
• Encontrar aquello que se necesita rápidamente, sin realizar búsquedas exhaustivas en carpetas o sistemas.

Los procesos documentales eficaces se llevan a cabo a través de un sistema de gestión documental (DMS) o de gestión del contenido empresarial (ECM) con DMS integrado. Las certificaciones permiten saber fácilmente si un ECM cumple con los requisitos de la norma ISO 16175, como en el caso de Doxis Intelligent Content Automation (ICA).

Para que los procesos documentales se ejecuten de manera óptima, necesitarás un DMS moderno o un ECM que lo incluya. Para saber si un sistema cumple la norma ISO 16175, basta con comprobar si cuenta con la certificación. Doxis Intelligent Content Automation (ICA) tiene todo lo que necesitas.

Nuestra solución dispone de la certificación ISO 16175:2020. La autoridad de certificación independiente Van Bussel Document Services confirma en su informe de inspección que Doxis cumple los casi 300 requisitos intersectoriales y tecnológicamente neutrales para documentos sujetos a periodos de conservación, entre los que se incluyen los siguientes:

• Las condiciones en las que la información se registra y almacena.
• La definición de los procesos.
• Las normas para la conservación y eliminación de los datos.
• El soporte de procedimientos de trabajo que cumplen con la normativa.

En otras palabras, optar por Doxis como sistema ECM significa apostar por la protección integral de los documentos, los flujos de trabajo inteligentes, el cumplimiento automático de los periodos de retención legales y mucho más.

Hoy en día, las empresas se enfrentan al desafío de saber qué hacer con los inmensos volúmenes de datos que las aplicaciones empresariales generan de manera ininterrumpida. Algunas de estas aplicaciones son manipulables o están sujetas a constantes actualizaciones sin que quede constancia de las versiones anteriores. Aunque estos datos pueden ser totalmente legítimos para aplicaciones empresariales, si se necesitan como prueba fiable de funciones y procesos empresariales es necesario utilizar sistemas que garanticen el bloqueo, la trazabilidad, la fiabilidad y la integridad de los documentos.

El software con certificación ISO 16175 te ofrece la tranquilidad de saber que tu empresa cumple todos los requisitos legales para almacenar documentos sujetos a periodos de conservación en lo relativo al almacenamiento, las funciones que debe realizar un sistema certificado, etc. Gestiona tus documentos con Doxis, nuestro software con certificación ISO 16175, para garantizar tu tranquilidad desde el punto de vista legislativo. Cada documento guardado en Doxis se almacena con total garantía de cumplimiento normativo en cada etapa de su ciclo de vida.

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Preguntas frecuentes sobre la norma ISO 16175