DeutschBest Practice Duravit AG
| Thema | ECM mit Archiv, DMS und elektronischen Akten sowie serverbasierter E-Mail-Archivierung |
| Branche | Sanitär |
| Mitarbeiter | Rund 5.800 |
| Umsatz | Mehr als 432 Mio. EUR (2015) |
| Unternehmenssitz | Hornberg |
| Integration | Infor ERP, Lotus Notes, Microsoft Office |
| Projektraum | Weltweit |
Doxis hat uns als deutscher ECM-Anbieter mit einer zukunftsfähigen ECM-Plattform sowie fundierter Expertise zu zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungen von Anfang an überzeugt.
Herausforderungen
- Altarchiv stieß funktional an Grenzen
- Hoher Kommunikationsaufwand in den Fachbereichen
- Unzureichende Berechtigungsstrukturen
- Erfüllung regulatorischer Anforderungen für geschäftskritische Dokumente
Ziele
- Zukunftsfähiges, elektronisches Archiv
- Standortübergreifender, sicherer Zugriff auf alle Geschäftsunterlagen eines Kunden bzw. Lieferanten
- Detaillierte Berechtigungsvergabe für Transparenz und Sicherheit
- Revisionssichere eArchivierung umsatzsteuerrelevanter Dokumente (auch E- Mails)
Lösungen
- Doxis Archiv u.a. für Aufträge, Bestellungen, Rechnungen etc
- Elektronische Kunden- bzw. Lieferantenakte mit automatischer Datenübernahme aus dem ERPSystem
- eAkten mit umfangreichen Berechtigungskonzepten
- Serverbasierte, revisionssichere E- Mail-Archivierung
Projekt-Steckbrief
Ausgangssituation
Als eine der dynamischsten Firmengruppen der Sanitärbranche fertigt Duravit Sanitärkeramik, Badmöbel, Wannen, Wellnessprodukte und Accessoires für einen internationalen Markt. Bedingt durch Expansion sowie die stark zunehmende Dokumentenmenge stieß das eingesetzte Archivsystem funktional an Grenzen, weshalb man sich 2011 nach einer moderneren, zukunftsfähigeren Alternative umschaute. Aufgrund der jahrelangen ECM-Expertise fiel die Wahl auf Doxis – seitdem wurde Doxis sukzessive u.a. mit diversen eAkten-Lösungen und der serverbasierten E-Mail-Archivierung im internationalen Firmennetz ausgebaut.
Gründe für Doxis
- Deutscher ECM-Hersteller mit 30 Jahren Erfahrung und eigener Softwareentwicklung „Made in Germany“
- Fundierte Kenntnisse hinsichtlich gesetzlicher, europäischer ECM-Anforderungen
- Mehrsprachigkeit von Doxis für den internationalen, standortübergreifenden Einsatz
Lösung
ECM-Plattform Doxis e u.a. mit Archiv, DMS, Workflow, elektronischen Akten, eMail Manager, SmartOffice und SmartNotes
Integration
ERP (Infor), Lotus Notes, Microsoft Office
Dokumentenmenge
- Aktuell rund 25 Millionen Dokumente im Archiv, 1-2 Millionen neue Dokumente pro Jahr
- Täglich mehr als 5.000 Dokumente aus dem ERP-System nach Doxis
User
Rund 700 Doxis-Anwender
Umsetzung
- 2011: Start: Ablösung des Altarchivs durch die ECM-Plattform Doxis inklusive Archiv und DMS
- 2012: Migration von 20 Millionen Dokumenten nach Doxis
- 2012: Einführung elektronische Kundenakte mit ERP-System-Anbindung (Schnittstelle aus
Infor nach Doxis) und SmartOffice sowie SmartNotes - 2013: Doxis Scan-Funktion und Archiv- Anbindung an den vorhandenen Lotus Notes-Workflow
zur automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung - 2014: Einführung der serverbasierten E- Mail-Archivierung
- 2015: Einführung der elektronischen Lieferantenakte
- 2016: Realisierung weiterer Aktenlösungen mit Doxis (QM- und Produktmanagement-Akte)
Umsetzung
- Transparente, standortübergreifende Einsicht sowie Zugriff auf relevante Geschäftsunterlagen in
Doxis - Reduzierung des abteilungsübergreifenden, zeitintensiven Kommunikationsaufwands durch
Bündelung aller relevanten Informationen zu einem Kunden/ Lieferanten in einer elektronischen
Akte; dadurch auch erhöhte Auskunftsfähigkeit z.B. für den Vertrieb - Revisionssichere Langzeitarchivierung umsatzsteuerrelevanter Dokumente
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