DeutschDoxis Blog Customer Storys & Lösungen
SEW automatisiert Dokumentenverarbeitung mit KI
Ob Achterbahn im Europa-Park, Seilbahn auf die Zugspitze oder hochautomatisierte Abfüllanlagen: Wenn sich weltweit etwas präzise bewegt, steckt oft SEW-EURODRIVE dahinter.
Doch nicht nur Maschinen und Anlagen müssen zuverlässig laufen – auch im Unternehmen selbst bewegen sich täglich enorme Datenmengen. Mehr als 750.000 Kundendokumente pro Jahr, Standorte in über 50 Ländern sowie zahlreiche Sprach- und Formatvarianten machen stabile, skalierbare Dokumentenprozesse zur geschäftskritischen Voraussetzung.
Mit der internationalen Expansion wuchs jedoch die Komplexität: Unterschiedliche Layouts, wechselnde Formate und länderspezifische Besonderheiten machten klassische, regelbasierte Ansätze zunehmend schwerfällig.
Die zentrale Frage lautete daher:
Wie lassen sich globale Dokumentenprozesse flexibel und zukunftssicher gestalten – ohne ständig neue Regeln definieren zu müssen?
Wenn klassische OCR an Grenzen stößt
Die klassische Dokumentenverarbeitung basiert meist auf Templates und festen Extraktionsregeln. Solange Aufbau und Format der Dokumente gleichbleiben, funktioniert das zuverlässig. Sobald jedoch Layouts oder Sprachen variieren, wächst der Pflegeaufwand deutlich.
Jede Abweichung bedeutet:
- neue Regeln
- manuelle Nacharbeit
- höhere Fehleranfälligkeit
- steigende Betriebskosten
Gleichzeitig müssen Daten schneller verfügbar sein und das idealerweise direkt integriert in die jeweiligen ERP-Systeme wie SAP. Durchlaufzeiten werden damit zum Wettbewerbsfaktor.
SEW-EURODRIVE entschied sich für einen technologischen Ansatz, der nicht auf starren Regeln basiert, sondern auf einem grundlegenden Prinzip: Inhalte im Kontext zu verstehen.
Definition kontextuelles Verstehen
Hey Doxi, was bedeutet kontextuelles Verstehen?
KI in der Dokumentenverarbeitung bedeutet weit mehr als klassische OCR. Statt lediglich Text zu erkennen, interpretieren moderne Systeme Inhalte im Zusammenhang.
Eine Zahl wird beispielsweise nicht isoliert betrachtet, sondern im inhaltlichen Umfeld bewertet:
Ist sie ein Gesamtbetrag? Eine Positionsnummer? Ein Lieferdatum? Der Kontext entscheidet.
Wie sieht das konkret im Tagesgeschäft aus?
Ein typischer Use Case bei SEW-EURODRIVE ist die Verarbeitung eingehender Kundenbestellungen:
- Bestellungen treffen per E-Mail als PDF ein – aus unterschiedlichen Ländern, in verschiedenen Sprachen und Layouts.
- Die KI erkennt automatisch relevante Inhalte wie Kundenreferenz, Artikelnummern, Mengen, Preise und Liefertermine.
- Die Informationen werden validiert und strukturiert an SAP übergeben.
- Nur bei Unklarheiten oder wenn das System sich nicht sicher ist, prüft ein Mitarbeiter den Vorgang.
Das System orientiert sich dabei an Bedeutungszusammenhängen statt an festen Dokumentpositionen. Selbst bei Layoutänderungen oder neuen Sprachvarianten bleibt die Verarbeitung stabil.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Transparenz: Die Lösung zeigt, auf welcher Textgrundlage Informationen extrahiert wurden und wie sicher die Zuordnung ist. Diese Nachvollziehbarkeit schafft Vertrauen – besonders in sensiblen Geschäftsprozessen.
Vom Regelwerk zur lernenden Logik
Für SEW-EURODRIVE bedeutete dieser Ansatz einen grundlegenden Wandel. Statt fortlaufend neue Regeln zu definieren, wird heute eine KI-gestützte Lösung eingesetzt, die Inhalte kontextuell analysiert und strukturierte Daten automatisiert an die angeschlossenen Systeme weitergibt.
Die Effekte zeigen sich konkret bei der Verarbeitung von jährlich rund 750.000 eingehenden Kundendokumenten weltweit. Die KI klassifiziert und extrahiert relevante Informationen automatisch und übergibt sie direkt an das angebundene System. Dadurch verkürzen sich Durchlaufzeiten, manuelle Nacharbeit geht zurück und die Datenqualität steigt. Gleichzeitig sinkt der Wartungsaufwand, da neue Dokumentvarianten oder Layoutänderungen nicht mehr regelbasiert nachkonfiguriert werden müssen.
Hinzu kommt ein entscheidender Vorteil: Die Technologie lernt kontinuierlich dazu. Rückmeldungen aus dem Tagesgeschäft verbessern die Qualität Schritt für Schritt, ohne dass komplexe Regelwerke gepflegt werden müssen.
SEW-EURODRIVE: Ein smarter Motor für Dokumente
SEW-EURODRIVE setzt bei der Verarbeitung von 750.000 Kundendokumenten pro Jahr auf Doxis AI.dp
Jetzt lesenSkalierbarkeit als strategischer Faktor
Was im Bestellprozess begann, lässt sich auf weitere Dokumentarten übertragen. Neue Anwendungsfelder wie die automatische Verarbeitung von Lieferantenerklärungen oder Zahlungsavisen sind bereits in Vorbereitung. Auch neue Dokumenttypen oder Standorte können integriert werden, ohne den Gesamtprozess neu aufzusetzen.
Damit wird Dokumentenverarbeitung vom operativen Thema zum strategischen Baustein. Sie schafft eine belastbare Datenbasis für Reporting, Compliance und nachgelagerte Prozesse – bei gleichzeitig reduziertem manuellem Aufwand.
Technologie, die wirkt: Umsetzung mit messbarem Mehrwert
Bei SEW-EURODRIVE wurde dieser Ansatz mit einer KI-basierten Lösung für intelligente Dokumentenverarbeitung realisiert – konkret mit Doxis AI.dp.
Im Mittelpunkt steht das Prinzip, Dokumente nicht nur auszulesen, sondern inhaltlich zu verstehen und strukturiert in unternehmensweite Prozesse zu integrieren. Gerade für international tätige Unternehmen mit hoher Dokumentenvielfalt schafft dieser Ansatz stabile, skalierbare Abläufe und reduziert dauerhaft den Pflegeaufwand.
Die konkreten Vorteile:
- Hohe Automatisierungsquote auch bei variierenden Layouts
- Reduzierung von Pflege- und Anpassungsaufwand
- Schnelle Integration in bestehende System-Landschaften
- Transparente Nachvollziehbarkeit der KI-Entscheidungen
- Zukunftssichere Skalierbarkeit für neue Dokumenttypen und Länder
Gerade für international tätige Unternehmen mit hoher Dokumentenvielfalt entsteht so ein stabiler, langfristig tragfähiger Dokumentenprozess – und ein echter Vorsprung für die digitale Transformation.
Wie können wir helfen?
+49 (0) 228 90896-0Ihre Nachricht hat uns erreicht!
Wir freuen uns über Ihr Interesse und melden uns in Kürze bei Ihnen.