HR-Systeme verwalten Daten – doch HR-Vorgänge basieren auf Dokumenten

HRIS-Plattformen sind sehr gut darin, ihre Kernaufgaben zu erledigen, etwa strukturierte Personaldaten über den gesamten Beschäftigungslebenszyklus zu verwalten. Felder, Datensätze, Workflows, Freigaben, Berichte – damit können moderne HRIS-Plattformen mittlerweile einwandfrei umgehen.

Was sie jedoch – mit voller Absicht – nicht anrühren, ist die Dokumentenebene. Die Verträge, Schreiben, Zertifikate, Compliance-Dokumente, Onboarding-Pakete und Kündigungsunterlagen, die zusammen die rechtlichen und betrieblichen Nachweise rund um das Beschäftigungsverhältnis bilden.

Das ist wohlgemerkt keine Fehlfunktion der Plattformen. Vielmehr handelt es sich um eine Lücke in der Architektur. Leider kommt es häufig vor, dass HRIS-Teams derartige Lücken mit Tools schließen sollen, die nicht dafür konzipiert sind.

Das Ergebnis:

• Dokumente befinden sich auf SharePoint-Servern und Netzlaufwerken, in E-Mail-Archiven und auf physischen Speichermedien.
• Die HRIS-Datensätze werden aktualisiert; die entsprechenden Dokumente werden jedoch separat verwaltet.
• HR konfrontiert das HRIS-Team mit Tickets oder Workarounds zu dokumentenbezogenen Anfragen, die das System nicht beantworten kann.
• Compliance-Audits erfordern die manuelle Zusammenstellung von Nachweisen, die vom System gepflegt werden sollten.

• HR-Teams verbringen bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten – und dieser betriebliche Mehraufwand konnte durch HRIS-Investitionen nicht maßgeblich reduziert werden, da sich die Dokumentenebene außerhalb der HRIS-Architektur befindet.
  Quelle: Deloitte
• HR-Technologie ist für HR-Verantwortliche 2025 Investitionspriorität Nummer zwei – 34 % planen hier Budgeterhöhungen – doch Produktivitätssteigerungen sind aufgrund der Fragmentierung zwischen den Datensystemen und dem Dokumentenmanagement Grenzen gesetzt.
  Quelle: Gartner 2025 CHRO Budget Benchmarks

Das stellt HRIS-Teams vor eine besondere Herausforderung: Das Unternehmen investiert in HR-Technologie und erwartet eine entsprechende Produktivitätssteigerung. Man geht davon aus, dass die HRIS-Plattform dies ermöglichen wird. Doch die Dokumente befinden sich außerhalb der HRIS-Architektur und diese Lücke zu überbrücken kostet so viel Zeit, dass die HRIS-Plattform keine Ersparnis mehr erzielen kann.

Dadurch hat es den Anschein, dass sich die Investition in diese Technologie nicht rentiert. Dabei funktioniert die Technologie in vielen Fällen ganz einwandfrei. Aber eben nur bis zur beschriebenen Lücke.

Als reflexartige Reaktion auf dieses Problem wird häufig die Speicherlandschaft für Dokumente verbessert. SharePoint wird neu organisiert. Eine DMS-Bewertung wird durchgeführt. Ordnerstrukturen werden rationalisiert. Doch die Speicherung war nie das Problem. Von Vornherein war das Problem die Integration. Dokumente müssen mit den entsprechenden HRIS-Datensätzen verknüpft sein – nicht bloß bei ihnen abgelegt.

Wenn ein Vertrag in SharePoint gespeichert ist und sich die Personalakte in SAP SuccessFactors befindet, dann sind sie sich durchaus nah. Sie sind jedoch nicht miteinander verknüpft. Für einen umfassenden Überblick müssen HR-Mitarbeitende manuell in beiden Systemen navigieren. Aufbewahrungsregeln lassen sich nicht automatisieren, da das Dokumentensystem keine Informationen über das Ende eines Arbeitsverhältnisses erhält. Im Self-Service-Portal für Mitarbeitende sind gesuchte Dokumente nicht auffindbar, da das Dokumentensystem nicht berücksichtigen kann, wer diese abrufen möchte.

Integration – insbesondere die bidirektionale Integration zwischen Dokumentenmanagement und HRIS – ist der entscheidende Baustein, mit dem sich die Lücke in der Architektur schließen lässt. Und gleichzeitig der Baustein, der in den meisten HRIS-Implementierungen noch fehlt.

Die Lücke in der Dokumentenarchitektur sorgt dafür, dass technische Schulden sich für HRIS-Teams immer weiter aufsummieren:

• Jeder neue HR-Prozess auf Dokumentenbasis erfordert einen manuellen Workaround, über den sich die Integrationslücke umgehen lässt.
• Compliance-Anforderungen (DSGVO, lokale Datenschutzvorschriften, branchenspezifische Aufbewahrungsregeln) können nicht systemseitig durchgesetzt werden.
• KI- und Analyseinitiativen erfordern bereinigte, strukturierte und verknüpfte Daten – doch die Dokumentenebene ist die Hauptquelle unstrukturierter, nicht verknüpfter Informationen.
• Die HRIS-Roadmap unterliegt durch etablierte Dokumenten-Workarounds in den HR-Vorgängen starken Einschränkungen.

Diejenigen HRIS-Teams, die solche Herausforderungen gut bewältigen, verfolgen ein bestimmtes Architekturprinzip: Dokumente spielen in ihrem HRIS-Ökosystem die Hauptrolle. Als erstklassige Objekte eignen sie sich nicht als Statisten oder Nebendarsteller und dürfen somit nicht als bloße Anhängsel im Nachbarspeicher landen.
Das heißt:

• Die Dokumentenerstellung wird von HRIS-Ereignissen angestoßen – bei Bestätigung einer Neueinstellung wird das Angebotsschreiben automatisch erstellt, versendet und im Workflow dokumentiert.
• Der Dokumentenspeicher ist mit den HRIS-Datensätzen verknüpft – bei Zugriff auf eine Personalakte werden die relevanten Dokumente automatisch vorgeschlagen.
• Aufbewahrungsregeln werden vom System durchgesetzt – je nach Beschäftigungsstatus, Zuständigkeit und Dokumenttyp und ohne manuelle Verwaltung durch HR-Admins.
• Mitarbeitenden stehen Self-Service-Optionen für den Dokumentenzugriff über das HR-Portal zur Verfügung – HR und HRIS-Team müssen weniger dokumentenbezogene Anfragen bearbeiten.

Insbesondere für SAP SuccessFactors und andere HCM-Umgebungen ist diese Integrationsarchitektur gut etabliert. Doch sie erfordert im Dokumentenmanagement eine Grundlage, die genau auf den Anwendungsfall der HRIS-Integration zugeschnitten ist.

HR-Systeme verwalten Daten. Für diese Aufgabe wurden sie entwickelt und sie erfüllen sie gut. Doch HR-Vorgänge basieren auf Dokumenten. Solange die Dokumentenebene architektonisch nicht in das HRIS integriert ist, zeichnet das System immer nur ein unvollständiges Bild des Arbeitsverhältnisses. Und somit bleiben die Produktivitätssteigerungen, die Investitionen in HR-Technologie herbeiführen sollen, unerreichbar.

Für HRIS-Verantwortliche ist die Dokumenten-Integrationslücke jetzt die Herausforderung. Sie ist alles andere als neu, doch jüngste Entwicklungen in Sachen KI, Compliance und Erwartungen an die Produktivität seitens Führungskräften verleihen ihr aktuell eine besondere Dringlichkeit.

Dies ist einer von sechs Artikeln der Serie „HR-Lücken schließen“ rund um die Gründe, aus denen Enterprise Content Management zur Grundvoraussetzung für die HR-Transformation wird. Alle Artikel der Serie sind im Doxis Blog zu finden.