Dokumentenfälschung erkennen: Tools, Beispiele und Tipps für Unternehmen

Dokumentenfälschung umfasst die gezielte Veränderung, Nachahmung oder Erstellung eines Dokuments mit dem Ziel, Dritte zu täuschen. Gemeint ist damit in der Regel eine Urkundenfälschung – also ein manipuliertes Schriftstück, das im Rechtsverkehr Beweiskraft hat. Auch das Verwenden einer gefälschten Urkunde kann strafrechtliche Konsequenzen haben – abhängig vom Einzelfall und der konkreten Handlung.

Typische Beispiele einer Dokumentenfälschung sind gefälschte Personalausweise, manipulierte Arbeitszeugnisse oder gefälschte Rechnungen.

Welche Arten von Dokumentenbetrug gibt es?

Dokumentenbetrug tritt in verschiedenen Formen auf. Das sind wesentliche:

Identitätsbetrug

Beim Identitätsbetrug geben sich Personen mithilfe gefälschter oder manipulierter Ausweisdokumente als jemand anderes aus. Besonders häufig tritt dieser Betrug bei digitalen Onboarding-Prozessen, Kontoeröffnungen oder Bewerbungsverfahren auf. Zum Beispiel verwendet ein Betrüger einen gefälschten Personalausweis, um ein Bankkonto zu eröffnen. Unternehmen, die keine automatisierte Identitätsprüfung nutzen, erkennen solche Fälschungen oft zu spät.

An diesen Merkmalen erkennen Sie Identitätsbetrug:

• Verfälschte MRZ-Zeile
• Neu eingesetzte Fotos
• Nachträgliche Namensänderung per Software
• Veraltete Ausweisdokumente
• Unübliche Layouts

Vertragsbetrug

Bei einem Vertragsbetrug verändern Betrüger bestehende Verträge, fügen Klauseln hinzu oder setzen gefälschte Unterschriften ein, um sich Vorteile zu erschleichen. Es handelt sich also um die absichtliche Manipulation von Vertragsdokumenten. Zum Beispiel reicht ein Dienstleister einen manipulierten Vertrag mit abgeänderter Laufzeit und höheren Gebühren ein – in der Hoffnung, dass das Unternehmen die Änderung im Prüfprozess übersieht. Ohne digitale Vergleichsmöglichkeiten oder Signaturprüfung kann diese Fälschung unbemerkt bleiben und finanzielle wie rechtliche Folgen nach sich ziehen.

An diesen Merkmalen erkennen Sie Vertragsbetrug:

• Unstimmigkeiten im Dokumenteninhalt
• Auffällige Unterschriften
• Verdächtige Formatabweichungen
• Fehlende Versionshistorie

Rechnungsbetrug

Beim Rechnungsbetrug reichen Täter fingierte oder manipulierte Rechnungen ein, um Zahlungen zu erhalten. Besonders häufig ist diese Art des Betrugs in der Finanzbuchhaltung oder im Beschaffungswesen. Zum Beispiel gibt sich ein Betrüger als bestehender Lieferant aus und sendet eine Rechnung mit geänderter Bankverbindung an Ihr Unternehmen.

An diesen Merkmalen erkennen Sie Rechnungsbetrug:

• Geänderte IBAN oder Zahlungsdaten
• Leicht abweichende Logos oder CI-Elemente
• Rechnung geht über eine neue E-Mail-Adresse ein
• Rechnungsinhalt enthält keine tatsächlichen Leistungen
• Ungewöhnliche Dringlichkeit oder Zahlungsdruck

Quittungsbetrug

Beim Quittungsbetrug nutzen Täter gefälschte oder doppelt eingereichte Quittungen, um sich ungerechtfertigte Rückerstattungen oder Spesen erstatten zu lassen. Solche Fälle treten häufig im Reisekosten- oder Spesenmanagement auf. Zum Beispiel reicht ein Mitarbeiter dieselbe Taxiquittung mehrfach ein oder erstellt mithilfe einer Bildbearbeitungssoftware eine fingierte Quittung mit überhöhtem Betrag.

An diesen Merkmalen erkennen Sie Quittungsbetrug:

• Identische Quittung wurde mehrfach eingereicht
• Beträge auf der Quittung sind ungewöhnlich hoch
• Bearbeitungsspuren im Unternehmen
• Fehlende Anbieterangaben
• Schlechte Kopien

In Deutschland ist Urkundenfälschung nach § 267 StGB strafbar; die strafrechtliche Bewertung hängt vom konkreten Sachverhalt ab.

Das sind mögliche strafrechtliche Konsequenzen:

• Fälschung oder Verwendung gefälschter Dokumente: Geldstrafe oder Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren
• Besonders schwere Fälle (zum Beispiel gewerbsmäßiges Vorgehen oder bandenmäßiger Betrug): Freiheitsstrafe zwischen sechs Monaten und zehn Jahren
• Zusätzlicher Betrugstatbestand (zum Beispiel, wenn ein finanzieller Vorteil erschlichen wird): zusätzliche Strafe

Wichtig zu wissen: Unternehmen riskieren auch rechtliche Konsequenzen, wenn sie unbeabsichtigt falsche Angaben weiterverarbeiten.

Im Rahmen des Compliance Managements ist ein verlässlicher Prüfprozess essenziell, um sich vor Urkundenfälschung zu schützen. Diese Tools helfen dabei:

• ECM-Systeme mit OCR und Metadatenanalyse: OCR-Technologie macht Scans/PDFs maschinenlesbar; in Kombination mit Versionsvergleich und Metadatenchecks lassen sich Auffälligkeiten systematisch prüfen.
• KI-basierte Fälschungserkennung: KI analysiert visuelle und inhaltliche Merkmale eines Dokuments – etwa Stempel, Unterschriften oder Layouts. Anschließend identifiziert die KI potenzielle Manipulationen.
• Digitale Signatur- und Verifikationsdienste: Tools zur Verifizierung digitaler Signaturen prüfen, ob Dokumente nach der Unterzeichnung verändert wurden.
• Liveness Checks und ID-Verification: Beim Onboarding oder in KYC-Prozessen helfen Tools mit biometrischer Gesichtserkennung, Deepfakes oder Ausweisfälschungen zu erkennen. Liveness Checks verhindern, dass Standbilder oder manipulierte Videos als Identitätsnachweis durchgehen.

Mit dem ECM-System Doxis lassen sich verdächtige Dokumente automatisiert prüfen – über eine Kombination aus KI, OCR und intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP).

Hey Doxi, wie erkennt Doxis eine Urkundenfälschung?

Im Vergleich zur manuellen Dokumentenprüfung ist die KI-gestützte Dokumentenprüfung schneller, sicherer und effizienter. Das sind Vorteile:

• Kosten einsparen: Automatisierte Prüfprozesse sparen Personal- und Bearbeitungskosten.
• Prüfprozesse beschleunigen: KI-Systeme verarbeiten große Mengen an Dokumenten in Sekunden.
• Fehler reduzieren: KI analysiert systematisch, regel- oder lernbasiert und konsistent.
• Produktivität steigern: Mitarbeiter sind entlastet und können sich auf strategische oder wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
• Datenqualität erhöhen: Präzise Auslesung und Plausibilitätsprüfungen verbessern die Datenbasis.

Zusammengefasst gibt es drei Tipps, mit denen Sie in Ihrem Unternehmen Dokumentenfälschungen erkennen und verhindern:

1. Setzen Sie auf ein KI-gestütztes ECM-System wie Doxis, das Dokumente systematisch prüft – etwa durch Bildanalyse, OCR und EXIF-Auswertung. So lassen sich Manipulationen zuverlässig erkennen, noch bevor sie Schaden anrichten.
2. Digitalisieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung konsequent. Digitale Workflows mit elektronischer Signatur und Zugriffskontrollen erschweren Fälschungen erheblich und schaffen durchgängige Nachvollziehbarkeit.
3. Schulen Sie Ihre Teams regelmäßig im Umgang mit verdächtigen Dokumenten, um Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen.

Mit Doxis minimieren Sie gezielt das Risiko von Urkundenfälschung und finden Fälschungen automatisiert.

Häufige Fragen zum Thema Dokumentenbetrug