DMS-Anbieter im Vergleich: Die 6 führenden Lösungen für Unternehmen

Ein DMS-Anbieter stellt die Technologie, das Fachwissen, den Support und die Produktentwicklung bereit, auf die Unternehmen bei der Verwaltung von Dokumenten, der Automatisierung von Abläufen und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben angewiesen sind.

Die Auswahl des richtigen Anbieters bedeutet deshalb nicht nur, sich für eine Softwareplattform zu entscheiden. Unternehmen wählen zugleich einen langfristigen Technologiepartner, der ihre Anforderungen auch bei wachsenden Dokumentenmengen, neuen Compliance-Vorgaben und veränderten Geschäftsprozessen unterstützen muss.

Im nächsten Schritt sehen wir uns an, wie sechs bekannte DMS-Anbieter diese Kriterien in der Praxis abdecken.

Doxis ist eine Plattform für Dokumentenmanagement und Content Services, die Dokumentenverwaltung, Workflow-Automatisierung, Records Management, regelkonforme Informationsverwaltung und KI-gestützte Inhaltsverarbeitung in einer zentralen Lösung verbindet.

Die Plattform richtet sich an Unternehmen mit komplexen Anforderungen an ihr Informationsmanagement. Doxis unterstützt sie dabei, dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren, Compliance-Vorgaben einzuhalten und das Dokumentenmanagement unternehmensweit zu skalieren.

Zentrale Funktionen

• Bereitstellung in der Cloud, On-Premises oder in hybriden Umgebungen
• KI-gestützte Klassifizierung von Dokumenten, Datenextraktion und intelligente Dokumentenverarbeitung
• Umfassende ECM-Funktionen, die über die reine Dokumentenablage hinausgehen
• Integriertes Records Management sowie Funktionen für Compliance und nachvollziehbare Kontrollprozesse
• Digitale Archivierung und Aktenmanagement
• Zertifizierte Integrationen in SAP, Salesforce, Microsoft 365 und weitere Geschäftsanwendungen
• Rollenbasierte Arbeitsbereiche und prozessgesteuerte Dokumentenverwaltung
• Hohe Skalierbarkeit für große Unternehmen und internationale Organisationen

Vorteile

• Umfassende Plattform für Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, regelkonforme Informationsverwaltung und KI
• Flexible Bereitstellungsmodelle für unterschiedliche IT-Strategien
• Leistungsstarke Funktionen für Compliance, Records Management und lückenlose Nachvollziehbarkeit
• Breites Integrationsangebot, unter anderem für SAP und Salesforce
• Hohe Skalierbarkeit für große Unternehmen und regulierte Branchen
• Im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2026 als „Leader“ eingestuft
• KI-Funktionen sind direkt in dokumentenbasierte Geschäftsprozesse eingebunden

Nachteile

• Preise sind nicht öffentlich verfügbar
• Der auf große Unternehmen ausgerichtete Funktionsumfang kann die Anforderungen kleinerer Organisationen übersteigen

d.velop bietet Lösungen für Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Enterprise Content Management. Der Anbieter richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen sowie an Organisationen der öffentlichen Verwaltung.

Die Plattform eignet sich besonders für klar definierte Einsatzbereiche, in denen Dokumente digital abgelegt, revisionssicher archiviert und standardisierte Abläufe unterstützt werden sollen. Durch den modularen Aufbau können Unternehmen einzelne Anwendungen schrittweise einführen und an ihre jeweiligen Anforderungen anpassen.

Zentrale Funktionen

• Bereitstellung als Cloud- oder On-Premises-Lösung
• Dokumentenmanagement und digitale Archivierung
• Modulare Anwendungen für unterschiedliche Fachbereiche und Prozesse
• KI-gestützte Klassifikation und Texterkennung über Module oder Partnerlösungen
• Integrationen in Fachverfahren, eGovernment-Lösungen und Standardanwendungen
• Funktionen zur GoBD- und DSGVO-konformen Archivierung
• Benutzeroberflächen für klar strukturierte und abgegrenzte Aufgaben
• SaaS-Angebote für KMUs und die öffentliche Verwaltung

Vorteile

• Starke Marktposition in Deutschland, insbesondere im öffentlichen Sektor
• Gut geeignet für KMUs mit standardisierten Anforderungen an Dokumentenmanagement und Archivierung
• Übersichtliche Benutzeroberfläche für Fachanwender mit klar definierten Aufgaben
• Modularer Aufbau ermöglicht die schrittweise Einführung einzelner Anwendungen
• Großes Partnernetzwerk im deutschsprachigen Markt
• Breites Integrationsangebot für Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung und gängige Standardanwendungen
• Cloud- und On-Premises-Modelle unterstützen unterschiedliche IT-Strategien

Nachteile

• Die Plattform ist stärker auf KMU- und Public-Sector-Szenarien ausgerichtet als auf komplexe, international verteilte Unternehmensstrukturen. (Gartner MQ 2021)
• documents besteht aus mehreren Einzelkomponenten, wodurch Anpassungen über Abteilungs- und Prozessgrenzen hinweg aufwendiger werden können.
• KI-Funktionen sind häufig über einzelne Module oder Partnerlösungen verfügbar und weniger tief in eine übergreifende Dokumenten- und Prozesslogik eingebunden.
• Das Bedienkonzept kann an Grenzen stoßen, wenn Prozesse, digitale Akten und Dokumente eng miteinander verzahnt sind.
• Für komplexe SAP-Szenarien stehen weniger tief zertifizierte Enterprise-Integrationen zur Verfügung als bei Doxis.
• Bei sehr hohen Nutzerzahlen, internationalen Einführungen und besonders großen Dokumentenvolumen kann die Skalierbarkeit begrenzt sein. (Gartner MQ 2021)

OpenText gehört zu den etabliertesten DMS-Anbietern im Enterprise-Markt. Mit der Documentum-Plattform und einem breiten Portfolio für das Informationsmanagement unterstützt OpenText Unternehmen dabei, Dokumente, aufbewahrungspflichtige Unterlagen, Compliance-Anforderungen und geschäftsrelevante Inhalte in großem Umfang zu verwalten.

Die Lösung ist besonders bei großen Unternehmen verbreitet, die in stark regulierten Branchen tätig sind und komplexe Anforderungen an Informationsverwaltung, Archivierung und Systemintegration haben.

Zentrale Funktionen

• Bereitstellung in der Cloud, Private Cloud, On-Premises oder in hybriden Umgebungen
• Dokumenten- und Records Management für große Unternehmensstrukturen
• KI-Funktionen mit OpenText Aviator
• Funktionen für Compliance und die Verwaltung von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus
• Zertifizierte SAP-Integrationen und umfassende Anbindung an Unternehmensanwendungen
• Digitale Archivierung und Content Services
• Globales Supportnetzwerk und breites Partner-Ökosystem

Vorteile

• Leistungsstarke Funktionen für Dokumenten- und Records Management
• Gut geeignet für große Unternehmen mit komplexen Compliance-Anforderungen
• Flexible Bereitstellungsmodelle für Cloud- und On-Premises-Umgebungen
• Langjährige SAP-Partnerschaft und tiefgreifende SAP-Integrationen
• Hohe Skalierbarkeit für international tätige Unternehmen
• Ausgereifte Funktionen für die regelkonforme Verwaltung und Aufbewahrung von Informationen
• Große internationale Kundenbasis und umfangreiche Erfahrung mit komplexen Implementierungsprojekten

Nachteile

• Die Einführung und die vorgelagerte Anforderungsplanung können viel Zeit in Anspruch nehmen. (Gartner)
• Anwender und Analysten berichten jedoch von einer hohen Systemkomplexität, zusätzlichem Schulungs- und Konfigurationsaufwand sowie einer starken Abhängigkeit von Professional Services. (Forrester Wave Q1 2023)
• Einige Anwender berichten von Unterschieden zwischen Benutzeroberflächen und Client-Anwendungen. (Gartner)
• Um erweiterte Funktionen vollständig zu nutzen, können zusätzliche Schulungen und Konfigurationsaufwände erforderlich sein. (Gartner)
• Preise sind nicht öffentlich verfügbar. Der große Funktionsumfang kann bei komplexen Einführungen zu längeren Projektlaufzeiten führen. (Gartner)
• Für einzelne erweiterte Funktionen können zusätzliche Module oder Lizenzen erforderlich sein.

Alfresco gehört heute zu Hyland und ist eine auf Open-Source-Technologie basierende Plattform für Dokumentenmanagement und Content Services. Die Lösung richtet sich an Organisationen, die hohe Anforderungen an Flexibilität, Anpassbarkeit und die Integration unterschiedlicher Inhaltsquellen stellen.

Besonders geeignet ist Alfresco für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen mit eigenen Entwicklungsressourcen. Die offene Architektur ermöglicht individuelle Erweiterungen, erfordert dafür aber häufig mehr technisches Know-how als stärker standardisierte DMS-Lösungen.

Zentrale Funktionen

• Auf Open-Source-Technologie basierende Architektur
• Bereitstellung in der Cloud, On-Premises oder in hybriden Umgebungen
• Dokumentenmanagement und Content Services
• Records Management und Aufbewahrungsregeln
• Workflow-Automatisierung und Unterstützung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse
• Verbindung verteilter Inhaltsablagen und Integration unterschiedlicher Content-Quellen
• Umfangreiche Möglichkeiten für individuelle Entwicklungen und Erweiterungen

Vorteile

• Flexible Plattform für unterschiedliche Bereitstellungs- und Anwendungsszenarien
• Leistungsstarke Funktionen für den Dokumentenlebenszyklus und das Records Management
• Offene Architektur ermöglicht umfangreiche Anpassungen
• Gut geeignet für Organisationen mit individuellen Anforderungen an ihr Content Management
• Unterstützt große Dokumentenbestände und unternehmensweite Einführungen
• Gute Integrationsmöglichkeiten in heterogenen IT-Landschaften
• Besonders interessant für Unternehmen mit starken internen Entwicklungsressourcen

Nachteile

• Unternehmen sollten das breitere Produktportfolio von Hyland sorgfältig prüfen, damit die gewählte Lösung langfristig zu ihren Anforderungen an Content Management und regelkonforme Informationsverwaltung passt. (Gartner)
• Die Funktionen für generative KI werden weiterentwickelt, sind jedoch weniger ausgereift als bei einigen Wettbewerbern mit einer stärker KI-zentrierten Produktstrategie. (Gartner)
• Preis- und Lizenzmodelle können komplex sein, insbesondere wenn mehrere Hyland-Lösungen und unterschiedliche Bereitstellungsmodelle bewertet werden. (Gartner)
• Die weitreichenden Anpassungsmöglichkeiten setzen häufig eigene Entwicklungsressourcen oder externe technische Unterstützung voraus.

M-Files ist eine Plattform für Dokumentenmanagement und Content Services, die Informationen vor allem über Metadaten organisiert. Dokumente werden nicht ausschließlich in klassischen Ordnerstrukturen abgelegt, sondern anhand ihrer Eigenschaften, ihres Inhalts und ihres geschäftlichen Zusammenhangs klassifiziert.

Dadurch können Anwender Informationen danach finden, was sie sind, statt danach suchen zu müssen, wo sie gespeichert wurden. Dieser Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die Dokumente über mehrere Ablagen hinweg schneller auffindbar und einheitlich nutzbar machen möchten.

Zentrale Funktionen

• Metadatenbasiertes Dokumentenmanagement
• KI-gestützte Dokumentenklassifikation und automatische Ergänzung von Metadaten
• Bereitstellung in der Cloud oder in hybriden Umgebungen
• Workflow-Automatisierung und Unterstützung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse
• Intelligente Suche und Informationsrecherche
• Zusammenführung von Inhalten aus mehreren Ablagesystemen
• Integration in Microsoft 365

Vorteile

• Innovativer Ansatz zur Organisation von Dokumenten über Metadaten
• Leistungsstarke Suchfunktionen und schnelle Auffindbarkeit von Informationen
• KI-gestützte Klassifikation und Verwaltung von Metadaten
• Einheitlicher Zugriff auf Inhalte aus unterschiedlichen Ablagen
• Moderne Benutzeroberfläche und gute Integration in das Microsoft-Umfeld
• Gut geeignet für Unternehmen, die den Zugriff auf verteilte Informationen verbessern möchten

Nachteile

• Unternehmen sollten prüfen, ob die verfügbaren branchenspezifischen Funktionen zu ihren konkreten Anforderungen und Einsatzszenarien passen. (Gartner)
• M-Files legt einen zunehmenden Schwerpunkt auf Cloud-Bereitstellungen. Das entspricht nicht in jedem Fall dem bevorzugten Betriebsmodell eines Unternehmens. (Gartner)
• Lizenz- und Betriebskosten sollten insbesondere bei einer Ausweitung auf viele Nutzer und Fachbereiche sorgfältig geprüft werden. (Gartner)
• Die Einführung des metadatenbasierten Ansatzes kann Schulungen, eine strukturierte Anwenderbegleitung und Maßnahmen zur organisatorischen Umstellung erfordern. (Gartner)
• Das nutzerbasierte Preismodell kann bei steigenden Nutzerzahlen zu höheren Lizenzkosten führen. (Capterra)

DocuWare ist ein DMS-Anbieter mit einem klaren Cloud-Schwerpunkt. Die Plattform richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, die dokumentenbasierte Abläufe digitalisieren und mit möglichst geringem Einführungsaufwand automatisieren möchten.

Im Mittelpunkt stehen eine einfache Bedienung, schnelle Implementierung und standardisierte Workflows. Dadurch eignet sich DocuWare besonders für Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung für Dokumentenmanagement, Archivierung und Freigabeprozesse suchen.

Zentrale Funktionen

• Cloud- oder On-Premises-Bereitstellung
• Dokumentenmanagement und digitale Archivierung
• Workflow-Automatisierung und Freigabeprozesse
• OCR, intelligente Indexierung und automatische Dokumentenerfassung
• Elektronische Formulare
• Offene Schnittstellen und Integrationen in Geschäftsanwendungen
• Mobiler Zugriff und Unterstützung für ortsunabhängiges Arbeiten

Vorteile

• Intuitive Benutzeroberfläche mit vergleichsweise kurzer Einarbeitungszeit
• Schnellere Einführung als bei vielen umfangreichen ECM-Plattformen
• Starkes Cloud-Angebot mit weitgehend vergleichbarem Funktionsumfang in den unterschiedlichen Betriebsmodellen
• Geeignet für die Automatisierung gängiger dokumentenbasierter Geschäftsprozesse
• Gute Funktionen für Dokumentenerfassung, Indexierung und Suche
• Passend für Unternehmen, die eine übersichtliche und standardisierte DMS-Lösung suchen

Nachteile

• Einige Anwender empfinden Teile der Benutzeroberfläche als nicht mehr zeitgemäß. (Gartner)
• Die Kosten können je nach Unternehmensgröße, Betriebsmodell und Funktionsumfang deutlich steigen. (Gartner)
• Die SAP-Integration ist weniger umfassend als bei spezialisierten und SAP-zertifizierten Alternativen. (Gartner)
• Für bestimmte fachliche Anforderungen können zusätzliche Erweiterungen erforderlich sein. (Gartner)

Bei der Auswahl eines DMS-Anbieters zählen nicht nur die Funktionen der Software. Entscheidend ist auch, wie gut die Lösung zu Ihrer IT-Landschaft passt und ob der Anbieter Ihre Anforderungen langfristig unterstützen kann.

Hey Doxi, welche Anforderungen muss ein DMS-Anbieter erfüllen?

Doxis eignet sich besonders für größere Unternehmen und regulierte Branchen, die komplexe Dokumentenprozesse über mehrere Geschäftssysteme hinweg steuern müssen. Wenn neben der zentralen Dokumentenverwaltung auch KI-gestützte Verarbeitung, automatisierte Workflows und Compliance-Anforderungen entscheidend sind, bietet Doxis einen integrierten Ansatz.

Vor allem für Unternehmen mit umfangreichen SAP-Prozessen oder abteilungsübergreifenden Dokumentenabläufen lohnt sich eine nähere Betrachtung. Doxis verbindet Dokumente mit den zugehörigen Geschäftsvorgängen und ermöglicht so eine durchgängige Verarbeitung, ohne für jeden Prozessschritt separate Lösungen einsetzen zu müssen.

Möchten Sie Doxis im Einsatz kennenlernen? Vereinbaren Sie eine persönliche Demo und erfahren Sie, wie Doxis Ihre Dokumentenmanagement-Strategie zukunftssicher gestalten können.

Häufige Fragen und Antworten zum Thema DMS-Anbieter