HR-Technologien werden immer besser – HR-Vorgänge nicht unbedingt

Die Erwartungen der Führungsebene an KI im Personalwesen sind bereits hoch und steigen immer weiter. Vorstand und Geschäftsführung erwarten KI-gestützte Produktivitätssteigerungen in allen Geschäftsbereichen. Und dazu zählt natürlich auch das Personalwesen.

Aus- und Weiterbildung ist 2025 die Investitionspriorität Nummer eins für HR-Verantwortliche – 39 % planen hier Budgeterhöhungen – im Wesentlichen auch, um Arbeitskräfte im Umgang mit KI zu schulen. HR-Technologie (einschließlich KI-gestützter Tools) ist mit 34 % Priorität Nummer zwei.

Die Zielsetzung ist klar. Doch ohne entsprechende Infrastruktur führt die Zielsetzung nicht zum Erfolg. Vielmehr führt sie zum Scheitern von Pilotprojekten und Fehlschlagen von Investitionen.

• Die Führungsebene erwartet also KI-gestützte Produktivitätssteigerungen in allen Geschäftsbereichen. Dazu ist das Personalwesen jedoch auf eine hohe Qualität, Vollständigkeit und Vernetzung von Daten und Systemen angewiesen, die in den meisten HR-Bereichen noch nicht erreicht wurde.
• HR-Teams verbringen bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten – die Mehrheit der operativen Personaldaten liegt also in unstrukturierten, nichtvernetzten Dokumentenarchiven vor, die von KI-Systemen nicht performant zu verarbeiten sind. Quelle: Deloitte

Auch die besten KI-Systeme funktionieren nicht ohne strukturierte, verknüpfte und gut zugängliche Daten. Im Personalwesen liegen die betrieblich wichtigsten Informationen über Mitarbeitende nicht in strukturierten Datenbankfeldern vor. Sie befinden sich in Dokumenten:

• Arbeitsverträge definieren die rechtlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses.
• In Onboarding-Unterlagen werden die ersten Vereinbarungen und Kenntnisnahmen der Mitarbeitenden dokumentiert.
• Die Leistungsbeurteilungen enthalten die Darstellung der beruflichen Entwicklung der Mitarbeitenden.
• Compliance-Zertifikate belegen, dass Pflichtschulungen und Richtlinienbestätigungen stattgefunden haben.
• Kündigungsunterlagen definieren die rechtlichen und finanziellen Bedingungen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Liegen diese Dokumente auf freigegebenen Laufwerken, in E-Mail-Postfächern oder auf physischen Speichermedien – ohne Verknüpfung mit dem HRIS – können KI-Systeme sie weder abrufen noch verarbeiten geschweige denn zum Lernen nutzen. Die KI muss mit lückenhaften Informationen auskommen. So sind auch die Ergebnisse bestenfalls lückenhaft, schlimmstenfalls irreführend.

Das Problem der Dokumenteninfrastruktur im Personalwesen ist kein neues. Neu ist hingegen seine strategische Bedeutung. Jahrelang wurde das manuelle Dokumentenmanagement als betriebliche Unannehmlichkeit betrachtet – zeitaufwendig, teuer und teils auch aus Compliance-Sicht riskant. Doch es galt als überschaubare Unannehmlichkeit.

Mit dem Einzug von KI ändert sich das grundlegend. Wenn KI als der Mechanismus betrachtet wird, durch den das Personalwesen einen messbaren geschäftlichen Mehrwert erbringt, ist die Qualität und Vernetzung der zugrunde liegenden Daten- und Dokumenteninfrastruktur keine betriebliche Unannehmlichkeit mehr sondern ein strategischer Engpass.

Angenommen im Personalwesen wird KI eingeführt, ohne zunächst folgende Grundlagen zu schaffen:

• Strukturiertes Dokumentenmanagement mit HRIS-Integration
• Automatisierte Dokumenten-Workflows, die konsistente, maschinenlesbare Datensätze erzeugen
• Compliance-konforme Prozesse zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten
• Verknüpfte Personalaktenstrukturen, die für Analyse- und KI-Tools zugänglich sind

Fehlen diese Grundlagen, so ist das Ergebnis, dass KI-Pilotprojekte in kontrollierten Umgebungen erfolgreich sind, doch im Geschäftsbetrieb scheitern. Nicht weil etwas mit der KI nicht stimmt. Sondern weil die Infrastruktur, auf die sie angewiesen ist, nicht in der Breite vorhanden ist.

Die Auswirkungen auf die Glaubwürdigkeit des Personalwesens sind gravierend. Wenn von HR unterstützte KI-Initiativen, in die das Unternehmen investiert hat, nicht die versprochenen Produktivitätssteigerungen erzielen, sehen sich in der Regel die HR-Verantwortlichen oder der Technologieanbieter mit Schuldzuweisungen konfrontiert. Die Ursache (die lückenhafte Dokumenten- und Dateninfrastruktur) wird weiterhin weder angegangen noch anerkannt.

Aktuell erhalten HR-Abteilungen unter allen zentralen Unterstützungsfunktionen nach wie vor den geringsten Anteil Umsatzinvestitionen (0,80 % im Vergleich zu 3,14 % für IT und 7,5 % für Marketing), sodass die für den KI-Erfolg unabdingbaren Korrekturmaßnahmen umso schwerer finanzierbar sind.

HR-Bereiche, die KI erfolgreich im Geschäftsbetrieb nutzen, haben eines gemeinsam: Sie sind das Problem der Dokumenteninfrastruktur angegangen, bevor oder während sie ihre KI-Initiative durchführten – nicht erst danach.

In der Praxis heißt das:

• Durchführung eines strukturierten Audits zu den Ablageorten von Personaldokumenten und deren Verwaltung über den gesamten Beschäftigungslebenszyklus
• Priorisierung der Integration von Dokumentenmanagement und HRIS für eine Verknüpfung aller Dokumente mit den entsprechenden Systemdatensätzen
• Implementierung automatisierter Dokumenten-Workflows, die zu HR-Prozessen mit hohem Dokumentenaufkommen wie Onboarding, Leistungsbeurteilung und Offboarding konsistente, strukturierte Datensätze erstellen
• Festlegung Compliance-konformer Richtlinien zur Aufbewahrung und Löschung, die automatisch durchgesetzt werden – nicht manuell

Dabei handelt es sich nicht um KI-Projekte. Das sind Infrastrukturprojekte. Aber eben diese Infrastrukturprojekte schaffen die Grundlage für die KI. Ohne sie kommt KI im Personalwesen nicht über die Pilotphase hinaus.

Gartners Research Note zum Dokumentenmanagement 2026 liefert eine strategische Einordnung, die den HR-Kontext widerspiegelt: Bis 2030 wird für 80 % der KI-Bereitstellungen von Unternehmen, die sich nicht mit der Dokumenteninfrastruktur beschäftigen, von unerwarteten Budgetüberschreitungen ausgegangen – aufgrund der beschriebenen Diskrepanz zwischen KI-Zielsetzung und aktueller Eignung der Dokumenteninfrastruktur. Im Personalwesen mit seinem besonders komplexen und Compliance-sensiblen Dokumentenbestand ist es zur Risikominderung zwingend erforderlich, vor Investitionen in KI die Dokumentenlücke zu schließen. (Gartner, Evaluating AI for Document Management, Januar 2026)

KI wird das Personalwesen revolutionieren. Soviel ist wohl sicher. Doch diese Revolution hängt von Aspekten ab, die weit weniger spektakulär sind als die KI selbst: von der Qualität, Struktur und Vernetzung der Dokumente und Daten, die sich im Personalwesen über Jahrzehnte angesammelt haben.

HR-Verantwortliche, die in Sachen KI etwas bewirken wollen, müssen zunächst die Infrastruktur optimieren. Natürlich ist das nicht sehr reizvoll, doch es ist notwendig. Alle Unternehmen, die im Personalwesen umfassend von KI profitieren, haben vorher die entsprechenden Grundlagen geschaffen.

Dies ist einer von sechs Artikeln der Serie „HR-Lücken schließen“ rund um die Gründe, aus denen Enterprise Content Management zur Grundvoraussetzung für die HR-Transformation wird. Alle Artikel der Serie sind im Doxis Blog zu finden.